การเก็บสินค้าคงคลังมีเหตุอะไรบ้าง

เว็บไซต์ www.iok2u.com นี้เกิดมาจาก แรงบันดาลใจในภาพยนต์เรื่อง Pay It Forward โดยมีเป้าหมายเล็ก ๆ ที่กำหนดไว้ว่า ทุกครั้งที่เข้าเรียนสัมมนาหรืออบรมในแต่ละครั้ง จะนำความรู้มาจัดทำเป็นบทความอย่างน้อย 3 เรื่อง เพื่อมาลงในเว็บนี้
ความตั้งใจที่จะถ่ายทอดความรู้ที่ได้รับมาทำการถ่ายทอดต่อไป และหวังว่าจะมีคนมาอ่านแล้วเห็นว่ามีประโยชน์นำเอาไปใช้ได้ หากใครคิดว่ามันมีประโยชน์ก็สามารถนำไปเผยแพร่ต่อได้เลย โดยอาจไม่ต้องอ้างอิงที่มาหรือมาตอบแทนผู้จัด แต่ขอให้ส่งต่อหากคิดว่ามันดีหรือมีประโยชน์ เพื่อถ่ายทอดความรู้และสิ่งดี ๆ ต่อไปข้างหน้าต่อไป Pay It Forward

ธุรกิจจำเป็นต้องมีสินค้าคงคลังไว้เพียงพอเพื่อให้มีการลงทุนในสินค้าคงคลังน้อยที่สุดให้เพียงพอแก่การผลิตและการขาย รวมถึงให้มีสินค้าคงคลังที่อยู่ในสภาพพร้อมที่จะใช้ในการผลิตการขาย และการใช้งานได้ตลอดเวลาที่ต้องการสำหรับการดำเนินงานตามปกติ ดังนั้น กิจการจึงควบคุมสินค้าคงเหลือในคลังสินค้าให้มีอยู่ ณ ระดับหนึ่ง ซึ่งมีค่าใช้จ่ายรวมทั้งหมดต่ำกว่าระดับอื่น ๆ เรียกว่า ระดับสินค้าคงเหลือที่ประหยัด โดยกิจการมีความจำเป็นต้องบริหารสินค้าคงคลัง (พิภพ ลลิตาภรณ์ . 2543 : 3) ดังนี้

                   1. เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการขนส่งและการผลิต
                   2. ปรับให้เกิดความสมดุลระหว่างความต้องการที่เกิดขึ้นและการจัดการสินค้าคงคลังเข้ามาเก็บไว้ในคลัง การขาดสมดุลไม่ว่าจะมีความต้องการสูงกว่าปริมาณที่จัดหาเข้ามาเก็บไว้ในคลังหรือจัดหาสินค้าข้ามาเก็บไว้ในคลังมากกว่าความต้องการย่อมหมายถึงการมีสต็อกมากเกินไปหรือเกิดการขาดสต็อก
                   3. เพื่อให้การผลิตสามารถดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง โดยพิจารณาสินค้าคงคลังเป็นส่วนหนึ่งของการผลิต
                   4. เพื่อตอบสนองความต้องการของตลาดที่มีความไม่แน่นอน ทำให้มีสินค้าตอบสนองลูกค้าอย่างต่อเนื่อง

                นอกจากนี้การที่กิจการเก็บสินค้าคงคลังไว้ในกิจการแล้ว คลังสินค้ายังมีความจำเป็น ดังนี้
                   1. ทำให้โรงงานสามารถผลิตสินค้า หรือเดินเครื่องจักรได้ตลอดสม่ำเสมออย่างเต็มกำลังการผลิตและทำให้ต้นทุนการผลิตต่ำลง
                   2. ช่วยทำให้การผลิตไม่หยุดชะงัก ถึงแม้เครื่องจักรจะชำรุดเสียหายเพราะยังมีสินค้าในคลังสินค้า เช่น เครื่องอัดปูนเม็ดในโรงงานปูนซีเมนต์ชำรุด โรงงานก็ยังมีปูนเม็ดในโกดังที่จะนำออกมาบดเข้าเครื่องบดเพื่อเป็นซีเมนต์ผงจำหน่ายได้
                   3. ช่วยให้โรงงานสามารถเก็บสินค้าไว้ได้ในช่วงราคาสินค้าตกต่ำ
                   4. ช่วยทำให้โรงงานมีสินค้าจำหน่ายในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน เช่น ความไม่แน่นอนของการขนส่งสินค้า เกิดปัญหาทางธรรมชาติ
                   5. ช่วยทำให้การผลิตและการจ้างแรงงานเป็นไปโดยสม่ำเสมอ ไม่ทำให้เกิดการทำงานหรือเครื่องเดินเปล่า ในการผลิตสินค้าบางอย่างจะต้องคาดคะเนถึงราคาวัตถุดิบในอนาคตด้วยและจำเป็นจะต้องจัดหามาเก็บไว้ล่วงหน้าด้วยก่อนราคาจะขึ้น

