เป็นจุดเริ่มต้นของการปรับปรุง โดยก่อนอื่นจะต้องทำความเข้าใจต่อวิสัยทัศน์ พันธะกิจ วัตถุประสงค์ และนโยบายที่ใช้เป็นเครื่องชี้ทิศทางในการขับเคลื่อนองค์กรที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานที่รับผิดชอบ เช่น องค์กรมีนโยบายด้านการให้บริการลูกค้าที่ดีเทียบเท่าหรือดีกว่าองค์กรอื่นๆ ในธุรกิจหรืออุตสากรรมเดียวกัน ในขณะที่มีนโยบายลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นหรือลดกิจกรรมต่างๆ ในการปฏิบัติงานที่ไม่เกิดคุณค่า (Non Value Activities) เมื่อมีวัตถุประสงค์และตั้งเป้าหมายในการปรับปรุงแล้ว ให้เริ่มโดยเลือกกระบวนการ (Business Process) ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมโลจิสติกส์ (Logistics Activities) และทำการเดินเยี่ยมชมการปฏิบัติงานในสถานที่จริง (ซึ่งผู้บริหารหลายท่านไม่ค่อยได้มีโอกาสทำ) ตัวอย่างเช่น กระบวนการรับคำสั่งซื้อจนถึงการส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้า (Order to Delivery Process) ซึ่งมีผลต่อการให้บริการลูกค้า และมีขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานหลายหน่วยงานจนกว่าจะสามารถส่งมอบสินค้าและบริการให้กับลูกค้า ในขณะเดียวกันก็มีผลต่อต้นทุนขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากรและทรัพย์สินขององค์กร อาทิ คน (การวางแผนกำลังคน) เครื่องจักรและอุปกรณ์ (Folk Lift/ชั้นวางสินค้า/Computer) อาคารสถานที่ (หน้าท่ารับจ่าย/พื้นที่ในการปฏิบัติงาน) สต๊อกสินค้า (ความแม่นยำ/สินค้าขาดเกิน) เป็นต้น ตัวอย่าง การตั้งวัตถุประสงค์ในการปรับปรุงกระบวนการ Logistics Operation
- การทำงานแบบรวมศูนย์ (Work as “Center”) - การทำงานได้หลากหลาย (Multi task) - การรวบรวมงาน โดยใช้ทรัพยากรร่วมกัน (Consolidation) โดยการเดินเยี่ยมชมตามกระบวนการทำงาน (Walk Through) ดังกล่าว ให้ทำการสังเกต สัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการทำงานนั้นๆ ในกรณีนี้จะเริ่มเดินจากฝ่ายรับคำสั่งซื้อในกระบวนการรับคำสั่งซื้อ ได้แก่ วิธีการรับ Order การจอง Stock การสื่อสารกับลูกค้าและฝ่ายอื่นๆ ลำดับต่อไปเดินไปที่ฝ่ายคลังสินค้า ในกระบวนการจัดการคลังสินค้าเนื่องจากเป็นฝ่ายที่ต้องนำเอาใบสั่งซื้อ ทำการหยิบและจ่ายสินค้าให้กับฝ่ายขนส่ง การสังเกตการควบคุม Stock ตารางเวลาจำนวนคนและอุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงาน การออกเอกสารต่างๆ เป็นต้น เพื่อให้เห็นภาพกระบวนการและวิธีการทำงานจริง ว่าใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ และอย่างไร โดยให้พิจารณาถึงกระบวนการทำงาน (Work Flow) เคลื่อนย้ายสินค้า (Product Flow) เมื่อไหรที่สินค้าที่จะถูกหยิบ จับ หรือเคลื่อนย้าย การลื่นไหลของข้อมูลข่าวสาร (Information Flow) เมื่อไหรที่ข้อมูลจะถูกส่งผ่านและทำการ Update ข้อมูลโดยเฉพาะ Stock สินค้าให้เป็นปัจจุบัน รวมถึงเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ ตัวอย่าง กระบวนการปฏิบัติงานในคลังสินค้า เป็นแนวทางการบริหารจัดการโดยที่กระบวนการ Product Flow ได้เคลื่อนย้ายไปพร้อมๆ กับการไหลของข้อมูล (Information Flow) ทำให้มีการ Update ข้อมูลและสถานะของ Product หรือ Stock ตามแต่ละกิจกรรมแบบ Real Time ในมุมมองของปรึกษาและเป้าหมายในการปรับปรุงทำให้เห็นประเด็นปัญหาและสาเหตุหลักๆ ซึ่งเป็นที่มาของปัญหาและอุปสรรคต่างๆ ของการทำงานในแต่ละวัน ซึ่งส่งผลให้องค์กรไม่สามารถบรรลุผลตามเป้าหมายได้ ทั้งนี้หลังจากจบขั้นตอนการ Walk Through เราสามารถที่จะเสนอวิธีแก้ปัญหาหรือทำการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็วซึ่งเรียกว่า Quick Fix หรือ Quick Win นั่นเอง โดยการแก้ไขปรับปรุงดังกล่าวต้องมั่นใจว่าไม่มีผลกระทบเกี่ยวเนื่องกับกระบวนการอื่นๆ หรือผลต่อนโยบายให้บริการแก่ลูกค้า พร้อมทั้งยังใช้เป็นแนวทางในการปรับปรุงในระยะยาวต่อไป การวางแผนปรับปรุงในระยะยาว เป็นการวางแผนการปรับปรุงการกระบวนการทำงานซึ่งกำหนดแผนการเป็นระยะ (Phase) ได้แก่ ระยะสั้น ระยะกลางและระยะยาว หลังจากได้มีการปรับปรุงในเบื้องต้น Quick Fix หรือ Quick Win ไปแล้ว เพื่อให้ผลในการปรับปรุงเป็นการยกระดับศักยภาพในการแข่งขันทางธุรกิจของบริษัทได้ในอนาคต เมื่อได้ข้อมูลและทราบถึงรายละเอียดของ Work Flow, Product Flow, และ Information Flow ที่เป็นอยู่ในปัจจุบันอย่างถ่องแท้แล้ว งานในขั้นต่อไปจะเป็นการวิเคราะห์ถึงลักษณะ ตำแหน่ง และสาเหตุของปัญหา ที่จะส่งผลต่อขีดความสามารถขอบริษัทในการส่งมอบสินค้าและบริการซึ่งการวิเคราะห์ควรจะต้องมุ่งเน้นการระบุถึงสาเหตุที่แท้จริง (Root Causes) ของปัญหาที่เกิดขึ้น โดยสามารถนำใช้เครื่องมือ (Tools) ของการปรับปรุงกระบวนการทำงานมาใช้ ตัวอย่าง เครื่องมือที่นำมาใช้ในการศึกษาและวิเคราะห์
กรอบในการปรับปรุงพัฒนากระบวนการทำงาน โดยทั่วไปแผนปฏิบัติการจะประกอบด้วย รายละเอียดในการปรับเปลี่ยนให้เกิดความเชื่อมโยงใน 3 ด้านพร้อมกัน ดังแสดงในรูปด้านล่าง กระบวนการ (Process) การปรับปรุงกระบวนงานเป็นการสร้างกลไกที่มีประสิทธิภาพที่จะเกื้อหนุนให้เกิดการไหลลื่นของงานและสินค้าตลอดระบบโลจิสติกส์ซัพพลายเชน โดยกลไกที่สำคัญประกอบด้วย
คน (People) การปรับเปลี่ยนการดำเนินธุรกิจในระดับโครงสร้างและอาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินชีวิตประจำวันของพนักงานของบริษัท ทั้งนี้พนักงานบางส่วนอาจเห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น แต่พนักงานบางส่วนอาจจะไม่เห็นด้วยและถึงกับมีการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ด้วยเหตุนี้ การดำเนินการเปลี่ยนแปลงควรให้ความสำคัญกับ
เทคโนโลยี (Technology) เป็นการนำเทคโนโลยีในด้านต่างๆ เข้ามาใช้เพื่อสนับสนุนให้ความพยายามปรับเปลี่ยนด้านคน และด้านกระบวนการเกิดผลสัมฤทธิ์ โดยเทคโนโลยีจะทำหน้าที่ 2 ประการคือ อำนวยความสะดวกต่อการเชื่อมโยงทั้งภายในบริษัทและระหว่างคู่ค้า และช่วยลดเวลาในการดำเนินงานลงได้ ทั้งนี้เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการนำ ระบบโลจิสติกส์ซัพพลายเชน มาใช้ในบริษัท ประกอบด้วย
ในการจัดทำรายละเอียดแผนการดำเนินการปรับปรุงกระบวนการโลจิสติกส์นั้น ควรจะทำการจัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องดำเนินการ โดยพิจารณาจาก 1) ความยากง่ายในการดำเนินงาน 2) ระดับเงินทุนที่เกี่ยวข้อง และ 3) ผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับจากการปรับเปลี่ยน ทั้งนี้ หากผู้บริหารได้เล็งเห็นแนวทางในการปรับปรุงกระบวนการ Logistics ขององค์กรด้วยต้นเอง ถือว่าเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อการพัฒนาองค์กรโดยเฉพาะด้านโลจิสติกส์ซัพพลายเชน แต่การวางแผนการปรับปรุงในระยะยาวนั้นนอกเหนือจากต้องอาศัยการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง จากทีมงานที่เกี่ยวข้องรวมถึงการอนุมัติงบประมาณในการลงทุนเพื่อการปรับปรุงแล้ว ยังต้องอาศัยการศึกษาวิเคราะห์กระบวนการต่างๆ อย่างละเอียดรอบคอบ ด้วยวิธีการและเทคนิค รวมถึงการรายงานต่างๆ ซึ่งจำเป็นต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ ทีมงานและเวลาในการดำเนินการศึกษาและการปรับปรุงในแต่ละระยะ (Phasing) การเลือกใช้ทีมงานที่ปรึกษาจากผู้มีประสบการณ์ในธุรกิจหรืออุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้องพร้อมทั้งการแต่งตั้งทีมงานจากองค์กรมาร่วมกันดำเนินโครงการก็น่าจะส่งผลให้โครงการในระยะยาวมีการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลสามารถรองรับการดำเนินธุรกิจในอนาคตตามเป้าหมาย และวิสัยทัศน์ขององค์กรได้เป็นอย่างดี |