ควรเขียนอะไรใน Cover Letter

Cover Letter เหมือนการเขียนจดหมาย ว่าจุดประสงค์ของการส่งจดหมายนี้คืออะไร และเรื่องที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ เพื่อประกอบการตัดสินใจ

ก่อนอื่นเราจะมาแนะนำความสำคัญของ Cover Letter (จดหมายสมัครงาน) เพราะเป็นสิ่งแรกที่จะบอกให้ผู้ที่อ่านรู้ถึงประสบการณ์การทำงาน หรือการฝึกงานที่ผ่านมาของเรา และเป็นส่วนหนึ่งที่จะนำมาใช้ในการประกอบการตัดสินใจว่ามีคุณสมบัติเหมาะสมกับตำแหน่งงานที่สมัคร และน่าสนใจมากพอจะเรียกมาสัมภาษณ์งานไหม แต่ผู้สมัครงานหลาย ๆ คนก็เลือกที่จะข้ามขั้นตอนนี้ไปเพราะคิดว่าตัวเองมี Resume และ CV อยู่แล้ว Cover Letter คงไม่สำคัญเท่าไหร่ 

Cover Letter เป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้ E-mail การสมัครงานของเราดูเป็นมืออาชีพขึ้น และขั้นตอนในการทำยังไม่ยากอีกด้วย ถ้ายังไม่รู้ว่าต้องเขียน Cover Letter ยังไงบ้าง JobThai ก็ได้นำเทคนิคการเขียนง่าย ๆ ที่สามารถทำได้ทุกคนมาแนะนำกัน

ศึกษารายละเอียดตำแหน่งงานที่ต้องการ

ก่อนสมัครงาน เราควรศึกษารายละเอียดและขอบเขตความรับผิดชอบของตำแหน่งที่เราจะสมัครก่อน และถามตัวเองว่าเรามีทักษะอะไรที่เกี่ยวข้องหรือเป็นประโยชน์กับตำแหน่งงานนั้น ๆ  เพื่อนำไปเขียนลงในจดหมายสมัครงานให้น่าสนใจมากขึ้น

เขียนให้สั้น กระชับ แต่สมบูรณ์

การเขียนจดหมายสมัครงานควรกระชับ และได้ใจความครบถ้วน และเนื้อหาของจดหมายควรประกอบไปด้วย Opening Body และ Closing 

• Opening คือส่วนที่บอกจุดประสงค์ของจดหมายสมัครงานฉบับนี้ ควรจะเริ่มต้นด้วยประโยคที่น่าสนใจ และสามารถดึงดูดใจให้คนที่อ่านต้องการอ่านจดหมายสมัครงานนั้นต่อ

• Body คือส่วนที่เป็นใจความสำคัญ ที่แสดงให้เห็นถึงความสนใจของเราที่มีต่อตำแหน่งงานที่สมัคร และบริษัทที่เราต้องการสมัครงาน รวมถึงเล่ารายละเอียดเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานเด่น ๆ ที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการทำงานในตำแหน่งที่สมัครได้ เพื่อแสดงให้บริษัทเห็นว่าเพราะเหตุใดจึงควรเรียกเราไปสัมภาษณ์งาน

• Closing คือส่วนสรุปของจดหมายสมัครงาน ควรจะมีเนื้อหาที่แสดงถึงความตั้งใจ และมั่นใจที่จะทำงานในตำแหน่งนั้น หรือจบด้วยประโยคที่บอกให้เขารู้ว่าเราพร้อมเสมอที่จะถูกเรียกไปสัมภาษณ์

ระบุชื่อผู้รับเสมอ

คนที่ตรวจจดหมายรับสมัครงานของเราเป็นใคร เราควรระบุชื่อผู้รับไปด้วย (ส่วนใหญ่จะมีชื่ออยู่บนใบประกาศรับสมัครงาน) หากไม่มีชื่อผู้รับระบุ เราก็สามารถระบุเป็นฝ่าย HR ของบริษัทนั้น ๆ ก็ได้ เพื่อเป็นการแสดงให้เห็นถึงความใส่ใจของเรา

เลือกใช้ภาษาที่เหมาะสม  

การส่งจดหมายสมัครงานควรจะใช้ภาษาที่เหมาะสม, สุภาพ และควรศึกษาวัฒนธรรมขององค์กรก่อนว่ามีลักษณะเป็นยังไง หรือต้องการหาคนแบบไหน ถ้าเป็นบริษัทใหญ่ ๆ หรือตำแหน่งงานที่ต้องการความน่าเชื่อถือ การใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการนักก็อาจทำให้เราโดนตัดคะแนนได้

เล่าว่าบริษัทจะได้รับอะไรจากเรา

แทนที่จะบอกว่าบริษัทนี้ดีต่อเรายังไง หรือการทำงานที่นี่สามารถทำให้เราเจริญก้าวหน้าได้แค่ไหน การบอกว่าประสบการณ์การทำงานของเราสามารถช่วยพัฒนาอะไรให้บริษัทได้บ้าง จะทำให้เราดูเป็นผู้สมัครที่น่าสนใจมากกว่า

ตรวจสอบความถูกต้องทุกครั้งเสมอ

ตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่ง E-mail เสมอ ทั้งช่องทางการติดต่อเรา ที่อยู่ปลายทาง คำ ผิด - ถูก และชื่อบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่งคนที่สมัครงานครั้งละหลายที่ จดหมายสมัครงานของเราคงถูกโยนทิ้งทันทีถ้าคนตรวจสอบอ่านเจอชื่อบริษัทอื่นอยู่บนหัวจดหมาย

นอกจากนี้การเลือกใช้ประเภทและขนาดตัวอักษรควรเลือกใช้รูปแบบอักษรที่สุภาพ อ่านง่าย จัดหน้ากระดาษ และระยะห่างระหว่างบรรทัดให้เป็นระเบียบให้ผู้อ่านสามารถอ่านได้ง่าย เพราะรายละเอียดเล็กน้อยเหล่านี้จะแสดงให้เห็นถึงความใส่ใจและความรอบคอบของผู้สมัครอย่างเรา ๆ 

ถ้าช่วงนี้ใครกำลังเตรียมสมัครงาน หางานใหม่อยู่แล้วล่ะก็ ตัวช่วยที่จะช่วยให้คุณหางานได้มากขึ้นนอกจาก Resume แล้วก็คือ Cover Letter หรือเป็นจดหมายแนะนำตัวสำหรับสมัครงานนั่นเอง โดยการเขียน Cover Letter หลายคนอาจจะคิดว่ายาก แต่ความจริงแล้วไม่ได้ยากอย่างที่คิด มาดู 7 ขั้นตอนการเขียน Cover Letter กัน

1. Opening: ขั้นตอนการเปิด เช่น

• To whom it may concern,
• Dear Sir or Madam,
• Dear Mr. ….

1. Reason for writing: เหตุผลของการเขียน เช่น

• I am writing to enquire as to whether there are any vacancies…
• I am writing in response to your advertisement for…
• I wish to apply for the position of…
• I am writing to express my interest in the position of…

1. Introducing yourself: แนะนำตัวคุณเอง เช่น

• I am currently working as a…/ I am currently studying….
• At present, I am working for xxxx where I am responsible for…
• I have been working in my current position for the past (time)…

1. Talking about your education and experience: พูดถึงการศึกษาและประสบการณ์ เช่น

• I graduated from ABCD University with a degree/master’s degree in…
• The nature of my degree has prepared me for this position.
• As you can see from my CV, I have worked… and gained experience…
• My mother tongue is Thai and I am fluent in English and Chinese.

1. Why you are the best for this position: บอกเหตุผลว่าทำไมคุณถึงเหมาะกับตำแหน่งนี้ เช่น

• I am very keen to work for an ambitious company such as yours.
• I believe I would be the ideal candidate based on the fact that I…
• I consider myself to be a friendly, efficient and enthusiastic worker.
• I feel I am suitable for this role as I have a great deal of experience in…

1. Closing comments: เขียนปิดท้าย เช่น

• Thank you for taking time to consider my application.
• I am available for contact and / or interview at any time .
• If you wish to contact me, you can do so on 081234567..
• Should you require further information, do not hesitate to contact me.
• Please find CV attached (emails) / enclose (letters)

1. Signing off: ลงชื่อ เช่น

• I look forward to hearing from you.
• Yours sincerely, (if you know the name “Dear Mr….”)
• Yours faithfully, (if you are writing to “Dear Sir or Madam”)

Cover Letter ควรมีกี่ย่อหน้า

Application Letter มีอะไรบ้าง