ใบเสร็จรับเงิน/ใบกํากับภาษี คือ

หลายท่านมีความสงสัยและความกังวลใจว่า ถ้าหากใช้ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แล้ว (e-Tax Invoice & e-Receipt) เต็มรูปแบบ 100% เอกสารที่ออกจากบริษัททั้งหมดเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่หากมีปัญหาหรือลูกค้าไม่ยอมรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ถ้าเราพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt) ออกมาเป็นกระดาษแล้วจะสามารถใช้ได้ไหม? บทความนี้มีคำตอบครับ 

อ้างถึง ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร ฉบับที่ 15 

เรื่อง กำหนดหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขในการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษา ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ 

หน้า 5, ข้อ 13 

“ข้อ ๑๓ ผู้ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีหน้าที่ส่งมอบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ ตามมาตรา ๘๖ แห่งประมวลรัษฎากร โดยให้ดำเนินการตามวิธีการที่บัญญัติไว้ตามกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ 

กรณีผู้ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการโดยวิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการไม่ประสงค์จะรับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ด้วยวิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์จัดทาสิ่งพิมพ์ออกของใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวโดยให้ปรากฏข้อความว่า ”เอกสารนี้ได้จัดทำและส่งข้อมูลให้แก่กรมสรรพากรด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์” และส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ และให้ถือว่าสิ่งพิมพ์ออกของใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวใช้แทนต้นฉบับได้ ทั้งนี้ ผู้ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์จะทำให้ปรากฏข้อความดังกล่าวนั้น โดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ประทับด้วยตรายาง เขียนด้วยหมึก พิมพ์ดีด หรือทำให้ปรากฏขึ้นด้วยวิธีการอื่นใดในลักษณะทำนองเดียวกันก็ได้” 

จากข้อความในประกาศอธิบดีกรมสรรพากร ฉบับที่ 15 ที่ทำสีเหลืองไว้ด้านบน 

หากผู้ซื้อหรือผู้รับบริการไม่ประสงค์จะรับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์สามารถพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษ และในกระดาษต้องมีข้อความว่า “เอกสารนี้ได้จัดทำและส่งข้อมูลให้แก่กรมสรรพากรด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์” แล้วถือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ใช้แทนต้นฉบับได้ 

สรุปคือ สามารถพิมพ์เอกสาร ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ออกมาเป็นกระดาษได้ แต่ต้องมีข้อความ ”เอกสารนี้ได้จัดทำและส่งข้อมูลให้แก่กรมสรรพากรด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์” ในกระดาษด้วยครับ 

ผู้เขียน นายกฤษณ์ สุขวัจน์ 

วันที่ 24 ธันวาคม พ.ศ. 2564 

วิธีสร้างใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

ส่วนนี้จะแนะนำวิธีการสร้าง ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ไปจนถึงการแนะนำความสามารถในการส่งไฟล์ ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ที่สร้างเสร็จแล้ว ซึ่งระบบของเรารองรับตั้งแต่การดาวน์โหลดไฟล์ที่เว็บโดยตรง การส่งไฟล์เข้าสู่อีเมลที่ต้องการ และยังสามารถส่งผ่านระบบ SMS ได้อีกด้วย โดยมีขั้นตอนต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

1. เริ่มต้นสร้างเอกสาร

หลังจากที่ทำการสมัครการใช้งานและสร้างข้อมูลบริษัทของผู้ขายของท่านเป็นที่เรียบร้อยแล้วระบบจะพาเข้าสู่หน้าที่มีลักษณะดังรูป

แล้วเลือก วิธีสร้างใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

2. รายการสินค้าและการคำนวณราคา

ต่อมาคือส่วนที่ทำการกรอกข้อมูลและคำนวณสินค้าที่ลูกค้าของท่านทำการสั่งซื้อ

เมื่อทำการใส่ข้อมูลรายการสินค้าต่าง ๆ โดยกำหนด ลำดับ แล้วใส่ รายการสินค้า แล้วใส่จำนวนของสินค้าที่ทำการสั่งซื้อ

ต่อมาทำการเลือก หน่วย ของจำนวนสินค้าดังรูป

ต่อมาใส่ ราคาสินค้า แล้วเมื่อคลิกที่บริเวณพื้นที่สีเทาในส่วนของจำนวนเงินจะพบว่าระบบได้คำนวณเงินของราคาสินค้าเอาไว้ให้

สำหรับเครื่องหมายถังขยะสีฟ้าด้านขวามือสุดจะเป็นปุ่มลบรายการสินค้านั้น ๆ ออก โดยหากต้องการที่จะลบรายการสินค้านั้นให้ทำการคลิกที่เครื่องหมาย

เมื่อต้องการเพิ่มรายการสินค้าให้ทำการกดปุ่ม เพิ่มรายการ

หลังจากที่เพิ่มรายการสินค้าแล้วจะเป็นดังรูปตัวอย่าง

ด้านมุมขวาด้านล่างจะสังเกตว่าระบบได้คำนวณ รวมเป็นเงิน มาให้เลยดังรูป

สามารถใส่หมายเหตุและหากเป็นการยกเลิกและหากเป็นกรณีต้องการการออกใบกำกับภาษีใหม่แทนใบกำกับภาษีเดิมให้กดเลือกกล่องสี่เหลี่ยมหน้าข้อความ เป็นการยกเลิกและออกใบกำกับภาษีใหม่แทนใบกำกับภาษีเดิม

