การเตรียมตัว ก่อน นำ เสนอ งาน

ในสายตาคนทำงาน ไม่ว่าจะเป็นมือหรือมือใหม่ การนำเสนองานหรือการพรีเซนต์งานเป็นเรื่องไม่ง่ายเลย บางคน อย่าว่าแต่นำเสนอให้คนภายนอกอย่างลูกค้าเลย เพียงแค่จะนำเสนองานให้เพื่อนร่วมงานของตัวเองก็รู้สึกไม่มั่นใจแล้ว

จริง ๆ แล้ว การนำเสนองานไม่ใช่เรื่องยาก หากคุณเตรียมตัวให้พร้อมโดยทำความเข้าใจรายละเอียดต่าง ๆ ของเรื่องที่จะนำเสนอให้ทะลุปรุโปร่ง กำหนดเป้าหมายว่าต้องการให้ผู้ฟังทำอะไรต่อไป จากนั้นก็ออกแบบการนำเสนอให้สื่อสารได้อย่างชัดเจน

วันนี้ เราขอแนะนำเทคนิคการนำเสนองาน 5 ประการที่คุณควรทำ เมื่อต้องเตรียมตัวนำเสนองาน ดังนี้

1 กำหนดเป้าหมายของการนำเสนอ

การเตรียมตัวนำเสนอหรือพรีเซนต์งานขั้นแรกก็คือ กำหนดเป้าหมายของการนำเสนอให้ชัดเจน อย่างเช่น ถ้าคุณเป็นพนักงานขายที่ต้องนำเสนอสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้า เป้าหมายของการนำเสนอนี้ก็คือการทำให้ลูกค้าอยากซื้อสินค้า ไม่ใช่แค่นำเสนอให้ลูกค้าประทับใจ เพราะถ้าลูกค้าไม่ซื้อสินค้าของคุณ ก็ถือว่าการนำเสนอนั้นไม่ประสบความสำเร็จ

คุณต้องระบุให้ชัดเจนว่าเป้าหมายของการนำเสนอแต่ละครั้งคืออะไร ซึ่งควรเป็นเป้าหมายที่เป็นรูปธรรม และเขียนเป้าหมายนั้นออกมา จากนั้นค่อยเริ่มออกแบบว่าจะนำเสนออย่างไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น

2 เพิ่มความน่าสนใจให้การนำเสนอ

แม้คุณจะมั่นใจว่าสิ่งที่คุณนำเสนออย่างสินค้าหรือบริการน่าสนใจมาก แต่ความน่าสนใจของวิธีการนำเสนอก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน การนำเสนอข้อเท็จจริงหรือสถิติต่าง ๆ เกี่ยวกับสินค้าหรือบริการเป็นเรื่องที่ดี แต่คุณควรจะระวัง ไม่ทำให้การนำเสนอมีแต่ข้อมูลที่ยาวววววเหยียด เพราะอาจทำให้การนำเสนอของคุณน่าเบื่อเกินไป

วิธีที่จะช่วยคุณต่อสู้กับความเบื่อหน่ายของผู้ฟังก็มีหลายวิธี เช่น การใส่เรื่องราว การสร้างความรู้สึกร่วมให้ผู้ฟังรู้สึกว่าเกี่ยวข้องกับตัวเอง การเปิดเรื่องด้วยปริศนาแล้วเฉลยในตอนท้าย การใส่เรื่องหักมุมที่จะทำให้ผู้ฟังประหลาดใจ

3 บอกให้ชัดว่าผู้ฟังจะได้ประโยชน์อะไร

การนำเสนอที่ดีก็คือการนำเสนอที่บอกชัดเจนว่า มีประโยชน์อะไร หรือผู้ฟังจะได้ประโยชน์อะไรนั่นเอง คุณในฐานะผู้นำเสนออาจจะอยากบอกเล่าทุกเรื่องที่ตัวเองคิด แต่เรื่องที่ว่าคุณคิดมาอย่างไร หรือเพียรพยายามมากแค่ไหนกว่าจะได้สินค้าหรือบริการที่มานำเสนอนั้น ไม่สำคัญกับผู้ฟังเลย

ในมุมมองของผู้ฟัง เรื่องที่สำคัญคือสินค้าหรือบริการที่คุณนำเสนอนั้นจะให้ประโยชน์หรือความสะดวกสบายอย่างไร แก้ปัญหาให้ได้หรือไม่ ดังนั้น คุณต้องสื่อสารให้ชัดเจนว่าสรุปแล้ว สิ่งที่คุณนำเสนอนั้นมีประโยชน์กับพวกเขาอย่างไร

