โปรแกรม Microsoft Project ใช้ในการ ทํางานเกี่ยวกับอะไรบ้าง

หลายๆคนอาจจะยังไม่รู้ว่า PM วันๆเขาทำงานยังไง หรือว่าเขาใช้โปรแกรมอะไรในการทำงานบ้าง บางคนอาจจะเป็น PM มือใหม่ ที่มาเป็น PM โดยไม่รู้ตัว

นอกจากองค์ความรู้ทาง project management ที่ต้องมีแล้ว การใช้เครื่องมือที่ดี ก็จะช่วยให้จัดการให้เป็นระบบระเบียบมากขึ้น

วันนี้ผมจะมาแชร์ tools ทั้งหมดที่ผมใช้ในแต่ละวัน ว่าผมเอาอะไรมาช่วยในการบริหารงานโครงการบ้าง

1. IT Devices

• Laptop — ผมใช้ของบริษัทครับ จริงๆแล้วเนี่ย ตั้งแต่ทำงานมาผมรู้สึกว่าสมัยผมทำงาน PM ที่แรกดีที่สุดเลย คือเขาให้พนักงานซื้อ Laptop เอง แล้วเขาจ่ายเป็นค่าเช่าให้เราทุกเดือน ผมว่าในมุมของบริษัทก็ง่ายดี แต่ IT อาจจะเหนื่อยหน่อย เพราะไม่รู้พนักงานเอาไปทำอะไรมาบ้าง แล้วอาจจะติดตั้งโปรแกรมเถื่อนได้ โดยส่วนตัวแล้วผมชอบใช้ Macbook นะ (เครื่องส่วนตัวก็ใช้ Macbook นะ) แต่ไม่เคยได้จากที่ไหนเลย ฮ่าๆๆ (สมัยนี้บางบริษัท เขาจูงใจให้คนมาทำงานองค์เขาด้วยการแจกเครื่อง Macbook เลยนะ)
• Monitor — ช่วง WFH นี่จำเป็นต้องใช้ พอดีผมมีอันเก่ามากๆอยู่อันนึงซึ่งก็ยังใช้ได้ดีจนปัจจุบันนี้ ขอบค่อนข้างบาง และต้องบอกว่าจอสมัยนี้ราคาแทบไม่ต่างจากสมัยก่อนเลย สมัยนี้น่าจะแพงกว่าด้วยซ้ำ แต่ใจก็อยากได้ใหม่อีกสักจอ แต่ผมว่าเก็บตังไว้ก่อนดีกว่า ข้อดีของการมี 2 จอคือ คุณจะมีพื้นที่ในการทำงานที่มากขึ้น ใช้ present ตอน Conference จอนึง อีกจอนึงคุณอาจจะเอาไว้จดโน้ตหรืออ่าน Script ที่เขียนไว้ก็ได้

• iPad — ผมใช้บ้างบางครั้ง เวลาประชุมแล้วใช้หน้าจอเต็มๆ ผมเอาไว้ Note ไวๆขีดๆเขียนๆมันเร็วกว่า แล้วค่อยมาสรุป ทำ Minute of Meeting ในคอมอีกที ซึ่งรุ่นที่ใช้ก็ซื้อมานานมากแล้วน่าจะเป็น ipad 9.7 Gen 6th นะ

• iPhone — สำหรับผมแค่มือถือครับ ใช้โทร Social ก่อนหน้านี้ผมใช้ Android ทั่วไปนี่แหละครับ พอดีมีสปอนเซอร์นิดหน่อยเลยได้มาใช้เจ้า iPhone 12 Pro เอาจริงๆก็แทบไม่ได้เกี่ยวกับการทำงานมากนัก แต่ก็มีใช้ join conference ในบางครั้ง (โดยเฉพาะประชุมเช้าๆที่ไม่ต้องเป็นคน present เราก็สามารถ join โดยที่ตัวยังงัวเงียบนเตียงได้บ้าง)

2. Email Client and Calendar

• Microsoft Outlook — ผมว่า email client ของ Microsoft มันตอบโจทย์ผมในทุกสถานการณ์ ไม่ค่อยมีข้อจำกัดนัก อีกอย่าง Office ก็ใช้ License MS อยู่แล้วก็เลยต้องใช้โดยปริยาย สมัยทำงานอยู่ธนาคารสีเหลือง เขาใช้ Lotus Note คือรำคาญมาก หาอะไรก็ไม่เคยเจอสักอย่าง Search ได้ห่วยมากๆ แถมแอพอะไรมาเกาะเต็มไปหมด อย่าได้พูดถึงหน้าตา…. นึกว่าอยู่ในยุค Windows ME

