หน้าที่ของหัวหน้างาน supervisor ต้องดูแล

หัวหน้างานของท่านมีคุณสมบัติเพียงพอหรือไม๋

• | พิมพ์ |
•  อีเมล

ในที่นี้หัวหน้างาน ( SUPERVISOR) หมายถึงไม่ว่าใครก็ตามที่มีลูกน้อง ไม่ว่าตำแหน่งที่เรียกขานอะไร เขาคนนั้นมีคุณสมบัติ 5 ประการดังนี้หรือไม่

1. มีความรู้ในงาน

2. มีความรู้ในหน้าที่

3. มีทักษะในวิธีการปรับปรุง

4. มีัทักษะในการนำ

5. มีทักษะในการสอนงาน

1. มีความรู้ในงาน ( Job Knowledge)

หมายถึงการมีความรู้ในธุรกิจของเราซึ่งต่างจากธุรกิจอื่นๆ ไม่ว่า วัตถุดิบ เครื่องมือ กระบวนการ การดำเนินการ ทักษะทางเทคนิค ....

บางคนใช้ชีวิตในการทำงานและเรียนรู้ตลอดเวลาในงาน หากมีการเปลี่ยนงานในอุตสาหกรรมอื่นๆ เรามีความจำเป็นต้องเรียนรู้สิ่งใหม่

2. มีความรู้ในหน้าที่ (Responsibility Knowledge)

แล้วแต่องค์กร ในแต่ละองค์กร มี นโยบาย ประเด็นเรื่องความปลอดภัย กฏระเบียบในการทำงาน กำหนดการ แผนงาน ความสัมพันธ์ระหว่างฝ่ายแผนก ในแต่ละองค์กรมีความต้องการที่แตกต่างกัน มีกฏในการทำงานที่ไม่เหมือนกัน ดังนั้นความรู้ในหน้าที่ความรับผิดชอบจึงเป็นเรื่องเฉพาะเจาะจงในแต่ละ องค์กร

หัวหน้างานทุกๆคนจำเป็นต้องเข้าใจอย่างแจ่้มชัดในเรื่องอำนาจ หน้าที่ความรับผิดชอบ ในการเป็นส่วนหนึ่งของผู้บริหารขององค์กร

3. มีทักษะในวิธีการปรับปรุง ( Job Improvement skill)

ในการใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด ไม่ว่า วัตถุดิบ เครื่องจักร เวลา แรงงาน โดยที่หัวหน้างานต้องพิจารณาในแต่ละกิจกรรมว่า สามารถจัดงานใหม่ ลดความซ้ำซ้อน ลดขั้นตอนในงาน ทำให้ง่ายขึ้น

4. มีัทักษะในการนำ ( Leader Skill)

ทักษะสำคัญในการช่วยให้หัวหน้างาน สามารถปรับปรุงความสามารถในการทำงานกับผู้คน

หากหัวหน้างานมีทักษะในเรื่องนี้แล้ว วันต่อวันในการทำงาน จะช่วยให้ความสัมพันธ์ที่ราบรื่น และป้องกันปัญหา

5. มีทักษะในการสอนงาน( instruction skill)

ทักษะในเรื่องนี้ จะช่วยให้หัวหน้างานสามารถให้การอบรม สอนงานให้กับพนักงานของตน ไม่ว่าการลดการเกิดของเสีย การซ่อมงาน การลดการเกิดอุบัติเหตุ การลดการเสียหายที่เกิดขึ้นกับเครื่องมือ อุปกรณ์

หัวหน้างานไม่ได้เกิดมาพร้อมกับทักษะเหล่านี้ แต่หัวหน้างานแต่ละคนจำเป็นต้องเรียนรู้ในการปฏิบัติ

ที่สำคัญท่านกำหนดสิ่งนี้เป็นหนึ่งในหน้าที่ ความรับผิดชอบของหัวหน้างานท่านแล้วหรือยัง !

• เริ่มต้นจากความมั่นใจก่อนว่าการที่เราได้รับตำแหน่งนั้นเป็นเพราะผู้บริหารเห็นศักยภาพและเชื่อมั่นในตัวเรา เพราะฉะนั้นตัดเรื่องความไม่มั่นใจทิ้งให้หมด

• การเป็นหัวหน้าที่ดีไม่ใช่แค่สั่งเป็นอย่างเดียว ต้องรู้จักฟังให้มากขึ้นด้วย ซึ่งเทคนิคง่าย ๆ ในการเรียนรู้การเป็นหัวหน้างานที่ดี เริ่มต้นจากการถามตัวเองว่าก่อนหน้านี้ เราชอบหรือไม่ชอบให้หัวหน้าทำอะไรกับเราบ้าง

• หาโอกาสพูดคุยกับผู้บริหารให้ชัดเจนถึงเป้าหมายและความคาดหวังในตัวเรา เพื่อที่เราจะได้รู้ว่าต้องมุ่งไปทางไหนและจะได้วางแผนถูก