4 ใช้ภาพหรือแบบจำลองที่ใกล้เคียงของจริง

อีกปัญหาหนึ่งที่คุณควรระวังก็คือ ภาพที่ผู้ฟังการนำเสนอของคุณจินตนาการ ไม่ใช่ภาพเดียวกับที่คุณต้องการนำเสนอ แม้คุณจะเตรียมการนำเสนอมาชัดเจนแล้วก็ตาม

เพื่อป้องกันปัญหานี้ คุณควรนำเสนอด้วยรูปภาพให้ได้มากที่สุด วิธีนี้จะช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการจะสื่อสารได้ง่ายกว่าการสื่อสารด้วยข้อความอย่างเดียว หรือถ้าทำแบบจำลองงานที่จะนำเสนอได้ ก็จะยิ่งช่วยให้สื่อสารได้ง่ายขึ้นอีก

5 ใช้คำชมของคนอื่น ไม่ควรชมตัวเอง

เพื่อให้การนำเสนอมีน้ำหนัก สิ่งที่คุณต้องทำคือการแสดงว่าผลงานที่เคยทำมายอดเยี่ยมแค่ไหน แต่ต้องไม่ใช่การชมตัวเอง คุณควรนำคำยืนยันจากคนอื่น ๆ ที่พูดชมงานของคุณมานำเสนอ เช่น คำชมของลูกค้าที่เคยใช้งาน ข้อมูลตัวเลขอย่างยอดขายหรือยอดผู้เข้าชม การประเมินจากบุคคลที่สามอย่างนักวิจารณ์ ประวัติการรับรางวัล การออกสื่อต่าง ๆ

    1.1 ศึกษาเรื่องที่จะนำเสนอเพื่อรวบรวมและจัดหมวดหมู่ข้อมูลที่จะนำเสนอให้ถูกต้องสมบูรณ์ที่สุด

    1.2 ศึกษาวิเคราะห์ผู้รับการนำเสนอหรือผู้ฟัง เพื่อที่จะได้วางแผนการใช้เทคนิคและวิธีการนำเสนอ

ตลอดจนการใช้ถ้อยคำภาษาที่เหมาะสม

    1.3 ศึกษาวิเคราะห์จุดมุ่งหมายที่จะนำเสนอ เพื่อให้สอดคล้องสัมพันธ์กับผู้รับการนำเสนอ

และวิธีการในการนำเสนอ

    1.4 ศึกษาโอกาส เวลา และสถานที่ที่จะนำเสนอ เพื่อจะได้กำหนดเค้าโครงและเนื้อหา พร้อมทั้งจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ประกอบการนำเสนอให้เหมาะสมกับสถานที่และเวลาที่ใช้นำเสนอ

           2.การวางแผนการนำเสนอจะช่วยให้การนำเสนอเป็นไปตามลำดับข้อมูลไม่สับสนครบถ้วยบริบูรณ์เหมาะสมกับเวลา การนำเสนอที่บรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ควรมีการวางแผนที่จะนำเสนอ ดังนี้

    2.1 วางรูปแบบวิธีนำเสนอ โดยมีหลักในการวางรูปแบบวิธีนำเสนอ คือ วางรูปแบบให้เหมาะสมกับเวลา

สถานการณ์และบุคคล รูปแบบในการนำเสนอแบ่งกว้างๆ ได้เป็น 2 รูปแบบ คือ

   1. การนำเสนอแบบที่เป็นทางการ

   2. การนำเสนอแบบที่เป็นทางการ

     2.2 วางแนวทางในการแก้ปัญหาและอุปสรรค ปัญหาและอุปสรรคในการนำเสนออาจจะเกิดขึ้นได้ใน

หลาย ๆ กรณี ถ้าเราคาดเดาปัญหาและอุปสรรคไว้ก่อนล่วงหน้าโดยการศึกษาข้อมูลก่อนที่จะ นำเสนอ

ให้ถ่องแท้ก ็จะสามารถช่วยให้มองแนวทางในการแก้ไขปัญหาและอุปสรรคต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นได้

     2.3 วางเค้าโครงการนำเสนอ ทำได้โดยการนำหัวข้อที่จะนำเสนอมาแบ่งหมวดหมู่เรียงตามลำดับ

แล้วเขียนเป็นลำดับขั้นตอนของแผนการนำเสนอ

     2.4 วางแนวทางในการนำเสนอ เป็นการกำหนดแนวทางที่จะใช้ในการนำเสนอจัดทำหลังจาก

ที่ได้วางเค้าโครงงานและแบ่งการนำเสนอออกเป็นหัวข้อย่อย ๆ แล้วการวางแนวทางในการนำเสนอ

