Show  ในสังคมยุค Digital ที่ข้อมูลการสื่อสารเชื่อมต่อถึงกันผ่านโลกออนไลน์ คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์การสื่อสารมีบทบาทสำคัญในทุกๆด้าน ทั้งการคำนวณการบันทึกข้อมูลและการจัดทำบัญชี โดยการนำคอมพิวเตอร์มาใช้กับงานบัญชี หรือที่เรียกว่า “ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์” เป็นการปรับเปลี่ยนข้อมูลในกระดาษมาเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
เพื่อให้สอดคล้องกับการสื่อสารในยุคสังคมออนไลน์ 1.การเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปบัญชี ซึ่งผู้ใช้จะต้องมีพื้นฐานทางด้านบัญชีในระดับดี สามารถใช้โปรแกรมได้อย่างเข้าใจโดยการศึกษาหรือทำความเข้าใจจากผู้พัฒนา โปรแกรมนั้น หรืออาจจ้างนักเขียนโปรแกรมเพื่อพัฒนาโปรแกรมบัญชีสำหรับใช้ในกิจการโดย เฉพาะ แต่ต้องยึดหลักมาตรฐานการบัญชีเป็นหลัก ประโยชน์และข้อแตกต่างของระบบบัญชีคอมพิวเตอร์กับระบบบัญชีทั่วไป
ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ คือมาตรฐานการบัญชียุค Digital ที่ต้องใช้ควบคู่กันไปกับระบบบัญชีทั่วไป เพื่อช่วยให้เกิดความถูกต้อง สะดวกรวดเร็ว และสามารถป้องกันการเข้าถึงข้อมูลต่างๆจากคู่แข่งได้โดยการกำหนดรหัสผ่านใน การเข้าใช้โปรแกรม บทความโดย : account2learn
บัญชีที่ทำกันโดยทั่วไป ได้แก่ บัญชีเงินเดือน (payroll) การออกใบกำกับสินค้า (invoice) บัญชีลูกหนี้ (account receivable) การรับเงิน (cash receipts) บัญชีเจ้าหนี้ (account payable) การพิมพ์เช็คและหักบัญชี (check writing and reconciliation) เป็นต้น การทำบัญชีเงินเดือนนั้น เดิมมักจะเป็นงานที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นงานแรกของธุรกิจต่างๆ เพราะจะได้ทดลองการใช้คอมพิวเตอร์ โดยไม่มีผลกระทบกระเทือนแต่อย่างใดกับลูกค้า เมื่อพนักงานคุ้นเคย และยอมรับการใช้คอมพิวเตอร์ จึงค่อยขยายงานไปด้านอื่นๆ ขั้นตอนแรกของการทำบัญชีเงินเดือนก็คือ การจัดทำแฟ้มข้อมูลหลักว่า มีใครเป็นพนักงานบ้าง อยู่ที่ใด อัตราเงินเดือนเท่าใด หักภาษีและอื่น ๆ เท่าใด ต่อจากนั้นทุกงวดจะต้องแจ้งให้คอมพิวเตอร์ทราบว่า มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงอะไรหรือไม่ เช่น ผู้ใดเข้าหรือออก ผู้ใดทำงานนอกเวลา และผู้ใดลาหยุดเกินกำหนดจนต้องหักเงินเดือน แล้วคอมพิวเตอร์ก็จะคำนวณเงินเดือน เงินหักต่างๆ แล้วพิมพ์รายการ พิมพ์เช็ค และพิมพ์รายงานสรุปต่างๆ ได้ ตัวอย่างการทำบัญชีเงินเดือนที่ควรใช้คอมพิวเตอร์อย่างชัดเจนในเมืองไทยมีหลายแห่งเช่น ที่โรงงานยาสูบ และองค์การขนส่งมวลชน ซึ่งมีพนักงานหลายพันคน มีรายการทำงานนอกเวลามากมายหลายอย่าง มีการลาหยุด