ผู้บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศระดับสูง (Chief Information Officer : CIO) เป็นตำแหน่งที่มีอำนาจหน้าที่ดูแลรับผิดชอบด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารในองค์กร ซึ่งหมายรวมถึงการดูแลเกี่ยวกับมาตรฐาน กฎเกณฑ์ โครงสร้าง งบประมาณ กระบวนการให้ความรู้ บุคลากรของหน่วยงานสารสนเทศ โดย CIO เป็นผู้ให้คำแนะนำแก่ผู้บริหารสูงสุดขององค์กร (Chief Executive Officer : CEO) เกี่ยวกับการพัฒนาและนำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาใช้ให้การบริหารองค์กรประสบความสำเร็จตามวิสัยทัศน์ และเป้าหมายรวมของหน่วยงานที่กำหนดไว้
- 1986 ครั้ง
- 16 มิ.ย. 2563
โครงสร้าง-แผนผังองค์กร
1. กลุ่มงานบริหารระบบฐานข้อมูลสารสนเทศ มีหน้าที่ความรับผิดชอบโดยสรุป ดังนี้ศึกษาวิเคราะห์ ออกแบบ พัฒนา และบริหารจัดการโปรแกรมระบบงานและระบบงานข้อมูลให้ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้บริการทั้งระบบงานให้บริการ (Front Office) และระบบการพัฒนาโปรแกรมระบบงาน และระบบฐานข้อมูลเพื่อรองรับภารกิจเร่งด่วนตามนโยบายรัฐบาลและบริหารงาน (Back Office) การพัฒนาโปรแกรมระบบงาน และระบบฐานข้อมูลเพื่อรองรับภารกิจเร่งด่วนตามนโยบายรัฐบาลและมติคณะรัฐมนตรี การพัฒนาระบบ e-Investigation เพื่อสนับสนุนระบบการตรวจราชการแบบบูรณาการการกำหนดรหัสและมาตรฐานในการร่วมมือระหว่างหน่วยงานภาครัฐระดับกระทรวงในด้านระบบฐานข้อมูล และบริการให้คำปรึกษาและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างหน่วยงาน ดำเนินการตามโครงการความประสานงานด้านการพัฒนาโปรแกรมและระบบฐานข้อมูลสารสนเทศ2. กลุ่มงานบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร มีหน้าที่ความรับผิดชอบโดยสรุป ดังนี้บริหารจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ระบบเครือข่าย ระบบการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของสปน. กำหนดมาตรฐานระบบเทคโนโลยีสารสนเทศระบบเครือข่ายและการสื่อสารในการเชื่อมโยงเครือข่ายระหว่างหน่วยงานดำเนินการตามโครงการความร่วมมือระหว่างหน่วยงานภาครัฐระดับกระทรวงในด้านโครงสร้างพื้นฐานของเทคโนโลยีและการสื่อสารพัฒนาและ ออกแบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการเชื่อมโยงเครือข่าย เพื่อรองรับภารกิจของ สปน. และตามนโยบายเร่งด่วนของรัฐบาล และมติคณะรัฐมนตรี และบริการให้คำปรึกษา แนะนำ และประสานงานด้านเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และการสื่อสาร3. กลุ่มงานแผนงานและบริการสารสนเทศ มีหน้าที่ความรับผิดชอบโดยสรุป ดังนี้จัดทำแผนแม่บทเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ของ นร. และ สปน. ศึกษา วิเคราะห์ และเสนอนโยบายการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารของ สปน. ดำเนินงานศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการ สปน. จัดทำแผนปฏิบัติการต่างๆ รวมทั้งการรายงานผลตามแผนฯ จัดทำคำรับรองการปฏิบัติราชการ ในภาพของ ศทก. และปฏิบัติหน้าที่ฝ่ายเลขานุการของคณะกรรมการ / คณะอนุกรรมการ / คณะทำงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารของ สปน.4. ฝ่ายบริหารทั่วไป มีหน้าที่ความรับผิดชอบงานธุรการของ ศทก.
อำนาจหน้าที่
1.จัดทําแผนแม่บทเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารของสํานักงานปลัดสํานักนายกรัฐมนตรี และของสํานักนายกรัฐมนตรี
2.ดําเนินการเกี่ยวกับการออกแบบ วางระบบ และพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารของสํานักงานปลัดสํานัก
นายกรัฐมนตรี และของสํานักนายกรัฐมนตรี
3.บริหารจัดการระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารของสํานักงานปลัดสํานักนายกรัฐมนตรี และของสํานักนายกรัฐมนตรี
4.เป็นศูนย์ปฏิบัติการของสํานักงานปลัดสํานักนายกรัฐมนตรี และของสํานักนายกรัฐมนตรี
5.ส่งเสริมและสนับสนุนเกี่ยวกับการบริหารสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์
6.ให้คำปรึกษา แนะนําด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารแก่ส่วนราชการในสังกัด
7.ปฏิบัติงานร่วมกับหรือสนับสนุนการปฏิบัติงานของหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้องหรือที่ได้รับมอบหมาย
วิสัยทัศน์ / พันธกิจ
“เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ที่ประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ICT) ในการพัฒนาองค์กรและขับเคลื่อนการบริหารราชการแผ่นดิน”
ภารกิจ / วัตถุประสงค์ของหน่วยงาน
1. พัฒนาบุคลาการให้มีความรู้ ความสามารถและทักษะ ตลอดจนทัศนคติที่ดีเกี่ยวกับการใช้เทคโนโลยี
สารสนเทศและการสื่อสารในการปฏิบัติหน้าที่
2. พัฒนาระบบงานสารสนเทศ
/ระบบศูนย์กลางข้อมูลและการเชื่อมโยงข้อมูล เพื่อสนับสนุนภารกิจ
ของสำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี
ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ ระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด รวบรวม จัดเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ การวางแผน การบริหาร การควบคุม การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร (สุชาดา กีระนันทน์, 2541)
ระบบสารสนเทศ หมายถึง ชุดขององค์ประกอบที่ทำหน้าที่รวบรวม ประมวลผล จัดเก็บ และแจกจ่ายสารสนเทศ เพื่อช่วยการตัดสินใจ และการควบคุมในองค์กร ในการทำงานของระบบสารสนเทศประกอบไปด้วยกิจกรรม 3 อย่าง คือ การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input) การประมวลผล (Processing) และ การนำเสนอผลลัพธ์ (Output) ระบบสารสนเทศอาจจะมีการสะท้อนกลับ(Feedback) เพื่อการประเมินและปรับปรุงข้อมูลนำเข้า ระบบสารสนเทศอาจจะเป็นระบบที่ประมวลด้วยมือ(Manual) หรือระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ก็ได้ (Computer-based information system –CBIS) (Laudon & Laudon, 2001)
แต่อย่างไรก็ตามในปัจจุบันเมื่อกล่าวถึงระบบสารสนเทศ มักจะหมายถึงระบบที่ต้องอาศัยคอมพิวเตอร์และระบบโทรคมนาคม
ระบบสารสนเทศ หมายถึง ระบบคอมพิวเตอร์ที่จัดเก็บข้อมูล และประมวลผลเป็นสารสนเทศ และระบบสารสนเทศเป็นระบบที่ต้องอาศัยฐานข้อมูล (CIS 105 -- Survey of Computer Information Systems, n.d.)