เมื่อทุกอย่างเรียบร้อยแล้วให้ทำการคลิกที่ ต่อไป

จากนั้นระบบก็จะทำการประมวลผลให้ทำการรอสักครู่

เมื่อระบบประมวลผลเรียบร้อยแล้วจะแสดงตัวอย่าง ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ เมื่อท่านตรวจข้อมูลต่าง ๆ เป็นไปตามความต้องการแล้วให้คลิกที่ปุ่ม ยืนยัน

3. เอกสารที่สร้างเสร็จแล้ว

เอกสารที่สร้างเสร็จแล้ว ก็มีรูปแบบการนำไปใช้ดังนี้

• การเปิดเอกสาร (รองรับไฟล์ PDF และ XML)
• การดาวน์โหลด (รองรับไฟล์ PDF และ XML)
• การส่งอีเมล (รองรับไฟล์ PDF)
• การส่งไฟล์ผ่าน SMS (รองรับไฟล์ PDF)
• การสร้างเอกสารใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)
• การสร้างเอกสารใบลดหนี้ (Credit Note)

* สำหรับปุ่ม “ลบ” สำหรับกรณีที่ต้องการลบเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt นั้น ๆ

เมื่อสร้างเอกสารเสร็จแล้ว คลิกที่ปุ่ม เลือก

4. การเปิดเอกสาร

ที่เมนู เลือก ให้คลิกที่ เปิดเอกสาร

หรือจะเลือกเป็นแบบไอคอน “PDF” โดยที่ “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ” รองรับเอกสารไฟล์ PDF อย่างเดียว

จากนั้นจะแสดงรายละเอียดเอกสารของ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ซึ่งมีลายเซ็นดิจิทัลและสามารถกดดาวน์โหลดเพื่อเอาไปใช้งานได้เลย

5. การดาวน์โหลด

จากเมนู เลือก ให้คลิกที่ ดาวน์โหลด ระบบจะดาวน์โหลดไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

และเมื่อเปิดไฟล์ (แนะนำให้ใช้ Adobe Acrobat Reader DC) จะเห็นเอกสารซึ่งมีลายเซ็นดิจิทัลพร้อมมาให้ด้วย

6. การส่งอีเมล

ระบบของเรารองรับการส่งไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ผ่านอีเมล โดยที่เมนู เลือก แล้วเลือกให้คลิกที่ อีเมล

แล้วขึ้นกล่อง Pop-up ให้กรอกอีเมลปลายทางที่ต้องการส่งไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ แล้วคลิกที่ ส่งอีเมล

เมื่อไฟล์ได้ถูกส่งไปยังอีเมลปลายทางเรียบร้อย ระบบจะขึ้นแจ้งว่า ส่งอีเมลสำเร็จ ดังรูป

เมื่อผู้รับได้เปิดอีเมลที่มีการส่งไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ จะแสดงในลักษณะดังรูป

7. การส่ง SMS

ระบบของเรายังสามารถส่งไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ทาง SMS ได้อีกด้วย โดยที่เมนู เลือก แล้วเลือกที่ SMS

จากนั้นระบบจะขึ้น Pop-up ให้ใส่เบอร์โทรมือถือของหมายเลขปลายทางที่ต้องการส่ง แล้วคลิกที่ ส่งข้อความ SMS

เมื่อระบบส่ง SMS สำเร็จแล้วจะขึ้นข้อความแจ้ง ส่งข้อความ SMS สำเร็จ! ดังรูป

มาดูที่ส่วนของปลายทางของผู้ที่ได้รับ SMS โดยเมื่อเปิดมือถือขึ้นมาจะพบข้อความแจ้งขึ้นมาดังรูป

เมื่อกดคลิกที่ลิงค์ ระบบจะขึ้นให้ดังรูป แล้วให้ใส่รหัสที่ส่งมาจาก SMS

เมื่อกรอกรหัสเรียบร้อยแล้วระบบจะทำการดาวน์โหลดไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ดังรูปต่อไปนี้

คลิกปุ่ม เปิดไฟล์ ซึ่งควรลง Application สำหรับเปิด PDF ไว้ด้วย (หากยังไม่มี)

เปิดดูไฟล์ PDF จากตัวอย่างได้ใช้แอปพลิเคชัน “Adobe Acrobat Reader: PDF Viewer, Editor & Creator”

8. การสร้างใบเพิ่มหนี้

คลิกที่ สร้างใบเพิ่มหนี้

สามารถกรอกข้อมูลแล้วสร้างเอกสาร “ใบเพิ่มหนี้” ได้ดังรูป

9. การสร้างใบลดหนี้

คลิกที่ สร้างใบลดหนี้

สามารถกรอกข้อมูลแล้วสร้างเอกสาร “ใบลดหนี้” ได้ดังรูป