การกำหนดกลยุทธ์ขององค์การต้องตระหนักถึงความสอดคล้องและการสนับสนุนของหน้าที่แต่ละอย่างต่อหน่วยธุรกิจขององค์การ ทรัพยากรตามหน้าที่ขององค์การไม่เพียงแต่จะรวมเอาพนักงานตามหน้าที่ไว้ แต่รวมความสามารถในการกำหนดและดำเนินกลยุทธ์ไว้ด้วย ดังนั้นทรัพยากรขององค์การจะรวมทั้งแนวคิดและเทคนิคที่สำคัญของหน้าที่แต่ละอย่างได้แก่
1. การตลาด (Marketing) ผู้บริหารการตลาดมีหน้าที่เบื้องต้นคือ การบริหารผลิตภัณฑ์เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าและการสร้างข้อได้เปรียบทางการแข่งขันขององค์การ ซึ่งต้องให้ความสำคัญทั้งด้านตำแหน่งทางการตลาดและการบริหารส่วนประสมทางการตลาดขององค์การ โดยสิ่งที่ต้องทำการศึกษาเกี่ยวกับการตลาดมีดังนี้
1. ตำแหน่งทางการตลาด (Market Position) หมายถึง การเลือกตลาดที่เฉพาะเจาะจงเพื่อการรวมพลังทางการตลาดและสามารถระบุออกมาในแง่ของตลาด ผลิตภัณฑ์ และพื้นที่ได้ ซึ่งตำแหน่งทางการตลาดจะตอบได้ว่าลูกค้ากลุ่มเป้าหมายขององค์การคือใคร โดยใช้การแบ่งส่วนตลาด (Market Segmentation ด้วยผลิตภัณฑ์หลายอย่างโดยการวิจัยตลาดได้ และองค์การต้องแน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ขององค์การต้องไม่แข่งขันกันเองโดยตรงด้วย
2. ส่วนประสมทางการตลาด (Marketing Mix) หมายถึง ส่วนประสมของปัจจัยทางการตลาดที่สำคัญที่อยู่ภายใต้การควบคุมขององค์การ ซึ่งจะมีผลกระทบต่ออุปสงค์และสามารถสร้างข้อได้เปรียบทางฐานะการแข่งขันแก่องค์การได้ โดยส่วนประสมทางการตลาดให้แก่ผลิตภัณฑ์ ราคา ช่องทางการจัดจำหน่าย และการส่งเสริมการตลาด ซึ่งองค์การต้องวิเคราะห์ถึงรายละเอียดในแต่ละปัจจัยถึงผลกระทบที่อาจมีต่อการดำเนินงานขององค์การด้วย
รูปที่ 5.8 ส่วนประกอบทางการตลาด
3. วงจรชีวิตผลิตภัณฑ์ (Product Life Cycle: PLC) คือ วงจรที่แสดงให้เห็นถึงวิวัฒนาการของผลิตภัณฑ์ตั้งแต่ขั้นแนะนำเข้าสู่ตลาด (Introduction) ขั้นเจริญเติบโต (Growth) ขั้นเติบโตเต็มที่ (Maturity) และขั้นถดถอย (Decline) ผู้บริหารสามารถใช้แนวความคิดวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์ขององค์การในการวิเคราะห์ตำแหน่งผลิตภัณฑ์ขององค์การว่าผลิตภัณฑ์ชนิดใดอยู่ในตำแหน่งใด เพื่อที่จะสามารถกำหนดกลยุทธ์ที่เหมาะสมกับผลิตภัณฑ์ในแต่ละชนิด
รูปที่ 5.9 วงจรชีวิตผลิตภัณฑ์
2. การเงิน ผู้บริหารการเงินมีหน้าที่เบื้องต้นคือ บริหารเงินทุนขององค์การเกี่ยวกับการจัดหาเงินทุนการจัดสรรเงินทุน และการควบคุมเงินทุนขององค์การให้มีประสิทธิภาพเพื่อสนับสนุนกลยุทธ์ขององค์การให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้บริหารการเงินต้องวิเคราะห์ส่วนประสมระหว่างเงินทุนจากภายนอกและภายในทั้งระยะสั้นและระยะยาว เช่น อัตราส่วนระหว่างหนี้สินต่อสินทรัพย์จะชี้ให้เห็นถึงความสามารถในการชำระหนี้ การจัดหาเงินทุนโดยการจำหน่ายพันธบัตร ตัวเงิน หรือหุ้นกู้ เป็นต้น การวิเคราะห์เกี่ยวกับงบประมาณการลงทุน Capital Budgeting) โดยเปรียบเทียบระหว่างรายรับและรายจ่ายที่เกิดขึ้น การวิเคราะห์จุดคุ้มทุน (Break-even Point Analysis) ที่จะทำให้ทราบถึงความสัมพันธ์ระหว่างต้นทุนคงที่ ต้นทุนผันแปร และกำไรขององค์การ และชี้ให้เห็นถึงจุดที่ยอดขายคุ้มกับต้นทุนขององค์การโดยการวิเคราะห์จุดคุ้มทุนจะใช้ร่วมกับการวิเคราะห์กระแสเงินสดส่วนลด เช่น มูลค่าปัจจุบันสุทธหรืออัตราผลตอบแทนจากการลงทุนเพื่อการบรรลุเป้าหมายขององค์การอย่างมีประสิทธิภาพ
3. การวิจัยและพัฒนา ผู้บริหารการวิจัยและพัฒนามีหน้าที่เบื้องต้นคือการบริหารเทคโนโลยีเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์การ โดยต้องทำการเสนอแนะและดำเนินกลยุทธ์ทางเทคโนโลยีขององค์การ ซึ่งแต่ละองค์การมีจุดมุ่งเน้นที่แตกต่างกันคือ บางองค์การเน้นการวิจัยและพัฒนาไปในทางทฤษฎี บางองค์การเน้นทางการตลาดและการพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบรรจุภัณฑ์ และบางองค์การมุ่งเน้นที่วิศวกรรมการควบคุมคุณภาพและการพัฒนาอุปกรณ์การผลิต โดยในแต่ละองค์การควรจะมีส่วนประสมทางการวิจัยและพัฒนาที่เหมาะสมระหว่างพื้นฐานประยุกต์และวิศวกรรมเพื่อให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์การ
องค์การควรทำการประเมินความสามารถทางเทคโนโลยี (Technology Competence ทั้งด้านการพัฒนาและการใช้เทคโนโลยี ซึ่งการคิดค้นสิ่งใหม่ไม่ใช่เพียงแต่ต้องทุ่มเทการวิจัยอย่างสม่ำเสมอเท่านั้นองค์การต้องบริหารงานวิจัยและผสมผสานการคิดค้นสิ่งใหม่เข้ากับการดำเนินงานประจําวันอย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย หากองค์การขาดประสิทธิภาพทางการถ่ายทอดเทคโนโลยี (Technology Transfer) จากห้องทดลองไปสู่ตลาดแล้วองค์การจะไม่ได้ประโยชน์จากการพัฒนาเทคโนโลยีใหม่เท่าที่ควร ซึ่งองค์การที่อยู่ในอุตสาหกรรมเทคโนโลยีต้องทุ่มเทการลงทุนในการวิจัยและพัฒนาอย่างสม่ำเสมอเนื่องจากคู่แข่งขันในอุตสาหกรรมจะทำการวิจัยและพัฒนาอยู่ตลอดเวลา หากองค์การใดหยุดการทำการวิจัยและพัฒนาให้มีเทคโนโลยีที่เหนือกว่าหรือตามให้ทันคู่แข่งขันแล้ว ก็จะถูกทิ้งห่างและเป็นเทคโนโลยีที่ล้าหลังในที่สุด
นอกจากเรื่องเงินทุนแล้ว องค์การต้องพิจารณาถึงเรื่องเวลาด้วย ระยะเวลาโดยทั่วไปในการทำกำไรขององค์การต้องใช้เวลา 7-11 ภายหลังจากเริ่มโครงการวิจัยและพัฒนาขึ้นหากองค์การไม่ต้องการทุ่มเทเพื่อการวิจัยและพัฒนา องค์การสามารถซื้อหรือเช่าอุปกรณ์ เทคนิคหรือสิทธิบัตร เพื่อตามให้ทันคู่แข่งขันได้ องค์การที่ซื้อเทคโนโลยีจะต้องมีความสามารถในการใช้เทคโนโลยีได้อย่างดีด้วย หากองค์การไม่ประเมินความสามารถในการใช้เทคโนโลยีของตนอาจก่อให้เกิดความเสียหายแก่องค์การได้