จะช่วยให้ผู้นำเสนอเกิดความพร้อมและความมั่นใจในการนำเสนอมากยิ่งขึ้น

     2.5 วางกำหนดขั้นตอนการนำเสนอ เมื่อได้วางแนวทางการนำเสนอขั้นต่าง ๆ มาแล้ว ขึ้นสุดท้าย

ก็จะต้องกำหนดขั้นตอนการนำเสนอให้สัมพันธ์กับวิธีการและอุปกรณ์ประกอบการนำเสนอ พร้อมทั้ง

กำหนดการควบคุมในเรื่องเวลาที่จะใช้ในการนำเสนอของแต่ละขั้นตอนกำกับไว้ด้วย

          3.การจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์      การบรรยายเพียงอย่างเดียวไม่อาจดึงดูดความสนใจของผู้ฟังได้ตลอดเวลา วัสดุอุปกรณ์ที่นำมาใช้ประกอบการนำเสนอนั้นมีประสิทธิภาพและสัมฤทธิ์ผลตามความมุ่งหมาย มีดังนี้

3.1 อุปกรณ์ที่ใช้ประกอบการบรรยาย

    เครื่องฉายแผ่นใส หรือเครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ

    วีดิทัศน์ ภาพยนตร์ ภาพนิ่ง แผนที่

    แบบจำลอง

    แผนภาพ แผนภูมิ แผนที่

3.2 อุปกรณ์ที่ใช้เสริมการบรรยาย

     แผ่นพับ

    หนังสือ

    รูปภาพ

    เอกสารประกอบ

     4.การจัดเตรียมความพร้อมของสถานท

          ในการนำเสนอนอกจากจะต้องตระเตรียมวัสดุอุปกรณ์เพื่อนำมาประกอบการนำเสนอแล้ว การเตรียมความพร้อมของสถานที่ก็มีส่วนสำคัญที่จะทำให้การนำเสนอเป็นไปด้วยดี และมีประสิทธิภาพบรรลุจุดมุ่งหมาย ที่วางไว้ได้ การจัดเตรียมความพร้อมของสถานที่กระทำได้ ดังนี้

     4.1 การจัดห้องสำหรับการนำเสนอ

     4.2 การจัดที่นั่งและแท่นสำหรับการนำเสนอ

     4.3 ระบบระบายอากาศ

     4.4 ระบบเสียง

     4.5 ระบบแสงสว่างภายในห้อง

     4.6 การประดับตกแต่งสถานที่

      ปัจจัยที่ทำให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพการนำเสนอจะมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับวิธีการจัดดำเนินการในการนำเสนอ โดยมีปัจจัยที่ทำให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพ ดังนี้

    เนื้อหาข้อมูล

    1.1 จัดข้อมูลอย่างเป็นระบบและเป็นลำดับขั้นตอน

    1.2 จัดทำเค้าโครงการนำเสนอทุดครั้งที่มีการนำเสนอ

    1.3 ข้อมูลต้องมีความสมบูรณ์ถูกต้อง

    ผู้นำเสนอ

    2.1 มีความรู้ในเรื่องที่จะนำเสนอเป็นอย่างดี

    2.2 ศึกษาวิเคราะห์ผู้ฟัง โอกาสและสถานการณ์ก่อนการนำเสนอทุกครั้ง

    2.3 มีบุคลิกภาพและการวางตัวที่เหมาะสม

    2.4 มีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีกับผู้รับการนำเสนอหรือผู้ฟัง

    2.5 รู้จักวิธีการสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองและสร้างความประทับใจให้กับผู้ฟัง

    2.6 มีการฝึกซ้อมการนำเสนออย่างถูกวิธี และการทำสม่ำเสมอ

    2.7 มีไหวพริบปฎิภาณในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าในการดำเนินการนำเสนอได้

    การดำเนินการนำเสนอปัจจัยที่ควรคำนึงถึงในการดำเนินการนำเสนอ คือ

          3.1 เทคนิคและวิธีการนำเสนอ การนำเสนอข้อมูลให้มีประสิทธิภาพนั้นจะต้องใช้เทคนิคและวิธีการบางประการ

         3.2 ศิลปะในการนำเสนอศิลปะการนำเสนอที่จะกล่าวถึงต่อไปนี้เป็นการนำเสนอด้วยวาจาฉะนั้นการที่จะนำเสนอได้อย่างมีศิลปะ ผู้นำเสนอจะต้องคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้

ขั้นตอนใดเป็นขั้นตอนแรก ในการเตรียมงานนำเสนอ

ข้อใดเป็นการเตรียมนำเสนอได้ถูกต้อง

คุณเตรียมการนำเสนอของคุณอย่างไร

พรีเซ้นต์งานยังไงให้ปัง