ผู้ช่วยเลขานุการ ทําหน้าที่ อะไร ในการประชุม

เลขานุการเรียกว่าผู้ช่วยที่ซื่อสัตย์ของเจ้านายและมือขวาและด้วยเหตุผลที่ดีเพราะหน้าที่ของเลขานุการของกรรมการรวมถึงการดูแลกิจกรรมการจัดการและการบริหารที่มีประสิทธิภาพ เลขานุการของผู้จัดการมีส่วนร่วมในการจัดเตรียมและดำเนินการเอกสารและเอกสารทางธุรกิจ ช่วยหัวหน้าในธุรกิจ และแก้ไขปัญหาต่างๆ ขององค์กร

ตำแหน่งของผู้ช่วยเลขานุการก็ถือได้ว่าเป็นตัวแทนเช่นกัน เนื่องจากเขาเป็นหน้าตาของบริษัท - เขาพบแขก รับสายและจดหมาย งานดังกล่าวต้องใช้ความสงบทักษะในการสื่อสารและการจัดระเบียบอย่างมาก ด้วยเหตุผลนี้ อาชีพเลขานุการสามารถให้คำมั่นสัญญาถึงโอกาสอันยิ่งใหญ่ - ในอนาคต ผู้เชี่ยวชาญสามารถเป็นผู้จัดการสำนักงาน และจากนั้นหนึ่งในกรรมการหรือผู้จัดการระดับสูง

สถานที่ทำงาน

ตำแหน่งเลขานุการผู้บริหารเป็นสิ่งจำเป็นในเกือบทุกบริษัทที่มีสำนักงานสำหรับลูกค้าและผู้เยี่ยมชม สิ่งเหล่านี้สามารถเป็นได้ทั้งองค์กรขนาดใหญ่และองค์กรธุรกิจขนาดเล็ก

ประวัติการประกอบอาชีพ

เลขานุการคนแรกถือได้ว่าเป็นเสมียนและผู้บันทึก - พวกเขาเขียนพระราชกฤษฎีกาและคำสั่งต่างๆ ลงเหตุการณ์ปัจจุบัน และรับผิดชอบในการรักษาการติดต่อสื่อสาร เมื่อเวลาผ่านไป อำนาจของเลขานุการก็เพิ่มขึ้นอย่างมาก และในปัจจุบันนี้ พวกเขาสามารถทำหน้าที่ต่างๆ ได้หลากหลาย ดังนั้นความต้องการจึงเกิดขึ้นสำหรับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางแคบซึ่งเป็นผลมาจากอาชีพผู้ช่วยเลขานุการเสมียนเลขานุการ - นักแปลและผู้จัดการสำนักงานปรากฏขึ้น

หน้าที่ของเลขา

วี หน้าที่การงานผู้ช่วยเลขานุการ ได้แก่

• การต้อนรับแขก;
• รับสายโทรศัพท์;
• บันทึกการรักษา;
• วางแผนวันทำงานของผู้จัดการ
• การจัดประชุม
• จองตั๋วและจองโรงแรมสำหรับผู้จัดการและพนักงานคนอื่น ๆ ระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• การสั่งซื้อเครื่องใช้สำนักงาน
• ทำตามคำร้องขอของหัวหน้า

บางครั้งหน้าที่ของเลขานุการผู้บริหารก็รวมถึงการโต้ตอบทางจดหมายเป็นภาษาอังกฤษ

ข้อกำหนดเลขานุการ

ข้อกำหนดสำหรับเลขานุการผู้บริหารรวมถึง:

• มัธยมศึกษาหรืออุดมศึกษา
• ความเป็นเจ้าของพีซี
• ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับงานสำนักงาน
• ความรู้ภาษาอังกฤษ (บางครั้ง)

นอกจากนี้ตำแหน่งของเลขานุการยังถือว่ามีทักษะดังต่อไปนี้:

• ตรงต่อเวลา;
• ความสามารถในการดูดี (เรียบร้อย);
• องค์กร.

เลขาเรซูเม่ตัวอย่าง

วิธีการเป็นเลขา

ฉันจะเป็นเลขานุการได้อย่างไร สามารถเป็นเจ้าของการศึกษาระดับอุดมศึกษาที่จบหลักสูตรผู้ช่วยเลขานุการหรือได้รับการฝึกอบรมโดยตรงในที่ทำงาน ตามกฎแล้ว นายจ้างไม่ได้กำหนดข้อกำหนดพิเศษเกี่ยวกับความเชี่ยวชาญพิเศษของผู้สมัคร แต่เน้นที่การทำให้มั่นใจว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติส่วนบุคคลที่จำเป็นและสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้ในระดับที่เหมาะสม

เงินเดือนเลขา

เงินเดือนของเลขานุการอาจแตกต่างกัน - ตั้งแต่ 15 ถึง 45,000 รูเบิล รายได้ขึ้นอยู่กับขอบเขตหน้าที่ของพนักงานและภูมิภาคที่เขาทำงาน เงินเดือนผู้ช่วยเลขานุการโดยเฉลี่ยคือ 30,000 รูเบิล

อบรมที่ไหน

นอกเหนือจากการศึกษาระดับอุดมศึกษาแล้ว ยังมีการศึกษาระยะสั้นในตลาดอีกเป็นจำนวนมาก โดยปกติจะใช้เวลาตั้งแต่สัปดาห์ถึงหนึ่งปี

สถาบันการศึกษามืออาชีพ "IPO" ขอเชิญคุณเรียนหลักสูตรทางไกลในทิศทาง "" (มีตัวเลือกสำหรับชั่วโมงการศึกษา 256, 512 และ 1024) พร้อมรับประกาศนียบัตรหรือใบรับรองตัวอย่างของรัฐ เราได้ฝึกอบรมผู้สำเร็จการศึกษากว่า 8,000 คนจากเกือบ 200 เมือง คุณสามารถเข้ารับการฝึกอบรมในฐานะนักเรียนนอก รับแผนผ่อนชำระแบบปลอดดอกเบี้ย

ฉันเห็นด้วย:

_____________ "____" ___________ 2005

รายละเอียดงาน
ผู้ช่วยเลขา.