ที่มาของรูป : http://www.premierhandling.com/wp-content/uploads/2013/08/warehouse-investing.png

การเปลี่ยนแปลงการผลิตจากการผลิตในปริมาณมากแต่ไม่หลากหลาย มาเป็นการผลิตในปริมาณน้อยแต่หลากหลายได้ทำให้เกิดความยุ่งยากในการจัดการสินค้าคงคลังเพิ่มขึ้น ซึ่งถือได้ว่าเป็นปัญหาหลักที่ไม่ได้มีเพียงแค่อุตสาหกรรมการผลิตเท่านั้นที่ต้องเผชิญ แต่ยังรวมไปถึงอุตสาหกรรมโลจิสติกส์ที่ต้องขนส่งผลิตภัณฑ์ และอุตสาหกรรมค้าปลีกที่ต้องขายสินค้าให้แก่ลูกค้าอีกด้วย สิ่งสำคัญที่ใช้ในการแก้ไขปัญหานี้คือบาร์โค้ด โค้ด 2D และ Handheld Mobile Computer โดยในส่วนนี้จะอธิบายถึงสิ่งต่างๆ เช่น ความรู้พื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสินค้าคงคลัง ขั้นตอนการทำงานสำหรับการติดตั้ง Handheld Mobile Computer วิธีใช้ Handheld Mobile Computer และข้อดีที่ได้รับ

การจัดการสินค้าคงคลังคือการรักษาจำนวนสินค้าให้ถูกต้องตามสถานการณ์ คำว่า “สินค้า” ไม่ได้หมายความเฉพาะผลิตภัณฑ์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงวัตถุดิบ ชิ้นส่วน เครื่องมือ อุปกรณ์ และอื่นๆ ที่มีมูลค่าทางการเงิน การจัดการสินค้าคงคลังมีความสำคัญในการทำธุรกิจและสามารถแบ่งออกได้เป็นการจัดการสต๊อกและสินค้าคงคลัง

การจัดการสต๊อกหมายถึงการระบุตำแหน่ง ปริมาณ และสถานะของสินค้า รวมถึงการจัดการปัจจัยต่างๆ เช่น รายการสินค้าและปริมาณสินค้าด้วยข้อมูลวัตถุตามจริงและข้อมูลในบัญชี ผู้คนมักจะคิดว่าการจัดการสินค้าคงคลังจะคล้ายกับการจัดการสต๊อก แต่วัตถุประสงค์จริงๆ ก็คือเพื่อให้มั่นใจว่าจะมีสินค้าในสต๊อกเป็นปริมาณที่เเหมาะสมอยู่เสมอ นั่นคือ ไม่มากหรือน้อยเกินไปสินค้าคงคลังหมายถึงผลิตภัณฑ์ งานที่ยังไม่แล้วเสร็จ ผลิตภัณฑ์ที่ยังไม่แล้วเสร็จ วัตถุดิบ วัสดุสิ้นเปลือง และอื่นๆ เช่น ทรัพยากรที่ใช้แล้วหมดไปในกิจกรรมการขายและกิจกรรมการจัดการทั่วไป โดยจะประเมินราคาจากการทำให้สินค้าคงคลังเป็นทรัพยากรที่ใช้ในการหารายได้ ดังนั้นการจัดการสินค้าคงคลังจึงรวมถึงการปรับปริมาณและสถานะของสินค้าคงคลังให้เหมาะสมอีกด้วย

