การทำงานในองค์กร “ทีม” คือสิ่งสำคัญที่ช่วยให้งานก้าวไปข้างหน้าได้เร็วและ “การมอบหมายงาน” ก็คือหัวใจสำคัญที่ต้องใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์ของคนเป็นหัวหน้า แต่บางคนยังคิดว่าการมอบหมายงานเป็นแค่เรื่องง่าย ๆ ที่สั่งให้ลูกทีมทำงานตามต้องการก็พอ โดยไม่มองรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ ให้รอบด้าน ทำให้หลายครั้งงานผิดพลาดและไม่มีประสิทธิภาพมากพอ กลายเป็นต้องมาเสียเวลาซ้ำซ้อนกันทั้งหัวหน้าและลูกน้องเลยทีเดียว Show ถ้าคุณกำลังเจอปัญหาเหล่านี้อยู่ วันนี้ เรามี 7 ขั้นตอนที่หัวหน้าทุกคนควรรู้ เพื่อจะได้มอบหมายงานให้กับทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นมาฝาก 1. คิดและวางแผนล่วงหน้าคนเป็นหัวหน้าทีมควรทำงานบริหารจัดการเป็นหลัก เพื่อให้สามารถเห็นภาพรวมของงานทุกงานได้ครบถ้วน สิ่งสำคัญของขั้นตอนนี้คือการวางแผนว่าจะแบ่งงานให้กับลูกทีมแต่ละคนยังไง ด้วยการพิจารณาจากความสำคัญของแต่ละงานเป็นหลัก 2. เลือกคนให้เหมาะกับงานอย่าคิดง่าย ๆ แค่ว่าคนนี้มีเวลามากกว่าคนอื่นแล้วก็มอบหมายงานให้ทันที เพราะงานบางงาน สิ่งที่ต้องใช้มากกว่าเวลาก็คือทักษะ ความเชี่ยวชาญ และความเข้าใจในเนื้องานนั้น คนเป็นหัวหน้าต้องลองคิดว่าใครจะมีทักษะที่ตรงกับงานแต่ละงานบ้าง 3. บอกหน้าที่ให้ชัดการมอบหมายงานแบบปากเปล่าสามารถก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย ทางที่ดีควรมอบหมายงานให้เป็นลายลักษณ์อักษรณ์ ซึ่งวิธีที่นิยมกันมากที่สุดก็คืออีเมล และเวลาแจกจ่ายงานก็ควรแจ้งรายละเอียดให้ครบถ้วนว่าลูกทีมแต่ละคนต้องทำอะไรบ้างเพื่อป้องกันความสับสน 4. เล่าความสำคัญให้เข้าใจแต่ละคนในทีมเป็นเหมือนฟันเฟืองที่เชื่อมโยงกัน ถ้าเราสามารถเล่าหรืออธิบายให้ลูกทีมเข้าใจได้ว่าหน้าที่ของพวกเขาสำคัญอย่างไร ทำไมเขาถึงเหมาะกับงานชิ้นนี้ จะทำให้พวกเขาเข้าใจความสำคัญของงานที่ได้รับมากขึ้น และจะเป็นโอกาสให้ลูกทีมได้เสนอแนวคิดหรือไอเดียดี ๆ อีกด้วย 5. มีเดดไลน์ให้กับลูกทีมสิ่งที่ควรบอกตั้งแต่มอบหมายงานเลยก็คือเดดไลน์หรือวันกำหนดส่งงาน เพราะจะทำให้ลูกทีมของเราสามารถวางแผนจัดการตารางเวลาของตัวเองได้ และสิ่งสำคัญที่หัวหน้าทีมควรทำก็คืออธิบายให้ลูกทีมเห็นภาพรวมของทั้งหมดและผลกระทบที่จะเกิดขึ้น ถ้ามีใครส่งงานล่าช้ากว่ากำหนด 6. สนับสนุนลูกทีมอย่างเต็มที่อย่าลืมว่าทุกครั้งที่มอบหมายงานใหม่ให้ลูกทีม พวกเขาก็ต้องการสิ่งที่จำเป็นในการทำงานไม่ว่าจะเป็น