• พิจารณาถึงความสามารถของลูกทีมแต่ละคน และดูว่างานที่ทำเหมาะกับพวกเขาไหม พร้อมเปิดโอกาสให้ลูกทีมได้มีการเสนอความคิดเห็น เล่าปัญหาในการทำงาน เพื่อที่จะได้วางแผนงานร่วมกัน

• ต้องมองภาพใหญ่มากขึ้น จากที่เคยคิดแค่ขอบเขตงานตัวเอง หลังจากนี้เราต้องมองถึงความสำเร็จของทีมเป็นอันดันดับแรก

การปรับตำแหน่งหรือการถูกโปรโมตเป็นเรื่องที่คนทำงานหลายคนต้องการ เพราะนอกจากเรื่องของรายได้แล้ว การปรับตำแหน่งก็หมายความว่าการทุ่มเทและการพิสูจน์ตัวเองมาเป็นระยะเวลานาน ทั้งในเรื่องการทำงาน ระเบียบวินัย ไปจนถึงผลงาน ได้เห็นผลแล้ว ซึ่งเมื่อหัวหน้ามือใหม่ถูกปรับตำแหน่งนอกจากภาระการรับผิดชอบงานที่เพิ่มมากขึ้น อีกหนึ่งความท้าทายอย่างการบริหาร “คน” ก็เป็นเรื่องที่หัวหน้ามือใหม่หลายคนกังวลเช่นกัน

วันนี้ JobThai เลยจะมาแนะนำ 5 สิ่งที่หัวหน้ามือใหม่ควรรู้ เพื่อที่จะลดข้อผิดพลาดและยังเป็นการสร้างพื้นฐานที่แข็งแรงให้กับทีมได้อีกด้วย 

1. เรียนรู้ที่จะเป็น “ผู้นำ” ไม่ใช่ “เจ้านาย”

หลายครั้งหัวหน้ามือใหม่ยังเข้าใจผิดกับหน้าที่หลักของตัวเองว่าคือการสั่งงานเท่านั้น ซึ่งนั่นจะทำให้เรากลายเป็น “เจ้านาย” ทันที แทนที่จะเป็น “ผู้นำ” และด้วยสิ่งนี้ก็อาจทำให้เราไม่ได้รับการยอมรับจากผู้ใต้บังคับบัญชา เพราะอย่าลืมว่าเราเพิ่งเข้ามารับตำแหน่งได้ไม่นาน นอกจากการได้รับการยอมรับจากหัวหน้าของเราแล้ว เราก็ต้องพิสูจน์และแสดงออกให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเห็นด้วย ว่าเราเข้ามาเพื่อช่วยเหลือและเป็นผู้นำที่จะพาทีมให้เดินทางไปอย่างถูกทาง ซึ่งจริง ๆ แล้วภาวะผู้นำสามารถแสดงออกผ่านการกระทำได้หลายรูปแบบไม่ว่าจะการวางตัวเป็นแบบอย่างที่ดีให้ลูกทีมเห็น เป็นโค้ชที่คอยสอนงาน เป็นที่ปรึกษาที่ช่วยให้คำแนะนำ และเป็นเพื่อนที่ร่วมสังสรรค์กันบ้างในบางเวลา ถ้ายังคิดไม่ออกว่าต้องทำอย่างไร ให้ลองมองย้อนกลับไปถึงหัวหน้าเก่า ๆ ของเราว่ามีพฤติกรรมอะไรที่พวกเขาทำแล้วเรามีความสุข และอะไรที่พวกเขาทำแล้วเรารู้สึกแย่

2. เมื่อไหร่ที่รู้ทิศก็จะรู้ทาง ยิ่งรู้เป้าหมายก็ง่ายต่อการวางแผน

การได้รับตำแหน่งหัวหน้าถือเป็นบทบาทใหม่ที่เราไม่เคยมีประสบการณ์มาก่อน ซึ่งไม่ใช่เรื่องผิดเลยเพราะคนทำงานทุกคนก็ต่างต้องเรียนรู้จากประสบการณ์และเริ่มต้นนับหนึ่งในความรู้ใหม่ ๆ เพิ่มขึ้น หากเรายังไม่แน่ใจในขอบเขตความรับผิดชอบของตัวเอง อย่างหน้าที่อะไรบ้างที่เพิ่มขึ้นมา อำนาจการตัดสินใจมีมากแค่ไหน รวมถึงความคาดหวังจากผู้บริหารมีอะไรบ้าง 

วิธีที่ดีที่สุดก็คือการคุยกับผู้บริหารโดยตรง ซึ่งเป้าหมายที่ชัดเจนก็จะช่วยให้เราเห็นภาพว่าต้องทำอะไร หลังจากนั้นการวางแผนก็จะเป็นเรื่องง่ายขึ้นกว่าเดิม