พื้นฐานของการจัดการสินค้าคงคลังคือการรักษาความปลอดภัยของสถานที่จัดเก็บ และจัดการสินค้าคงคลังให้เหมาะสมด้วยการจัดการสินค้าอย่างเข้มงวด ตรงตามลำดับ สะอาด และถูกสุขลักษณะ โดยสรุปแล้ว การจัดการสินค้าคงคลังจะหมายถึงการระบุตำแหน่งและสถานะของสินค้าที่จัดเก็บไว้ ซึ่งโดยทั่วไปจะมีการระบุตัวเลขที่ชั้นวาง แถว และระดับในสถานที่จัดเก็บสินค้าเพื่อให้ระบุตำแหน่งจัดเก็บสินค้าได้ การจัดการคลังสินค้าในพื้นที่การจัดเก็บจะได้รับการบันทึกไว้ในข้อมูลแยกประเภท ซึ่งดูเหมือนจะเป็นเรื่องง่าย แต่ก็ยังมีปัญหาต่างๆ เกิดขึ้นในการทำงานจริง เช่น สินค้าไม่ได้อยู่ในตำแหน่งที่ควรเป็น และมีความแตกต่างระหว่างข้อมูลในบัญชีและปริมาณสินค้าที่มีอยู่จริง ปัญหาเหล่านี้อาจมีสาเหตุจากสาเหตุต่อไปนี้

ไม่ได้บันทึกรายละเอียดต่างๆ อย่างถูกต้องที่โรงงานผลิต เช่น ชนิดและปริมาณของผลิตภัณฑ์
ไม่ได้ป้อนข้อมูลหรือป้อนผิดพลาดระหว่างการจัดการคลังสินค้า
ไม่มีการจัดการกับการดำเนินการต่างๆ เช่น การนำสินค้าออกและการเคลื่อนย้ายสินค้าจากสถานที่จัดเก็บแห่งหนึ่งไปอีกแห่งหนึ่ง
การจัดการสินค้าไม่ดี ส่งผลให้เกิดความเสียหายและสูญหาย

ข้อบกพร่องข้างต้นส่วนใหญ่มาจากปัญหาด้านกลไกการจัดการและข้อผิดพลาดต่างๆ ที่เกิดจากองค์กรหรือผู้ใช้งาน ในการจัดการสินค้าคงคลังนั้น สิ่งสำคัญในการเคลื่อนย้ายสินค้าคือต้องส่งใบบันทึกไปพร้อมกับสินค้าและบันทึกความเคลื่อนไหวในข้อมูลแยกประเภทด้วย แต่การทำงานเหล่านี้ในโรงงานผลิตที่มีงานยุ่งนั้นเป็นเรื่องที่ยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการผลิตในปริมาณน้อยแต่หลากหลายที่กำลังได้รับความนิยมในปัจจุบัน การป้อนข้อมูลด้วยมือจึงถือเป็นความยุ่งยากและมีความเสี่ยงมากที่ผู้ปฏิบัติงานจะลืมป้อนข้อมูลหรือป้อนไม่ถูกต้อง

ตามที่อธิบายไว้ข้างต้น การให้ผู้ปฏิบัติงานป้อนข้อมูลแยกประเภทด้วยมือนั้นมีข้อจำกัดหลายประการ เมื่อมีหลายสิ่งที่ขึ้นอยู่กับการจัดการสินค้าคงคลัง การใช้งานระบบการจัดการสินค้าคงคลังที่มีบาร์โค้ดและโค้ด 2D ติดอยู่ที่สินค้า และใช้ Handheld Mobile Computer หรืออุปกรณ์ที่คล้ายกันจึงเป็นวิธีการที่มีประสิทธิภาพมาก

โดยขั้นแรกคือการอ่านบาร์โค้ดของสินค้าและตำแหน่ง (ชั้น แถว และระดับ) จากนั้นป้อนข้อมูล เช่น ปริมาณ เพื่อลงทะเบียน หากยังไม่ได้จัดการกับตำแหน่ง ให้สร้างบาร์โค้ดขึ้นและติดที่ชั้นหรือตำแหน่งที่คล้ายกัน หลังจากลงทะเบียนสินค้าและตำแหน่งทั้งหมดแล้วจะสามารถจัดการสต๊อกได้อย่างถูกต้องด้วยการอ่านบาร์โค้ดระหว่างการจัดการคลังสินค้าและระหว่างเคลื่อนย้ายสินค้า ข้อมูลจากการดำเนินการ เช่น การจัดการคลังสินค้าและสินค้าคงคลังจึงสามารถทำได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งจะช่วยให้การบริหารจัดการเป็นไปอย่างถูกต้อง