1. ข้อกำหนดทั่วไป

1.1. รายละเอียดงานนี้กำหนดหน้าที่การทำงาน สิทธิและความรับผิดชอบของเลขานุการ - ผู้อ้างอิง

1.2. ผู้ช่วยเลขานุการได้รับการแต่งตั้งและให้ออกจากตำแหน่งโดยอธิบดี

1.3. ผู้ช่วยเลขานุการรายงานโดยตรง

1.4. พนักงานที่จบมัธยมศึกษาตอนปลายสามารถแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งผู้ช่วยเลขานุการโดยมีประสบการณ์เป็นเลขานุการหรือผู้ช่วยอย่างน้อย 2 ปี และมีทักษะในการทำงานเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์พีซี ความรู้ภาษาอังกฤษ ทักษะการใช้อุปกรณ์สำนักงาน ความรู้ พื้นฐานของการทำงานในสำนักงาน

1.5. งานของผู้ช่วยเลขานุการ ได้แก่ - การสนับสนุนด้านการบริหารงานของอธิบดี

1.6. ผู้ช่วยเลขานุการในงานของเขาได้รับคำแนะนำจากคำสั่งของอธิบดี ข้อบังคับ และรายละเอียดงานนี้

2. หน้าที่ความรับผิดชอบ

ผู้ช่วยเลขานุการ:

2.1. ดำเนินการพิมพ์และทำซ้ำงาน

2.2. รับสายเรียกเข้าและโทรออก

2.3. ดำเนินการสนทนาทางโทรศัพท์

2.10. จัดกิจกรรมทางเศรษฐกิจของแผนกต้อนรับ

2.11. ดำเนินการต้อนรับแขกผู้มาเยือน

2.12. องค์กรของการทำงานอย่างต่อเนื่องของไดรเวอร์และแผนกต้อนรับ

ผู้ช่วยเลขานุการมีสิทธิ:

3.1. ติดต่อเจ้าหน้าที่บริษัทเพื่อขอข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการทำเอกสารและการจัดทำรายงาน

3.2. กำหนดให้ส่งเอกสารดำเนินการอย่างถูกต้องตามข้อกำหนดของระเบียบภายในของบริษัท

3.3. แจ้งผู้อำนวยการทั่วไปเกี่ยวกับการเกิดอุปสรรคต่อการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอันเนื่องมาจากความผิดพลาดของบุคคลที่สาม

3.4. ดำเนินการเจรจาในนามของบริษัทภายใต้กรอบของปัญหาที่อยู่ในความสามารถของผู้ช่วยเลขานุการ

4. ความรับผิด

4.1. ผู้ช่วยเลขานุการมีหน้าที่:

- การปฏิบัติงานตามกำหนดเวลาและคุณภาพสูงของหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายจากรายละเอียดงาน

- ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเกี่ยวกับสถานะและการดำเนินการ หน้าที่ความรับผิดชอบ;

- การรักษาความลับทางการค้าภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายปัจจุบันและระเบียบข้อบังคับภายในของบริษัท

- ไม่เปิดเผยข้อมูลใด ๆ ที่ได้รับเป็นผล กิจกรรมระดับมืออาชีพ;

- ความผิดที่กระทำในระหว่างการดำเนินกิจกรรม - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายทางปกครอง ทางอาญาและทางแพ่งในปัจจุบัน

- สร้างความเสียหาย (วัสดุหรือความเสียหายต่อชื่อเสียงทางธุรกิจ) ให้กับองค์กรภายในขอบเขตที่กำหนดโดยแรงงานปัจจุบันและกฎหมายแพ่ง;

- การไม่ปฏิบัติตามคำสั่ง คำสั่ง และคำสั่งของอธิบดี

- พฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมต่อพนักงานบริษัทและบุคคลภายนอก

- การละเมิดกฎข้อบังคับด้านแรงงานภายใน ความปลอดภัย และความปลอดภัยจากอัคคีภัย

5. โหมดการทำงาน

5.1. โหมดการทำงานของผู้ช่วยเลขานุการถูกกำหนดตามเงื่อนไขของสัญญาจ้างและระเบียบแรงงานภายในที่จัดตั้งขึ้นในองค์กร

5.2. เนื่องจากความต้องการในการปฏิบัติงาน สามารถส่งผู้ช่วยเลขานุการเดินทางไปทำธุรกิจได้ (รวมถึงคนในท้องถิ่น)

5.3. เนื่องจากความจำเป็นในการปฏิบัติงาน ผู้ช่วยเลขานุการอาจต้องทำงานนอกเวลามาตรฐานของวัน

1. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. ผู้ช่วยเลขานุการอยู่ในประเภทของผู้เชี่ยวชาญขององค์กร ผู้อำนวยการยอมรับและไล่ออก

