การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางกายภาพ

การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ ( EDI ) เป็นแนวคิดของธุรกิจที่สื่อสารข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งปกติแล้วจะสื่อสารบนกระดาษ เช่น ใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ มีมาตรฐานทางเทคนิคสำหรับ EDI เพื่ออำนวยความสะดวกให้ฝ่ายที่ทำธุรกรรมเครื่องมือดังกล่าวโดยไม่ต้องเตรียมการพิเศษ

EDI มีอยู่อย่างน้อยตั้งแต่ต้นยุค 70 และมีมาตรฐาน EDI มากมาย (รวมถึงX12 , EDIFACT , ODETTEเป็นต้น) ซึ่งบางส่วนก็ตอบสนองความต้องการของอุตสาหกรรมหรือภูมิภาคที่เฉพาะเจาะจง นอกจากนี้ยังหมายถึงครอบครัวของมาตรฐานโดยเฉพาะ ในปี พ.ศ. 2539 สถาบันมาตรฐานและเทคโนโลยีแห่งชาติกำหนดการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์เป็น "การแลกเปลี่ยนระหว่างคอมพิวเตอร์กับคอมพิวเตอร์ของข้อความที่มีรูปแบบอย่างเคร่งครัดซึ่งแสดงถึงเอกสารอื่นที่ไม่ใช่เครื่องมือทางการเงิน EDI หมายถึงลำดับของข้อความระหว่างสองฝ่ายซึ่งทั้งสองฝ่ายอาจทำหน้าที่เป็นผู้ริเริ่มหรือผู้รับ ข้อมูลที่จัดรูปแบบเป็นตัวแทนของ เอกสารอาจถูกส่งจากผู้สร้างไปยังผู้รับผ่านทางโทรคมนาคมหรือการขนส่งทางกายภาพบนสื่อเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์” มันแยกความแตกต่างเฉพาะการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์หรือการแลกเปลี่ยนข้อมูล โดยระบุว่า "ใน EDI การประมวลผลข้อความที่ได้รับตามปกติจะใช้คอมพิวเตอร์เท่านั้น การแทรกแซงของมนุษย์ในการประมวลผลข้อความที่ได้รับมักมีไว้สำหรับเงื่อนไขข้อผิดพลาดสำหรับการตรวจสอบคุณภาพและสำหรับกรณีพิเศษ สถานการณ์ ตัวอย่างเช่นการส่งข้อมูลไบนารีหรือข้อความไม่ใช่ EDI ตามที่กำหนดไว้ในที่นี้ เว้นแต่จะถือว่าข้อมูลเป็นองค์ประกอบข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งองค์ประกอบของข้อความ EDI และโดยปกติแล้วไม่ได้มีไว้สำหรับการตีความโดยมนุษย์ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการประมวลผลข้อมูลออนไลน์"[1] กล่าวโดยย่อ EDI สามารถกำหนดเป็นการถ่ายโอนข้อมูลที่มีโครงสร้าง ตามมาตรฐานข้อความที่ตกลงกันไว้ จากระบบคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่งโดยปราศจากการแทรกแซงของมนุษย์

เช่นเดียวกับอีกหลาย ๆ เทคโนโลยีสารสนเทศต้น EDI ได้รับแรงบันดาลใจจากการพัฒนาในโลจิสติกทหาร ความซับซ้อนของการขนส่งทางอากาศในกรุงเบอร์ลินในปี 1948จำเป็นต้องมีการพัฒนาแนวคิดและวิธีการในการแลกเปลี่ยน ซึ่งบางครั้งก็มีโมเด็มโทรพิมพ์มากกว่า 300 บอด ข้อมูลจำนวนมหาศาลและข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่ขนส่ง แนวคิดเริ่มต้นเหล่านี้ได้กำหนดมาตรฐาน TDCC (Transportation Data Coordinating Committee) แห่งแรกในสหรัฐอเมริกาในภายหลัง [2]ในบรรดาระบบบูรณาการระบบแรกที่ใช้ EDI ได้แก่ ระบบควบคุมการขนส่งสินค้า ระบบเรียลไทม์ระบบหนึ่งดังกล่าวคือ London Airport Cargo EDP Scheme (LACES) ที่สนามบินฮีทโธรว์ ลอนดอน สหราชอาณาจักร ในปี 1971 การใช้วิธีการป้อนข้อมูลของผู้ค้าโดยตรง (DTI) ช่วยให้ตัวแทนส่งต่อสามารถป้อนข้อมูลลงในระบบการประมวลผลของศุลกากรได้โดยตรง, ลดเวลาในการกวาดล้าง การเพิ่มขึ้นของการจราจรทางทะเลและปัญหาในด่านศุลกากรที่คล้ายคลึงกับที่เคยพบที่สนามบินฮีทโธรว์ นำไปสู่การใช้ระบบ DTI ในแต่ละพอร์ตหรือกลุ่มของท่าเรือในทศวรรษ 1980 [3]