และการจ้างรายวันพิเศษ ซึ่งทำให้ต้องคำนวณใหม่ทุกครั้ง และต้องคำนวณให้เสร็จในเวลาจำกัด เพียงไม่กี่วันหลังจากที่ได้รายละเอียดแต่ละครั้ง ถ้าทำด้วยมือก็จะต้องใช้พนักงานจำนวนมากมาย และมีโอกาสผิดพลาดได้ง่าย และยังอาจทำไม่ได้ทันเวลา ซึ่งถ้าจ่ายค่าจ้างงวดใดไม่ทัน พนักงานก็จะไม่ยอมทำงานงวดต่อไป เกิดความเสียหายได้มากมาย ในการค้าขายนั้น อาจถือได้ว่า ใบกำกับสินค้าเป็นเอกสารที่สำคัญที่สุด การใช้คอมพิวเตอร์ทำใบกำกับสินค้าช่วยให้การทำงานด้านนี้สะดวก ถูกต้อง สิ้นเปลืองเวลาและพนักงานน้อยลง แฟ้มข้อมูลหลักที่ทำขึ้น เพื่อใช้ในการทำใบกำกับสินค้า ก็อาจนำไปใช้ในการวิเคราะห์ลูกค้า วิเคราะห์สินค้า วิเคราะห์การขาย และวิเคราะห์ตลาดต่อไป การวิเคราะห์ต่างๆ ดังกล่าวมีประโยชน์มาก แต่ถ้าไม่มีแฟ้มข้อมูลหลักอยู่ก่อนแล้ว ก็มักไม่มีใครทำการวิเคราะห์เรื่องเหล่านั้น เพราะจะต้องใช้พนักงาน และเวลามากมาย ใบกำกับสินค้าซึ่งพิมพ์ด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ข้อมูลที่จะใช้ในการทำใบกำกับสินค้า ต้องระบุว่า ส่งสินค้าอะไร ไปให้ลูกค้ารายใด เป็นจำนวนเท่าใด นอกจากนี้อาจมีรายการขอเบิกวงเงิน ขอเปลี่ยนชื่อและที่อยู่อีกด้วย การทำบัญชีเงินเดือนก็เช่นเดียวกัน การทำใบกำกับสินค้าจะต้องมีการตรวจข้อมูลอย่างละเอียดถี่ถ้วน โดยใช้คอมพิวเตอร์ตรวจข้อมูลที่เป็นตัวอักษร เช่น ชื่อ ว่าเป็นตัวอักษรจริงหรือไม่ ข้อมูลที่จะต้องเป็นตัวเลข เช่น จำนวนเงิน เป็นตัวเลขจริงหรือไม่ ราคาที่ระบุเป็นราคาที่ตกลงกำหนดกันไว้หรือไม่ อยู่ในช่วงที่ตกลงกันหรือไม่ อย่างไร ถ้าให้ทำการจัดส่งสินค้าด้วยคอมพิวเตอร์ตั้งแต่ต้นแล้ว การใช้คอมพิวเตอร์ทำใบกำกับสินค้าก็จะง่ายขึ้น เพราะไม่ต้องตรวจข้อมูลที่ให้ตรวจไว้แล้ว ตั้งแต่ตอนจัดส่งสินค้า ประโยชน์ของการใช้คอมพิวเตอร์ทำใบกำกับสินค้า นอกจากจะได้ใบกำกับสินค้าที่ถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ยังได้รายงานต่างๆ เช่น รายงานการขายในราคาที่แตกต่างไปจากที่ตกลงกันไว้อีกด้วย รายงานดังกล่าวนั้น อาจจะนำมาใช้ควบคุมตักเตือนพนักงานขาย ซึ่งลดราคามากเกินไป จนทำให้ได้กำไนน้อย หรือขาดทุน การทำบัญชีลูกหนี้ จะทำให้หน่วยงานธุรกิจได้ทราบว่า ในงวดใดมีลูกหนี้มากน้อยเท่าใด ผู้ใดค้างจ่ายมากแล้วเท่าใด ได้ทราบสถานะของธุรกิจว่า มีเงินพอใช้จ่ายหรือไม่ จะต้องไปกู้ยืมมาใช้ในงวดหรือไม่ ถ้าลูกหนี้รายใดค้างจ่ายนาน ก็จะได้จัดการติดตามทวงถามก่อนที่จะสายเกินไป บทความโดย : http://www.prosoftwinspeed.com |
อุปกรณ์ที่ใช้ในการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ มี กี่ ด้าน
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.paraquee Inc.