3. Virtual Conference and Collaboration

• Microsoft Team — ส่วนตัวแล้วไม่ค่อยชอบเท่าไหร่ เพราะรู้สึก Feature มันเยอะจนล้นเกินไป แต่ในแง่ขององค์กรที่ Provide ไว้ให้มันก็ดีในระดับนึง จริงๆผมชอบ Solution ทางฝั่ง Google มากกว่า มัน Simple Clean แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่าการ Record การประชุมของ MS Team มันช่วยชีวิตผมได้เยอะ ผมสามารถอัดแล้วมาฟังเพื่อทำบันทึกการประชุมได้ภายหลัง โดยเฉพาะ session ส่วนใหญ่เป็นภาษาอังกฤษ ถ้าฟังตอนนั้นไม่เข้าใจ เราสามารถมาฟังใหม่อีกรอบได้

• LINE Messenger — อันนี้แค่ใช้ Chat คุยกับเพื่อนๆเท่านั้น แต่ก็ต้องมี ไว้คุยกับเพื่อนๆ หรือแม้แต่ปรึกษาผู้รู้ ก็คุยใน Line นี่แหละ อย่างไรก็ตามผมจะไม่ส่งไฟล์หรือคุยงานต่างๆผ่าน LINE เด็ดขาด และต้องขอบคุณ บ. ปัจจุบันมาก ที่ไม่ได้คุยงานผ่าน LINE

4. Daily work log and Minute meeting

• Microsoft Onenote — เป็นอีก App นึงที่ผมใช้บ่อยกว่าทุกแอพในตระกูล MS เลยก็ว่าได้ เรียกได้ว่าเปิดทุกครั้ง ผมจะเขียน Worklog ในแต่ละวันว่า วันนี้เราทำอะไรบ้าง หรือมี short note อะไรที่เกิดขึ้นในวันบ้าง นอกจากนี้ผมจะเขียน Minute Meeting ไว้ใน Onenote เนื่องจากมันสามารถ Integrate กับ MS Outlook Calendar ซึ่งสามารถทำ link มาหา Onenote ได้ เวลาสรุปประชุมผมส่งเมลสรุปการประชุมเสร็จก็จะผูก link ไว้กับ meeting calendar อีกที เผื่อใครลืมหรือหาเมลไม่เจอก็มาอ่านจาก Link ได้

• Notepad — นอกจาก Onenote แล้ว Notepad คืออีกหนึ่งโปรแกรมที่ผมขาดไม่ได้ บางทีเปิด Onenote มันจะช้า หรือเราต้องการความเร็วมากๆ แบบงานด่วนที่คนโทรเข้ามาแล้วต้องรีบจด เราจะจดไว้ใน Notepad ก่อน เปรียบเสมือนเป็น temporary note ของผมเลย นอกจากนั้นยังมีประโยชน์เวลาเรา Copy ข้อความจาก Source อื่นๆ เพื่อจะมาทำอะไรต่อในโปรแกรมอื่นๆของเรา ผมจะมาแปะใน Notepad เพื่อให้มันไม่ติด Font ต้นฉบับมาด้วย ก่อนที่จะ Copy เอาไปใส่ใน Word อะไรพวกนี้ พูดง่ายๆว่าเป็น Temp ไฟล์ ซึ่งส่วนใหญ่ผมจะไม่ Save ไว้เพราะเป็นแค่ Temp สิ้นวันต้องไม่มี Notepad เหลืออยู่ ต้องโอนถ่ายออกไปให้หมด หรือลบทิ้ง

5. Project Tracking

• Ganttpro — เนื่องจากบริษัท ไม่มี MS Project ให้ใช้ (ซึ่งจริงๆผมชอบใช้ MS Project มาก) และไม่ได้ Fix ว่าต้องใช้อะไรในการบริหารโครงการ ซึ่งบางคนอาจจะใช้ Excel แต่สำหรับผม มันไม่ได้ คือคุณจะใช้ Excel กับการบริหารโครงการไม่ได้!!! ดังนั้นผมจึงต้องซื้อใช้เอง ผมเลยได้ตัว GanttPro มาใช้ ซึ่งมันทำได้เกือบครับทุกอย่างที่ผมต้องการ โดยเฉพาะการ Set baseline ซึ่งจำเป็นมากๆสำหรับผม และ Tools ตัวอื่นมันไม่สามารถทำได้ ส่วนราคาก็จัดอยู่ในระดับที่รับได้ ไม่กินเนื้อตัวเองมาก

