หลักในการพัฒนาระบบสารสนเทศมีอะไรบ้าง

คือ การพัฒนาระบบสารสนเทศที่กระบวนการใช้เทคนิคการศึกษา การวิเคราะห์ และการออกแบบระบบสารสนเทศขององค์การให้สามารถดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยบางครั้งจะเรียกวิธีการดำเนินงานในลักษณะนี้ว่า “การวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analysis and Design)” เนื่องจากผู้พัฒนาระบบต้องศึกษาและวิเคราะห์กระบวนการ การไหลเวียนของข้อมูล ตลอดจนความสัมพันธ์ระหว่างปัจจัยนำเข้า ทรัพยากรดำเนินงาน และผลลัพธ์ เพื่อทำการออกแบบระบบสารสนเทศใหม่ แต่ในความเป็นจริงการพัฒนาระบบมิได้สิ้นสุดที่การออกแบบ ผู้พัฒนาระบบจะต้องดูแลการจัดหา การติดตั้ง การดำเนินงาน และกระประเมินระบบว่าสามารถดำเนินงานได้ตามต้องการหรือไม่ ตลอดจนกำหนดแนวทางในการพัฒนาระบบในอนาคต อย่างไรก็ดีจะใช้ทั้ง “การพัฒนาระบบ” และ “การวิเคราะห์และออกแบบระบบ” ในความหมายที่ทดแทนกัน การพัฒนาระบบสารสนเทศเป็นงานที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวข้องกับบุคลากรและส่วนประกอบขององค์การในหลายด้าน จึงต้องมีแนวทางและแผนดำเนินงานที่เป็นระบบ เพื่อที่จะให้ระบบที่ถูกพัฒนาขึ้นมีความสมบูรณ์ตรงตามความต้องการและสร้างความพอใจแก่ผู้ใช้ แต่ถ้าระบบที่พัฒนาขึ้นมีปัญหารหรือขาดความเหมาะสมก็อาจก่อให้เกิดผลเสียทั้งโดยตรงและทางอ้อมแก่ธุรกิจ โดยเฉพาะในด้านค่าใช้จ่ายที่สูงและความเชื่อมั่นที่สูญเสียไป

Advertisement

Share this:

• Twitter
• Facebook

Like this:

Like Loading...

วิธีการพัฒนาระบบสารสนเทศ

1)  การพัฒนาระบบงานแบบดั้งเดิม (Traditional SDLC Methodology) เป็นการพัฒนาระบบสารสนเทศตามวงจรการพัฒนาระบบที่มีขั้นตอนที่แน่นอน วิธีนี้เป็นวิธีเก่าแก่ที่สุดและนิยมเรียกย่อๆ ว่า SDLC

2)  การสร้างต้นแบบ (Prototyping) เป็นการสร้างระบบต้นแบบขึ้นมาเพื่อให้ผู้ใช้ทดลองใช้งานซึ่งนอกจากผู้ใช้จะได้แนวคิดเกี่ยวกับสารสนเทศที่ต้องการแล้วยังช่วยให้มองเห็นภาพของระบบที่จะพัฒนาได้ชัดเจนขึ้น

การพัฒนาระบบโดยใช้ตนแบบแบงออกเป็น 4 ขั้นตอน

ขั้นที่ 1 :  ระบุความต้องการเบื้องต้นของผู้ใช้

ขั้นที่ 2 :  พัฒนาต้นแบบเริ่มแรก

ขั้นที่ 3 :  นำต้นแบบมาใช้

ขั้นที่ 4 :  ปรับปรุงแก้ไขต้นแบบ

3)  การพัฒนาระบบโดยผู้ใช้ (End-user Development)

4)  การใช้บริการจากแหล่งภายนอก (Outsourcing) เนื่องจากองค์การไม่มีบุคลากรที่มีทักษะความชำนาญ การจ้างหน่วยงานหรือบริษัทภายนอกที่มีความชำนาญด้านนี้มาทำการพัฒนาระบบให้ ซึ่งการทำสัญญาจ้างให้หน่วยงานภายนอกมาทำงานเกี่ยวกับการดำเนินงานของฝ่ายคอมพิวเตอร์นี้เรียกว่า IT Outsourcing ในที่นี้จะเรียกสั้นๆ ว่า Outsourcing

