วันนี้มีกระแสโซเชียลบ่นกันมากมายว่า ทำไมการกรอก Google Forms ในฟอร์มบางประเภทถึงมีชื่อซ้ำมากมาย มีเปลี่ยนแปลงแค่ 1 – 2 ช่องเท่านั้น ซึ่งก็มีคนอ้างว่าอาจจะเป็นข้อผิดพลาดของตัวบริการ Google Forms หรือนั่นอาจจะเป็นความตั้งใจที่ต้องการจะแก้ไขข้อมูล แต่ตั้งค่าไม่ถูกต้องผู้ใช้จึงไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ Show
วันนี้เรามีทิปส์ง่าย ๆ สามารถทำตามได้เลย กับการตั้งค่า Google Forms เพื่อให้ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อมูลในฟอร์มที่กรอกไปแล้วได้ จำกัดให้ผู้ใช้แต่ละคนให้ตอบได้เพียง 1 ครั้งเท่านั้น หรือถ้าไม่ได้ตั้งค่าในฟอร์ม เราก็สามารถลบคำตอบซ้ำได้ในภายหลังเช่นกัน Google Formsตอบได้คนละครั้งเท่านั้นนะบน Google Forms ในการจะตั้งค่าจำกัดให้ผู้ใช้สามารถกรอกแบบฟอร์มได้คนละหนึ่งครั้งสามารถทำได้ง่าย ๆ เพียงเข้าไปที่การตั้งค่า (ไอคอนรูปฟันเฟือง) จากนั้นติ๊กเครื่องหมายถูกที่ “จำกัดให้ตอบกลับได้เพียง 1 ครั้ง” แต่มีข้อแม้ว่าผู้ที่กรอกฟอร์มจะต้องลงชื่อเข้าสู่ระบบ Google เสียก่อน เมื่อผู้ใช้จะเข้ามากรอกฟอร์มใหม่ด้วยบัญชี Google เดิมก็จะพบว่าไม่สามารถกรอกได้แล้ว กรอกผิดแก้ได้ ไม่ต้องกรอกใหม่เช่นเดียวกัน ผู้สร้างฟอร์มสามารถตั้งค่าให้ผู้ใช้สามารถแก้ฟอร์มที่กรอกเข้ามาได้โดยเข้าไปที่การตั้งค่า ติ๊กเครื่องหมายถูกที่ “แก้ไขหลังจากส่ง” โดยผู้ใช้จำเป็นที่จะต้องเก็บลิงก์สำหรับแก้ไขนี้ไว้ หลังจากส่งฟอร์ม แต่เพื่อความสะดวก เราสามารถตั้งค่าให้ฟอร์มส่งลิงก์แก้ไขไปให้ผู้กรอกได้ โดยต้องเปิดการตั้งค่า “รวบรวมอีเมล” และ “อีเมลแจ้งการตอบกลับ” สามารถเลือกได้ว่าจะให้ส่ง “ทุกครั้ง” หรือเมื่อ “ผู้ใช้ต้องการ” เมื่อกดที่ลิงก์ ข้อมูลที่กรอกทั้งหมดจะกลับมาเพื่อให้เราสามารถแก้ไขข้อมูล และส่งฟอร์มได้เช่นเดิม จำกัดให้คนในองค์กรกรอกเท่านั้นสำหรับผู้ใช้ Google Workspace เมื่อสร้างฟอร์ม ก็สามารถตั้งค่าให้เฉพาะคนในองค์กรเท่านั้น (คนที่มีอีเมลองค์กร / โรงเรียน / มหาวิทยาลัย) เพื่อป้องกันการสแปม ในการตั้งค่า และติ๊กที่ “จำกัดสำหรับผู้ใช้ใน ___ และองค์กรที่เชื่อถือได้” ถ้าหากใครที่ไม่ได้อยู่ในโดเมนหรือองค์กรจะไม่สามารถกรอกฟอร์มได้ สำหรับการตั้งค่าด้านบนสามารถเปิดได้พร้อมกัน หากจำกัดให้สามารถกรอกได้คนละครั้ง และเปิดให้แก้ไขได้ เมื่อเข้าฟอร์มจะแสดงลิงก์ให้สามารถแก้ไขได้เลย Google Sheetsหากเจ้าของฟอร์มไม่ได้ตั้งค่าด้านบนไว้ เราสามารถมาลบรายการที่ซ้ำได้ในผลการตอบกลับใน Google Sheets ง่าย ๆ ไม่กี่ขั้นตอนเท่านั้น ลบรายการที่ซ้ำเริ่มแรกให้เราเข้ามาที่ผลการตอบกลับที่เป็นไฟล์ Google Sheets และทำซ้ำชีตที่มีผลการตอบกลับ เพื่อให้การแก้ไขข้อมูลไม่กระทบกับข้อมูลฟอร์มต้นฉบับ คลิกที่มุมบนซ้ายเพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมด จากนั้นไปที่เมนู “ข้อมูล” และเลือก “นำรายการที่ซ้ำออก” ติ๊ก “ข้อมูลมีแถวส่วนหัว” และติ๊กเฉพาะคอลัมน์ที่ต้องการวิเคราะห์ (หากมีข้อมูลเหมือนกัน เก็บไว้แค่ 1 รายการเท่านั้น) กด “นำรายการที่ซ้ำออก” และกด “ตกลง” See also เพียงเท่านี้ เราก็จะได้ข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันแล้ว แถม!! กำหนดให้ชื่อต้องเป็นตัวอักษรภาษาไทยเท่านั้นสำหรับใน Google Forms เราสามารถกำหนดได้ว่าให้ในช่องชื่อและนามสกุลกรอกได้เฉพาะชื่อภาษาไทยเท่านั้น โดยตอนสร้างฟอร์ม