ลักษณะ การนำ เสนอ ที่ ดี

การนำเสนอ เป็นหนึ่งในทักษะที่จำเป็นและสำคัญต่อการทำงาน แม้ว่าเนื้อหาในการนำเสนอจะดีเพียงไหน แต่ถ้าคุณนำเสนอหรือสื่อสารออกมาไม่ดี เนื้อหาเหล่านั้นก็ไม่มีความหมาย

จะนำเสนองานให้สมบูรณ์และมีประสิทธิภาพได้อย่างไร?

1.ตั้งเป้าหมายให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้ฟัง

การตั้งเป้าหมายเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดของการนำเสนอ เพราะเป็นสิ่งที่กำหนดทิศทางและรูปแบบในการนำเสนอ เพราะฉะนั้นการตั้งเป้าหมายที่ดีจะทำให้การนำเสนอนั้นมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จ

การจะตั้งเป้าหมายที่ดีได้ ต้องเข้าใจและรู้ถึงสิ่งที่ผู้ฟังต้องการ กำหนดเป้าหมายให้สอดคล้องกับผู้ฟังต้องรู้ว่าผู้ฟังต้องการอะไร เช่น ผู้ฟังต้องการที่จะเพิ่มผลประกอบการ เป้าหมายก็ควรจะเป็น “วิธีในการเพิ่มผลประกอบการ” หรือ “เครื่องมืออะไรบ้างที่จะช่วยให้ผลประกอบการเพิ่มขึ้น” 

2. เตรียมความพร้อมด้วยการ “ฝึกซ้อม”

จะนำเสนอให้ดีได้จำเป็นต้องอาศัยการฝึกซ้อม เช่นเดียวกับการเล่นกีฬาที่ต้องมีการฝึกซ้อมก่อน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความมั่นใจ 

โดยเฉพาะการเขียนสคริปท์ในการนำเสนอ การนำเสนอต่อหน้าผู้ฟังให้จำไว้เสมอว่าคุณจะถูกตัดสินจากสิ่งที่คุณพูด  คำพูดจะเป็นสิ่งที่ตัดสินจุดแข็งและจุดอ่อนของคุณ เพราะฉะนั้นการรู้และเข้าใจในสิ่งที่พูดจึงเป็นสิ่งที่สำคัญและควรเตรียมความพร้อมก่อนเสมอ

3. นำเสนอให้กระชับ เข้าใจง่าย และ ตรงประเด็น 

นำเสนอให้สั้น กระชับและชัดเจน ใช้คำพูดที่สามารถเข้าใจได้ง่าย จดจ่ออยู่กับประเด็นสำคัญที่ต้องการจะสื่อและไม่พูดยาวจนเกินไป สิ่งนี้จะทำให้ผู้ฟังสามารถเข้าใจและอยู่กับการนำเสนอได้ดีมากขึ้น

4. ทำสไลด์ให้น่าสนใจ

ทำสไลด์ด้วยกฏ 10/20/30 คือ กฏการทำสไลด์เพื่อประกอบการนำเสนอ ให้การนำเสนอดูน่าสนใจและทำให้ผู้ฟังจดจ่ออยู่กับการนำเสนอได้นานขึ้น กฏนี้ถูกคิดค้นโดย Guy Kawasaki นักธุรกิจและนักเขียนชื่อดังที่เคยทำงานให้กับบริษัท Apple 

เลข 10 คือ สไลด์ไม่ควรมีเกิน 10 หน้าหรือ10 หัวข้อ Guy Kawasaki กล่าวไว้ว่า “ในการนำเสนอหนึ่งครั้ง คนเราไม่สามารถเรียนรู้อะไรได้มากกว่า 10 เรื่องหรอก” เพราะฉะนั้นการทำให้เนื้อเรื่องกระชับและสั้น จะทำให้ผู้ฟังสามารถจดจ่ออยู่กับการนำเสนอของเราได้ดีกว่า

เลข 20 คือ ความยาวในการนำเสนอไม่ควรเกิน 20 นาที เนื้อหาและการนำเสนอที่ยาวเกินไปจะทำให้ผู้ฟังเกิดความรู้สึกเบื่อและหมดความสนใจได้

เลข 30 คือ ขนาดตัวอักษรในสไลด์ควรจะมีขนาด 30 เพราะจะทำให้คุณมีพื้นที่จำกัด คุณจึงจำเป็นต้องหาข้อมูลและเลือกสิ่งที่สำคัญที่สุดมาประกอบในสไลด์ของคุณและค่อยขยายความต่อด้วยการพูดอีกที

5. เริ่มต้นด้วยการ “เล่าเรื่อง” 