4. การผลิตและการดำเนินงาน ผู้บริหารการผลิตจะมีหน้าที่เบื้องต้นคือ การเปลี่ยนวัตถุดิบให้เป็นผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป ซึ่งต้องทำการพัฒนาและดำเนินการผลิตผลิตภัณฑ์ให้ได้ตามจำนวน คุณภาพ ต้นทุนและเวลาที่กำหนด โดยผู้บริหารต้องมีความสามารถทางด้านการพยากรณ์ การจัดชื่อ การควบคุมคุณภาพการออกแบบกระบวนการผลิต การประเมินผลการดำเนินงาน และการบำรุงรักษา กระบวนการผลิตโดยทั่วไปแบ่งออกเป็น 2 ระบบคือ
1. ระบบการผลิตแบบต่อเนื่อง หมายถึง การผลิตที่มีสายงานประกอบผลิตภัณฑ์อย่างต่อเนื่อง เช่นสายงานประกอบรถยนต์ เป็นต้น ระบบการผลิตแบบต่อเนื่องจะมีข้อได้เปรียบในด้านต้นทุน
2. ระบบการผลิตแบบไม่ต่อเนื่อง หมายถึง การผลิตที่เป็นไปตามข้อกำหนดรายละเอียดและความต้องการของลูกค้า ระบบการผลิตแบบไม่ต่อเนื่องจะมีข้อได้เปรียบในด้านความพึงพอใจของลูกค้า
การกำหนดกลยุทธ์ขององค์การจะขึ้นอยู่กับระบบการผลิตที่ใช้อยู่ในองค์การ เช่น การวางแผนเพิ่มยอดขายด้วยผลิตภัณฑ์ราคาถูก องค์การก็จะใช้ระบบการผลิตแบบต่อเนื่อง หากต้องการสร้างความภักดีในตราผลิตภัณฑ์ของลูกค้าด้วยสินค้าคุณภาพดี องค์การก็จะใช้ระบบการผลิตแบบไม่ต่อเนื่อง เป็นต้น
ระบบการผลิตแบบต่อเนื่องเป็นที่นิยมอย่างแพร่หลาย เนื่องจากองค์การสามารถใช้ประโยชน์จากการะผูกพันทางการดำเนินงาน (Operating Leverage) ได้ Weston และ Copland กล่าวว่า“ ภาระผูกพันทางการดำเนินงานคือผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงของยอดขายต่อกำไรจากการดำเนินงานสุทธิ” เช่นองค์การที่ใช้แรงงานคนจำนวนมากจะมีเครื่องจักรอัตโนมัติน้อยและมีต้นทุนคงที่ต่ำ ทำให้องค์การมีจุดคุ้มทุนต่ำ แต่เส้นต้นทุนผันแปรจะมีความลาดชัน เพราะต้นทุนส่วนใหญ่เป็นต้นทุนผันแปรจากค่าแรงสูงกว่าองค์การที่ใช้เครื่องจักรอัตโนมัติ แต่จะมีข้อได้เปรียบหากองค์การเป็นองค์การขนาดเล็กแม้มียอดขายต่ำก็สามารถทำกำไรได้ เมื่อมีรายได้ถึงจุดคุ้มทุนแล้วแต่องค์การไม่สามารถทำกำไรจากยอดขายสูงได้ เนื่องจากภาระผูกพันทางการดำเนินงานต่ำ ดังนั้นองค์การควรทำการค้นหาส่วนของตลาดที่องค์การสามารถผลิตและจำหน่ายผลิตภัณฑ์ได้ตรงตามความต้องการของตลาด
สำหรับองค์การที่ใช้เครื่องจักรมากจะมีการลงทุนภายในสินทรัพย์ถาวรสูงและใช้แรงงานคนน้อยองค์การจะมีจุดคุ้มทุนสูง แต่เส้นต้นทุนผันแปรมีความลาดชันน้อย มีข้อได้เปรียบคือเมื่อถึงจุดคุ้มทุนแล้วกำไรขององค์การจะเพิ่มขึ้นรวดเร็วกว่าองค์การที่ใช้เครื่องจักรน้อย สำหรับแนวคิดในด้านการบริหารเชิงกลยุทธ์ องค์การที่ใช้เครื่องจักรมากจำเป็นต้องค้นหาส่วนตลาดที่สามารถผลิตและจำหน่ายผลิตภัณฑ์ได้จำนวนมาก การมีภาระผูกพันทางการดำเนินงานที่สูงจะทำให้องค์การมีกำไรสูงมาก การเปลี่ยนแปลงของยอดขายจะมีผลกระทบต่อกำไรมาก แต่สำหรับช่วงเศรษฐกิจตกต่ำ องค์การที่มีเครื่องจักรมากจะมีผลขาดทุนสูง ในขณะที่องค์การที่มีเครื่องจักรน้อยจะสามารถอยู่รอดได้ เนื่องจากการลดลงของยอดขายจะมีผลกระทบต่อต้นทุนผันแปรเป็นส่วนใหญ่ ซึ่งองค์การที่ใช้แรงงานคนมากกว่าเครื่องจักรจะสามารถปลดคนงานได้ง่ายกว่าการขายเครื่องจักรหรือโรงงาน