1.2. งานหลักของผู้ช่วยเลขานุการคือการสนับสนุนองค์กรและเอกสารของกิจกรรมการจัดการ

1.3. ผู้ช่วยเลขานุการรายงานโดยตรงต่อผู้อำนวยการองค์กร

1.4. ในกิจกรรมของเขา ผู้ช่วยเลขานุการได้รับคำแนะนำจาก:
- นิติบัญญัติของสหพันธรัฐรัสเซีย;
- กฎบัตรขององค์กร;
- ข้อบังคับเกี่ยวกับบริการด้านการทำงานขององค์กร
- คำสั่ง (คำสั่ง) ของการจัดการขององค์กร
- วัสดุเชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธีในการจัดระเบียบงานในสำนักงาน
- รายละเอียดงานนี้

1.5. บุคคลที่มีการศึกษาเฉพาะทางระดับมัธยมศึกษาและประสบการณ์การทำงานอย่างน้อย 1 ปีหรือไม่มีเลยจะได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งผู้ช่วยเลขานุการ แต่จะต้องได้รับการฝึกอบรมในหลักสูตรผู้ช่วยเลขานุการ

1.6. ผู้ช่วยเลขานุการจะต้องมีความเชี่ยวชาญในคำถามต่อไปนี้:
- โอกาสในการพัฒนาองค์กร กิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจ
- องค์กรของการทำงานกับเอกสาร, การเตรียมเอกสาร;
- การจัดระเบียบงานบริหาร
- การใช้คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีองค์กร
- การแปลเอกสารราชการเป็นภาษาต่างประเทศของคู่ค้า;
- วัฒนธรรมการทำงานและจรรยาบรรณการบริการ
- การคุ้มครองแรงงาน ความปลอดภัย และการป้องกันอัคคีภัย

1. ฟังก์ชั่น

ผู้ช่วยเลขานุการมีหน้าที่ดังต่อไปนี้:

2.1. บริการข้อมูลและอ้างอิงตามเอกสารขององค์กร

2.2. คำแนะนำเชิงระเบียบวิธีและการควบคุมการจัดระเบียบงานสำนักงานในแผนกโครงสร้างและสาขาขององค์กร

2.3. จัดทำเอกสารกิจกรรมของคณะที่ปรึกษาขององค์กร

2.4. บริการบริหารงานและบริหารองค์กร

และใครที่สามารถนับเงินเดือนขึ้นได้ Mark Bershidsky จากการสำรวจในเดือนธันวาคมของ Hays พบว่า 46% ของนายจ้างวางแผนที่จะเพิ่มพนักงานในปีหน้า 45% บอกว่าไม่ได้วางแผนที่จะเพิ่มพนักงาน แต่จะมีส่วนร่วมเฉพาะใน ...

ตัวอย่างลักษณะงานของผู้ช่วยเลขานุการ (ถือว่ามีการแก้ไขโดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะขององค์กรนั้นๆ) คำแนะนำสามารถใช้เป็นแนวทางในการเตรียมตัวเข้าทำงานเป็นเลขาได้ บทบัญญัติของคำแนะนำเกือบทั้งหมดในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งมีการเปิดเผยในเนื้อหาของเว็บไซต์ของเรา เอกสารนี้มีให้ดาวน์โหลดเป็นเทมเพลต Word ที่ท้ายบทความ

1.1. ผู้ช่วยเลขานุการอยู่ในประเภทผู้เชี่ยวชาญขององค์กร ได้รับการยอมรับและไล่ออกตามคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไป

1.2. ผู้ช่วยเลขานุการรายงานตรงต่อผู้อำนวยการทั่วไปขององค์กร

1.3. งานหลักของผู้ช่วยเลขานุการคือการสนับสนุนองค์กรและเอกสารของกิจกรรมของผู้อำนวยการทั่วไป

1.4. ในกิจกรรมของเขา ผู้ช่วยเลขานุการได้รับคำแนะนำจาก:

- กฎหมายปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย;

- กฎบัตรขององค์กร

- ระเบียบแรงงานภายใน (ระเบียบพนักงาน);

- บทบัญญัติเกี่ยวกับแผนกโครงสร้างขององค์กรและบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

- คำสั่ง (คำสั่ง) ของการจัดการองค์กร

- วัสดุเชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธีในการจัดระเบียบงานในสำนักงาน

- รายละเอียดงานนี้

1.5. เลขานุการ-ต้องรู้:

- โครงสร้างขององค์กร, ทิศทางของกิจกรรม, การกระจายความรับผิดชอบระหว่างรองผู้อำนวยการทั่วไป, นามสกุล, ชื่อ, นามสกุลของหัวหน้าแผนกโครงสร้าง, องค์กรหลัก, ชื่อผู้นำ, พันธมิตรหลัก องค์กรและความเป็นผู้นำ

- มาตรฐานระดับชาติ (รัฐ) สำหรับการดำเนินการเอกสารการจัดการ

- กฎการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน

- คำแนะนำด้านเอกสารสนับสนุนการจัดการองค์กร

- กฎการดำเนินงานสำหรับอุปกรณ์องค์กรและอุปกรณ์คอมพิวเตอร์

- มารยาททางธุรกิจ จรรยาบรรณในการสื่อสารทางธุรกิจ

- กฎสำหรับการสนทนาทางโทรศัพท์

- กฎความปลอดภัยและการป้องกันอัคคีภัย

- การปฐมพยาบาลเบื้องต้น

1.6. เลขานุการควรจะสามารถ:

- จัดทำจดหมายธุรกิจ (รวมถึงภาษาต่างประเทศ) ร่างเอกสารกำกับดูแล บันทึกรายงานการประชุม

- แปลจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการเป็นภาษาต่างประเทศของพันธมิตรทางการค้า

- ทำงานบนคอมพิวเตอร์ในสภาพแวดล้อม WINDOWS, WORD, EXCEL,แนวโน้ม;