3. มอบหมายงานให้ถูกคน

การมอบหมายชิ้นงานให้ถูกคนก็จะทำให้ทีมของเราแข็งแกร่งและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น หลายคนเมื่อเข้ามารับตำแหน่งใหม่ก็มักจะปล่อยให้ลูกทีมทำในสิ่งที่เคยทำโดยไม่ได้พิจารณาว่าแต่ละคนนั้นทำในสิ่งที่ตัวเองถนัดจริงหรือไม่ ซึ่งวิธีที่ดีที่สุดในการแก้ไขปัญหานี้ก็คือ หาเวลาคุยกับทีมเพื่อสอบถามความคิดเห็นเกี่ยวกับเรื่องชิ้นงานที่พวกเขาทำอยู่และชิ้นงานไหนที่พวกเขาอยากทำ ศึกษาทีมว่าแต่ละคนมีทักษะอะไรบ้าง จุดแข็ง จุดอ่อน และสไตล์การทำงานของแต่ละคนเป็นยังไง ซึ่งนอกจากเราจะได้คนที่เหมาะกับงานที่สุดแล้ว เราก็อาจจะเจอความสามารถพิเศษบางอย่างที่หลบซ่อนอยู่ในตัวพวกเขาก็ได้ เพราะบางคนเสียเวลาทำสิ่งที่ไม่ถนัดมาทั้งชีวิตแต่พอได้เปลี่ยนไปทำในสิ่งที่ชอบก็อาจสร้างผลงานได้ดีอย่างไม่น่าเชื่อ

4. ความสัมพันธ์ภายในทีมสำคัญไม่แพ้ความสามารถ

ความสัมพันธ์ภายในทีมอาจเป็นเรื่องท้าทายที่สุดที่หัวหน้ามือใหม่ต้องเจอ เพราะเป็นอีกปัจจัยสำคัญที่จะทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น ซึ่งแต่ละคนก็ต่างเติบโตจากคนละที่ นิสัยใจคอคนละแบบ อย่างแรกที่เราต้องเข้าใจมีทั้งเรื่องสไตล์การทำงาน นิสัยส่วนตัว เราไม่สามารถที่จะไปเปลี่ยนแปลงเรื่องนี้ได้ สิ่งที่ควรทำคือหาวิธีให้พวกเขาสามารถทำงานร่วมกันได้  อาจเริ่มจากการจัดการประชุมทีมและพูดคุยเพื่อให้ทุกคนเห็นถึงเป้าหมายเดียวกัน และเน้นย้ำว่าเป้าหมายจะสำเร็จได้ต้องมาจากความร่วมมือกันของทุกคน หลังจากนั้นหาเวลาพูดคุยเป็นการส่วนตัวกับลูกทีมเพื่อสอบถามถึงปัญหาที่พบในการทำงาน หรือความไม่สบายใจต่าง ๆ เพื่อที่จะปรับแก้และหาวิธีที่ลงตัวที่สุด

5. เปลี่ยนมุมมองใหม่มองภาพให้กว้างและไกลกว่าเดิม

ตอนนี้หน้าที่ของเราไม่ใช่เพียงทำงานของตัวเองที่ได้รับมอบหมายมาให้เสร็จไปวันวันแล้ว หากมัวแต่ก้มหน้าก้มตาทำงานหนักเพื่อทำงานของตัวเองให้เสร็จเหมือนเมื่อก่อนคงไม่เพียงพออีกต่อไปเพราะตอนนี้หน้าที่เราเหมือนเป็นกัปตันเรือ ที่ต้องคอยรับผิดชอบลูกเรืออีกหลายชีวิต ถึงแม้เราไม่จำเป็นต้องออกแรงพายแต่ก็ต้องรู้ว่าหางเสือของเรือลำนี้ต้องหันไปในทิศทางไหน ใครมีหน้าที่ต้องทำอะไรบ้าง และต้องใช้ความเร็วเท่าไหร่เพื่อที่จะไปถึงจุดหมายได้ในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งนอกจากเราต้องคอยดูแลการทำงานในภาพรวมแล้ว เรายังต้องมองไปข้างหน้าเพื่อให้เห็นอุปสรรคที่กำลังจะมาถึงอีกด้วย เพื่อที่เราจะได้วางแผนรับมือกับสถานการณ์ต่าง ๆ ได้อย่างทันท่วงที

ในช่วงแรกของการก้าวเข้ามาสู่ตำแหน่งนี้อาจดูวุ่นวายและต้องใช้เวลาในการปรับตัวอยู่บ้าง แต่หากเราเป็นผู้ที่ถูกเลือกให้มาอยู่ในตำแหน่งนี้แล้วแสดงว่าตัวเราเองก็ต้องมีดีเหมือนกัน การเรียนรู้ที่จะเป็นผู้นำที่ดีนั้นไม่สามารถจะทำให้สำเร็จได้แค่เพียงข้ามคืน แต่ต้องใช้เวลาในการสั่งสมประสบการณ์ สิ่งสำคัญที่สุดคืออย่าหยุดที่จะพัฒนาตนเอง เพราะวันข้างหน้ายังมีความท้าทายอีกมากมายที่รอเราอยู่ในเส้นทางของการเป็นหัวหน้าและการทำงาน

JobThai Official Group เพื่อการหางาน หาคน และแลกเปลี่ยนประสบการณ์ในการทำงาน Public group · 42,947 members