แนวความคิดเกี่ยวกับเส้นประสบการณ์ (Experience Curve) หรือที่เดิมเรียกว่า เส้นโค้งการเรียนรู้ (Learning Curve) แนวความคิดนี้เมื่อประยุกต์ใช้กับการผลิตจะทำให้ต้นทุนการผลิตต่อหน่วยลดลงร้อยละ 20-30 ซึ่งขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่าง เช่น เวลาของการเรียนรู้ผลิตสำหรับแรงงาน ขนาดการผลิตที่ประหยัด การปรับปรุงผลิตภัณฑ์ และการปรับปรุงกระบวนการผลิต เป็นต้น
ระบบการผลิตที่นิยมใช้และสามารถช่วยให้ประหยัดต้นทุนในการผลิตได้ดีอีกอย่างคือการผลิตแบบทันเวลาพอดี (Just-in-time, JIT) โดยทำการผลิตเมื่อมีความต้องการ ซึ่งทำให้ลดต้นทุนการเก็บรักษาวัตถุดิบและสินค้าคงคลังลง
การพัฒนาประสิทธิภาพในการผลิตสามารถนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยได้ เช่น การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ (Computer Aid Design, CAD) การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการผลิต (Computer Ald Manufacture, CAM) หรือการใช้หุ่นยนต์ (Robot) อย่างไรก็ตามการพัฒนากลยุทธ์การผลิตหรือการเลือกระบบการผลิตขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์หลักขององค์การ
5. ทรัพยากรมนุษย์ ผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์มีหน้าที่เบื้องต้นคือ การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ที่เหมาะสม (Appropriate Human Resource) ผ่านทางการสรรหา การพัฒนาและการบำรุงรักษาทรัพยากรมนุษย์ขององค์การอย่างมีประสิทธิภาพ การบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่มีประสิทธิภาพจะทำให้พนักงานมีความพึงพอใจในงาน มีผลการปฏิบัติงานที่ดี อัตราการออกจากงานลดลง และมีขวัญกำลังใจดีขึ้น การจัดการทรัพยากรมนุษย์จะเกี่ยวข้องกับการสรรหาการคัดเลือก การจัดจ้าง การฝึกอบรมและพัฒนา การแรงงานสัมพันธ์ การบริหารค่าจ้าง และเงินเดือน การประเมินการปฏิบัติงาน การเลื่อนตำแหน่ง และการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ในอนาคต ผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์จะต้องดำเนินการสำรวจทัศนคติและตรวจสอบข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) อย่างอื่น เพื่อการประเมินความพอใจในงานของพนักงาน
หน้าที่สำคัญของผู้บริหารงานบุคคลที่ต้องทำคือ การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) คือวิธีการรวบรวมข้อมูลและลักษณะของงานที่ชี้ให้เห็นถึงสิ่งที่ต้องกระทำภายในงานแต่ละอย่างทั้งแง่ของปริมาณและคุณภาพและการจัดทำคำบรรยาย (Job Description) ที่บรรยายถึงลักษณะของงานในแต่ละตำแหน่ง หน้าที่ในความรับผิดชอบ และสายงานการบังคับบัญชา เพื่อให้การปฏิบัติงานไม่ชำซ้อนและสามารถตรวจสอบได้