- ใช้ฐานข้อมูล

- ใช้ความเป็นไปได้ของอินเทอร์เน็ต

- รับและส่งเอกสารทางโทรสารและอีเมล เพื่อดำเนินการคัดลอก;

- แก้ไขข้อความ ทำการพิสูจน์อักษร;

- เพื่อดำเนินการเจรจาธุรกิจ

- ในกรณีที่ไม่มีผู้ตรวจสอบบุคลากรให้ดำเนินการสนับสนุนเอกสารของกิจกรรมบุคลากรขององค์กร (ออกคำสั่งให้บุคลากรออก สัญญาจ้างงานและเอกสารบุคลากรอื่นๆ)

- ทำงานกับเอกสารที่เป็นความลับ ()

งานหลักของผู้ช่วยเลขานุการคือการจัดเตรียมเอกสารและข้อมูลสนับสนุนสำหรับกิจกรรมของผู้อำนวยการทั่วไป ในการดำเนินการนี้ ผู้ช่วยเลขานุการ:

2.1. รับและตรวจทานเอกสารที่ได้รับ ดำเนินการลงทะเบียน เลือกเอกสารที่ต้องพิจารณาทันที จัดเตรียมรายงานต่อผู้อำนวยการทั่วไปในเวลาที่เหมาะสมทุกวัน

2.2. จัดทำร่างมติสำหรับเอกสารที่ได้รับ

2.3. ตามคำแนะนำของ CEO เขาวางแผนวันทำงาน แก้ไข และช่วยทำให้สำเร็จ

2.4. ตรวจสอบระยะเวลาในการดำเนินการเอกสารและคำแนะนำด้วยวาจาของผู้อำนวยการทั่วไปโดยหัวหน้าแผนกโครงสร้างทุกวัน แจ้งสถานะการดำเนินการตามคำสั่ง

2.5. จัดทำร่างเอกสารในนามของอธิบดีประสานงานกับหัวหน้าแผนกโครงสร้าง

2.6. ควบคุมการดำเนินการ (ความสมบูรณ์ของการอนุมัติ ความพร้อมใช้งานและความสมบูรณ์ของเอกสารแนบ) ของเอกสารขาออกที่ส่งโดยแผนกโครงสร้างเพื่อลงนามต่อผู้อำนวยการทั่วไป

2.7. ในนามของอธิบดี ร่างข้อความสุนทรพจน์ รายงาน และรายงาน แก้ไข จัดระเบียบการพิมพ์ซ้ำ และการอ่านเอกสารเหล่านี้

2.8. จัดทำสรุปข้อมูลรายสัปดาห์สำหรับผู้อำนวยการทั่วไปเกี่ยวกับสิ่งพิมพ์ในสื่อที่เกี่ยวข้องกับทิศทางของกิจกรรมขององค์กร

2.9. ตรวจสอบสิ่งพิมพ์ในอุตสาหกรรม (พิเศษ) และเตรียมบทวิจารณ์เฉพาะเรื่อง บทคัดย่อเกี่ยวกับสิ่งตีพิมพ์และแจ้งให้ CEO ทราบ

2.10. กำกับดูแลความปลอดภัยของเอกสารในแผนกต้อนรับของอธิบดี ความถูกต้องของรูปแบบคดี

2.11. มีส่วนร่วมในการทำงานเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ในองค์กร รวมเอกสาร และปรับปรุงการทำงานของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

2.12. ตามคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไป เตรียมการประชุม รับรองการดำเนินการและการจัดเก็บรายงานการประชุม

2.13. จัดระเบียบการดำเนินงานของกรรมการและคำแนะนำของผู้อำนวยการทั่วไปสำหรับการจองห้องพักในโรงแรม การสั่งซื้อตั๋วเครื่องบินและรถไฟ และรองรับนักเดินทางธุรกิจ

2.14. จัดระเบียบงานของแผนกต้อนรับควบคุมการไหลของผู้มาเยี่ยมแก้ปัญหาอย่างอิสระเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของการรับเข้าเรียน

2.15. กำกับดูแลการจัดเตรียมไฟล์ของแผนกต้อนรับเพื่อส่งไปยังที่เก็บถาวร การประมวลผลก่อนเก็บถาวร ลงนามในสินค้าคงคลัง และการดำเนินการเพื่อทำลายเอกสาร

2.16. ให้ความช่วยเหลือตามระเบียบวิธีในการทำงานของเลขานุการ (หรือพนักงานที่ทำหน้าที่เลขานุการ) ของแผนกโครงสร้าง ()

ในการปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้ผู้ช่วยเลขานุการมีหน้าที่:

3.1. รักษาความลับของข้อมูล

3.2. ปฏิบัติตามคำสั่งของผู้บริหาร

3.3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับในการจัดเตรียมและจัดส่งเอกสาร ...

