ชนิดของข้อมูลโปรแกรมตารางคำนวณ microsoft office excel 2022 มีกี่ชนิด

ใบความรู้ที่ 5

ประเภทของข้อมูลในโปรแกรม Excel

ข้อมูลใน Microsoft Excel สามารถแบ่งออกเป็น 5 ประเภทใหญ่ๆ ด้วยกัน คือ

1. Number ตัวเลข เช่น ตัวเลขปกติทั่วไป 10, 2.3, 1/2, 1.234E+03 หรือตัวที่อาจไม่เหมือนตัวเลข แต่จริงๆเป็นตัวเลขอย่าง 10:21, 21 มกราคม 2526

2. Text ตัวอักษร เช่น ช้าง, ม้า, cow, sid110, I love my pen

3. Logic ตรรกะ มีอยู่ 2 อย่างคือ TRUE, FALSE

4. Error ข้อผิดพลาด เกิดความผิดพลาดขึ้น มีหลายสาเหตุด้วยกัน การที่เรารู้ความแตกต่างของมัน จะทำให้เราเข้าใจ และแก้ไขข้อบกพร่องได้อย่างถูกต้องมากขึ้น

เราสามารถเช็คประเภทของ Error ได้จาก Function ERROR.TYPE(ช่องที่ต้องการตรวจสอบ) ซึ่งผลออกมาดังนี้

ประเภท ERROR	ความหมาย	ค่าทดสอบที่แสดงออกมาจาก ERROR.TYPE
#NULL!	เกิดจากการใช้ Intersection Operator (ช่องว่าง) แล้วปรากฎว่าการ Intersect นั้นออกมาเป็น Set ว่าง เช่น =SUM(A10:A20 C10:C20) (ช่วง 2 อันไม่มีช่องซ้ำกันเลย)	1
#DIV/0!	เกิดจากการคำนวณที่มีการหารด้วย 0	2
#VALUE!	เกิดจากการใส่ค่า Input ลงไปในสูตรผิดประเภทข้อมูล เช่น =IF(“แมว”,1,0) จะผิด เพราะ ตรง “แมว” จริงๆ ต้องเป็นตรรกกะ ที่ถูกคือ = IF(A3=”แมว”,1,0) จึงจะไม่ Error	3
#REF!	เกิดจากการที่ไม่สามารถอ้างถึง Cell ได้ ซึ่งอาจเกิดจากการ Delete Cell, Column หรือ Row ไปจนช่องนั้นหายไป	4
#NAME?	มีการอ้างถึงชื่อ Cell หรือ Function ที่ไม่มีอยู่จริง	5

#NUM!	มีการใส่ค่าตัวเลขที่มากเกินกว่า Excel จะรับไหว หรือ อาจเกิดจากการที่ Excel ทำการคำนวณ Trial & Error ค่า (Iterative) แล้วไม่ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ เช่น ตอนใช้สูตร IRR	6
#N/A	เป็น Error ที่เจอบ่อยมาก เช่น หาข้อมูลด้วยการ Lookup ไม่เจอ, อาจเกิดจากใส่ Input ลงสูตรผิดหรือเกิน (ซึ่งการ Lookup ไม่เจอ ไม่ใช่แปลว่าเขียนสูตรผิด)	7
#GETTING_DATA		8
Anything else		#N/A

5. Array อาเรย์ เป็นชุดของข้อมูล เช่น {1,2,3;4,5,6}

โดยเราสามารถตรวจสอบว่าข้อมูลที่เราสนใจอยู่ในประเภทไหนได้ง่ายๆ โดยใช้ Function =TYPE(ช่องที่ต้องการตรวจสอบ)

ผลลัพธ์ที่ออกมาจะเป็นรหัสตัวเลข ซึ่งมีความหมายดังนี้

1 = Number (ตัวเลข)
2 = Text (ตัวอักษร)
4 = Logic (ตรรกกะ) :
16 = Error (ผิดพลาด)
64 = Array (อาเรย์)

ทำไมเราต้องเรียนรู้ประเภทของข้อมูลใน Excel?

เนื่องจากการจะใช้ Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น การที่เราเข้าใจโครงสร้างข้อมูล และวิธีการทำงานของมัน เป็นเรื่องที่เป็นพื้นฐานสำคัญและมีประโยชน์มากๆ เช่น

หากเรารู้ว่าข้อมูลที่เรากำลังใส่เป็นข้อมูลแบบไหน เราจะสามารถใช้สูตรได้พลิกแพลงมากขึ้น โดยเรารู้ว่าเราต้องใส่ Input ลงไปในสูตรในแต่ละ Argument (แต่ละช่อง Input) ให้ถูกประเภท ตามที่แต่ละสูตรต้องการ เช่น

สูตร =LEFT(ข้อความ,จำนวนตัวอักษรที่ต้องการ) จะเห็นว่า จำนวนตัวอักษรที่ต้องการ จะต้องเป็นข้อมูลที่เป็น Number (ตัวเลข) เท่านั้น แปลว่า หากเรามีสูตรที่ได้ผลลัพธ์เป็นตัวเลข เราก็สามารถผสมสูตรนั้นลงไปในช่อง “จำนวนตัวอักษรที่ต้องการ” ได้เช่นกัน

เราจะเข้าใจการทำงานของ Excel มากขึ้น เช่น เราจะเข้าใจว่า ทำไมเวลาเอาวันที่มาลบกันแล้วจะได้ออกมาเป็นช่วงเวลาระยะห่างของสองวันได้ (เพราะ Excel มองว่าวันที่คือตัวเลขตัวหนึ่งนั่นเอง)