ตัวอย่างอีเมลถึงลูกค้า ภาษาไทย

คำขึ้นต้นควรระบุผู้รับที่ถูกต้อง ว่าจะส่งให้ใคร ตำแหน่ง หรือแผนกอะไร ส่วนคำลงท้ายก็ควรเลือกใช้ตามจุดประสงค์ของการส่งอีเมล และเหมาะสมกับความสัมพันธ์ระหว่างเรากับผู้รับ

ในปัจจุบันเราสื่อสารผ่านตัวอักษรกันมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นบนโซเชียลมีเดียอย่าง Line หรือ Facebookแต่การสื่อสารด้วยการเขียนผ่านช่องทางเหล่านั้นกับเพื่อนและคนรู้จัก คงไม่ได้ยากเท่าการสื่อสารผ่านอีเมลในที่ทำงานหรือในการติดต่อธุรกิจ  ซึ่งเป็นเรื่องที่คนทำงานบางคนยังผิดพลาด โดยเฉพาะนักศึกษาจบใหม่หลายคนที่ไม่ถนัด และไม่มั่นใจว่าอีเมลธุรกิจที่คนทำงานใช้ติดต่อกันนั้นหน้าตาเป็นยังไงหรือต้องใช้คำพูดแบบไหน เพื่อที่จะทำให้การติดต่อผ่านไปได้ด้วยดี นอกจากนี้การเขียนอีเมลให้ดูมืออาชีพยังมีประโยชน์ต่อการเขียนอีเมลสมัครงานอีกด้วย

JobThai จึงมีขั้นตอนการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการมาแนะนำให้กับคนที่ต้องการพัฒนาทักษะในด้านนี้กัน

1. ระบุหัวข้ออีเมลที่ชัดเจน กระชับและเข้าใจง่าย 

การระบุหัวข้ออีเมลให้ชัดเจนและกระชับอาจฟังดูเป็นเรื่องธรรมดาจนเหมือนเป็นเรื่องง่าย ๆ แต่ก็มีหลายคนระบุหัวข้ออีเมลไม่ดีจนถูกกดลบทิ้งไป เพราะผู้รับเข้าใจผิดว่าเป็นแสปม ซึ่งหัวข้อที่ดีไม่ควรมีความยาวมากนัก ในขณะเดียวกันก็ต้องไม่สั้นเกินไป และควรใส่ประเด็นสำคัญที่เราต้องการกล่าวถึงในอีเมลเป็นข้อความสั้น ๆ เช่น จดหมายแจ้งประชุมหัวหน้าแผนกประจำเดือน XXX 

2. ใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายจดหมายที่เป็นทางการ

คำขึ้นต้นในจดหมายอาจมีหลายระดับตั้งแต่ เรียน..., ถึง... ซึ่งระดับความเป็นทางการของคำขึ้นต้นและคำลงท้ายจดหมาย ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของตัวเราเองกับผู้รับ ในกรณีที่เป็นอีเมลติดต่อธุรกิจ คำขึ้นต้นและลงท้ายควรใช้แบบเป็นทางการ เช่น เรียนคุณ.... และถ้าเราไม่ทราบชื่อของผู้รับ ก็สามารถใช้วิธีการใส่ตำแหน่ง ซึ่งควรค้นหาตำแหน่งที่ถูกต้องก่อนเพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดขึ้น เพราะบางครั้งแผนกหรือตำแหน่งที่เราใช้ในบริษัทเราเอง บางบริษัทอาจใช้ต่างออกไป แม้จะเป็นคำที่ความหมายเดียวกันหรือยังพอเข้าใจได้ แต่ถ้าเราสามารถพิมพ์ให้ถูกได้ ก็จะสร้างความประทับใจต่อผู้รับได้ดีทีเดียว ส่วนคำลงท้ายควรเลือกใช้ตามจุดประสงค์ของการส่งอีเมลด้วย เช่น หากเป็นจดหมายแจ้งข่าวสารอาจลงท้ายได้ทั้ง ด้วยความเคารพอย่างสูง หรือ จึงเรียนมาเพื่อทราบ

3. สร้างเนื้อหาที่กระชับ เข้าใจง่ายและเน้นข้อความสำคัญ

เมื่อเขียนหัวข้ออีเมลและคำขึ้นต้นอีเมลแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการเขียนเนื้อหาในอีเมล ซึ่งในขั้นตอนนี้ เนื้อหาอีเมลก็ควรสั้น กระชับ และเข้าใจง่ายเช่นเดียวกัน เพราะผู้รับบางคนอาจมีงานยุ่งมากจนไม่อยากเสียเวลาในการอ่านข้อความยาว ๆ ดังนั้นเขียนให้สั้นที่สุด ในขณะที่ยังคงไว้ซึ่งแบบแผนที่เป็นทางการและเนื้อหาสำคัญ ที่สำคัญอีเมลบางฉบับอาจถูกอ่านแบบผ่าน ๆ ดังนั้นเพื่อไม่ให้ผู้อ่านละเลยใจความสำคัญ อย่าลืมสร้างตัวหนาหรือขีดเส้นใต้ให้กับข้อความที่เป็นข้อมูลสำคัญ เพื่อดึงความสนใจของผู้อ่านด้วย