ในคำถามแต่ละช่อง ให้คลิกที่เมนูจุดสามจุดมุมล่างขวา เลือก “การตรวจสอบการตอบกลับ” ในแถบการตรวจสอบที่ขึ้นมาตรงกลาง ให้ตั้งค่า “นิพจน์ทั่วไป”, “ตรงกับ”, และใส่ เว็ปไซต์นี้ใช้คุกกี้เพื่อวัตถุประสงค์ในการปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้ให้ดียิ่งขึ้น ท่านสามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทของคุกกี้ที่เราจัดเก็บ เหตุผลในการใช้คุกกี้ และวิธีการตั้งค่าคุกกี้ได้ใน นโยบายคุกกี้ และ คำแถลงเกี่ยวกับนโยบายส่วนบุคคลของเรา หลายๆ ท่านอาจจะประสบปัญหา กับการจัดทำแบบสอบถาม ไม่ว่าจะเป็นปัญหาเรื่องการขนย้ายหรือจัดเก็บเอกสารจำนวนมาก การคัดลอกหรือจดข้อมูลต่างๆ หรือแม้กระทั่งงบประมาณในการพิมพ์กระดาษที่จำกัด ปัญหาของท่านจะหมดไป เมื่อท่านเลือกใช้งาน Google Form หนึ่งในบริการ Web Application ของกลุ่ม Google Docs ซึ่งช่วยให้เราสามารถสร้างแบบสอบถามออนไลน์ หรือใช้สำหรับรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย ซึ่งในบทความนี้จะอธิบายถึงประโยชน์ไปจนถึงขั้นตอนการใช้งาน Google Form อย่างละเอียด ชนิดที่ว่า… อ่านจนจบแล้วสามารถนำไปใช้งานจริงได้เลยทันที ข้อดีของการทำแบบสอบถามออนไลน์ (เมื่อเทียบกับแบบสอบถามทั่วไป)
ข้อควรระวังในการใช้งาน
สิ่งที่ควรรู้อื่นๆ
เริ่มต้นการใช้งาน Google Form ขั้นตอนในการเข้าใช้งานก่อนอื่น การที่จะเข้าไปใช้งาน Google Form ได้ ต้องมีบัญชี Google ก่อน ซึ่งนักศึกษาและบุคคลากรของมหาวิทยาลัยกรุงเทพ สามารถใช้บัญชี Google ของทางมหาวิทยาลัยได้เลย ซึ่งถ้าเรามีบัญชี Google เรียบร้อยแล้ว ให้เข้าไปที่ https://docs.google.com/forms และทำการลงชื่อเข้าใช้งาน จะปรากฏหน้าต่างแสดงแบบฟอร์มที่เรามีอยู่ ดังรูปภาพ 1.1 รูปภาพ 1.1 – หลังจากลงชื่อเข้าใช้ใน https://docs.google.com/formsจากที่เห็นในรูปภาพด้านบน คือเรายังไม่มีแบบฟอร์มอยู่เลย หลังจากเข้ามาที่หน้าต่างแสดงแบบฟอร์มของเราแล้ว ให้กดปุ่ม สร้างแบบฟอร์มใหม่ แล้วเริ่มขั้นตอนสร้างแบบฟอร์มได้เลย เครื่องมือต่างๆ ในการใช้งานรูปภาพ 2.1 – แนะนำแถบเมนูด้านบน และแถบเครื่องมือด้านข้างเนื่องจากความสามารถของปุ่มต่างๆ ใน แถบเมนูด้านบน ส่วนใหญ่จะถูกใช้ทำหลังจากสร้างแบบฟอร์มเสร็จ เพราะฉนั้นตอนนี้ เราจะมาพูดถึงบริเวณ แถบเครื่องมือด้านข้าง กันก่อน ซึ่งแถบเครื่องมือนี้มีไว้สำหรับสร้างคำถามต่างๆ ในแบบฟอร์ม เพิ่มคำถาม (Add question) เพิ่มชื่อและรายละเอียด (Add title and description) สำหรับเพิ่มแถบป้ายชื่อพร้อมรายละเอียดที่ต้องการแจ้งให้ทราบ เหมาะสำหรับใช้ในการแบ่งส่วน เช่น ส่วนที่ 1: ข้อมูลส่วนตัว / ส่วนที่ 2: การประเมิณ เพิ่มรูปภาพ (Add image) เพิ่มรูปภาพ (Add image) สำหรับแทรกคลิปวิดีโอลงไปในแบบฟอร์ม สามารถเรียกวิดีโอจากบัญชี YouTube ของเรา หรือค้นหาจาก YouTube ผู้อื่นก็ได้ เพิ่มส่วน (Add section) ซึ่งรายละเอียดของแถบเครื่องมือส่วนนี้ทั้งหมด สามารถอ่านเพิ่มเติมได้จากการตกแต่งธีม การดูตัวอย่าง และการตั้งค่า เนื่องจากข้างต้นเราได้พูดถึง แถบเครื่องมือด้านข้าง กันไปเรียบร้อยแล้ว เราจะมาพูดถึง แถบเมนูด้านบน กันต่อ ชุดสี (Color Palette) แสดงตัวอย่าง (Preview) สำหรับดูตัวอย่างแบบฟอร์มในมุมมองของผู้ตอบแบบสอบถาม (สามารถดูไปแก้ไขไป สลับกันไปมาได้) การตั้งค่า (Setting)
ส่วนหัวข้อสุดท้ายจะเป็นการตั้งค่าสำหรับทำข้อสอบ |