ระบบสารสนเทศ หมายถึง ชุดของกระบวนการ บุคคล และเครื่องมือ ที่จะเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ (FAO Corporate Document Repository, 1998) ระบบสารสนเทศ ไม่ว่าจะเป็นระบบมือหรือระบบอัตโนมัติ หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วย คน เครื่องจักรกล(machine) และวิธีการในการเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูล และเผยแพร่ข้อมูล ให้อยู่ในลักษณะของสารสนเทศของผู้ใช้ (Information system, 2005)
สรุปได้ว่า ระบบสารสนเทศ ก็คือ ระบบของการจัดเก็บ ประมวลผลข้อมูล โดยอาศัยบุคคลและเทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับงานหรือภารกิจแต่ละอย่าง
Laudon & Laudon (2001) ยังอธิบายว่าในมิติทางธุรกิจ ระบบสารสนเทศเป็นระบบที่ช่วยแก้ปัญหาการจัดการขององค์กร ซึ่งถูกท้าทายจากสิ่งแวดล้อม ดังนั้นการใช้ระบบสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นที่จะต้องเข้าใจองค์กร(Organzations) การจัดการ (management) และเทคโนโลยี (Technology)
ประเภทของระบบสารสนเทศ
ปัจจุบันจะเห็นความสัมพันธ์ระหว่างองค์กร กับระบบสารสนเทศ และเทคโนโลยีสารสนเทศชัดเจนมากขึ้น และเนื่องจากการบริหารงานในองค์กรมีหลายระดับ กิจกรรมขององค์กรแต่ละประเภทอาจจะแตกต่างกัน ดังนั้นระบบสารสนเทศของแต่ละองค์กรอาจแบ่งประเภทแตกต่างกันออกไป
(สุชาดา กีระนันทน์, 2541)
ถ้าพิจารณาจำแนกระบบสารสนเทศตามการสนับสนุนระดับการทำงานในองค์กร จะแบ่งระบบสารสนเทศได้เป็น 4 ประเภท ดังนี้ (Laudon & Laudon, 2001)
1. ระบบสารสนเทศสำหรับระดับผู้ปฏิบัติงาน (Operational – level systems) ช่วยสนับสนุนการทำงานของผู้ปฏิบัติงานในส่วนปฏิบัติงานพื้นฐานและงานทำรายการต่างๆขององค์กร เช่นใบเสร็จรับเงิน รายการขาย การควบคุมวัสดุของหน่วยงาน เป็นต้น วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้ก็เพื่อช่วยการดำเนินงานประจำแต่ละวัน และควบคุมรายการข้อมูลที่เกิดขึ้น
2. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้ชำนาญการ (Knowledge-level systems) ระบบนี้สนับสนุนผู้ทำงานที่มีความรู้เกี่ยวข้องกับข้อมูล วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้ก็เพื่อช่วยให้มีการนำความรู้ใหม่มาใช้ และช่วยควบคุมการไหลเวียนของงานเอกสารขององค์กร
3. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Management - level systems) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตรวจสอบ การควบคุม การตัดสินใจ และการบริหารงานของผู้บริหารระดับกลางขององค์กร
4. ระบบสารสนเทศระดับกลยุทธ์ (Strategic-level system) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยการบริหารระดับสูง ช่วยในการสนับสนุนการวางแผนระยะยาว หลักการของระบบคือต้องจัดความสัมพันธ์ระหว่างสภาพแวดล้อมภายนอกกับความสามารถภายในที่องค์กรมี เช่นในอีก
5 ปีข้างหน้า องค์กรจะผลิตสินค้าใด
สุชาดา กีระนันทน์ (2541)และ Laudon & Laudon (2001) ได้แบ่งประเภทของระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการทำงานของผู้ปฏิบัติงาน/ผู้บริหารระดับต่างๆไว้ ดังนี้
ประเภทของระบบสารสนเทศ (สุชาดา กีระนันทน์, 2541) | ประเภทของระบบสารสนเทศ (Laudon & Laudon, 2001) |
1. ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems) | 1. Transaction Processing System - TPS |
2. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems) | 2. Knowledge Work -KWS and office Systems |
3. ระบบงานสร้างความรู้ (Knowledge Work Systems) | |
4. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems) | 3. Management Information Systems - MIS |
5. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems) | 4. Decision Support Systems - DSS |
6. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems) | 5. Executive Support System - ESS |
1. ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems - TPS) เป็นระบบที่ทำหน้าที่ในการปฏิบัติงานประจำ ทำการบันทึกจัดเก็บ ประมวลผลรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน โดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ทำงานแทนการทำงานด้วยมือ ทั้งนี้เพื่อที่จะทำการสรุปข้อมูลเพื่อสร้างเป็นสารสนเทศ ระบบประมวลผลรายการนี้ ส่วนใหญ่จะเป็นระบบที่เชื่อมโยงกิจการกับลูกค้า ตัวอย่าง เช่น ระบบการจองบัตรโดยสารเครื่องบิน ระบบการฝากถอนเงินอัตโนมัติ เป็นต้น ในระบบต้องสร้างฐานข้อมูลที่จำเป็น ระบบนี้มักจัดทำเพื่อสนองความต้องการของผู้บริหารระดับต้นเป็นส่วนใหญ่เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานประจำได้ ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักจะอยู่ในรูปของ รายงานที่มีรายละเอียด รายงานผลเบื้องต้น
2. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems- OAS) เป็นระบบที่สนับสนุนงานในสำนักงาน หรืองานธุรการของหน่วยงาน ระบบจะประสานการทำงานของบุคลากรรวมทั้งกับบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่น ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟท์แวร์ด้านการพิมพ์ การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้นผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของเอกสาร กำหนดการ สิ่งพิมพ์
3. ระบบงานสร้างความรู้ (Knowledge Work Systems - KWS) เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุน
บุคลากรที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้น สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ บริการใหม่ ความรู้ใหม่เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน หน่วยงานต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนให้การพัฒนาเกิดขึ้นได้โดยสะดวก สามารถแข่งขันได้ทั้งในด้านเวลา คุณภาพ และราคา ระบบต้องอาศัยแบบจำลองที่สร้างขึ้น ตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดำเนินการ ก่อนที่จะนำเข้ามาดำเนินการจริงในธุรกิจ ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของ สิ่งประดิษฐ์ ตัวแบบ รูปแบบ เป็นต้น
4. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems- MIS) เป็นระบบสารสนเทศสำหรับผู้ปฏิบัติงานระดับกลาง ใช้ในการวางแผน การบริหารจัดการ และการควบคุม ระบบจะเชื่อมโยงข้อมูลที่มีอยู่ในระบบประมวลผลรายการเข้าด้วยกัน เพื่อประมวลและสร้างสารสนเทศที่เหมาะสมและจำเป็นต่อการบริหารงาน ตัวอย่าง เช่น ระบบบริหารงานบุคลากร ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของรายงานสรุป รายงานของสิ่งผิดปกติ
5. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems – DSS) เป็นระบบที่ช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจสำหรับปัญหา หรือที่มีโครงสร้างหรือขั้นตอนในการหาคำตอบที่แน่นอนเพียงบางส่วน ข้อมูลที่ใช้ต้องอาศัยทั้งข้อมูลภายในกิจการและภายนอกกิจการประกอบกัน ระบบยังต้องสามารถเสนอทางเลือกให้ผู้บริหารพิจารณา เพื่อเลือกทางเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์นั้น หลักการของระบบ สร้างขึ้นจากแนวคิดของการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยการตัดสินใจ โดยให้ผู้ใช้โต้ตอบโดยตรงกับระบบ ทำให้สามารถวิเคราะห์ ปรับเปลี่ยนเงื่อนไขและกระบวนการพิจารณาได้ โดยอาศัยประสบการณ์ และ ความสามารถของผู้บริหารเอง ผู้บริหารอาจกำหนดเงื่อนไขและทำการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขต่างๆ ไปจนกระทั่งพบสถานการณ์ที่เหมาะสมที่สุด แล้วใช้เป็นสารสนเทศที่ช่วยตัดสินใจ รูปแบบของผลลัพธ์ อาจจะอยู่ในรูปของ รายงานเฉพาะกิจ รายงานการวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจ การทำนาย หรือ พยากรณ์เหตุการณ์
6. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System - EIS) เป็นระบบที่สร้างสารสนเทศเชิงกลยุทธ์สำหรับผู้บริหารระดับสูง ซึ่งทำหน้าที่กำหนดแผนระยะยาวและเป้าหมายของกิจการ สารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูงนี้จำเป็นต้องอาศัยข้อมูลภายนอกกิจกรรมเป็นอย่างมาก ยิ่งในยุคปัจจุบันที่เป็นยุค Globalization ข้อมูลระดับโลก แนวโน้มระดับสากลเป็นข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการแข่งขันของธุรกิจ ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของการพยากรณ์/การคาดการณ์
ถึงแม้ว่าระบบสารสนเทศจะมีหลายประเภท แต่องค์ประกอบที่จำเป็นของระบบสารสนเทศทุกประเภท ก็คือต้องประกอบด้วยกิจกรรม 3 อย่างตามที่ Laudon & Laudon (2001)ได้กล่าวไว้ คือ ระบบต้องมีการนำเข้าข้อมูล การประมวลผลข้อมูล และการแสดงผลลัพธ์ของข้อมูล
สุชาดา กีระนันทน์ (2541) สรุปไว้ว่า การพัฒนาระบบสารสนเทศในองค์กรนั้นเป็นสิ่งท้าทายผู้บริหารเป็นอย่างมาก การที่จะพัฒนาระบบสารสนเทศขึ้นในหน่วยงานเป็นสิ่งที่ผู้บริหารและผู้รับผิดชอบการพัฒนาระบบ ต้องร่วมกันตัดสินใจอย่างรอบคอบ เพราะการนำระบบสารสนเทศมาใช้อาจจะกระทบต่อกระบวนการดำเนินงานและการบริหารที่เป็นอยู่ หรืออาจจะมีผลก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์กร
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศแบบต่างๆ ในองค์การ โดยปกติแล้ว TPS จะเป็นแหล่งข้อมูลพื้นฐานให้กับระบบสารสนเทศอื่นๆ ในขณะที่ EIS จะเป็นระบบที่รับข้อมูลจากระบบสารสนเทศในระดับที่ต่ำกว่า นอกจากนี้ ในระบบสารสนเทศแต่ละประเภทอาจมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในระบบย่อยๆ กันเอง เช่น ระบบสารสนเทศฝ่ายขายกับระบบสารสนเทศฝ่ายผลิต และระบบสารสนเทศฝ่ายจัดส่งสินค้า เป็นต้น
ระบบสารสนเทศ (Information System) คือ ขบวนการประมวลผลข่าวสารที่มีอยู่ ให้อยู่ในรูปของข่าวสารที่ เป็นประโยชน์สูง สุด เพื่อเป็นข้อสรุปที่ใช้สนับสนุนการตัดสินใจของบุคคลระดับบริหารขบวนการที่ทำให้เกิดข่าวสารสารสนเทศนี้ เรียกว่า การประมวลผลผลสารสนเทศ (Information Processing) และเรียกวิธีการประมวลผลสารสนเทศด้วยเครื่องมือทางอีเล็กทรอนิกส์ว่า เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT)เทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง เทคโนโลยีที่ประกอบขึ้นด้วยระบบจัดเก็บและประมวลผลข้อมูล ระบบสื่อสารโทรคมนาคม และอุปกรณ์สนับสนุนการปฏิบัติงานด้านสารสนเทศที่มีการวางแผน จัดการ และใช้ง่านร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ เทคโนโลยีสารสนเทศ มีองค์ประกอบสำคัญ 3 ประการ
1. ระบบประมวลผล
ความซับซ้อนในการปฏิบัติงานและความต้องการสารสนเทศที่หลากหลาย ทำให้การจัดการและการประมวลผลข้อมูลด้วยมือ ไม่สะดวก ช้า และอาจผิดพลาด ปัจจุบันองค์การจึงต้องทำการจัดเก็บและการประมวลผลข้อมูลด้วยระบบอีเล็กทรอนิกส์ โดยใช้คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สนับสนุนในการจัดการข้อมูล เพื่อให้การทำงานถูกต้องและรวดเร็วขึ้น
2. ระบบสื่อสารโทรคมนาคม
การสื่อสารข้อมูลเป็นเรื่องสำคัญสำหรับการจัดการและประมวลผล ตลอดจนการใช้ ข้อมูลในการตัดสินใจ ระบบสารสนเทศที่ดีต้องประยุกต์เทคโนโลยีอีเล็กทรอนิกส์ในการสื่อสารข้อมูลระหว่างระบบคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์อีเล็กทรอนิกส์ และผู้ใช้ที่อยู่ห่างกัน ให้สามารถสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. การจัดการข้อมูล
ปกติบุคคลที่ให้ความสนใจกับเทคโนโลยีจะอธิบายความหมายของเทคโนโลยีสาร
สนเทศโดยให้ความสำคัญกับส่วนประกอบสองประการแรก แต่ผู้ที่สนใจด้านการจัดการข้อมูล (Data/Information Management) จะให้ความสำคัญกับส่วนประกอบที่สาม ซึ่งมีความเป็นศิลปะ ในการจัดรูปแบบและการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ
สามารถสรุปได้ว่า เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเทคโนโลยีทุกรูปแบบที่นำมาประยุกต์ ในการประมวลผล การจัดเก็บ การสื่อสาร และการส่งผ่านสารสนเทศด้วยระบบอีเล็กทรอนิกส์ โดยที่ระบบทางกายภาพประกอบด้วยคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ติดต่อสื่อสาร และระบบเครือข่าย
ขณะที่ระบบนามธรรมเกี่ยวข้องกับการจัดรูปแบบของการปฏิสัมพันธ์ด้านสารสนทศ ทั้งภายในและภายนอกระบบ ให้สามารถดำเนินร่วมกันอย่างประสิทธิภาพ
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS)
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์
เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน และการตัดสินใจในด้านต่าง ๆ ของผู้บริหารเพื่อให้การดำเนินงานขององค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยที่เราจะเห็นว่า MIS จะประ กอบด้วยหน้าที่หลัก 2 ประการ
1. สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์การมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ
2. สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงานและการ
บริหารงานของผู้บริหารดังนั้นถ้าระบบใดประกอบด้วยหน้าที่หลักสองประการ ตลอดจนสามารถปฏิบัติงานในหน้าที่หลักทั้งสองได้อย่างครบถ้วน และสมบูรณ์ ระบบนั้นก็สามารถถูกจัดเป็นระบบ MIS ได้ ระบบ MIS ไม่จำเป็นที่จะต้องสร้างขึ้นจากระบบคอมพิวเตอร์ MIS อาจสร้างขึ้นมาจากอุปกรณ์อะไรก็ได้ แต่ต้องสามารถปฏิบัติหน้าที่หลักทั้งสองประการได้อย่างครบถ้วนและสมบูรณ์ แต่เนื่องจากปัจจุบันคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่มีประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analyst and Designer )
จึงออกแบบระบบสารสนเทศให้มีคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลักในการจัดการสารสนเทศ
ปัจจุบันขอบเขตการทำงานของระบบสารสนเทศขยายตัวจากการรวบรวมข้อมูลที่มาจากภายในองค์การไปสู่การ
เชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลจากสิ่งแวดล้อมภายนอก ทั้งจากภายในท้องถิ่น ประเทศ และระดับนานาชาติปัจจุบันธุรกิจต้องใช้เทคโนโลยีสาร สนเทศที่มีศักยภาพ สูงขึ้นเพื่อสร้าง MIS ให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยเพิ่ม ขีดความสามารถของธุรกิจ และขีดความสามารถในการบริหารงานของผู้บริหารในยุคปัจจุบัน แต่ปัญหาที่น่าเป็นห่วงคือคน ส่วนใหญ่ยังไม่เข้าใจในศักยภาพและขอบเขตของการใช้งานระบบสารสนเทศ (MIS) นอกจากนี้บุคลากรบางส่วนที่ขาดความเข้าใจอย่างแท้จริงเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ มีทัศนคติที่ไม่ดีต่อการใช้งานระบบสารสนเทศ ไม่ยอมเรียนรู้และเปิดรับการเปลี่ยนแปลง จึงให้ความสนใจหรือความสำคัญกับการปรับตัวเข้ากับ MIS น้อยกว่าที่ควร
.:ความสำคัญของสารสนเทศ:.
ในปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศ ได้มีความสำคัญเป็นอย่างมาก ทั้งในชีวิตประจำวัน ชีวิตการทำงาน และการดำเนินงานขององค์การต่างๆ จนบางครั้งอาจเปรียบสารสนเทศได้เสมือนกับสายเลือดที่หล่อเลี้ยงการทำงานแทบ ทุกองค์การ และผลกระทบของสารสนเทศก็มีอย่างกว้างขวาง ทั้งในระดับบุคคล กลุ่ม และองค์การ รวมทั้งการทำงานในสาขาวิชาชีพต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการบริหารงานภาครัฐ ธุรกิจ กฎหมาย วิทยาศาสตร์ การศึกษา การแพทย์ สาธารณสุข วิศวกรรมศาสตร์ และงานบริการสังคมด้านต่างๆ องค์การที่สามารถจัดเก็บสารสนเทศได้ดี ภายใต้การเปลี่ยนแปลงดังกล่าว ย่อมจะดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล มีความได้เปรียบในการแข่งขัน และช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานเกิดความพอใจในการทำงานมากขึ้น อันจะนำไปสู่ความสำเร็จในที่สุด
คุณสมบัติของระบบ MIS :.
1. ระบบ MIS จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
2. ระบบ MIS จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของ ฝ่ายต่างๆในองค์กร
3. ระบบ MIS จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ
4. ระบบ MIS จะมีความยืดหยุ่น และสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่ เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร
5. ระบบ MIS ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และสามารถจำกัดการใช้งานเฉพาะของบุคคลที่เกี่ยวข้องได้
เราจะเตรียมการสร้างระบบ MIS ได้อย่างไร
การสร้างหรือพัฒนาระบบ MIS นั้นไม่ได้ง่ายและรองรับการให้บริการได้ดังใจคิด เพราะการสร้างระบบ MIS เพราะการสร้างระบบ MIS ต้องอาศัยองค์ประกอบต่างๆหลายอย่าง คือ
1. ผู้บริหารต้องทราบว่า ตนเองต้องการอะไรจากระบบ MIS
2.หน่วยงานจะต้องมีความพร้อมในด้านคอมพิวเตอร์กล่าวคือได้มีการใช้คอมพิวเตอร์จัดทำระบบประมวลผล
ข้อมูลได้ดีถึงระดับหนึ่งแล้ว
3. แผนกต่างๆในหน่วยงานได้มีการประสานงานและแลกเปลี่ยนข้อมูลใช้ซึ่งกันและกัน
4. มีการบันทึกข้อมูลสำคัญไว้บ้างแล้ว และพร้อมที่จะมีการนำมาบันทึกลงในระบบ MIS ที่จะจัดขึ้น
5.หน่วยงานสามารถปฏิบัติงานด้านคอมพิวเตอร์จนค่อนข้างอยู่ตัวคือไม่มีปัญหาขลุกขลักกับงานคอมพิวเตอร์เดิม ปัญหาความผิดพลาดอย่างรุนแรงของงานเดิม
6. หน่วยงานมีบุคลากรคอมพิวเตอร์ที่มีประสบการณ์
7. มีงบประมาณที่เพียงพอ
:ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ:.
เทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินงานทั้งระดับองค์การและอุตสาหกรรม ธุรกิจต้องการระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ เพื่อการดำรงอยู่และเจริญเติบโตขององค์การ โดยที่เทคโนโลยีสารสนเทศจะส่วนช่วยให้ธุรกิจประสบผลสำเร็จ และสามารถแข่งขันกับธุรกิจอื่นในระดับสากล เพื่อให้การทำงานมีเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ จึงต้องทำความเข้าใจถึงวิธีใช้งานและโครงสร้างของระบบสารสนเทศ สามารถสรุปส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ ได้ 3 ส่วน คือ
1. เครื่องมือในการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง ส่วนประกอบหรือโครงสร้างพื้นฐานที่รวมกันเข้าเป็น MIS และช่วยให้ระบบสารสนเทศดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยจำแนกเครื่องมือในการสร้างระบบสารสนเทศไว้
2 ส่วน คือ
1.1 ฐานข้อมูล (Data Base) ฐานข้อมูล จัดเป็นหัวใจสำคัญของระบบ MIS เพราะว่าสารสนเทศที่มีคุณภาพจะมาจากข้อมูลที่ดี เชื่อถือได้ ทันสมัย และถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ซึ่งผู้ใช้สามารถเข้าถึงและใช้งานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
ดังนั้นฐานข้อมูลจึงเป็นส่วนประกอบสำคัญที่ช่วยให้ระบบสารสนเทสมีความสมบูรณ์ และปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ
1.2 เครื่องมือ (Tools) เป็นเครื่องมือที่ใช้จัดเก็บและประมวลผลข้อมูล ปกติระบบสารสนเทศจะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็น อุปกรณ์หลักในการจัดการข้อมูล ซึ่งจะประกอบด้วยส่วนสำคัญต่อไปนี้
1.2.1 อุปกรณ์ (Hardware) คือ ตัวเครื่องหรือส่วนประกอบของเครื่องคอมพิวเตอร์ รวมทั้งอุปกรณ์
ระบบเครือข่าย
1.2.2 ชุดคำสั่ง (Software) คือ ชุดคำสั่งที่ทำหน้าที่รวบรวม และจัดการ เก็บข้อมูลเพื่อใช้ในการ บริหารงาน หรือการตัดสินใจ
2. วิธีการหรือขั้นตอนการประมวลผล
การที่จะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ จะต้องมีการจัดลำดับ วางแผนงานและวิธีการประมวลผลให้ถูกต้อง เพื่อให้ได้ข้อมูล หรือสารสนเทศที่ต้องการ
3.
การแสดงผลลัพธ์
เมื่อข้อมูลได้ผ่านการประมวลผล ตามวิธีการแล้วจะได้ สารสนเทศ หรือMIS เกิดขึ้น อาจจะนำเสนอในรูป ตาราง กราฟ รูปภาพ หรือเสียง เพื่อให้การนำเสนอข้อมูลมีประสิทธิภาพ จะขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อมูล และลักษณะของการนำไป ใช้งานรูป แสดงส่วนประกอบของสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ:.
- ช่วยให้กำหนดกลยุทธ์ และวางแผนปฏิบัติการได้
- ช่วยให้ตรวจสอบผลการดำเนินงานได้
- ช่วยให้ศึกษา และวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา
- ช่วยให้สามารถวิเคราะห์ปัญหา หรืออุปสรรค เพื่อหาวิธีแก้ไข
- ช่วยลดค่าใช้จ่าย
.:ระบบสารสนเทศในองค์กร:.
องค์กร หมายถึง บุคคลกลุ่มหนึ่งที่มารวมตัวกัน โดยมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างร่วมกัน และดำเนินกิจกรรมบางอย่างร่วมกันอย่างมีขั้นตอนเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น โดยมีทั้ง องค์กรที่แสวงหาผลกำไร
คือองค์กรที่ดำเนินกิจกรรมเพื่อการแข่งขันทางเศรษฐกิจ เช่น บริษัท ห้างหุ้นส่วน ห้างสรรพสินค้า ร้านค้าต่างๆ และ องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร คือองค์กรที่ดำเนินกิจกรรมเพื่อสาธารณประโยชน์เป็นหลัก เช่น สมาคม สถาบัน มูลนิธิ เป็นต้น
บทบาทขององค์กรที่มีต่อระบบสารสนเทศ
องค์กรมีผลต่อระบบสารสนเทศในหลายด้านพอสรุปได้ดังนี้คือ
1.การตัดสินใจเรื่องบทบาทของระบบสารสนเทศและการนำระบบสารสนเทศมาใช้ กล่าวคือ องค์กรจะต้องทำการพิจารณาว่าจะนำระบบสารสนเทศมาใช้ให้เกิดความได้เปรียบทางการแข่งขัน
หรือจะนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้แทนพนักงานเท่านั้น หรือที่เรียกว่า Automation หากองค์กรให้ความสำคัญต่อระบบสารสนเทศในการเป็นทรัพยากรที่ใช้ในการแข่งขัน องค์กรอาจจะต้องมีการจัดเตรียมงบประมาณในการลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศให้มากขึ้น เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานของระบบให้ดีขึ้นเรื่อยๆ
2.การตัดสินใจว่าจะพัฒนาระบบสารสนเทศอย่างไร ได้แก่ การตัดสินใจที่จะพัฒนาระบบสารสนเทศด้วยหน่วยงานภายใน หรือจะจ้างหน่วยงานภายนอกมาทำการพัฒนาที่เรียกว่า Outsourcing หากองค์กรจะทำการพัฒนาด้วยตัวเอง
องค์กรจะต้องมีหน่วยงานทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศภายในที่มีความรู้ ความสามารถเพียงพอในการจะดำเนินการดังกล่าวได้
3. การตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดตั้งหน่วยงานสารสนเทศ ได้แก่ การตัดสินใจที่จะมีหน่วยงานสารสนเทศภายในแบบใด เช่น เป็นเพียงหน่วยงานสนับสนุนการบำรุงรักษาระบบสารสนเทศเท่านั้น หรือจะเป็นหน่วยงานสารสนเทศหลักในการพัฒนาระบบด้วยตัวเอง
4. การตัดสินใจว่ามีปัจจัยอะไรบ้างที่ต้องคำนึงถึงในการพัฒนาระบบสารสนเทศ เช่น
จะต้องมีการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานหรือไม่เพื่อรองรับการนำระบบสารสนเทศหรือเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ใน
องค์กร และปรับปรุงอย่างไร เป็นต้น
การนำระบบสนเทศมาใช้ในองค์กร ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรมากมาย ซึ่งสามารถสรุปได้ดังนี้
1. ทำให้ผู้บริหารมีสารสนเทศ(Information)มาช่วยในการตัดสินใจ การวิเคราะห์ การจัดการ และการควบคุมที่ดีขึ้น
2.ทำให้ผู้บริหารสามารถจัดการการงานที่มีประสิทธิภาพขึ้น
ด้วยการเสริมทางด้านการติดต่อสื่อสารที่สะดวกรวดเร็ว
3.ทรัพยากรสารสนเทศมีความสำคัญมากขึ้น และถือเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรเช่นเดียวกับทรัพยากรด้านอื่นๆ ดังนั้นการจัดสรรงบประมาณการจัดซื้อหรือหรือหามาซึ่งทรัพยากรสารสนเทศถือเป็นส่วนหนึ่งของแผนกลยุทธ์ของ
องค์กร
4.ผู้บริหารทุกคนถือว่ามีส่วนสำคัญในการจัดการ และการใช้ประโยชน์ของทรัพยากรสารสนเทศ
5. ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง วัฒนธรรม
และอิทธิพลทางการเมืองในองค์กรหน่วยงานสารสนเทศหรือหน่วยงานทีมีส่วนในการเก็บรวบรวม และวิเคราะห์ข้อมูลจะมีความสำคัญมากขึ้นในองค์กร
ระบบสารสนเทศที่นำไปใช้ในองค์กร ในปัจจุบันนั้นที่สำคัญมี 3 อย่าง คือ
1.นำไปใช้ในการประมวลผลรายการ และการจัดทำรายงาน
2.นำไปใช้ในการช่วยการตัดสินใจ
3.นำไปใช้ในการช่วยการติดต่อสื่อสาร
รูปแสดง ระดับภายในองค์กร
กลยุทธ์ระดับองค์กร (Firm-Level Strategy)
ได้แก่ การตัดสินใจทำให้หน่วยงานภายในองค์กรมีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ
โดยการนำระบบสารสนเทศและเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ให้เกิดประโยชน์ดังกล่าว ซึ่งสามารถพิจารณาได้ 2 เรื่องคือ
1. การนำระบบสารสนเทศไปใช้ส่งเสริมธุรกิจที่เป็นธุรกิจหลัก
ธุรกิจหลัก (Core Competencies) คือ ธุรกิจที่องค์กรมีความชำนาญมากที่สุด เช่น บริษัทเจริญโภคภัณฑ์มีการทำธุรกิจมากมาย แต่ธุรกิจที่ถือว่าเป็นธุรกิจหลักของกิจการก็คือ การผลิตด้านสัตว์และอาหารสัตว์ หรือ กรณีบริษัท Federal Express ที่มีความชำนาญในการทำธุรกิจการจัดส่งพัสดุมากที่สุด
เป็นต้น
การนำระบบสารสนเทศมาใช้ส่งเสริมธุรกิจหลัก ได้แก่ การรวมศูนย์ข้อมูลเพื่อการใช้ข้อมูลร่วมกันระหว่างหน่วยงานที่ทำเกี่ยวกับธุรกิจหลัก หรือการลงทุนในเทคโนโลยีหรือระบบที่จะทำให้การทำธุรกิจหลักมีประสิทธิภาพมากขึ้น
2.การนำเทคโนโลยีหรือระบบสารสนเทศหรือระบบสารสนเทศไปใช้ในการเชื่อมโยงหน่วยงานต่างๆภาย
ในองค์กร ได้แก่ การนำเทคโนโลยีสารสนเทศไปใช้ในการติดต่อสื่อสารหรืประสานงานระหว่างหน่วยงาน เช่น ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ อินเทอร์เน็ต อินทราเน็ต หรือ กรุ๊ปแวร์ (Groupware) เป็นต้น เพื่อให้การติดต่องานที่สะดวกและรวดเร็วขึ้น และเป็นการเชื่อมโยงหน่วยงานที่อยู่ห่างไกลกันให้มีการประสานงานที่ดีขึ้น
ตัวอย่าง ของการนำสารสนเทศมาใช้ในองค์กร
UPS แข่งขันไปทั่วโลกด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ
บริษัท United Parcel Service หรือ UPS ซึ่งเป็นบริษัทใหญ่อันดับหนึ่งของโลกในด้านการจัดส่งพัสดุทางบก ทำการก่อตั้งมาตั้งแต่ปี
2450 และยังคงเป็นบริษัทอันดับหนึ่งในปัจจุบันจากการที่ไม่เคยหยุดอยู่กับการพัฒนาบริการให้ดีขึ้น
UPS ใช้คอมพิวเตอร์ขนาดเล็กที่เรียกว่า Hand-held Computer การบันทึกข้อมูลลายเซ็นลูกค้าเวลาที่รับ หีบห่อและเวลาที่ส่ง หีบห่อ จากนั้นส่งผ่านข้อมูลโดยผ่าน ระบบเครือข่ายของโทรศัพท์ไร้สาย หรือ Cellular Telephone Network ภายในรถไปยังคอมพิวเตอร์หลักของบริษัทที่
ตั้งอยู่ทั่วโลกทำให้สามารถทราบได้ว่าพัสดุอยู่ที่ไหน
ซึ่งระบบนี้จะใช้ บาร์โค้ด ( Bar Code ) เป็นตัวบันทึกข้อมูลหีบห่อที่รับและส่งเพื่อส่งผ่านข้อมูลไปยังคอมพิวเตอร์ส่วนกลาง ทำให้ฝ่ายขายสามารถตอบคำถามลูกค้าเกี่ยวกับพัสดุได้รวมทั้งลูกค้าของ UPS สามารถเข้าไปตรวจสอบข้อมูลเหล่านี้ได้เองทางเครือข่ายอินเตอร์เน็ต หรือ
( WWW ) หรือการใช้ซอฟต์แวร์พิเศษของ UPS รวมทั้งลูกค้าสามารถเข้าไปใน WWW ตรวจสอบเส้นทางการขนส่ง
คำนวณอัตราค่าส่งหีบห่อ และจัดตารางการรับ/ส่งหีบห่อได้และในอนาคตก็จะสามารถจ่ายค่าส่งทางอินเตอร์เน็ตได้
นอกจากนี้ตั้งแต่ปี 2534 UPS ยังเสนอบริการใหม่ด้วยการส่งสินค้าภายใน 24 ชั่วโมง และบริษัทยังสามารถปรับเปลี่ยนเส้นทางหรือหยุดการส่งในระหว่างทางได้หากลูกค้าต้องการ
ความจำเป็นและประโยชน์ต่อการจัดองค์กร
ประโยชน์ต่อองค์กร
- องค์กรเจริญก้าวหน้า
- ทำให้งานไม่ซ้ำซ้อน
- ปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไปได้
ประโยชน์ต่อผู้บริการ
- การบริหารงานง่าย
- แก้ปัญหางานไม่ซ้ำซ้อน
- งานไม่คั่งค้าง
แผนภูมิองค์การ (Organization Charts)
..... แผนภูมิองค์การ คือ รูปไดอะแกรมที่แสดงให้เห็นถึงลักษณะต่าง ๆ ที่สำคัญขององค์การรวมทั้งหน้าที่และความสัมพันธ์ของฝ่ายต่าง ๆ หรือกล่าวได้ว่าเป็นการแสดงให้เห็นตำแหน่งต่าง ๆ ในองค์การธุรกิจและความสัมพันธ์ของฝ่ายต่าง ๆ ที่ต้องเกี่ยวข้องผูกพันกันทำให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้าและผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา
..... แผนภูมิองค์การทำให้บุคคลในองค์การรู้ว่าตนอยู่ ณ ตำแหน่งใด ทำหน้าที่อะไร ใครรับผิดชอบตน เป็นต้น
..... ลักษณะของแผนภูมิองค์การ
1.
เสนอในรูปไดอะเกรม
2. แสดงให้เห็นสายงานบังคับบัญชาในองค์การ
3. แสดงให้เห็นงานของฝ่ายต่าง ๆ และความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน
4. บ่งชี้เส้นทางการติดต่อสื่อสาร
.....
..... แผนภูมิองค์การควรมีความชัดเจนไม่ก่อให้เกิดความสับสน เพราะเป็นการแสดงความสัมพันธ์ของฝ่ายต่าง ๆ ภายในองค์การอย่างเป็นทางการ บางครั้งแผนภูมิองค์การอาจจำแนกออกเป็นแผนภูมิด้านบุคลากร (personnel organization ' chart) และแผนภูมิองค์การด้านหน้าที่ (functional organization chart)
..... แผนภูมิองค์การด้านบุคลากรจะแสดงให้เห็นถึง
ความสัมพันธ์ระหว่างตำแหน่งต่าง ๆ
แผนภูมิองค์การด้านหน้าที่จะแสดงให้เห็นถึงหน้าที่หรือกิจกรรมต่าง ๆ ในองค์
นอกจากนี้แผนภูมิองค์การยังแบ่งออกแผนภูมิหลักและแผนภูมิเสริม
.แผนภูมิหลัก (Master chart) แสดงให้เห็นถึงโครงสร้างของธุรกิจทั้งหมด โดยแสดงให้เห็นถึงตำแหน่งทั้งหมด และความสัมพันธ์ของสิ่งต่าง ๆ ที่แสดงไว้ในองค์การเป็นการให้ภาพที่ชัดเจนของโครงสร้างองค์การอย่างเป็นทางการ
..... แผนภูมิเสริม (Supplementary Chart) เป็นแผนภูมิของแผนกต่าง ๆ
ที่บรรยายให้เห็นถึงตำแหน่งและความสัมพันธ์ภายในแผนก ทั้งนี้เพราะธุรกิจขนาดใหญ่จะมีความยุ่งยากในการแสดงรายละเอียดต่าง ๆ ในแผนภูมิหลัก แผนภูมิเสริมนี้จะช่วยให้เห็นข่ายงานที่ชัดเจน
..... ประโยชน์ของแผนภูมิองค์การ
1. เป็นเครื่องมือทางการบริหาร เพื่อชี้ให้พนักงานเห็นถึงการทำงานภายในองค์การทั้งหมดและบุคคลที่พนักงานเหล่านั้นต้องเกี่ยวข้องด้วย
2. เป็นการแสดงให้เห็นถึงสายการบังคับบัญชาและความรับผิดชอบ ทำให้รู้ว่าตนมีหน้าที่ด้านไหน ใครควบคุม ใครที่ต้องรายงานด้วย เป็นต้น
3.
เป็นแนวทางให้แก่บุคลากรใหม่เพื่อเข้าใจองค์การและเป็นแนวทางในการฝึกบุคลากรสู่ตำแหน่งต่าง ๆ
4. เป็นการกำหนดข่ายงานการจำแนกบุคลากรและระบบการประเมินผล
5. เป็นการแสดงให้เห็นส่วนสำคัญที่ควรมีการปรับปรุงในองค์การ เพราะขณะที่ลงมือปฏิบัติงานจะมองเห็นความไม่สอดคล้องและความบกพร่องอื่นๆ เพื่อนำมาเป็นแนวทางปรับปรุง
..... อย่างไรก็ตามแผนภูมิองค์การยังมีข้อจำกัดอื่นๆ เช่น แสดงเฉพาะความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการ ส่วนความสัมพันธ์อย่างไม่เป็นทางการไม่ได้กำหนดไว้ซึ่งความสัมพันธ์อย่างไม่เป็นทางการมีผลต่อการดำเนินงาน
ในองค์การเป็นอย่างมาก เป็นต้น
..... ประเภทของแผนภูมิองค์การ (Types of Organization Charts)
..... แผนภูมิองค์การแบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ
1. แผนภูมิองค์การแนวดิ่ง (Vertical organization Chart) องค์การส่วนมากจะใช้แผนภูมิประเภทนี้เสนอให้เห็นถึงระดับต่าง ๆ ขององค์การมีลักษณะเป็นรูปพีระมิด
ผู้บริหารระดับสูงอยู่ส่วนบนสุด และเลื่อนลงมาข้างล่างตามลำดับ ดังนั้นสายการบังคับบัญชาจะดำเนินจากบนลงล่าง (top to buttom)
รูปแผนภูมิองค์การแนวดิ่ง
2. แผนภูมิองค์การแนวระดับหรือแนวนอน (Horizontal organization chart) เป็นแผนภูมิที่อ่านจากซ้ายไปขวา ด้านซ้ายจะเป็นผู้บริหารระดับสูง ลดหลั่นเรื่อยไปจนถึงคนงานที่ขวาสุด ดังรูป
รูปแผนภูมิองค์การแนวระดับ
3. แผมภูมิองค์การแบบแยกธุรกิจและ องค์การแบบอิสระ (Matrix Organization) ผู้นำเรียกว่า Matrix boss แนวโน้มโครงสร้างองค์การสมัยใหม่องค์การสมัยใหม่จะเน้นให้ผู้ปฏิบัติงานมีส่วนร่วมมากขึ้น
3.1
สายการบังคับบัญชาสั้นลงหรือน้อยลง ยิ่งสั้นลงก็ทำให้งานเร็วขึ้น
3.2 ขนาดการควบคุมกว้างขึ้น ทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายและการสั่งงานเร็วขึ้นผู้ใต้บังคับบัญชามีอิสระมากขึ้น
3.3 ความเป็นเอกภาพของการบังคับบัญชาน้อยลง โครงสร้างองค์การในปัจจุบันมีแน้วโน้มในการใช้การทำงานเป็นทีมข้ามหน้าที่ การใช้หน่วยเฉพาะกิจ และการจัดโครงสร้างองค์การแบบแมททริกซ์
3.4
การมอบหมายงานและการให้คนมีอำนาจและความรับผิดชอบมากขึ้น
3.5 โครงสร้างขนาดเล็กอยู่ในขนาดใหญ่ ทำให้ยืดหยุ่นและสามารถปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ได้ง่ายกว่า
3.6 ลดจำนวนที่ปรึกษาให้อยู่ในระดับที่เป็นประโยชน์ต่องานของฝ่ายบริหาร