5)  การใช้ซอฟแวร์สำเร็จรูปประยุกต์ (Application Software Package) เป็นทางเลือกหนึ่งในการพัฒนา เช่น ระบบงานเงินเดือน ระบบบัญชีลูกหนี้ หรือระบบควบคุมสินค้าคลคลัง หากซอฟต์แวร์สำเร็จรูปสามารถสนองต่อความต้องการระบบงานขององค์การได้ องค์การก้ไม่จำเป็นต้องพัฒนาขึ้นเอง เนื่องจากโปรแกรมสำเร็จรูปได้รับการออกแบบและผ่านการทดสอบแล้ว จึงช่วยลดค่าใช่จ่ายและเวลาในการพัฒนาระบบใหม่และยังช่วยให้การทดสอบ การติดตั้ง และการบำรุงรักษาระบบเป็นไปได้ง่ายขึ้น

การพัฒนาระบบแบบออบเจ็กต์ (Object-Oriented Methodology)

            ประกอบด้วยกลุ่มของวัตถุ (Class of Objects) ซึ่งทำงานร่วมกัน มีการจัดกลุ่มของข้อมูลและพฤติกรรมหรือฟังก์ชันที่กระทำกับข้อมูลนั้นเป็นกลุ่มๆ ในรูปของออบเจ็กต์ เนื่องจากออบเจ็กต์มีคุณสมบัติในการนำกลับมาใช้ใหม่ได้ (Reusability) การพัฒนาโปรแกรมแบบออบเจ็กต์จึงใช้เวลาในการพัฒนาน้อยกว่าวิธีอื่น

การพัฒนาระบบงานประยุกต์แบบรวดเร็ว (Rapid Application Development) เป็นขั้นตอนในการพัฒนาระบบที่ใช้ระยะเวลาในการพัฒนารวดเร็วกว่าและคุณภาพดีกว่าวิธีพัฒนาระบบงานแบบดั้งเดิม  โดยมีการนำเครื่องมือซอฟต์แวร์มาช่วยในการพัฒนาระบบซึ่งมีขั้นตอนในการพัฒนาระบบอยู่ 4 ขั้นตอนคือ

การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึงอะไร และ มีอะไรบ้าง

• AdminP
• July 2, 2020
• 4:51 pm

การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึงงานที่เกี่ยวกับ การบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย ซึ่งสอดคล้องกับความหมายของการจัดการเอกสาร ที่หมายถึงกระบวนการ เพื่อประโยชน์ในการผลิต อนุมัติ รับ หรือ ส่ง แจกจ่าย ใช้งาน รวบรวม จัดเก็บ สืบค้น ติดตาม ยืม ทำลาย รวมถึงการรักษาความปลอดภัย และการพิสูจน์ตัวอักษรของเอกสาร ดังนั้นการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จึงหมายถึง การนำเอาวิธีการอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ ในกระบวนการดังกล่าว ตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการพ. ศ. 2544 ซึ่งได้กำหนดกระบวนการและกรรมวิธีต่อเอกสารที่สำคัญไว้ดังนี้

1 การกำหนดชั้นความลับตามความสำคัญของข้อมูลในเอกสารกำหนดไว้ 3 ระดับได้แก่ ลับ ลับมาก ลับที่สุด และ มีการกำหนดความรับผิดชอบให้แก่ผู้มีอำนาจกำหนดขึ้นความลับ เป็นผู้พิจารณากำหนดระดับชั้นความลับของเอกสารและการยกเลิกหรือปรับระดับชั้นความลับของเอกสารตามความจำเป็น