4. แสดงสิ่งที่เราต้องการให้ชัดเจน

ในกรณีที่เราต้องการให้ผู้รับตอบอีเมลที่เราส่งไป อย่าลืมใส่ประโยคคำถามหรือประโยคแจ้งให้ติดต่อกลับอย่างชัดเจนไว้ เพื่อไม่ให้ผู้รับสับสนว่าเราต้องการอะไร อาจใช้คำง่าย ๆ อย่าง "เมื่อเราได้รับอีเมลฉบับนี้กรุณาแจ้งกลับมาที่..." หรือ "กรุณากรอกใบตอบรับการร่วมสัมมนาและส่งกลับคืนภายในวันที่..." เป็นต้น

5. ใส่ข้อมูลการติดต่อท้ายอีเมล

เมื่อเราใส่รายละเอียดอื่น ๆ ครบถ้วนหมดแล้ว อย่าลืมใส่ข้อมูลการติดต่อกลับของเราไว้ในตอนท้ายด้วย ยิ่งเป็นการส่งอีเมลไปนอกบริษัทยิ่งต้องทำ เพราะสิ่งนี้จะทำให้ผู้รับรู้ว่าเราคือใคร ตำแหน่งอะไร และติดต่อจากหน่วยงานหรือองค์กรไหน ซึ่งในฟังก์ชันของการใช้อีเมลในปัจจุบันมีส่วนที่ให้เราสร้างข้อมูลในส่วนนี้ และแนบต่อท้ายให้โดยอัตโนมัติเสมือนเป็นนามบัตรของเรา

6. ตรวจสอบข้อมูลก่อนส่ง

สิ่งสุดท้ายที่ควรทำก่อนที่เราจะกดส่งอีเมลออกไปคือ ตรวจสอบอีเมลที่เราเขียนให้เรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็นคำผิด การเว้นวรรค สระ ไปจนถึงไวยากรณ์ เพราะความผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็อาจทำให้ความหมายของเนื้อหาเปลี่ยนไป และเกิดการสื่อสารที่ผิดพลาดได้ สุดท้ายก็จะทำให้เราดูไม่มืออาชีพ

บางครั้งความประทับใจอาจเกิดขึ้นเพียงแค่อ่านอีเมลง่าย ๆ ที่มีความเรียบร้อยและเนื้อหาที่ถูกกลั่นกรองมาอย่างดี ดังนั้นนอกจากเราจะได้แสดงความเป็นมืออาชีพให้ผู้รับเห็นแล้วยังสร้างความประทับใจและความน่าเชื่อถือให้กับตัวเราเองด้วย ครั้งต่อไปที่จะกดส่งอีเมลอย่าลืมตรวจสอบตาม 6 ขั้นตอนข้างต้นนี้ก่อน เพื่อไม่ให้ความผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่อาจทำให้เราเสียภาพลักษณ์ในการทำงาน

วันนี้ผมเลยมาลองมองสคริปต์ให้นักขายทุกท่านไปลองประยุกต์ใช้พร้อมคำอธิบาย มาดูกันเลยครับว่าเราควรเขียนประมาณไหนดี

ทางบริษัทเป็นผู้จัดจำหน่ายสินค้า xxx ภายใต้แบรนด์ xxx

มีลูกค้าหลายรายเช่น xxx ใช้บริการเราอยู่เช่นเดียวกัน (พยายามเลือกลูกค้าที่ background ใกล้เคียงกับเจ้าที่เราติดต่อไป)

โดยทางเราช่วยให้ลูกค้าเหล่านั้นลดต้นทุนได้ (หรือเป็น benefit อื่นที่ช่วยทำให้ธุรกิจลูกค้าดีขึ้นนอกเหนือจากการลดต้นทุน) จาก service xxx ของเรา

ทางเราเลยอยากฝากให้ลูกค้าลองพิจารณาให้เราเป็นทางเลือกอีกหนึ่งทาง และจะใช้เวลาไม่เกิน 10-15 นาทีในการเข้าพบเบื้องต้นและอธิบาย service ที่ว่านี้

ทั้งนี้จะขอโอกาสในการโทรสอบถามและนัดหมายเวลาอีกครั้ง ขอบพระคุณครับ

สิ่งที่ซ่อนอยู่ในสคริปต์นี้คือ

1. สั้น กระชับ
2. ให้ลูกค้ารับรู้ถึง benefit ที่เค้าจะได้รับ ไม่ใช่เป็นแค่ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการของเราอย่างเดียว
3. ให้ลูกค้ารู้สึกว่าเราจะกวนเวลาเค้าไม่นานจนเกินไป
4. มีการทิ้งท้ายว่าจะติดต่อไปอีกครั้ง

ลองดูว่าจะประยุกต์ใช้กับคุณได้มากน้อยแค่ไหนนะครับ

Prospecting Email

I have been asked quite often about prospecting email script.

So let me give you the example of what you can use for yourself. Here is the script I am talking about.

Dear Customer,

We are the manufacturer of product xxx under the brand of xxx.

There are certain customers who have been using my product also, such as xxx (try to select customers with the same background)

And we helped them save lots of cost by xxx% by xxx service of ours. (or it could be other benefits which are related to what customers want.)

So we want you to keep us as another choice to consider, and we will only take 10-15 minutes of your time in our very first meeting to explain such a service for you.  

We will approach you again on the phone call to set up a meeting, based on your preferred schedule. Thank you.

Why is this script recommended?

1. Short and precise.
2. It talks about benefits, not just what you sell.
3. Let customer that you wouldn’t bother them too much, timing wise.
4. Let customer know that you will approach them again later.

Find out for yourself how this could be adapted to your prospecting email. I believe it helps to the certain extent.