6. Project Database / To do list / Knowledgebase

• Notion — คือหนึ่งในดวงใจในการทำ To do list, Project Organization และ Knowledgebase มันทำให้การจัดการงานของผมราบรื่นขึ้น เห็นภาพรวมว่าควรทำอะไรบ้างโดยใช้มุมมอง Kanban นอกจากนั้นผมจะเก็บพวก Knowledge base, lesson learn ไว้ในนั้นด้วย เป็นเหมือนห้องสมุดส่วนตัว ลืมตรงไหนก็เข้าไปหาได้

7. Project Documentation and Visualization

• Word — เอาไว้ทำเอกสารทั่วๆไปในการทำงาน เขียน Functional Spec อะไรก็ตามที่เป็น Document ซึ่งทุกคนก็ต้องใช้
• Excel — ผมเอาใช้ทำพวก Project Charter เก็บข้อมูล Project Document ที่สามารถรวมอยู่ใน File เดียวกันได้และแยกชีทกันตามหมวดหมู่ เช่น Scope, Requirement, Communication, Stakeholder, Cost, Vendor information อะไรที่เกี่ยวข้องกับการทำงานจะเก็บไว้ในไฟล์เดียว
• Powerpoint — ใน MS Suite ยังไงก็ต้อง PPT ทำ Presentation หรือแม้กระทั้งเขียน Flow สวยๆให้ User เข้าใจง่าย PPT มันทำได้และเข้าถึง User ได้ง่ายกว่าการใช้ตัวยากๆอย่าง Visio แม้กระทั่งการทำ Mockup User Interface ของโปรแกรมแบบไวๆ ผมรู้สึกว่าผมตัดแปะใน PPT แล้วผลิตผลงานออกมาได้รวดเร็วมากกว่า

8. Project Repository

• Organization Shared Drive — สำหรับในองค์กร เขาทำ Shared Drive ไว้ ดังนั้นผมจะเก็บไฟล์งานไว้ในนั้น และผมก็แนะนำว่าถ้าบริษัทไหนมี ก็ใช้เถอะ ถึงแม้จะมีความช้าเล็กๆเวลาไปดึงไฟล์มาใช้ หรืออาจจะต้องต่อ VPN แต่มันเป็นสิ่งที่ควรที่ข้อมูลของบริษัทจะไม่รั่วไหล
• Google Drive — อันนี้ใช้ส่วนตัวครับ เวลาอาจจะต้องการแชร์ไฟล์ไปยังภายนอก ใช้กรณีจำเป็นเท่านั้น หรือ Download ไฟล์ที่ผมมี Template ส่วนตัวอยู่เอามาประยุกต์ใช้

9. Web Browser

• Chrome — จริงๆผมก็เปิดใจใช้ Edge Chromium เหมือนกันนะ แต่ไม่รู้ทำไม ผมเปิด Chrome ก่อนทุกทีทั้งที่รู้มันกินสเปคมากมาย มันเหมือนติดไปแล้ว ซึ่งผมก็ใช้หาข้อมูล, Notion, GanttPro รวมถึง Access Web Intranet ขององค์กรทั่วไปครับ

หมดแล้วครับ วันๆก็วนเวียนใช้อยู่เท่านี้ก็จัดว่าเยอะพอสมควรแล้วนะ ส่วนอื่นๆก็เป็น Tools ซึ่งเป็นเทคนิคมากๆ เช่น Citrix เพื่อ remote desktop ไปทำนู่นนี่นั่น

อย่างไรก็ตามหากเพื่อนๆมีโปรแกรมที่ช่วยในการบริหารโครงการเจ๋งๆก็อย่าลืมกระซิบมาบอกกันบ้างนะครับ

แต่ที่สำคัญเลยคือ อย่าใช้ของเถื่อนเด็ดขาด! เพราะเราไม่รู้ว่าไอ้ที่ได้มาฟรีๆนี่เขาแอบฝังไวรัส ฝังโค้ดที่เป็นอันตรายต่อข้อมูลเราหรือองค์กรหรือไม่ ทางที่ดี อย่าเสี่ยงจะดีกว่าครับ เก็บตังสักหน่อย ใช้ของแท้ สบายใจไม่ปวดหัวแน่นอนครับ