EDI จัดเตรียมพื้นฐานทางเทคนิคสำหรับ "การสนทนา" เชิงพาณิชย์แบบอัตโนมัติระหว่างสองหน่วยงาน ทั้งภายในหรือภายนอก คำว่า EDI หมายความถึงกระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด ซึ่งรวมถึงการส่ง โฟลว์ข้อความ รูปแบบเอกสาร และซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการตีความเอกสาร อย่างไรก็ตาม มาตรฐาน EDI อธิบายรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เข้มงวด และมาตรฐาน EDI ได้รับการออกแบบมาตั้งแต่ต้นในอุตสาหกรรมยานยนต์ ให้เป็นอิสระจากเทคโนโลยีการสื่อสารและซอฟต์แวร์

การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ ( EDI ) เป็นแนวคิดของธุรกิจที่สื่อสารข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งปกติแล้วจะสื่อสารบนกระดาษ เช่น ใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ มีมาตรฐานทางเทคนิคสำหรับ EDI เพื่ออำนวยความสะดวกให้ฝ่ายที่ทำธุรกรรมเครื่องมือดังกล่าวโดยไม่ต้องเตรียมการพิเศษ

EDI มีอยู่อย่างน้อยตั้งแต่ต้นยุค 70 และมีมาตรฐาน EDI มากมาย (รวมถึงX12 , EDIFACT , ODETTEเป็นต้น) ซึ่งบางส่วนก็ตอบสนองความต้องการของอุตสาหกรรมหรือภูมิภาคที่เฉพาะเจาะจง นอกจากนี้ยังหมายถึงครอบครัวของมาตรฐานโดยเฉพาะ ในปี พ.ศ. 2539 สถาบันมาตรฐานและเทคโนโลยีแห่งชาติกำหนดการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์เป็น "การแลกเปลี่ยนระหว่างคอมพิวเตอร์กับคอมพิวเตอร์ของข้อความที่มีรูปแบบอย่างเคร่งครัดซึ่งแสดงถึงเอกสารอื่นที่ไม่ใช่เครื่องมือทางการเงิน EDI หมายถึงลำดับของข้อความระหว่างสองฝ่ายซึ่งทั้งสองฝ่ายอาจทำหน้าที่เป็นผู้ริเริ่มหรือผู้รับ ข้อมูลที่จัดรูปแบบเป็นตัวแทนของ เอกสารอาจถูกส่งจากผู้สร้างไปยังผู้รับผ่านทางโทรคมนาคมหรือขนส่งทางร่างกายบนสื่อเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์” มันแยกความแตกต่างเฉพาะการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์หรือการแลกเปลี่ยนข้อมูล โดยระบุว่า "ใน EDI การประมวลผลข้อความที่ได้รับตามปกติจะใช้คอมพิวเตอร์เท่านั้น การแทรกแซงของมนุษย์ในการประมวลผลข้อความที่ได้รับมักมีไว้สำหรับเงื่อนไขข้อผิดพลาดสำหรับการตรวจสอบคุณภาพและสำหรับกรณีพิเศษ สถานการณ์ ตัวอย่างเช่น การส่งข้อมูลไบนารีหรือข้อความไม่ใช่ EDI ตามที่กำหนดไว้ในที่นี้ เว้นแต่ว่าข้อมูลจะถือว่าเป็นองค์ประกอบข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งองค์ประกอบของข้อความ EDI และโดยปกติไม่ได้มีไว้สำหรับการตีความโดยมนุษย์ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการประมวลผลข้อมูลออนไลน์" [1] กล่าวโดยย่อ EDI สามารถกำหนดเป็นการถ่ายโอนข้อมูลที่มีโครงสร้าง ตามมาตรฐานข้อความที่ตกลงกันไว้ จากระบบคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่งโดยปราศจากการแทรกแซงของมนุษย์

เช่นเดียวกับอีกหลาย ๆ เทคโนโลยีสารสนเทศต้น EDI ได้รับแรงบันดาลใจจากการพัฒนาในโลจิสติกทหาร ความซับซ้อนของการขนส่งทางอากาศในกรุงเบอร์ลินในปี 1948จำเป็นต้องมีการพัฒนาแนวคิดและวิธีการในการแลกเปลี่ยน ซึ่งบางครั้งก็มีโมเด็มโทรพิมพ์มากกว่า 300 บอด ข้อมูลจำนวนมหาศาลและข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่ขนส่ง แนวคิดเริ่มต้นเหล่านี้ได้กำหนดมาตรฐาน TDCC (Transportation Data Coordinating Committee) แห่งแรกในสหรัฐอเมริกาในภายหลัง [2]ในบรรดาระบบบูรณาการระบบแรกที่ใช้ EDI ได้แก่ ระบบควบคุมการขนส่งสินค้า ระบบเรียลไทม์ระบบหนึ่งดังกล่าวคือ London Airport Cargo EDP Scheme (LACES) ที่สนามบินฮีทโธรว์ ลอนดอน สหราชอาณาจักร ในปี 1971 การใช้วิธีการป้อนข้อมูลของผู้ค้าโดยตรง (DTI) ช่วยให้ตัวแทนส่งต่อสามารถป้อนข้อมูลลงในระบบการประมวลผลของศุลกากรได้โดยตรง, ลดเวลาในการกวาดล้าง การเพิ่มขึ้นของการจราจรทางทะเลและปัญหาในด่านศุลกากรที่คล้ายคลึงกับที่เคยพบที่สนามบินฮีทโธรว์ นำไปสู่การใช้ระบบ DTI ในแต่ละพอร์ตหรือกลุ่มของท่าเรือในทศวรรษ 1980 [3]

EDI จัดเตรียมพื้นฐานทางเทคนิคสำหรับ "การสนทนา" เชิงพาณิชย์แบบอัตโนมัติระหว่างสองหน่วยงาน ทั้งภายในหรือภายนอก คำว่า EDI หมายความถึงกระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด ซึ่งรวมถึงการส่ง โฟลว์ข้อความ รูปแบบเอกสาร และซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการตีความเอกสาร อย่างไรก็ตาม มาตรฐาน EDI อธิบายรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เข้มงวด และมาตรฐาน EDI ได้รับการออกแบบมาตั้งแต่ต้นในอุตสาหกรรมยานยนต์ ให้เป็นอิสระจากเทคโนโลยีการสื่อสารและซอฟต์แวร์

เอกสาร EDI โดยทั่วไปมีข้อมูลเดียวกันกับที่ปกติจะพบในเอกสารกระดาษที่ใช้สำหรับหน้าที่ขององค์กรเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ผู้ผลิตใช้ใบสั่งจัดส่งจากคลังสินค้า EDI 940 เพื่อบอกให้คลังสินค้าจัดส่งสินค้าไปยังผู้ค้าปลีก โดยทั่วไปจะมีที่อยู่สำหรับจัดส่ง ที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงิน และรายการหมายเลขผลิตภัณฑ์ (โดยปกติคือUPC ) และปริมาณ อีกตัวอย่างหนึ่งคือชุดข้อความระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ เช่น การขอใบเสนอราคา (RFQ) การเสนอราคาเพื่อตอบสนองต่อ RFQ ใบสั่งซื้อ การตอบรับใบสั่งซื้อ การแจ้งการจัดส่ง คำแนะนำในการรับใบแจ้งหนี้ และคำแนะนำในการชำระเงิน อย่างไรก็ตาม EDI ไม่ได้จำกัดอยู่แค่ข้อมูลทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการค้า แต่ครอบคลุมทุกสาขา เช่น การแพทย์ (เช่น บันทึกผู้ป่วยและผลการตรวจทางห้องปฏิบัติการ) การขนส่ง (เช่น ข้อมูลคอนเทนเนอร์และกิริยาช่วย) วิศวกรรมและการก่อสร้าง เป็นต้น ในบางกรณี EDI จะถูกใช้เพื่อสร้างกระแสข้อมูลทางธุรกิจใหม่ (ซึ่งไม่ใช่โฟลว์กระดาษมาก่อน) กรณีนี้เป็นกรณีใน Advanced Shipment Notification (ASN) ซึ่งออกแบบมาเพื่อแจ้งให้ผู้รับของที่ต้องจัดส่ง สินค้าที่จะได้รับ และวิธีบรรจุสินค้า สิ่งนี้ยังช่วยเสริมด้วยการใช้ฉลากการจัดส่งของชิปเมนท์ที่มีบาร์โค้ด GS1-128 อ้างอิงถึงหมายเลขติดตามพัสดุของชิปเมนท์ [4]

มาตรฐาน EDI บางชุดที่สำคัญ: [5]

• สหประชาชาติ -recommended UN / EDIFACTเป็นเพียงมาตรฐานระหว่างประเทศและอยู่นอกเด่นของทวีปอเมริกาเหนือ
• สหรัฐอเมริกามาตรฐานANSI ASC X12 (X12) เป็นที่โดดเด่นในทวีปอเมริกาเหนือ
• ชุดมาตรฐานGS1 EDI ได้พัฒนาGS1 ที่โดดเด่นในห่วงโซ่อุปทานทั่วโลก
• TRADACOMSมาตรฐานที่พัฒนาโดย ANA (สมาคมจำนวนบทความนี้เป็นที่รู้จักGS1 สหราชอาณาจักร ) เป็นที่โดดเด่นในสหราชอาณาจักรอุตสาหกรรมค้าปลีก
• มาตรฐาน ODETTE ที่ใช้ในอุตสาหกรรมยานยนต์ยุโรป European
• มาตรฐาน VDA ที่ใช้ในอุตสาหกรรมยานยนต์ยุโรปส่วนใหญ่ในเยอรมนี
• HL7ซึ่งเป็นมาตรฐานการทำงานร่วมกันทางความหมายที่ใช้สำหรับข้อมูลด้านการดูแลสุขภาพ
• HIPAAพระราชบัญญัติการพกพาและความรับผิดชอบในการประกันสุขภาพ (HIPAA) ต้องการหน่วยงานด้านการดูแลสุขภาพหลายล้านรายที่ส่งข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้ EDI ในรูปแบบ HIPAA มาตรฐาน
• IATA Cargo-IMP , IATA Cargo-IMP ย่อมาจาก International Air Transport Association Cargo Interchange Message Procedures เป็นมาตรฐาน EDI ตาม EDIFACT ที่สร้างขึ้นเพื่อทำให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างสายการบินและฝ่ายอื่นๆ เป็นมาตรฐานและเป็นอัตโนมัติ
• NCPDP Script , SCRIPT เป็นมาตรฐานที่พัฒนาและดูแลโดย National Council for Prescription Drug Programs (NCPDP) มาตรฐานกำหนดเอกสารสำหรับการส่งใบสั่งยาทางอิเล็กทรอนิกส์ในสหรัฐอเมริกา
• มาตรฐานโทรคมนาคมของ NCPDP รวมถึงธุรกรรมสำหรับการตรวจสอบสิทธิ์ การเรียกร้องและการเรียกเก็บเงินค่าบริการ การกำหนดผลประโยชน์ล่วงหน้า การอนุญาตล่วงหน้า และการรายงานข้อมูล และใช้เป็นหลักในสหรัฐอเมริกา
• [email protected] (EDIGAS) เป็นมาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับการค้า การขนส่ง (ผ่านท่อหรือคอนเทนเนอร์) และการจัดเก็บก๊าซ

มาตรฐานเหล่านี้จำนวนมากปรากฏขึ้นในช่วงต้นถึงกลางทศวรรษ 1980 มาตรฐานกำหนดรูปแบบ ชุดอักขระ และองค์ประกอบข้อมูลที่ใช้ในการแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจและแบบฟอร์ม รายการเอกสาร X12ฉบับสมบูรณ์ประกอบด้วยเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญทั้งหมด รวมทั้งใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้

มาตรฐาน EDI กำหนดข้อมูลที่จำเป็นและเป็นทางเลือกสำหรับเอกสารเฉพาะและให้กฎสำหรับโครงสร้างของเอกสาร มาตรฐานก็เหมือนรหัสอาคาร เช่นเดียวกับที่สามารถสร้างห้องครัวสองแห่ง " เพื่อเข้ารหัส " แต่ดูแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง เอกสาร EDI สองฉบับสามารถปฏิบัติตามมาตรฐานเดียวกันและมีชุดข้อมูลที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น บริษัทอาหารอาจระบุวันหมดอายุของผลิตภัณฑ์ ในขณะที่ผู้ผลิตเสื้อผ้าจะเลือกที่จะส่งข้อมูลสีและขนาด

EDI สามารถส่งได้โดยใช้วิธีการใดๆ ที่ตกลงกันโดยผู้ส่งและผู้รับ แต่เมื่อคู่ค้าจำนวนมากขึ้นเริ่มใช้อินเทอร์เน็ตในการส่ง โปรโตคอลที่ได้มาตรฐานก็ปรากฏขึ้น

ซึ่งรวมถึงเทคโนโลยีที่หลากหลาย ได้แก่ :

เมื่อบางคนเปรียบเทียบโมเด็มแบบซิงโครนัสโปรโตคอล 2400 บิต/วินาทีอุปกรณ์CLEOและเครือข่ายมูลค่าเพิ่มที่ใช้ในการส่งเอกสาร EDI ไปยังการส่งทางอินเทอร์เน็ต พวกเขาจะเทียบเทคโนโลยีที่ไม่ใช่อินเทอร์เน็ตกับ EDI และคาดการณ์อย่างผิดพลาดว่า EDI จะถูกแทนที่ พร้อมกับเทคโนโลยีที่ไม่ใช่อินเทอร์เน็ต ในกรณีส่วนใหญ่ วิธีการส่งที่ไม่ใช่ทางอินเทอร์เน็ตเหล่านี้เพียงแค่ถูกแทนที่ด้วยโปรโตคอลอินเทอร์เน็ตเช่น FTP, HTTP, telnetและอีเมล แต่เอกสาร EDI ยังคงอยู่

ในปี พ.ศ. 2545 IETF ได้เผยแพร่ RFC 3335 ซึ่งเป็นวิธีการที่ปลอดภัยและได้มาตรฐานในการถ่ายโอนข้อมูล EDI ผ่านอีเมล 12 กรกฏาคม 2005 กลุ่มทำงาน IETF ที่ยอมรับสำหรับ RFC4130 MIMEชั่น HTTP EDIINT (aka AS2 ) การถ่ายโอนและ IETF ได้เตรียม RFC คล้ายกันสำหรับการถ่ายโอน FTP (aka AS3 ) EDI ผ่านบริการเว็บ (aka AS4 ) ยังได้รับมาตรฐานโดยหน่วยงานมาตรฐาน OASIS ในขณะที่การส่ง EDI บางตัวได้ย้ายไปยังโปรโตคอลที่ใหม่กว่าเหล่านี้ ผู้ให้บริการเครือข่ายที่มีมูลค่าเพิ่มยังคงทำงานอยู่

อินเทอร์เน็ต

เมื่อมีองค์กรเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตมากขึ้น ในที่สุด EDI ส่วนใหญ่หรือทั้งหมดก็ถูกผลักเข้าสู่อินเทอร์เน็ต ในขั้นต้น นี่คือผ่านข้อตกลงเฉพาะกิจ เช่น FTP ที่ไม่ได้เข้ารหัสของไฟล์ข้อความ ASCII ไปยังโฟลเดอร์บางโฟลเดอร์บนโฮสต์หนึ่งๆ อนุญาตจากที่อยู่ IP บางรายการเท่านั้น อย่างไรก็ตามIETFได้เผยแพร่เอกสารข้อมูลหลายฉบับ ("คำชี้แจงการบังคับใช้" ดูด้านล่างภายใต้โปรโตคอล ) ซึ่งอธิบายวิธีการใช้โปรโตคอลอินเทอร์เน็ตมาตรฐานสำหรับ EDI

ในปี 2545 Walmartได้ผลักดันAS2สำหรับ EDI [6]เนื่องจากการมีอยู่ที่สำคัญในห่วงโซ่อุปทานทั่วโลก AS2 จึงกลายเป็นแนวทางที่ใช้กันทั่วไปสำหรับ EDI

องค์กรที่ส่งหรือรับเอกสารระหว่างกันจะเรียกว่า "คู่ค้าทางการค้า" ในคำศัพท์ EDI คู่ค้าตกลงเกี่ยวกับข้อมูลเฉพาะที่จะส่งและวิธีการใช้ สิ่งนี้ทำในข้อกำหนดที่มนุษย์อ่านได้ (เรียกอีกอย่างว่าแนวทางการใช้ข้อความ) แม้ว่ามาตรฐานจะคล้ายคลึงกับรหัสอาคาร แต่ข้อมูลจำเพาะก็คล้ายคลึงกับแบบพิมพ์เขียว (ข้อกำหนดอาจเรียกอีกอย่างว่า "การทำแผนที่" แต่โดยทั่วไปคำว่า mapping สงวนไว้สำหรับคำแนะนำเฉพาะที่เครื่องอ่านได้ซึ่งมอบให้กับซอฟต์แวร์การแปล[7] .) "ฮับ" การซื้อขายที่ใหญ่ขึ้นมีแนวทางการใช้ข้อความซึ่งสะท้อนกระบวนการทางธุรกิจของพวกเขาสำหรับการประมวลผล EDI และพวกเขามักจะไม่เต็มใจที่จะปรับเปลี่ยนการดำเนินธุรกิจ EDI ของตนให้ตรงกับความต้องการของคู่ค้าของตน บ่อยครั้งในบริษัทขนาดใหญ่ แนวทาง EDI เหล่านี้จะถูกเขียนให้กว้างพอที่จะนำไปใช้โดยสาขาหรือแผนกต่างๆ ดังนั้นจะมีข้อมูลที่ไม่จำเป็นสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจโดยเฉพาะ สำหรับบริษัทขนาดใหญ่อื่นๆ พวกเขาอาจสร้างแนวทาง EDI แยกกันสำหรับแต่ละสาขา/แผนก

ซอฟต์แวร์แปล EDIมีส่วนติดต่อระหว่างระบบภายในและรูปแบบ EDI ที่ส่ง/รับ สำหรับเอกสาร "ขาเข้า" โซลูชัน EDI จะได้รับไฟล์ (ไม่ว่าจะผ่านเครือข่ายที่มีมูลค่าเพิ่มหรือโดยตรงโดยใช้โปรโตคอล เช่น FTP หรือ AS2) นำไฟล์ EDI ที่ได้รับมา (โดยทั่วไปจะเรียกว่า "ซองจดหมาย") และ ตรวจสอบว่าคู่ค้าที่ส่งไฟล์เป็นคู่ค้าที่ถูกต้อง โครงสร้างของไฟล์เป็นไปตามมาตรฐาน EDI และช่องข้อมูลแต่ละช่องเป็นไปตามมาตรฐานที่ตกลงกันไว้ โดยปกติ นักแปลจะสร้างไฟล์ที่มีความยาวคงที่ ความยาวผันแปร หรือรูปแบบที่แท็ก XML หรือ "พิมพ์" เอกสาร EDI ที่ได้รับ (สำหรับสภาพแวดล้อม EDI ที่ไม่ได้รวมเข้าด้วยกัน) ขั้นตอนต่อไปคือการแปลง/แปลงไฟล์ที่นักแปลสร้างให้อยู่ในรูปแบบที่นำเข้าไปยังระบบธุรกิจส่วนหลัง แอปพลิเคชัน หรือ ERP ของบริษัทได้ นี้สามารถทำได้โดยใช้โปรแกรมที่กำหนดเองแบบบูรณาการที่เป็นกรรมสิทธิ์ของ "mapper" หรือแบบบูรณาการตามมาตรฐานกราฟิก "mapper" ใช้ภาษาการแปลงข้อมูลมาตรฐานเช่นXSLT ขั้นตอนสุดท้ายคือการนำเข้าไฟล์ที่แปลงแล้ว (หรือฐานข้อมูล) เข้าสู่ระบบแบ็คเอนด์ของบริษัท

สำหรับเอกสาร "ขาออก" กระบวนการสำหรับ EDI แบบรวมคือการส่งออกไฟล์ (หรืออ่านฐานข้อมูล) จากระบบข้อมูลของบริษัท และแปลงไฟล์เป็นรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับนักแปล จากนั้นซอฟต์แวร์การแปลจะ "ตรวจสอบ" ไฟล์ EDI ที่ส่งเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามมาตรฐานที่คู่ค้าตกลงตกลงกัน แปลงไฟล์ให้อยู่ในรูปแบบ "EDI" (เพิ่มตัวระบุและโครงสร้างการควบคุมที่เหมาะสม) และส่งไฟล์ไปยังการซื้อขาย พันธมิตร (โดยใช้โปรโตคอลการสื่อสารที่เหมาะสม)

องค์ประกอบที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งของซอฟต์แวร์แปล EDI คือ "การตรวจสอบ" ที่สมบูรณ์ของขั้นตอนทั้งหมดในการย้ายเอกสารทางธุรกิจระหว่างคู่ค้า การตรวจสอบทำให้มั่นใจได้ว่าธุรกรรมใดๆ (ซึ่งอันที่จริงเป็นเอกสารทางธุรกิจ) สามารถติดตามได้เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่สูญหาย ในกรณีที่ผู้ค้าปลีกส่งใบสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์ หากใบสั่งซื้อ "สูญหาย" ที่ใดก็ตามในกระบวนการทางธุรกิจ ผลกระทบจะเกิดความหายนะต่อทั้งสองธุรกิจ สำหรับซัพพลายเออร์ พวกเขาไม่ปฏิบัติตามคำสั่งซื้อเนื่องจากไม่ได้รับสินค้า จึงทำให้สูญเสียธุรกิจและทำให้ความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับลูกค้ารายย่อยเสียหาย สำหรับผู้ค้าปลีก พวกเขามีสต็อกสินค้าขาดตลาดและส่งผลให้สูญเสียยอดขาย บริการลูกค้าลดลง และผลกำไรลดลงในที่สุด

ในคำศัพท์ EDI "ขาเข้า" และ "ขาออก" หมายถึงทิศทางของการส่งเอกสาร EDI ที่เกี่ยวข้องกับระบบเฉพาะ ไม่ใช่ทิศทางของสินค้า เงิน หรือสิ่งอื่น ๆ ที่แสดงโดยเอกสาร ตัวอย่างเช่น เอกสาร EDI ที่บอกให้คลังสินค้าดำเนินการจัดส่งขาออกเป็นเอกสารขาเข้าที่เกี่ยวข้องกับระบบคอมพิวเตอร์ของคลังสินค้า เป็นเอกสารขาออกที่เกี่ยวข้องกับผู้ผลิตหรือตัวแทนจำหน่ายที่ส่งเอกสาร

EDI และเทคโนโลยีอื่นที่คล้ายคลึงกันช่วยประหยัดเงินของบริษัทด้วยการจัดหาทางเลือกหรือการเปลี่ยนกระแสข้อมูลที่ต้องการปฏิสัมพันธ์ของมนุษย์และเอกสารที่เป็นกระดาษอย่างมาก แม้ว่าเอกสารที่เป็นกระดาษจะได้รับการดูแลควบคู่ไปกับการแลกเปลี่ยน EDI เช่น รายการจัดส่งที่พิมพ์ออกมา การแลกเปลี่ยนทางอิเล็กทรอนิกส์และการใช้ข้อมูลจากการแลกเปลี่ยนนั้นจะช่วยลดต้นทุนในการจัดการในการคัดแยก แจกจ่าย จัดระเบียบ และค้นหาเอกสารที่เป็นกระดาษ EDI และเทคโนโลยีที่คล้ายคลึงกันช่วยให้บริษัทใช้ประโยชน์จากประโยชน์ของการจัดเก็บและจัดการข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ข้อดีอีกประการของ EDI คือโอกาสในการลดหรือขจัดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง เช่น ข้อผิดพลาดในการจัดส่งและการเรียกเก็บเงิน เนื่องจาก EDI ขจัดความจำเป็นในการคีย์เอกสารซ้ำที่ฝั่งปลายทาง ข้อได้เปรียบที่สำคัญอย่างหนึ่งของ EDI เหนือเอกสารที่เป็นกระดาษคือความเร็วที่คู่ค้าได้รับและรวมข้อมูลไว้ในระบบของพวกเขา ซึ่งช่วยลดรอบเวลาได้อย่างมาก ด้วยเหตุนี้ EDI จึงเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี [10]

ตามรายงานของอเบอร์ดีนประจำปี 2551 เรื่อง "การเปรียบเทียบความสามารถในการจัดหาซัพพลายเออร์ทั่วโลก" มีเพียง 34% ของใบสั่งซื้อที่ส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ในอเมริกาเหนือ ในEMEA 36% ของคำสั่งซื้อถูกส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ และในAPAC 41% ของคำสั่งซื้อจะถูกส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ พวกเขายังรายงานด้วยว่าใบขอเสนอซื้อกระดาษเฉลี่ยในการสั่งซื้อมีค่าใช้จ่ายของบริษัท 37.45 ดอลลาร์ในอเมริกาเหนือ, 42.90 ดอลลาร์ใน EMEA และ 23.90 ดอลลาร์ใน APAC ด้วยใบขอซื้อ EDI ในการสั่งซื้อ ต้นทุนจะลดลงเหลือ 23.83 ดอลลาร์ในอเมริกาเหนือ, 34.05 ดอลลาร์ใน EMEA และ 14.78 ดอลลาร์ใน APAC

มีอุปสรรคบางประการในการนำการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ อุปสรรคที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งคือการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจที่ตามมา กระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ซึ่งสร้างขึ้นจากการจัดการกระดาษอาจไม่เหมาะกับ EDI และจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงเพื่อรองรับการประมวลผลเอกสารทางธุรกิจโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ธุรกิจอาจได้รับสินค้าจำนวนมากภายในการจัดส่ง 1 หรือ 2 วันและใบแจ้งหนี้ทั้งหมดทางไปรษณีย์ กระบวนการที่มีอยู่จึงอาจถือว่าโดยทั่วไปจะได้รับสินค้าก่อนใบแจ้งหนี้ ด้วย EDI โดยปกติแล้ว ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งไปเมื่อสินค้าถูกจัดส่ง ดังนั้น จึงจำเป็นต้องมีกระบวนการที่จัดการกับใบแจ้งหนี้จำนวนมากที่ยังไม่ได้รับสินค้าที่สอดคล้องกัน

อุปสรรคสำคัญอีกประการหนึ่งคือต้นทุนเวลาและเงินในการตั้งค่าเริ่มต้น ค่าใช้จ่ายเบื้องต้นและเวลาที่เกิดจากการดำเนินการ การปรับแต่ง และการฝึกอบรมอาจมีค่าใช้จ่ายสูง สิ่งสำคัญคือต้องเลือกระดับการรวมที่ถูกต้องเพื่อให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจ สำหรับธุรกิจที่มีธุรกรรมค่อนข้างน้อยกับพันธมิตรที่ใช้ EDI อาจเป็นเรื่องสมเหตุสมผลสำหรับธุรกิจที่จะใช้โซลูชัน "ริปและอ่าน" ราคาไม่แพง โดยรูปแบบ EDI จะถูกพิมพ์ออกมาในรูปแบบที่มนุษย์อ่านได้และผู้คน — แทนที่จะใช้คอมพิวเตอร์ — ตอบสนอง เพื่อทำธุรกรรม อีกทางเลือกหนึ่งคือโซลูชัน EDI ที่เอาท์ซอร์สโดย EDI "Service Bureaus" สำหรับธุรกิจอื่นๆ การนำโซลูชัน EDI แบบบูรณาการมาใช้อาจมีความจำเป็น เนื่องจากปริมาณการซื้อขายที่เพิ่มขึ้นจาก EDI บังคับให้พวกเขานำกระบวนการทางธุรกิจที่ดำเนินการตามคำสั่งซื้อกลับมาใช้ใหม่

อุปสรรคสำคัญในการนำ EDI ไปใช้งานที่ประสบความสำเร็จคือการรับรู้ที่ธุรกิจจำนวนมากมีต่อธรรมชาติของ EDI หลายคนมอง EDI จากมุมมองทางเทคนิคว่า EDI เป็นรูปแบบข้อมูล จะแม่นยำกว่าหากพิจารณาทางธุรกิจว่า EDI เป็นระบบสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจกับหน่วยงานภายนอก และการรวมข้อมูลจากเอกสารเหล่านั้นเข้ากับระบบภายในของบริษัท การใช้งาน EDI ที่ประสบความสำเร็จจะพิจารณาถึงผลกระทบของข้อมูลที่สร้างจากภายนอกที่มีต่อระบบภายในและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทางธุรกิจที่ได้รับ ตัวอย่างเช่น การอนุญาตให้ซัพพลายเออร์อัปเดตระบบบัญชีเจ้าหนี้ของผู้ค้าปลีกโดยไม่มีการตรวจสอบและถ่วงดุลที่เหมาะสมจะทำให้บริษัทมีความเสี่ยงสูง ธุรกิจใหม่ต่อการนำ EDI ไปใช้ต้องเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญและใช้วิจารณญาณที่เหมาะสม