นางสาลิตา ศรีแสงอ่อน Show เนื้อหาโดยสรุป การนำเสนอเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารเพื่อสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนแก่ผู้ฟังโดยการพูดประกอบสื่อในระยะเวลาสั้น ๆ องค์ประกอบของการนำเสนอประกอบด้วย ผู้นำเสนอ (Presenter) เนื้อหา (Content) ผู้ฟัง (Audlence) ผู้นำเสนอจะต้องมีบุคลิกภาพ ความเชื่อมั่น ประสบการณ์ การเตรียมตัว ความรู้ ความสามารถ สไตล์การนำเสนอ เนื้อหาการสำเสนอ จะต้องประกอบด้วย วัตถุประสงค์ รูปแบบ ขั้นตอน ความยากง่าย ความน่าสนใจ สื่อประกอบ โสตทัศนูปกรณ์ ผู้ฟัง (Audlence) จะต้องมีความสนใจ ความรู้ ความเข้าใจ ความเกี่ยวข้อง ทัศนคติ การยอมรับ การเรียนรู้ การนำเสนอที่ดี จะต้องเรียนรู้จากข้อเท็จจริง เรียนรู้จากจำนวนตัวเลข เรียนรู้จากรูปภาพและวีดีโอ เรียนรู้จากคำอธิบาย เรียนรู้จากการแสดงการสาธิต เรียนรู้จากตัวอย่างหรือแบบจำลอง เรียนรู้จากการอภิปรายซักถาม เรียนรู้จากการวิเคราะห์ด้วยตนเอง ขั้นตอนแบบรายงานข้อมูล (Information Format) ประกอบด้วย 1. กำหนดหัวข้อการนำเสนอ 2. กล่าวความเป็นมา 3. เนื้อหาที่จะนำเสนอ (Outline) 4. นำเสนอข้อมูล 5. ลำดับเหตุการณ์ 6. ยกตัวอย่างประกอบ 7. สร้างความเข้าใจแบบง่าย ๆ 8. ใช้โสตทัศนูปกรณ์ประกอบ 9. สรุปสาระสำคัญ สื่อประกอบการนำเสนอ ได้แก่ แผ่นใส สไลด์ วีดีโอเทป ภาพยนตร์ โปรแกรมคอมพิวเตอร์คู่มือ-เอกสารประกอบ โปสเตอร์ แผ่นพับ หุ่นจำลอง ตัวอย่างของจริง โสตทัศนูปกรณ์ ประกอบด้วย โปรเจคเตอร์ (PROJECTOR) เครื่องฉายสไลด์ เครื่องฉายวีดีโอเทป เครื่องฉายภาพยนตร์ เครื่องคอมพิวเตอร์ & LCD Projector กระดานขาว (WHITE BOARD) ฟลิปชาร์ท (FLIP CHART) เครื่องเสียง ข้อแนะนำในการใช้ Power Point Presentation ไม่ควรใช้จำนวน Slide มากเกินไป ระมัดระวังการใช้ Animation ให้เหมาะสม ใช้ภาพประกอบหรือ Clip Arts สร้างความน่าสนใจ ไม่ใส่เนื้อหาแน่นเกินไป ซ่อนบาง Slide ไว้ เพื่อใช้ประกอบเมื่อจำเป็น Slide Show ให้เต็มจอ กด “B” ทำ ขั้นตอนการเตรียมการนำเสนอ
ขั้นตอนการนำเสนอ
การเริ่มต้นนำเสนอทางธุรกิจมีหลายรูปแบบแล้วแต่ความเหมาะสม
เนื้อหาการนำเสนอที่น่าสนใจ จะต้อง เห็นภาพ (Visualization) น่าสนใจ ใกล้ตัว เป็นไปได้ แปลกใหม่ มองเห็นประโยชน์ สร้างอารมณ์ร่วม มีหลักฐาน ตัวอย่าง ข้อมูลชัดเจน การจบการนำเสนอ (Closing for Business Presentation)
ประเภทคำถาม คำถามที่พบส่วนมากมีดังนี้ สงสัยไม่เข้าใจ เพิ่มเติมรายละเอียด เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตนเอง ไม่เห็นด้วย คำถามเสนอความเห็น ลองภูมิปัญญา จ้องจับผิด ต้องการมีส่วนร่วม ถามนำ สร้างแนวร่วม ถามแบบสนุก ๆ เทคนิคการตอบคำถาม เทคนิคในการตอถาม จะต้องแสดงความสนใจคำถาม ชมผู้ถามตามความเหมาะสม ทวนคำถามยํ้าประเด็น ตอบคำถามให้ตรงประเด็น ตอบคำถามกับทุกคน ควบคุมอารมณ์และระมัดระวังการใช้คำพูด หากเป็นคำถามตอบยากและท้าทายให้หาแนวร่วม ควบคุมสถานการณ์และเวลา ประโยชน์ที่ได้รับ ได้รับความรู้ในเกี่ยวกับรูปแบบ เทคนิค วิธีการนำเสนอ การเตรียมความพร้อมในการนำเสนอที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งผู้นำเสนอจะต้องมีทักษะและความเชื่อมั่นในการพูดการนำเสนอ โดยมีการวิเคราะห์และกำหนดประเด็นให้สอดคล้องความสนใจของผู้ฟัง ประกอบด้วย เตรียมตัวและเตรียมการให้พร้อม กำหนดรูปแบบ (Format) ที่เหมาะสม ใช้หลักฐานอ้างอิง (Evidence) ที่มีนํ้าหนัก จัดทำสื่อประกอบการนำเสนออย่างเหมาะสม นำเสนออย่างมีรูปแบบขั้นตอน ตอบคำถามหรือข้อสงสัยได้อย่างชัดเจน
เปลี่ยนวิธีการนำเสนองานแบบเดิมๆ ที่เริ่มด้วยการแนะนำตัวตามด้วยหัวข้อมาเป็นการเริ่มต้นด้วยวิธีเหล่านี้ดีกว่า ถามคำถามกับผู้ชมการถามคำถามที่จะนำไปสู่เนื้อหา เป็นการดึงความสนใจและทำให้ผู้ชมมีส่วนร่วมได้เป็นอย่างดี แถมยังเป็นการบอกว่าวันนี้เรากำลังจะพรีเซ้นต์เกี่ยวกับอะไรแบบไม่ต้องพูดตรงๆ เลยก็ได้ ถามได้ทั้งคำถามที่คิดว่าคนส่วนใหญ่ตอบได้หรือคำถามที่คนส่วนใหญ่ไม่รู้คำตอบก็ได้ เพราะไม่ว่าคำถามแบบไหนก็ช่วยให้คนดูได้คิดตาม และอยากติดตามการนำเสนอของเรา เล่าเรื่องสั้นๆเล่าเรื่องที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่เราจะนำเสนอ อาจเป็นประสบการณ์ตรงของเรา หรือเรื่องที่เคยได้ยินมา เพราะเวลาที่เราเล่าเรื่อง คนส่วนใหญ่จะสนใจฟังและติดตามว่าเรื่องจะเป็นไปอย่างไรต่อไป แต่ต้องเล่าให้สั้น กระชับและตรงประเด็น ถ้าออกทะเลเมื่อไหร่คนฟังก็อาจจะออกจากห้องไปด้วย หลักการเล่าเรื่องให้น่าสนใจก็คือเริ่มต้นด้วยที่มา เดินเรื่องด้วยสถานการณ์ที่นำไปสู่จุดเปลี่ยน และจบลองด้วยการคลี่คลายปัญหาหรือความขัดแย้ง เริ่มด้วยสถิติหรือตัวเลขอธิบายด้วยคำพูดยังไงก็ไม่เห็นภาพเท่าบอกเป็นตัวเลข แต่ต้องทำการบ้านมาให้ดีว่าสถิติและตัวเลขที่นำมาพูดนั้นถูกต้อง และเป็นข้อมูลที่คนส่วนใหญ่ยังไม่ค่อยรู้ จะยิ่งเพิ่มความว้าว ให้ผู้ฟังสนใจและอยากรู้รายละเอียดที่เรากำลังจะเล่า ทำให้เป็นเรื่องใกล้ตัวถ้าเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตัวเองเมื่อไหร่ คนเราจะสนใจเป็นพิเศษ บอกผู้ฟังว่าเขาจะได้อะไรจากการนำเสนอในครั้งนี้ สร้างความเชื่อมโยงด้วยการพูดถึงสิ่งที่ผู้ฟังส่วนใหญ่ต้องการ หรือกล่าวถึงปัญหาที่คิดว่าผู้ฟังเคยประสบมา เพื่อให้เขารู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งในการนำเสนอครั้งนี้ เริ่มด้วยคำคมความประทับใจแรกสำคัญที่สุด เราสามารถทำให้คนฟังรู้สึกประทับใจได้ด้วยคำคม อาจเป็นประโยคสร้างแรงบันดาลใจ ให้ข้อคิด หรือมาจากบุคคลที่มีชื่อเสียง โดยต้องสามารถเชื่อมโยงไปถึงเนื้อหาที่เราจะพรีเซนต์ได้ เริ่มด้วยภาพหรือวิดีโอการใช้ภาพเป็นอีกวิธีที่สามารถดึงดูดให้ผู้ชมสนใจได้ เพราะบางทีการโชว์สไลด์ที่มีแต่ตัวหนังสือคนดูอาจจะรู้สึกว่ายาวไปไม่อยากอ่าน โดยต้องเป็นภาพที่น่าสนใจและเกี่ยวข้องกับเรื่องที่จะนำเสนอ ส่วนวิดีโอควรมีความสั้นกระชับ เพราะนอกจากจะทำให้คนสนใจแล้ว ยังช่วยให้เห็นภาพและเข้าใจสิ่งที่เราจะนำเสนอมากขึ้นด้วย |