2 การควบคุมเอกสารโดยกำหนดให้มีมาตราควบคุมต่างๆคือการจัดทำระเบียนการตรวจสอบการจัดทำเอกสารการสำเนาการและการแปล การโอนการส่งและการรับการเก็บรักษาการยืมการทำลายการปฏิบัติในเวลาฉุกเฉินเวลาสูญหายรวมถึงการเปิดเผยข้อมูลในเอกสารจากระบบดังกล่าวจะเห็นได้ว่าเป็นมาตรการที่ละเอียดรอบคอบถือว่าเป็นแนวทางที่เหมาะสม ที่ในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และในการรักษาความปลอดภัยของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ส่วน การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นกระบวนการจัดการเรียนรู้ เทคนิคด้วยการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ มาจัดการต่อวงจรชีวิต ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านั้น โดยตั้งแต่แรกการผลิตโดยการจัดทำเอกสารในฉบับร่าง จากเอกสารเดิม ที่เก็บไว้ หรือ ได้รับจากหน่วยงานอื่นๆ อาจจะเป็นแบบฟอร์ม หรือสร้างขึ้นมาใหม่ แล้วส่งเข้ากระบวนการ ในการควบคุมเอกสาร โดยที่การส่งไปให้ผู้มีอำนาจ อนุมัติพิจารณาอนุมัติ ทำการพิสูจน์อักษรของเอกสาร โดยวิธีการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือวิธีการอื่น โดยสร้างความปลอดภัยให้กับเอกสาร เพื่อดำเนินการจ่ายงานและจัดเก็บหรือทำลายเป็นต้น

การผลิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การผลิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ก็จะมีกระบวนการในการ ใช้ Word processor ในการนำเข้าเอกสาร จากเครื่องสแกนเนอร์ หรือ เครื่องแฟกซ์ การใช้แบบฟอร์มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ การใช้วิธีการอื่นใด ในการผลิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การผลิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อาจจะอ้างอิงมาจากเอกสารเดิมที่จัดเก็บไว้ ในระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เรียกกลับมาใช้ใหม่ หรือเอกสารที่ส่งมาจากหน่วยงานอื่น หรือสร้างขึ้นใหม่ เอกสารที่ผลิต ได้จะเป็นฉบับร่างโดยยังไม่มีผลจนกว่าจะได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจ

การควบคุมเอกสาร

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จำเป็นจะต้องมีการควบคุม ตั้งแต่การจัดทะเบียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แล้วรวมไปถึงการอนุมัติเอกสาร จากผู้มีอำนาจซึ่งอาจจะมีหลายระดับตาม work Flow ของแต่ละหน่วยงาน ดังนั้นการควบคุมเอกสาร และควบคุมความปลอดภัยของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในทุกๆด้านการจัดการ จัดเก็บเอกสารที่เขาอีกและการควบคุมการกระจาย การใช้งาน การยื่นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นกระบวนการในการกลั่นกรองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งในหน่วยงานที่มีสายการบังคับบัญชา ตามลำดับชั้นจำเป็นต้องมี workflow ของการกลั่นกรองขึ้นไปตามลำดับชั้น จนถึงผู้มีอำนาจอนุมัติ โดยวิธีการอนุมัติทางอิเล็กทรอนิกส์ อาจจะใช้วิธีการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือวิธีการลงทะเบียน หรือ วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ดังนั้นการอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จึงเป็นส่วนหนึ่งของการพิสูจน์ตัวตน ในการรักษาความปลอดภัย ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การกระจาย และ การใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การกระจาย และ การใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญ ในกระบวนการควบคุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการกระจายเอกสารที่ต้องสามารถ รับ – ส่ง ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ เช่นเป็นหนังสือเวียนอิเล็กทรอนิกส์ เป็นจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ส่งไปใน Media ต่างๆได้อย่างปลอดภัย โดยต้องมั่นใจว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกส่งไปนั้น ถูกส่งไปถึงผู้รับได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว มีการรักษาความปลอดภัยเป็นอย่างดี

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

หลักการสำคัญที่จะช่วยในการพัฒนาระบบสารสนเทศมีประสิทธิภาพมีอะไรบ้าง

ปัจจัยที่ส่งผลให้มีการพัฒนาระบบสารสนเทศ มีอะไรบ้าง

การควบคุมภายในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมีอะไรบ้าง

พัฒนาระบบสารสนเทศ คืออะไร