ใช้ Handheld Mobile Computer ในการจัดการสินค้าคงคลัง

Handheld Mobile Computerส่งข้อมูลที่ได้รับไปยัง PC

การสื่อสารการจัดการข้อมูลด้วย PC

ในส่วนนี้จะกล่าวถึงข้อดีของการจัดการสินค้าคงคลังด้วย Handheld Mobile Computer การติดตั้ง Handheld Mobile Computer จะสามารถลดความยุ่งยากที่เคยมีของการจัดการสินค้าคงคลังลงได้อย่างมาก และส่งผลให้ประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถลดการตรวจนับสินค้าที่ไม่จำเป็น ซึ่งจะเป็นการลดต้นทุนและเสริมสร้างความแข็งแกร่งของโครงสร้างทางธุรกิจ

การจัดการสถานที่จัดเก็บสามารถทำได้ง่าย ซึ่งจะช่วยกำจัดปัญหาของการใช้เวลาหยิบสินค้านาน ปัญหาที่ผู้ปฏิบัติงานไม่ทราบว่าจะเก็บสินค้าไว้ที่ใด และตำแหน่งของสินค้าที่มีผู้ปฏิบัติงานบางคนเท่านั้นที่ทราบ ซึ่งการอ่านบาร์โค้ด/โค้ด 2D ด้วย Handheld Mobile Computer จะทำให้ทราบถึงหมายเลขชั้น หมายเลขแถว และหมายเลขระดับ ผู้ปฏิบัติงานทุกคนจึงระบุตำแหน่งได้ด้วยวิธีการเดียวกัน ซึ่งเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้

เมื่อใช้ Handheld Mobile Computer จะสามารถบันทึกวันที่ด้วยข้อมูลบาร์โค้ดที่อ่านได้ สินค้าบางประเภทที่ต้องใช้ความระมัดระวัง เช่น อาหารและยาที่เกินวันหมดอายุและวันที่ควรบริโภคก่อน แต่ก็สามารถใช้ Handheld Mobile Computer เพื่อเรียงลำดับแบบเข้าก่อนออกก่อนได้สะดวก ซึ่งแต่เดิมเคยเป็นกระบวนการที่บริหารได้ยาก ข้อดีอื่นๆ ยังรวมไปถึงการป้องกันการจัดส่งผลิตภัณฑ์ที่เกินวันที่ควรบริโภคก่อนด้วยการตั้งค่าการเตือนจากวันที่ และสามารถอ่านวันที่ควรบริโภคก่อนที่มาร์กไว้ด้วยตัวอักษรได้ด้วยการใช้ Handheld Mobile Computer ที่รองรับ OCR

การจัดการสิ่งของที่มักจะถูกยืมภายในบริษัทเคยเป็นสิ่งที่ทำได้ยาก เช่น อุปกรณ์ เครื่องมือวัด และเครื่องมือต่างๆ แต่การติดฉลากบาร์โค้ดที่สิ่งของเหล่านี้จะช่วยให้บริหารการยืมและตรวจสอบตำแหน่งได้สะดวก

การจัดการสินค้าคงคลังแบบทั่วไปนั้นไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งจะเป็นการทำงานร่วมกันของพนักงานสองคน โดยคนหนึ่งอ่านข้อมูลและอีกคนหนึ่งจะบันทึกข้อมูล แต่ Handheld Mobile Computer จะตัดภาระการป้อนข้อมูลออกไป พนักงานเพียงคนเดียวจึงสามารถจัดการสินค้าคงคลังได้ สิ่งที่ผู้ปฏิบัติงานต้องทำมีเพียงการอ่านบาร์โค้ดและป้อนข้อมูลของปริมาณ จึงไม่จำเป็นต้องมีความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ก็สามารถทำได้ นอกจากนี้ ยังไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลใน PC ซึ่งจะช่วยกำจัดปัญหาต่างๆ ได้ เช่น ผู้ปฏิบัติงานป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง