ปัจจัยหลัก 4 Ms
ในองค์กรแห่งการทำงานทุกองค์กรจะต้องอาศัยปัจจัยหลัก 4 Ms อันประกอบไปด้วย คน(Man)วัสดุ(Material) เงิน(Money) และ การจัดการ(Management) ซึ่งในทุกปัจจัยมีความสำคัญในระดับที่เท่าๆกัน โดยถ้าขาดปัจจัยในข้อใดข้อหนึ่งองค์กรอาจจะไม่สามารถดำเนินการทำงานไปให้ถึงในระดับที่ตั้งเป้าหมายหรือบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรได้
ในสถานการณ์ปัจจุบัน เราอยู่ในโลกยุคโลกาภิวัฒน์ มีการใช้เทคโนโลยี(Technology) เข้ามาช่วยในการทำงาน มีการติดต่อสื่อสารที่รวดเร็ว ทันสมัย ใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการเก็บข้อมูล ใช้ระบบอินเตอร์เนต (Internet) ค้นหาข้อมูลที่มีความสำคัญและจำเป็นสำหรับองค์กร เพราะฉะนั้น เทคโนโลยี(Technology) คงเป็นปัจจัยหลักที่สำคัญในการทำงานขององค์กรอีกอย่างหนึ่ง ซึ่งเป็นผลดีกับองค์กรคือทำให้ช่วยประหยัดเวลา(Time) ในการทำงานขององค์กร
ตัวเราเป็นบุคลากรคนหนึ่งในองค์กรคงต้องเร่งตนเองให้มีความรู้เท่าทันเทคโนโลยี เพื่อนำมาเป็นตัวช่วยในการปฏิบัติงาน และคงจะอ้างไม่ได้เรื่องไม่มีเวลา
4M ประกอบด้วย Man,Money,Materials,Management
1. Man หรืออ คน = การบริหารกำลังคน จะใช้คนอย่างไรให้เกิดประสิทธิภาพ และประสิทธิผลกับงานให้มากที่สุด
2. Money หรือ เงิน = การบริหารเงิน จะจัดสรรคเงินอย่างไรให้ใช้จ่ายต้นทุนน้อยที่สุดและให้เกิดประสิทธิภาพ และประสิทธิผล
3. Materials หรือ วัตถุดิบ = การบริหารวัสดุในการดำเนินงาน
ว่าจะทำอย่างไร้ให้สิ้นเปลืองน้อยที่สุด หรือเกิดประโยน์สูงสุด
4. Management หรือ การจัดการ = การจัดการ คือกระบวนการจัดการบริหารควบคุมเพื่อให้งานทั้งหมดเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และเกิดประสิทธิผลอย่างเต็มที่
ทั้งหมดคือการ บริหารหลักๆ 4 อย่าง ครับ
แต่ละอย่างก็จะมีวิธีการแตกต่างกันออกไป
นาย วริศ ศรีบุญเรือง รหัสนึกศึกษา 603170090105 สาขา การจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศ
หลักการ 4M และการจัดการ
การบริหารจัดการทุกประเภทจำเป็นต้องอาศัยปัจจัยหรือทรัพยากรทางการบริหารจัดการที่สำคัญ ได้แก่ บุคลากร(Man) งบประมาณ (Money) วัสดุอุปกรณ์ (Material) และการจัดการ (Management) หรือที่เรียกย่อ ๆ ว่า 4M’s ถือเป็นปัจจัยพื้นฐานที่ใช้ในการบริหาร เพราะการบริหารจะประสบผลสำเร็จตามเป้าหมาย ต้องอาศัยบุคลากรที่มีคุณภาพมีปริมาณเพียงพอ ต้องได้รับงบประมาณสนับสนุนการดำเนินการเพียงพอ ต้องมีวัสดุอุปกรณ์ที่เหมาะกับความต้องการของแผนงานและโครงการและต้องมีระบบการจัดการที่ดีมีประสิทธิภาพเพื่อให้ทรัพยากรที่มีอยู่จำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุด (ศิริวรรณ เสรีรัตน์และคณะ. 2545 : 18)
1. ทรัพยากรมนุษย์
(Man) คือ คนงาน พนักงาน หรือบุคลากรทั้งจากภายในและภายนอก ซึ่งถือว่าเป็นปัจจัยหลักที่สำคัญที่สุด เพราะการทำธุรกิจหรือดำเนินการใดๆ จะต้องเกิดขึ้นได้ต้องอาศัยคน ทั้งในด้านความคิด การวางแผน การดำเนินการ หรือจัดการทำให้เกิดผลทางธุรกิจทุกรูปแบบ การพัฒนาคนจึงเป็นสิ่งสำคัญที่สุดเพื่อให้ประสบความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจ
- การบริหารกำลังคน ต้องมีการพัฒนาคนด้านความรู้ ทักษะ และวางแผน เพื่อให้เกิดการใช้คนให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลกับงานให้มากที่สุด
2. เงินทุน (Money)
คือ เงิน หรือทุนที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจทั้งจากเงินทุนภายในและภายนอก ในทางธุรกิจเงินทุนถือว่าเป็นปัจจัยหลักที่สำคัญที่สุด เพราะการทำธุรกิจทุกอย่างไม่สามารถดำเนินได้ดีหากขาดทุนในการดำเนินงาน กล่าวได้ว่าการทำธุรกิจทุกอย่างจะต้องเกิดขึ้นได้ต้องอาศัยเงินทุน เพราะจะเป็นตัวขับเคลื่อนธุรกิจและปัจจัยต่างๆ ให้ดำเนินการไปได้ทั้งในด้านค่าแรงคน ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ค่าใช้จ่ายในการซื้อวัสดุมาใช้ในการดำเนินธุรกิจ การมุ่งเป้าไปที่การพัฒนาเงินจึงเป็นสิ่งสำคัญที่สุดเพื่อให้ประสบความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจ
- การบริหารกำลังเงินทุน ต้องมีการวางแผนในการจัดสรรเงินทุน ว่าทำอย่างไรให้มีการใช้จ่ายน้อยที่สุด มีการคิดหาวิธีทำให้ต้นทุนน้อยที่สุด และบริหารการใช้เงินให้เกิดประสิทธิผลการกับงานให้มากที่สุด
3.วัสดุ (Material)
คือ วัสดุสิ่งของ วัตถุดิบ ชิ้นส่วนอะไหล่ ผลิตภัณฑ์ บริการหรืออุปกรณ์อื่นๆ ซึ่งมีส่วนนำมาใช้ในการผลิตสินค้า เป็นสิ่งที่สำคัญอันดับต่อมา เพราะทุกธุรกิจต้องอาศัยสิ่งที่ได้ในกลุ่มนี้มาใช้ในการผลิต ดังนั้นต้องรู้จักบริหารจัดการวัตถุดิบ ให้มีประสิทธิภาพสามารถมีเพียงพอในการผลิต บริหารจัดการให้ได้ต้นทุนที่ต่ำในการผลิต และทำให้ธุรกิจได้ผลกำไรสูงสุด
- การบริหารวัสดุ ในการดำเนินงานว่าทำอย่างไรให้สิ้นเปลืองทรัพยากรในการผลิตให้น้อยที่สุด หรือการใช้ให้เกิดประโยชน์คุ้มค่าสูงสุด
4.วิธีปฏิบัติงาน (Method)
คือ วิธีการ ขั้นตอน หรือขบวนการในการทำธุรกิจ ความสำเร็จของการดำเนินธุรกิจส่วนใหญ่จะมาจากการที่องค์กรมีการกำหนดขั้นตอนแนวทางในการดำเนินงานที่ดี การที่จะมีแนวทางการปฏิบัติงานและขั้นตอนของการดำเนินธุรกิจที่ดีได้ ควรต้องมีการกำหนดนโยบายที่ชัดเจน มีวิสัยทัศน์ที่ดี มีการวางแผนจัดการ การติดตามความก้าวหน้าของงาน การตรวจสอบคุณภาพผลงานที่ได้ และการควบคุมการทำธุรกิจอย่างต่อเนื่อง - การบริหารวิธีปฏิบัติงาน ต้องมีการพัฒนาขั้นตอนการทำงาน นำเอาความรู้เทคโนโลยีใหม่ และวางแผนขบวนการทำงานให้ดี มีขั้นตอนที่ไม่ยุ่งยาก ประหยัดเวลา สามารถติดตามตรวจสอบได้ง่าย และกระบวนการจัดการบริหารควบคุมเพื่อให้งานทั้งหมดเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเกิด
ตัวอย่าง การใช้ทฤษฏี 4ms ของร้านครัวไทย
เป็นหลักการบริหารโดยทั่ว ๆ ไป ทุกหน่วยงาน ทุกองค์กรจะต้องนำหลักทฤษฎีทั้ง 4 ข้อ ไปใช้ในการบริหาร แน่นอนในร้านอาหารก็จะต้องนำเอาทฤษฎีทั้งสี่ข้อไปใช้ในการดำเนินธุรกิจ
คน/ Men ร้านอาหารทุกแห่งในโลกนี้จะต้องมีคน จะมีคนมาก หรือมีคนน้อยก็อีกเรื่องหนึ่ง แต่ร้านอาหารจะขาดคนไม่ได้ อาหารที่ถูกปรุงนั้น เป็นการปรุงโดยคน อาหารที่รับประทานนั้นทำโดยคน ผมว่าในโลกนี้คงไม่มีร้านอาหารที่ไม่มีคนทำงาน การบริหารคน การเอาคนมาทำงาน การเอาคนมาฝึกให้เขารู้จักการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพนั้น ถือว่าเป็นสิ่งที่สำคัญมาก จะเอาคนแบบไหนมาเป็นพ่อครัวแม่ครัว จะเอาคนแบบไหนมาเป็นคนเสิร์ฟอาหาร ผู้บริหารจะต้องรู้จักวางคนให้ตรงกับงาน มอบหมายงานให้ตรงกับคน
มีคนที่เคยเป็นพ่อครัวร้านอาหารคนหนึ่ง เขาไปบอกกับเพื่อนผมว่าให้เปิดร้านอาหารไทย เขาจะช่วยเป็นพ่อครัวให้ เพื่อนผม ซึ่งเขาไม่เคยรู้เรื่องการทำร้านอาหารเลย เคยเห็นแต่คนอื่นเขา เพื่อนผมก็เลยลองลงทุนทำร้านอาหาร เป็นการตัดสินใจที่ผิดพลาดอย่างมาก มีเพื่อนเป็นพ่อครัวคนเดียวเปิดร้านอาหารไทยในอเมริกา มีคนกล้าทำแบบนั้นหรือ ? เพื่อนผมคนนั้นเขากล้ามาก เพื่อนที่เป็นพ่อครัวบอกว่าจะมีคนมาช่วย ขอให้เปิดร้านเท่านั้น มีคนมาทำงานอย่างแน่นอน พอเปิดร้านก็ปรากฎว่าไม่มีคนช่วยงาน เปิดร้านได้ไม่ถึง 4 เดือนก็ล้ม ลงทุนด้วยเงินเป็นหมื่นเป็นแสน สุดท้ายก็เป็นหนี้เป็นสิน ก็ถือว่าเก่งครับ ดีกว่าผม เก่งกว่าผม เพราะว่าผมยังไม่เคยมีโอกาสได้เป็นเจ้าของร้านอาหารเลย การเปิดร้านอาหารได้นั้น เป็นขั้นตอนของการเริ่มต้น การบริหารร้านให้ได้ 10-20 ปี และมีกำไร คือ สิ่งที่สำคัญ
เงิน /Money ก็เป็นปัจจัยสำคัญขององค์กร วัด โรงเรียน โรงพยาบาล คุก ร้านอาหาร ตลอดถึงครอบครัวของแต่ละคน ล้วนแต่เป็นองค์กร ซึ่งจะต้องใช้เงินในการบริหาร ผมเคยได้ยินว่า รัฐบาลไทยมีนโยบายส่งเสริมให้มีร้านอาหารไทยไปทั่วโลก โดยรัฐบาลจะจัดหาแหล่งเงินกู้ดอกเบี้ยต่ำให้กับบรรดาผู้ที่จะทำธุรกิจร้านอาหาร เงินเป็นปัจจัยสำคัญในการลงทุนทำธุรกิจร้านอาหาร ผู้บริหารจะต้องรู้จักจัดการเรื่องการเงิน จะต้องรู้จักใช้จ่ายเงิน อันไหนจำเป็น อันไหนสำคัญ อันไหนมาก่อน อันไหนมาที่หลัง ผู้บริหารจะต้องรู้ เอาเงินจากไหนไปซื้อข้าวสาร เอาเงินจากไหนไปซื้อผัก ซื้อเนื้อ เอาเงินที่ไหนมาจ่ายให้คนงาน ? ผู้บริหารร้านจะต้องรู้สิ่งเหล่านั้น
เพื่อนผมคนเดิมนั่นแหละครับ เขาจะเปิดร้านอาหาร เขาก็ไปยืมเงินจากคุณพ่อคุณแม่ และพี่ ๆ น้อง ๆ ของเขา ตลอดถึงเพื่อนที่ใกล้ชิดเขา แต่โชคดีที่เขาไม่มาขอยืมจากผม เขาเคยพูดเรื่องเงินกับผม แต่ยังไม่ถึงขั้นขอยืมเงิน คุณพ่อคุณแม่ของเขาก็พอมีเงิน เพราะได้สะสมเงินไว้หลายปี เก็บเล็กผสมน้อยเอาไว้ คงจะคิดว่าสักวันหนึ่งจะเดินทางไปเที่ยวหาญาติพี่น้องที่เมืองไทย ไปหาเพื่อน ๆ ที่เมืองไทย แต่ก็ต้องเอาเงินที่เก็บไว้ไปให้ลูกชายลงทุนเปิดร้านอาหารไทย ปรากฎว่าเงินที่เก็บเล็กผสมน้อยมาเป็นเวลาหลายปี ก็ศูนย์สลายไปในระยะเวลาไม่กี่เดือน ตัวเองไม่มีความรู้เรื่องการบริหารคน ไม่มีความรู้เรื่องการบริหารเงิน จะไปทำธุรกิจได้อย่างไร ?
บางคน พอได้เป็นเจ้าของร้านอาหารได้ไม่กี่เดือนก็ออกรถเบนซ์ ออกรถ BMW เอามาขับอวดคนอื่นแล้ว เขายังไม่รู้เลยว่าทุนอยู่ที่ไหน กำไรอยู่ที่ไหน ผมก็ไม่เดือดร้อนอะไรหรอก ใครจะรถเก๋งคันงามอ่างไร ใครเขาจะอวดรถ อวดเรืออย่างไรก็เป็นเรื่องของเขา ผมก็พูดตามภาษาคนที่มีความรู้น้อยมีประสบการณ์น้อย ผมเป็นแค่ผู้ช่วยแม่ครัวในร้านอาหาร
Material / วัสดุอุปกรณ์ และข้าวของเครื่องใช้ในร้าน โต๊ะเก้าอี้ในร้านจะต้องมีสภาพที่สะอาด มีความสมบูรณ์ในการใช้งานร้อยเปอร์เซ็นต์ ถ้วยจานที่ใช้จะต้องมีความสวยงาม และสะอาด ถ้าจานมีรอยแตกเพียงเล็กน้อย(รอยแตกเพียงเล็กน้อย) คุณเอามาใส่ข้าวให้ฝรั่งกิน เขาอาจจะเดินหนี บางคนอาจจะกิน แต่เป็นการกินครั้งสุดท้ายในร้านของคุณ และก็จะพูดกับเพื่อนทั้งโทรศัพท์ และพูดปากต่อปากกับเพื่อน ๆ ว่า อย่าไปกินข้าวที่ร้านอาหารของคุณ
Management / การบริหาร จะต้องบริหารคนให้เป็น จะต้องบริหารเงินให้เป็น จะต้องบริหารวัสดุอุปกรณ์ให้เป็น จะต้องมีความรู้ในการคัดเลือกเอาคนมาร่วมงานกับเรา สำหรับคนที่ไม่เคยทำงาน ไม่เป็นงาน เราก็จะต้องฝึกให้เขารู้จักการทำงาน และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำอย่างไรให้คนที่เป็นงานแล้วอยู่ร่วมงานกับเราไปตลอด บางครั้ง บางคน เงินก็ไม่สามารถทำให้เขาอยู่ช่วยงานกับเรา มันอาจจะมีปัจจัยอื่นด้วยที่จะทำให้เขาอยู่กับเรา ไม่ใช่เงินอย่างเดียว
อ้างอิง
เกียรติพงษ์ อุดมธนะธีระ. (2560). หลักการ 4m. สืบค้นเมื่อ 18 กรกฏาคม 2561. จาก//ioklogistics.blogspot.com.
ครัวไทย ไปทั่วโลก. (2555). ตัวอยางธุรกิจที่ใช้ 4m. สืบค้นเมื่อ 17 สิงหาคม 2561.