เริ่มต้นการนำเสนอด้วยการเล่าเรื่อง เรื่องราวต่างๆ ช่วยให้เราใส่ใจและจดจำสิ่งต่างๆ ได้ดีขึ้น การเล่าเรื่องจะดึงดูดให้ผู้ฟังหันมาสนใจและจดจำประเด็นสำคัญต่างๆ ที่คุณพูด

6. โฟกัสที่ภาษากายและน้ำเสียง

ภาษากายเป็นการสื่อสารประเภทหนึ่ง แม้คุณจะไม่ได้พูดแต่คุณก็สื่อสารอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นการมีภาษากายที่เปิดและมั่นใจ จะทำให้การนำเสนอของคุณเป็นธรรมชาติมากขึ้น

น้ำเสียงก็เช่นเดียวกัน การใช้น้ำเสียงให้เหมาะกับสถานการณ์และการนำเสนอจะช่วยให้ผู้ฟังนั้นจดจ่อและสนใจในสิ่งที่คุณสื่อสารออกมา

7.  ผ่อนคลาย มีสมาธิ และสนุกไปกับมัน

สุดท้ายแล้วการนำเสนอจะดีได้ก็ต้องเริ่มจากตัวผู้นำเสนอก่อน ทำตัวผ่อนคลายไม่เครียดจนเกินไป มีสมาธิและสนุกกับการนำเสนอ สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้การนำเสนอของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

การนำเสนอก็เป็นการสื่อสารประเภทหนึ่ง เรียนรู้วิธีการสื่อสารและการนำเสนออย่างไรให้มีประสิทธิภาพไปกับคุณหนุ่ย พงศ์สุข หิรัญพฤกษ์ พิธีกรและเจ้าของเว็บไซต์ ‘Beartai’ ที่ครองอันดับ 1 ด้านนำเสนอเรื่องราวไอทีและเทคโนโลยี ได้ในคอร์ส “The Mastery of Communication – เอาชนะใจคนด้วยการสื่อสาร”

การนำเสนอเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารเพื่อสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนแก่ผู้ฟังโดยการพูดประกอบสื่อในระยะเวลาสั้น ๆ องค์ประกอบของการนำเสนอประกอบด้วย ผู้นำเสนอ (Presenter) เนื้อหา (Content) ผู้ฟัง (Audlence) ผู้นำเสนอจะต้องมีบุคลิกภาพ ความเชื่อมั่น ประสบการณ์ การเตรียมตัว ความรู้ ความสามารถ สไตล์การนำเสนอ  เนื้อหาการสำเสนอ จะต้องประกอบด้วย วัตถุประสงค์ รูปแบบ ขั้นตอน ความยากง่าย ความน่าสนใจ สื่อประกอบ โสตทัศนูปกรณ์ ผู้ฟัง (Audlence) จะต้องมีความสนใจ ความรู้ ความเข้าใจ ความเกี่ยวข้อง ทัศนคติ การยอมรับ การเรียนรู้

การนำเสนอที่ดี จะต้องเรียนรู้จากข้อเท็จจริง เรียนรู้จากจำนวนตัวเลข เรียนรู้จากรูปภาพและวีดีโอ เรียนรู้จากคำอธิบาย เรียนรู้จากการแสดงการสาธิต เรียนรู้จากตัวอย่างหรือแบบจำลอง เรียนรู้จากการอภิปรายซักถาม เรียนรู้จากการวิเคราะห์ด้วยตนเอง

ขั้นตอนแบบรายงานข้อมูล (Information Format) ประกอบด้วย

1. กำหนดหัวข้อการนำเสนอ 2. กล่าวความเป็นมา 3. เนื้อหาที่จะนำเสนอ (Outline) 4. นำเสนอข้อมูล  5. ลำดับเหตุการณ์  6.  ยกตัวอย่างประกอบ  7.  สร้างความเข้าใจแบบง่าย ๆ  8. ใช้โสตทัศนูปกรณ์ประกอบ 9. สรุปสาระสำคัญ

สื่อประกอบการนำเสนอ ได้แก่ แผ่นใส สไลด์ วีดีโอเทป ภาพยนตร์ โปรแกรมคอมพิวเตอร์คู่มือ-เอกสารประกอบ โปสเตอร์ แผ่นพับ หุ่นจำลอง ตัวอย่างของจริง

โสตทัศนูปกรณ์ ประกอบด้วย โปรเจคเตอร์ (PROJECTOR) เครื่องฉายสไลด์ เครื่องฉายวีดีโอเทป  เครื่องฉายภาพยนตร์  เครื่องคอมพิวเตอร์ & LCD Projector   กระดานขาว (WHITE BOARD) ฟลิปชาร์ท (FLIP CHART)  เครื่องเสียง

