ระบบเงินสดย่อยที่นิยมใช้คือ Impress System โดยจะมีการกำหนดวงเงินสดย่อยไว้ในจำนวนที่เหมาะสม และวงเงินนี้จะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อมีการจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ แต่จะเปลี่ยนเฉพาะเมื่อมีการเพิ่มหรือลดวงเงินสดย่อย เท่านั้น Show การบันทึกบัญชีมีดังนี้ Dr. เงินสดย่อย XX Cr. เงินฝากธนาคาร XX เมื่อมีการจ่ายเงินสดย่อยพนักงานผู้รับผิดชอบจะให้ผู้รับเงินลงนามไว้ในสมุดทะเบียน เงินสดย่อย และเมื่อผู้รับเงินนำเงินไปจ่ายเรียบร้อยแล้วก็ให้นำหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น ใบเสร็จรับเงิน มามอบให้แก่ผู้รักษาเงินสดย่อย สมุดทะเบียนเงินสดย่อยนี้ถือเป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้น 3. การเบิกชดเชยเงินสดย่อย Dr. ค่าเครื่องเขียน 200 ค่าไปรษณีย์ 150 ค่าพาหนะ 100 ค่ารับรอง 250 Cr. เงินฝากธนาคาร 700 ผู้รักษาเงินสดย่อยเบิกชดเชยเงินสด ได้เขียนเช็คให้เรียบร้อยแล้ว
Dr. เงินสดย่อย XX Cr. เงินฝากธนาคาร XX
เป็นดังนี้ Dr. เงินฝากธนาคาร XX Cr. เงินสดย่อย XX กรณีที่ ณ วันปิดบัญชี ยังมีค่าใช้จ่ายที่ผู้รักษาเงินสดย่อย ยังไม่ได้ขอเบิกชดเชย (การที่มีค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้เบิกชดเชย หมายความว่า มีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นแล้วกิจการยังไม่ได้บันทึกบัญชี ดังนั้นจึงต้องมีการบันทึกรายการปรับปรุง ในสมุดรายวันทั่วไป 500 บาท และค่าพาหนะ 300 บาท Dr. ค่าสาธารณูปโภค 500 ค่าพาหนะ 300 Cr. เงินสดย่อย 800 บันทึกปรับปรุงค่าใช้จ่ายเงินสดย่อยที่ยังไม่ได้เบิกชดเชย ต้นปีถัดไป เมื่อผู้รักษาเงินสดนำใบสำคัญจ่ายค่าใช้จ่ายมาเบิกชดเชยเงินสดย่อย จะบันทึกบัญชีได ดังนี้ Dr. เงินสดย่อย 800 Cr. เงินฝากธนาคาร 800 มีบางครั้งเมื่อนำหลักฐานใบสำคัญทั้งหมดมารวมกับเงินสดย่อยที่คงเหลืออยู่ในมือแล้ว จะไม่เท่ากับบัญชีเงินสดย่อย และเมื่อได้ตรวจสอบแล้วปรากฏว่าหลักฐานตามใบสำคัญถูกต้อง ดังนี้ แสดงว่าจำนวนเงินสดย่อยคงเหลือในมือไม่ถูกต้อง อันอาจเนื่องมาจากจ่ายเงินหรือทอนเงินผิดน้อยไปหรือมากไปก็ได้ ในกรณีที่มีเงินเกินบัญชีหรือขาดบัญชีเกิดขึ้นเช่นนี้ ก็ต้องเปิดบัญชีขึ้นอีกบัญชีหนึ่ง คือ “บัญชีเงินเกินและขาดบัญชี” ( Cash Over and Short Account ) ถ้าเป็นกรณีเงินขาดบัญชี การบันทึกรายการบัญชีตอนเบิกชดเชย คือ Dr. ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ XX ภาษีซื้อ XX เงินเกินและขาดบัญชี XX Cr. เงินฝากธนาคาร XX ถ้าเป็นกรณีเงินเกินบัญชี การบันทึกรายการบัญชีตอนเบิกชดเชย คือ Dr. ค่าใช้จ่ายประเภทต่าง ๆ XX ภาษีซื้อ XX Cr. เงินเกินและขาดบัญชี XX เงินฝากธนาคาร XX วิธีการเงินสดย่อยอีกวิธีหนึ่งเรียกว่า Fluctuation Fund System หรือเงินสดย่อยระบบไม่จำกัดวงเงิน วิธีนี้ต้องบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปทุกครั้งเมื่อมีการจ่ายเงินสดย่อย และเมื่อเบิกชดเชยวงเงินสดย่อย ก็ไม่จำเป็นต้องเบิกชดเชยเท่ากับใบสำคัญที่ได้จ่ายไป อาจเบิกชดเชยเท่ากับ สูงกว่า หรือต่ำกว่า ใบสำคัญก็ได้ หน้าที่หลักของผู้รักษาเงินสดย่อยมีอะไรบ้างผู้รักษาเงินสดย่อยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ในเรื่องบัญชีแต่อย่างใด (แต่ควรเป็นผู้มีความระมัดระวังดีพอควร) ผู้รักษาเงินสดย่อยจะเบิกชดเชยเงินสดย่อยตามยอดค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปทั้งหมด ระบบเงินสดย่อยทำให้สามารถตรวจสอบยอดเงินสดคงเหลือ และค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปแล้วได้ตลอดเวลา ทำให้แน่ใจได้ว่าไม่มีการหลงลืมรายการใดรายการหนึ่ง
Petty Cash มีอะไรบ้างเงินสดย่อย คืออะไร ? เงินสดย่อย (Petty cash) หมายถึง รายการเงินสดชนิดหนึ่งของกิจการ ที่กำหนดวงเงินจำนวนหนึ่งขึ้นมาถือไว้เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ภายในกิจการ เช่น รายจ่ายค่าพาหนะ การเดินทาง ค่าไปรษณียกร เป็นต้น
Petty Cash ทำยังไงระบบเงินสดย่อย (Petty Cash). ใบสำคัญจ่าย. ใบเบิกเงินสดย่อย. ใบสรุปเบิกเงินสดย่อย. เอกสารประกอบ เช่น ใบเสร็จรับเงิน สำเนาใบกำกับภาษี บิลเงินสด บัตรประชาชน เป็นต้น. นำเอกสาร ข้อ 1-4 ไปบันทึกบัญชี ทำเช็ค ลงนามอนุมัติ จ่ายเช็ค แล้วเก็บเข้าแฟ้ม. ผู้ที่มีหน้าที่ในการบันทึกสมุดเงินสดย่อยคือใครผู้รักษาเงินสดย่อยมีหน้าที่ดังนี้ 1. เก็บรักษาเงินสดย่อยไว้ เมื่อมีผู้มาขอเบิกก็จะจ่ายเงินตามหลักฐานนั้น 2. บันทึกการจ่ายเงินในสมุดเงินสดย่อย เพื่อเป็นการบันทึกช่วยจำว่าได้จ่ายอะไรไปบ้าง
|
หน้าที่ของผู้รักษาเงินสดย่อย
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.paraquee Inc.