3.4. ปฏิบัติตามกฎของการสื่อสารทางธุรกิจ บรรทัดฐานของมารยาทที่เป็นทางการ และสายการบังคับบัญชาอย่างเป็นทางการ

3.5. มั่นใจในความปลอดภัยของเอกสาร

3.6. จัดทำใบบันทึกเวลาการเข้างานของพนักงานและโอนให้ฝ่ายบัญชี ()

ผู้ช่วยเลขาธิการอธิบดีมีสิทธิที่จะ:

4.1. ขอวัสดุที่จำเป็นจากแผนกโครงสร้างตลอดจนคำอธิบายเกี่ยวกับสาเหตุของความล่าช้าในการปฏิบัติงานและคำสั่งของอธิบดี

4.2. พิจารณาเอกสารและส่งไปยังผู้จัดการและผู้เชี่ยวชาญขององค์กร (ภายในขอบเขตที่ระบุในรายการเอกสารพิเศษ)

4.3. กำหนดให้นักแสดงแก้ไขเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยละเมิดกฎที่กำหนดไว้สำหรับการจัดเตรียมและการดำเนินการ

4.4. เอกสารร่าง Vize ที่ยื่นขอลายเซ็นต่ออธิบดี

4.5. ส่งข้อเสนอให้ฝ่ายจัดการเพื่อปรับปรุงเอกสารประกอบกิจกรรมขององค์กร ปรับปรุงรูปแบบและวิธีการบริหารงานโดยใช้เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์

4.6. กำหนดให้ผู้บริหารสร้างสภาวะปกติในการดำเนินการ หน้าที่ราชการและความปลอดภัยของเอกสารที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กร

4.7. ทำงานกับเอกสารที่ปิด

4.8. เพื่อแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการเยี่ยมเยียนโดยไม่ได้วางแผนของพลเมืองโดยอิสระทางโทรศัพท์

4.9. เสนอต่อผู้บริหารเกี่ยวกับการลงโทษและให้รางวัลแก่พนักงานสำนักเลขาธิการ

4.10. มีส่วนร่วมในการคัดเลือกและจัดตำแหน่งพนักงานใต้บังคับบัญชา ()

ผู้ช่วยเลขานุการมีหน้าที่:

5.1. คุณภาพของเอกสารที่ส่งเพื่อลงนามต่อประธานเจ้าหน้าที่บริหาร

5.2. ประมาทเลินเล่อทัศนคติต่อหน้าที่ราชการของตน

5.3. ความปลอดภัยของเอกสาร การเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับ

5.4. การละเมิดกฎของตารางแรงงาน คำแนะนำการจัดการเอกสารขององค์กร

5.5. การใช้สิทธิ์ที่ได้รับในทางที่ผิด เช่นเดียวกับการใช้เพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัว ()

ผู้ช่วยเลขานุการของผู้อำนวยการทั่วไปในกิจกรรมของเขาโต้ตอบ:

6.1. โดยมีแผนกโครงสร้างในการรับข้อมูลที่จำเป็นและเตรียมเอกสารร่วมกัน

6.2. พร้อมบริการด้านกฎหมายว่าด้วยการอนุมัติร่างเอกสารกำกับดูแล

6.3. กับองค์กรระดับสูง กับองค์กรภายนอก หน่วยงานและฝ่ายจัดการในเรื่องการรับและจัดหาเอกสาร การจัดประชุมและการติดต่อของอธิบดี ()

7.1. การศึกษาวิชาชีพชั้นสูง (การจัดการบันทึกการศึกษาเศรษฐศาสตร์หรือกฎหมาย)

7.2. การใช้เทคโนโลยีองค์กรและการสื่อสารที่ทันสมัย

7.3. ความรู้ภาษาต่างประเทศ (อังกฤษ, เยอรมัน).

7.4. ประสบการณ์การทำงานอย่างน้อยหนึ่งปีในฐานะเลขานุการ ()

ข้างต้นเป็นลักษณะงานของผู้ช่วยเลขานุการซึ่งจัดทำขึ้นตามระดับ C และ D ของเอกสาร EAPS- สมาคมเลขานุการวิชาชีพแห่งยุโรป- โดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของการทำงานในองค์กร ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางในรัสเซีย

คำแนะนำมีสี่ระดับ (A, B, C, D) ของการปีนบันไดอาชีพของพนักงานสามเณร - จากเลขานุการพิมพ์ดีด (ระดับ A), เลขานุการ (ระดับ B), ผู้ช่วยเลขานุการ (ระดับ C) ถึง ผู้จัดการสำนักงาน (ระดับ D) ...

ดังที่กล่าวไว้ คำสั่งนี้ถือว่ามีการแก้ไขตามข้อมูลเฉพาะขององค์กร (โครงสร้างองค์กร ปริมาณของเวิร์กโฟลว์ ฯลฯ) บนพื้นฐานของรายละเอียดงานนี้โดยลดฟังก์ชันบางอย่างที่มีให้ เช่น การเจรจาธุรกิจ การแปลเอกสารราชการเป็นภาษาต่างประเทศ และอื่นๆ บางส่วน สามารถร่างรายละเอียดงานของเลขานุการได้ และในทางกลับกัน โดยเพิ่ม หลายหน้าที่; เช่น การปฏิบัติงานธุรการ การจัดงานนำเสนอ การประชุม เป็นต้น มีการจัดเตรียมรายละเอียดงานสำหรับหัวหน้าสำนักงาน หัวหน้าสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน และสุดท้ายเป็นผู้จัดการสำนักงาน

0.1. เอกสารมีผลบังคับใช้ตั้งแต่ได้รับอนุมัติ

0.2. ผู้พัฒนาเอกสาร: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

0.3. เอกสารได้รับการตกลงเมื่อ: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

0.4. เอกสารนี้มีการตรวจสอบเป็นระยะๆ ไม่เกิน 3 ปี

1. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. ตำแหน่ง "หัวหน้าเจ้าหน้าที่ธุรกิจ" อยู่ในหมวด "ผู้เชี่ยวชาญ"

1.2. ข้อกำหนดคุณสมบัติ- การศึกษาระดับอุดมศึกษาที่สมบูรณ์หรือขั้นพื้นฐานในสาขาที่เกี่ยวข้อง (ผู้เชี่ยวชาญหรือปริญญาตรี) และประสบการณ์การทำงานในการปฐมนิเทศทางวิชาชีพที่องค์กร - อย่างน้อย 1 ปี