ข้อแนะนำในการใช้ Power Point Presentation

ไม่ควรใช้จำนวน Slide มากเกินไป ระมัดระวังการใช้ Animation ให้เหมาะสม   ใช้ภาพประกอบหรือ Clip Arts สร้างความน่าสนใจ  ไม่ใส่เนื้อหาแน่นเกินไป ซ่อนบาง Slide ไว้ เพื่อใช้ประกอบเมื่อจำเป็น Slide Show ให้เต็มจอ กด “B” ทำ

ขั้นตอนการเตรียมการนำเสนอ

1. กำหนดวัตถุประสงค์
2. วิเคราะห์ผู้ฟังและสถานการณ์
3. กำหนดรูปแบบ (FORMAT)
4. รวบรวมข้อมูลและหลักฐานอ้างอิง
5. วางโครงการนำเสนอ
6. เรียบเรียงเนื้อหา
7. จัดทำสื่อประกอบการนำเสนอ
8. เตรียมบท (SCRIPTS)
9. ตรวจสอบโสตทัศนูปกรณ์
10. ซักซ้อมให้จอมืด หรือ “W” ทำให้จอสว่าง

ขั้นตอนการนำเสนอ

1. ปรากฏตัวบนเวที
2. ตรวจสอบความเรียบร้อย
3. ทักทายและเกริ่นนำ
4. นำเสนอ
5. เปิดโอกาสให้ซักถาม
6. สรุปและจบการนำเสนอ

การเริ่มต้นนำเสนอทางธุรกิจมีหลายรูปแบบแล้วแต่ความเหมาะสม

1. เริ่มต้นโดยเกริ่นนำถึงผลประโยชน์ (Benefits Approach)
2. เริ่มต้นโดยการพูดถึงปัญหาและทางแก้(Problems & Solutions)
3. เริ่มต้นโดยกระตุ้นความอยากรู้ (Curiosity Stimulating)
4. เริ่มต้นโดยกล่าวถึงข้อมูลสำคัญ (Information Giving)
5. เริ่มต้นโดยการสาธิตที่น่าสนใจ (Dramatic Demonstration)

เนื้อหาการนำเสนอที่น่าสนใจ  จะต้อง เห็นภาพ (Visualization) น่าสนใจ  ใกล้ตัว  เป็นไปได้  แปลกใหม่ มองเห็นประโยชน์   สร้างอารมณ์ร่วม   มีหลักฐาน ตัวอย่าง   ข้อมูลชัดเจน

การจบการนำเสนอ (Closing for Business Presentation)

1. สรุปเนื้อหาสำคัญ
2. เน้นยํ้าประโยชน์ที่จะได้รับ
3. กระตุ้นการตัดสินใจ
4. สร้างความมั่นใจในการแก้ปัญหา
5. กล่าวถึงขั้นต่อไป (Next Steps)

ประเภทคำถาม

คำถามที่พบส่วนมากมีดังนี้  สงสัยไม่เข้าใจ  เพิ่มเติมรายละเอียด  เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตนเอง ไม่เห็นด้วย  คำถามเสนอความเห็น  ลองภูมิปัญญา  จ้องจับผิด  ต้องการมีส่วนร่วม  ถามนำ สร้างแนวร่วม  ถามแบบสนุก ๆ

เทคนิคการตอบคำถาม

เทคนิคในการตอถาม จะต้องแสดงความสนใจคำถาม  ชมผู้ถามตามความเหมาะสม  ทวนคำถามยํ้าประเด็น ตอบคำถามให้ตรงประเด็น  ตอบคำถามกับทุกคน  ควบคุมอารมณ์และระมัดระวังการใช้คำพูด  หากเป็นคำถามตอบยากและท้าทายให้หาแนวร่วม  ควบคุมสถานการณ์และเวลา

ประโยชน์ที่ได้รับ

ได้รับความรู้ในเกี่ยวกับรูปแบบ เทคนิค วิธีการนำเสนอ การเตรียมความพร้อมในการนำเสนอที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งผู้นำเสนอจะต้องมีทักษะและความเชื่อมั่นในการพูดการนำเสนอ โดยมีการวิเคราะห์และกำหนดประเด็นให้สอดคล้องความสนใจของผู้ฟัง ประกอบด้วย เตรียมตัวและเตรียมการให้พร้อม กำหนดรูปแบบ (Format) ที่เหมาะสม  ใช้หลักฐานอ้างอิง (Evidence) ที่มีนํ้าหนัก จัดทำสื่อประกอบการนำเสนออย่างเหมาะสม นำเสนออย่างมีรูปแบบขั้นตอน ตอบคำถามหรือข้อสงสัยได้อย่างชัดเจน

ลักษณะการนำเสนอที่ดีมีอะไรบ้าง

การนำเสนอโครงงานที่ดีต้องเป็นอย่างไร

การเป็นผู้นำเสนอที่ดีในการประชุมควรมีลักษณะอย่างไร

รูปแบบการนำเสนอมีอะไรบ้าง