เมื่อพูดถึงการจัดประชุม แน่นอนว่าถือเป็นเรื่องที่ต้องเกิดขึ้นอยู่เสมอในการทำงาน วางแผน และระดมความคิดต่าง ๆ เพื่อให้คณะผู้ร่วมงานเกิดความเข้าใจตรงกัน รวมทั้งดำเนินงานตามแผนที่วางไว้ให้บรรลุตามเป้าหมายไปได้ด้วยดี สิ่งสำคัญที่จะทำให้การประชุมสัมฤทธิ์ผลนั้น เกิดจากการจัดประชุมที่มีประสิทธิภาพอย่างมืออาชีพ Show
มาดูกันว่าการจัดประชุมมีขั้นตอนอะไรบ้าง แล้วมืออาชีพจัดกันอย่างไร การจัดประชุมมีองค์ประกอบอะไรบ้างก่อนเรียนรู้วิธีจัดประชุมแบบมืออาชีพนั้น มาทำความรู้จักองค์ประกอบหลักในการจัดประชุมก่อนว่ามีอะไรบ้าง เพื่อให้ผู้เริ่มจัดการประชุมด้วยตนเองนำไปวางแผนการจัดประชุมต่อได้อย่างเหมาะสม โดยทั่วไปแล้ว การจัดประชุมประกอบด้วย ประเภทการประชุมโดยทั่วไปแล้ว การจัดประชุมแต่ละวาระจะแบ่งประเภทการประชุมตามวัตถุประสงค์ในการประชุมแต่ละครั้ง ดังนี้
บทบาทของผู้คนการจัดประชุมประกอบด้วยบทบาทของผู้เข้าร่วมการประชุม 3 แบบ ได้แก่ ประธาน เลขานุการ และสมาชิกผู้เข้าประชุม
ประธาน ถือเป็นหัวเรือหลักในการจัดประชุม โดยประธานจะทำหน้าที่คิด วางแผน และดำเนินการประชุมทั้งหมด เพื่อให้การประชุมบรรลุวัตถุประสงค์และเป็นไปอย่างราบรื่น หน้าที่ของประธานในการจัดประชุมลงรายละเอียดได้ตามลำดับการประชุม ดังนี้
เลขานุการ ถือเป็นผู้ช่วยที่คอยสนับสนุนประธานให้วางแผนและดำเนินการจัดประชุมได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ รวมทั้งคอยเก็บรายละเอียดการประชุมทุกอย่างให้ครบถ้วน หน้าที่ของเลขานุการมีรายละเอียดแบ่งตามช่วงเวลาการจัดประชุม ดังนี้
การจัดประชุมมีขั้นตอนอย่างไรการจัดประชุมให้ประสบผลสำเร็จนั้นประกอบด้วยขั้นตอนหลายอย่าง โดยแบ่งขั้นตอนหลักออกเป็น 3 ขั้นตอน ได้แก่ ขั้นเตรียมการวางแผน ขั้นดำเนินการประชุม และขั้นปิดการประชุมและติดตามผล โดยแต่ละขั้นตอนหลักมีรายละเอียดแยกย่อย ดังนี้
ขั้นเตรียมการวางแผนจัดทำระเบียบวาระการประชุม ระเบียบวาระการประชุมถือเป็นหัวใจสำคัญในการจัดประชุม โดยควรเริ่มวางแผนจัดระเบียบวาระจากการลงรายละเอียดสิ่งต่อไปนี้
จัดเตรียมสถานที่และอุปกรณ์ ควรเตรียมสถานที่ที่รองรับจำนวนผู้เข้าร่วมการประชุมได้ทั้งหมด และตอบรับกับลักษณะและประเภทของการประชุม รวมทั้งเตรียมโสตทัศนูปกรณ์ต่าง ๆ ให้ครบถ้วน เช่น ไมโครโฟน โปรเจ็กเตอร์ เป็นต้น หากมีผู้ดูแลรับผิดชอบส่วนนี้โดยตรงอยู่แล้ว ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการจัดประชุมก็ควรตรวจตราความเรียบร้อยอีกครั้ง รวมทั้งทดสอบระบบของอุปกรณ์ต่าง ๆ และการเชื่อมต่อสัญญาณอินเทอร์เน็ตให้พร้อมใช้งาน ไม่มีข้อขัดข้องใด ๆ ขั้นดำเนินการประชุมผู้เข้าร่วมการประชุมแต่ละคน ควรเข้าร่วมประชุมให้ตรงเวลา รวมทั้งให้ความร่วมมือตามบทบาทของตนเอง เพื่อรักษาบรรยากาศการประชุม รวมทั้งดำเนินการประชุมให้ลุล่วงตามวาระ การจัดประชุมให้สัมฤทธิ์ผล ควรกระตุ้นให้เกิดการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น อภิปรายรายละเอียดอย่างเป็นเหตุเป็นผล และร่วมลงมติอย่างชัดเจนโปร่งใส นอกจากนี้ ควรมีการบันทึกการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อที่จะได้นำไปทำร่างมติเป็นแนวปฏิบัติตามข้อตกลงของการประชุมแต่ละครั้ง ขั้นปิดการประชุมและติดตามผลก่อนจบการประชุมทุกครั้ง ประธานควรทบทวนประเด็นและสรุปสาระสำคัญหรือข้อตกลงของวาระนั้น ๆ ให้เข้าใจตรงกันชัดเจน นอกจากนี้ ควรร่วมกันตรวจร่างการประชุมและจัดทำรายงานการประชุมให้เรียบร้อย เพื่อลงรายละเอียดมติประชุม รวมทั้งการมอบหมายงานให้ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนนำไปปฏิบัติและติดตามผลต่อไป |