1.3. รู้และนำไปใช้ในกิจกรรม:
- กฎหมายยูเครนเกี่ยวกับกิจกรรมผู้ประกอบการ;
- พื้นฐานของกฎหมายปกครอง เศรษฐกิจ และแรงงาน
- เอกสารเชิงบรรทัดฐานระเบียบวิธีและแนวทางอื่น ๆ ในด้านกิจกรรมระดับมืออาชีพ
- งานสำนักงาน
- ระเบียบข้อบังคับ คำแนะนำ และเอกสารอื่นๆ สำหรับการพัฒนาการจัดการ องค์กร เอกสารทางเทคนิค และประเภทอื่นๆ
- พื้นฐานของเศรษฐศาสตร์ องค์การแรงงาน การผลิต
- โปรไฟล์ ความเชี่ยวชาญ และคุณสมบัติของการจัดการองค์กร
- โครงสร้างองค์กร การผลิต และสังคมขององค์กร
- พื้นฐานของเทคโนโลยีการผลิต
- คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงาน
- วิธีการทางเทคนิคของการลงทะเบียนและการประมวลผลข้อมูล
- กฎเกณฑ์และมารยาทในการจัดงานทางธุรกิจ, การประชุม, งานเลี้ยงต้อนรับ, การประชุม ฯลฯ ;
- พื้นฐานของจิตวิทยาการสื่อสาร สังคมวิทยา และจริยธรรมของความสัมพันธ์ทางวิชาชีพ
- พื้นฐานของวัฒนธรรมรัสเซีย ขนบธรรมเนียม รูปแบบที่สอดคล้องกันของวรรณคดีและคำพูดทางธุรกิจ;
- ภาษาต่างประเทศหนึ่งภาษาขึ้นไป

1.4. ผู้ช่วยสำหรับกิจกรรมหลักได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งและถูกไล่ออกตามคำสั่งขององค์กร (องค์กร / สถาบัน)

1.5. หัวหน้าเจ้าหน้าที่ธุรกิจรายงานตรงต่อ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

1.6. ผู้ช่วยกิจกรรมหลักดูแลการทำงานของ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

1.7. ในช่วงที่ไม่มีอยู่ ผู้ช่วยสำหรับกิจกรรมหลักจะถูกแทนที่โดยบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ซึ่งได้รับสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องและมีหน้าที่รับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายอย่างเหมาะสม

2. รายละเอียดของงาน งาน และหน้าที่

2.1. มีส่วนร่วมในการดำเนินการตามระบบเชื่อมต่อ ใช้และคงไว้ตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้และในลักษณะที่ช่วยให้มั่นใจว่าการประสานงานของกิจกรรมการจัดการภายในระหว่างหัวหน้าขององค์กร สถาบัน องค์กร (ต่อไปนี้จะเรียกว่าองค์กร) และ หัวหน้าแผนกโครงสร้างและพนักงานอื่น ๆ รวมถึงระบบความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้าองค์กรกับตัวแทนขององค์กรอื่น ๆ คู่ค้าคู่แข่งลูกค้า

2.2. จัดระเบียบ เวลางานหัวหน้าองค์กรทำการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มโปรแกรมและตารางงานของเขาทันที

2.3. จัดทำกำหนดการรายเดือนของรายงานหัวหน้าแผนกโครงสร้างเกี่ยวกับผลลัพธ์ของกิจกรรมทางเศรษฐกิจ

2.4. นำเสนอเนื้อหาของโปรโตคอลและการตัดสินใจที่ทำกับบริการที่สนใจทั้งหมด องค์กรบุคคลที่สาม และบุคคลที่ตรวจสอบการดำเนินการ

2.5. จัดทำคำสั่งซื้ออุปกรณ์ วัสดุ และบริการที่จำเป็น

2.6. มีส่วนร่วมในการพิจารณาเรื่องการบริหารจัดการและองค์กร

2.7. รักษาเอกสารที่กำหนดไว้

2.8. ในนามของหัวหน้าองค์กร เตรียมการทบทวนเชิงวิเคราะห์เกี่ยวกับประเด็นทางสังคม เศรษฐกิจ และการเงินเฉพาะด้านในสภาวะตลาด

2.9. ดำเนินการเลือกและประมวลผลข้อมูลสำหรับหัวหน้า

2.10. จัดเตรียมตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ ร่างเอกสารการบริหาร การติดต่อทางธุรการ การค้า ทางเทคนิคและอื่น ๆ : คำขอ การอุทธรณ์ การตอบกลับจดหมาย ข้อความ ฯลฯ

2.11. จัดทำรายงานการประชุม ควบคุมความพร้อมของบันทึกคำต่อคำของเหตุการณ์สำคัญและสำคัญและสุนทรพจน์ในการประชุม การประชุม การประชุม ฯลฯ

2.12. มีส่วนร่วมในการจัดทำรายงาน ใบรับรอง และเอกสารอื่น ๆ เพื่อกล่าวสุนทรพจน์ของหัวหน้าองค์กร

2.13. จัดระเบียบทิศทางคำสั่งคำสั่งและคำสั่งของหัวหน้าองค์กรในเวลาที่เหมาะสมและตรงเป้าหมาย จดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการ และเอกสารพิเศษให้กับหัวหน้าแผนกและนักแสดงอื่น ๆ

2.14. ติดตามกระบวนการรับข้อมูลที่กำหนด ควบคุมความสมบูรณ์ของการรับ

2.15. ลงทะเบียนคำร้องและใบสมัครของพนักงานจัดงานเลี้ยงต้อนรับ (ประชุม) กับหัวหน้าองค์กร