อุปกรณ์ต่าง ๆ และงบประมาณ นอกจากนี้ยังรวมถึงสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกและอำนาจในการสั่งการที่จะช่วยให้งานราบรื่นมากขึ้นด้วย ถ้าลูกทีมของเราท้อแท้ หัวหน้าก็ต้องคอยกระตุ้นให้กลับมาสู้กับงานอีกครั้ง แต่อย่าไปรับงานกลับมาทำเองเด็ดขาดเพราะมันไม่สร้างผลดีกับทั้งตัวเราเอง และลูกทีมก็จะเสียกำลังใจไปด้วย 7. ให้ช่องทางการติดต่อเอาไว้เพื่อให้ลูกทีมสามารถติดต่อเราได้ เมื่อประสบปัญหาจากการทำงานหรือต้องการคำแนะนำ ทางที่ดีก็ควรกำหนดให้มีประชุมสรุปงานสัปดาห์ละครั้ง เพื่อจะได้รู้ปัญหา ความคืบหน้าของงาน รวมถึงยังเป็นโอกาสดีที่เราจะได้ช่วยให้กำลังใจลูกทีม และระดมความคิดไปพร้อมกัน ทักษะการทำงานเป็นทีม หมายถึง วิธีการที่จะทำให้คนหลายๆคนทำหน้าที่เดียวกัน ทำงานร่วมกัน เพื่อไปถึงเป้าหมาย ซึ่งจะจะช่วยให้สมาชิกแต่ละคนรู้ถึงข้อผิดพลาด และพัฒนาตัวเองได้ อย่างไรก็ตาม การทำงานเป็นทีม ก็ยากที่จะหลีกเลี่ยงความคิดที่ขัดแย้งกัน ซึ่งจะทำให้สมาชิกผิดใจกันได้ง่ายๆ ดังนั้น สมาชิกแต่ละคนต้องฝึกฝนทักษะการทำงานเป็นทีมเพื่อสร้างทีมที่ดีและมีความสนิทสนมกันภายในทีม ฟังผู้อื่น การฟังจะช่วยให้สมาชิกในทีมรู้ถึงข้อด้อยและข้อเด่นของกันและกัน และให้คำแนะนำเพื่อปรับปรุงพัฒนามันไปด้วยกัน เพราะฉะนั้นเมื่อทำงานเป็นทีม คุณควรที่จะฝึกทักษะด้านการฟัง ทักษะการมำงานองค์กร ให้ความช่วยเหลือและเคารพผู้อื่น มากกว่านั้น สมาชิกแต่ละคนต้องเคารพกันและกัน คุณไม่ควรคิดว่าคุณดีกว่าคนอื่น หรือประเมินตนเองมากเกินไปหรือประเมินคนอื่นน้อยเกินไป การช่วยเหลือและเคารพกันและกันเป็นการทำให้งานก้าวหน้าไปได้มากที่สุดด้วยเป้าหมายเดียวกัน หลักการนี้ไม่ได้เหมาะกับงานบริษัทเอกชนอย่างเดียว แต่งานราชการอย่างงานครูนั้นก็สามารถนำไปใช้ได้ มีความรับผิดชอบต่อหน้าที่ของคุณ การส่งเสริมและการพัฒนาบุคคล การมีการติดต่อสื่อสารกัน สร้างความเป็นหนึ่งเดียว มีความเป็นธรรมและตรงไปตรงมา เมื่อมีหลากหลายคนลงมติเอกฉันท์ในเรื่องบางอย่าง แน่นอนว่าผลลัพธ์จะต้องเป็นผลลัพธ์ที่ดีกว่าผลลัพธ์ของคนๆเดียว เป็นสมาชิกที่มีความกระตือรือร้น มีความรับผิดชอบที่จะนำทีมไปสู่เป้าหมายที่ดีที่สุดได้ อย่าใส่ไปใส่ใจกับความไม่พอใจเล็กๆน้อยๆ เพราะว่ามันจะทำให้คุณและผู้อื่นไม่สนิทใจกัน คุณควรจำไว้ว่า "เมื่อร่วมมือกัน เราสามารถเปลี่ยนโลกได้" อยู่ด้วยกันและแบ่งปันกันเป็นทักษะที่สำคัญที่สุดสำหรับการทำงานเป็นทีมที่คุณต้องจำให้ขึ้นใจเอาไว้ |