2.16. ช่วยหัวหน้าบริษัทในการใช้มารยาทและระเบียบการที่เหมาะสมในระหว่างการต้อนรับเจ้าหน้าที่ ผู้มาเยี่ยม และแขก

2.17. ควบคุมการเดินทางของหัวหน้าองค์กรในวันทำการ

2.18. มาพร้อมกับหัวหน้าองค์กรในระหว่างการเยี่ยมชมการเดินทางเพื่อธุรกิจและการเดินทางการปฏิบัติงานและหน้าที่ถาวรตลอดจนงานที่เกิดจากสถานการณ์เฉพาะ

2.19. รู้ เข้าใจ และประยุกต์ใช้เอกสารกำกับดูแลปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของเขา

2.20. รู้และปฏิบัติตามข้อกำหนดของการบังคับใช้กฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองแรงงานและสิ่งแวดล้อม สอดคล้องกับบรรทัดฐาน วิธีการและเทคนิค การดำเนินการอย่างปลอดภัยทำงาน

3. สิทธิ

3.1. ผู้อ้างอิงกิจกรรมหลักมีสิทธิ์ดำเนินการเพื่อป้องกันและขจัดกรณีการละเมิดหรือความไม่สอดคล้องกัน

3.2. ผู้ช่วยสำหรับกิจกรรมหลักมีสิทธิ์ได้รับการประกันสังคมทั้งหมดที่กฎหมายกำหนด

3.3. ผู้ช่วยกิจกรรมหลักมีสิทธิขอความช่วยเหลือในการปฏิบัติหน้าที่ราชการและการใช้สิทธิ

3.4. ผู้ช่วยสำหรับกิจกรรมหลักมีสิทธิ์เรียกร้องให้มีการสร้างเงื่อนไขขององค์กรและทางเทคนิคที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ราชการและการจัดหาอุปกรณ์และสินค้าคงคลังที่จำเป็น

3.5. ผู้อ้างอิงสำหรับกิจกรรมหลักมีสิทธิ์ทำความคุ้นเคยกับร่างเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของเขา

3.6. เจ้าหน้าที่บริหารสำหรับกิจกรรมหลักมีสิทธิขอและรับเอกสาร เอกสาร และข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ราชการและคำสั่งของฝ่ายบริหาร

3.7. ผู้ช่วยสำหรับกิจกรรมหลักมีสิทธิ์ปรับปรุงคุณสมบัติทางวิชาชีพของเขา

3.8. ผู้อ้างอิงสำหรับกิจกรรมหลักมีสิทธิ์ที่จะรายงานการละเมิดและความไม่สอดคล้องทั้งหมดที่ระบุในกิจกรรมของเขาและยื่นข้อเสนอสำหรับการกำจัด

3.9. ผู้ช่วยสำหรับกิจกรรมหลักมีสิทธิ์ทำความคุ้นเคยกับเอกสารที่กำหนดสิทธิและหน้าที่ของตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่งเกณฑ์ในการประเมินคุณภาพของการปฏิบัติหน้าที่ราชการ

4. ความรับผิดชอบ

4.1. ผู้ช่วยสำหรับกิจกรรมหลักมีหน้าที่รับผิดชอบในการไม่ปฏิบัติตามหรือปฏิบัติตามหน้าที่ที่กำหนดโดยรายละเอียดงานนี้และ (หรือ) การไม่ใช้สิทธิ์ที่ได้รับ

4.2. ผู้ช่วยกิจกรรมหลักมีหน้าที่รับผิดชอบในการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านแรงงานภายใน การคุ้มครองแรงงาน มาตรการด้านความปลอดภัย สุขาภิบาลอุตสาหกรรม และการป้องกันอัคคีภัย

4.3. ผู้อ้างอิงสำหรับกิจกรรมหลักมีหน้าที่เปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร (องค์กร / สถาบัน) ที่เกี่ยวข้องกับความลับทางการค้า

4.4. ผู้อ้างอิงสำหรับกิจกรรมหลักมีหน้าที่รับผิดชอบในการไม่ปฏิบัติตามหรือปฏิบัติตามข้อกำหนดภายในที่ไม่เหมาะสม เอกสารกฎเกณฑ์องค์กร (องค์กร/สถาบัน) และคำสั่งทางกฎหมายของฝ่ายจัดการ

4.5. ผู้อ้างอิงสำหรับกิจกรรมหลักมีหน้าที่รับผิดชอบต่อความผิดที่เกิดขึ้นในระหว่างกิจกรรมของเขา ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายทางปกครอง ทางอาญาและทางแพ่งในปัจจุบัน

4.6. ผู้อ้างอิงสำหรับกิจกรรมหลักมีหน้าที่สร้างความเสียหายแก่องค์กร (องค์กร / สถาบัน) ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายด้านการบริหาร ทางอาญาและทางแพ่งในปัจจุบัน

4.7. ผู้ช่วยสำหรับกิจกรรมหลักมีหน้าที่รับผิดชอบต่อการใช้อำนาจอย่างเป็นทางการที่ได้รับในทางที่ผิดตลอดจนการใช้งานเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัว

ตำแหน่งผู้ช่วยเลขานุการโดยพื้นฐานแล้วงานของเลขานุการธรรมดา เพราะทั้งบทบาทและความรับผิดชอบ เป็นทางการมีความคล้ายคลึงกัน ลักษณะเฉพาะอยู่ที่ความจริงที่ว่าสามารถมอบหมายงานที่จริงจังมากขึ้นให้กับผู้ช่วยตามลำดับและข้อกำหนดสำหรับคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งดังกล่าวจะสูงกว่าเลขานุการธรรมดามาก

รายละเอียดงานของผู้ช่วยเลขานุการประกอบด้วยบทบัญญัติทั่วไปจำนวนหนึ่ง หน้าที่ในตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่ง สิทธิและความรับผิดชอบของพนักงาน

ลักษณะงานของผู้ช่วยเลขานุการ - บทบัญญัติทั่วไป

ถึง บทบัญญัติทั่วไปเกี่ยวข้อง:

• 1. ทัศนคติของผู้ช่วยเลขานุการกลุ่มผู้เชี่ยวชาญ
• 2. การแต่งตั้งและเลิกจ้างผู้ช่วยจะตัดสินโดยผู้อำนวยการทั่วไปขององค์กร
• 3. ผู้จัดการทั่วไปเป็นหัวหน้างานผู้ช่วยเลขานุการโดยตรง
• 4. หากพนักงานไม่อยู่ในที่ทำงานด้วยเหตุผลบางอย่างเขาจะถูกแทนที่โดยพนักงานคนอื่นขององค์กรซึ่งได้รับการแต่งตั้งตามคำสั่งที่เหมาะสมโดยให้สิทธิและหน้าที่ของผู้ช่วยเลขานุการ
• 5. พลเมืองทุกคนที่มีการศึกษาสูง มีประสบการณ์อย่างน้อยหนึ่งปี ความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงานและโปรแกรมคอมพิวเตอร์ตลอดจนความรู้ภาษาอังกฤษสามารถเป็นผู้ช่วยเลขานุการได้
• 6. กิจกรรมด้านแรงงานของพนักงานต้องเป็นไปตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียกฎบัตรขององค์กรกฎและข้อบังคับตลอดจนรายละเอียดงานและคำสั่งจากฝ่ายบริหาร

นอกจากนี้ เว็บไซต์ยังมีรายละเอียดงานของผู้อำนวยการด้านเทคนิคอีกด้วย

สิทธิและหน้าที่

พนักงานมีสิทธิดังต่อไปนี้:

• 1. การรับข้อมูลแม้เป็นความลับเพื่อแก้ไขงานที่กำหนดโดยองค์กร
• 2. ให้ข้อเสนอแนะและคำแนะนำเกี่ยวกับแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กรและกิจกรรมการทำงานโดยเฉพาะ
• 3. การจัดหาทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับกิจกรรมด้านแรงงานจากบริการพิเศษที่เกี่ยวข้องกับประเด็นเหล่านี้ รวมถึงการให้คำอธิบายว่าเหตุใดคำสั่งและงานทั้งหมดขององค์กรจึงไม่เสร็จตามกำหนดเวลา
• 4. ข้อกำหนดเกี่ยวกับสภาพการทำงานที่เหมาะสมและการคุ้มครองเอกสารสำคัญ
• 5. การยอมรับการตัดสินใจที่เข้มแข็งซึ่งไม่เกินอำนาจอย่างเป็นทางการของผู้ช่วยเลขานุการ

หน้าที่ราชการของผู้ช่วยเลขานุการ ได้แก่

• 1. การดำเนินการตามกระบวนการเตรียมเอกสารที่จำเป็น รับรองการรับ การบัญชี และการลงทะเบียนเอกสาร ตลอดจนการตรวจสอบวิธีการดำเนินการตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย
• 2. ตรวจสอบคุณภาพของกระบวนการเตรียมการ ตรวจสอบการกรอกเอกสารที่ถูกต้องซึ่งส่งให้ฝ่ายบริหารเพื่อลงนามเพิ่มเติม
• 3. กำกับดูแลการดำเนินการของเอกสารที่ออก
• 4. การดำเนินการตามการเตรียมกระบวนการขององค์กร การตัดสินใจ และข้อสรุป
• 5. ดำเนินการต้อนรับประชาชน
• 6. การจัดเตรียมการประชุมขององค์กร
• 7. การก่อตัวของคดีเพื่อความปลอดภัยและการถ่ายโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวรในเวลาที่เหมาะสม
• 8. การปฏิบัติตามคำสั่งอื่น ๆ ของหัวหน้า

และลักษณะงานของเลขานุการมีลักษณะอย่างไร

ความรับผิดชอบ

ความรับผิดชอบของผู้ช่วยเลขานุการมีดังนี้

• 1. ปฏิเสธหรือปฏิบัติตามไม่ตรงเวลา ประมาทเลินเล่อตามหน้าที่ราชการ
• 2. สำหรับการละเมิดคำสั่งและคำสั่ง การเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับ
• 3. สำหรับการไม่ปฏิบัติตามโครงสร้างภายในขององค์กร การละเมิดวินัยในการทำงานและความปลอดภัยในการทำงาน

และคุณสามารถอ่านรายละเอียดงานของผู้เก็บเอกสารได้

ลักษณะงานของเลขานุการผู้ช่วยองค์กร

ผู้นำที่รับผิดชอบแต่ละคนในองค์กรควรมีเลขานุการซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมและองค์กรโดยรวม

พนักงานแต่ละคนมีความรับผิดชอบโดยตรงของตนเอง เลขานุการควรรับเอกสารขาเข้าและขาออก แจกจ่ายเอกสารที่ได้รับตามแผนกต่างๆ ควบคุมการจัดส่งเอกสารให้ผู้รับ ส่งเอกสารการทำงานให้คู่สัญญา นัดหมายการประชุมผู้บริหารกับคู่ค้า รับใบสมัครจากบุคลากรของบริษัท ตลอดจน คำแนะนำอื่น ๆ จากผู้บริหาร