ผู้บริหารงานบุคคลที่ดีควรจะประสานงานอย่างใกล้ชิดกับสหภาพแรงงาน ซึ่งกลุ่มสหภาพแรงงานได้มีการเปลี่ยนแปลงคือ ผู้นำสหภาพแรงงานต้องการมีส่วนร่วมกับผู้บริหารในการกำหนดการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับการทำงานมากขึ้น ซึ่งความไม่พอใจของพนักงานหรือสหภาพจะลดลงหรือเพิ่มขึ้นขึ้นอยู่กับคุณภาพชีวิตการทำงาน (Quality of Work Life, QWL) ส่วนหนึ่งเป็นผลจากปัจจัยทางเศรษฐกิจ ซึ่งคุณภาพชีวิตการทำงานคือ การตอบสนองความต้องการที่สำคัญของพนักงานผ่านทางประสบการณ์ของพนักงานเองภายในองค์การ ผู้บริหารควรปรับปรุงคุณภาพชีวิตการทำงานขององค์การให้ดีขึ้นโดยการใช้การแก้ปัญหาแบบมีส่วนร่วม การปรับปรุงโครงสร้างงานใหม่ การใช้ระบบรางวัลที่พัฒนาใหม่ และการปรับปรุงสภาพแวดล้อมทางการทำงานให้ดีขึ้น โดยการปรับปรุงดังกล่าวจะเป็นการสร้างวัฒนธรรมองค์การแบบมีส่วนร่วมมากขึ้นและผลการปฏิบัติงานดีขึ้น
6. ระบบสารสนเทศ ผู้บริหารสารสนเทศมีหน้าที่เบื้องต้นคือ การออกแบบและการบริหารการไหลของระบบข้อมูลภายในองค์การ เพื่อเป็นพื้นฐานของการตัดสินใจและการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์การองค์การต้องเก็บรวบรวม รักษา วิเคราะห์ข้อมูล และสังเคราะห์ความรู้เพื่อตอบคำถามเชิงกลยุทธ์ในการดำเนินงานขององค์การ ซึ่งหน้าที่ของระบบข้อมูลมีความสำคัญเนื่องจาก
- องค์การมีขนาดใหญ่ขึ้นและมีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น ทำให้ผู้บริหารต้องการข้อมูลที่สำรองไว้เป็นหลักฐานมากยิ่งขึ้น
- องค์การมีการกระจายอำนาจมากขึ้น ทำให้เทคนิคการควบคุมมีความลึกซึ้งมากขึ้นการมีระบบสารสนเทศทำให้ผู้บริหารสามารถดำเนินตามกลยุทธ์ขององค์การได้ประสิทธิภาพสูงขึ้น
-การใช้คอมพิวเตอร์ทำให้การประมวลข้อมูลขององค์การรวดเร็ว ทันเวลาและมีประสิทธิภาพสูงขึ้น
ประโยชน์ของระบบสารสนเทศขององค์การมีดังนี้
- เป็นสัญญาณเตือน
- ลดความต้องการพนักงานธุรการ
- ช่วยในการดำเนินงาน
- ช่วยในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์
การประเมินจุดแข็งและจุดอ่อนขององค์การต้องพิจารณาถึงระดับการพัฒนาของระบบข้อมูลภายในองค์การ โดยทั่วไปการพัฒนาระบบข้อมูลขององค์การจะมี 3 ขั้นตอนคือ
- การริเริ่ม โดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับการใช้งานทางการบัญชีที่พยายามลดค่าใช้จ่ายในงานธุรการ
- การเจริญเติบโต พัฒนาขยายออกไปสู่การผลิตและการตลาด และใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการประมวลข้อมูล
- การหยุดพัก
การวิเคราะห์ตามหน้าที่เป็นวิธีการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในองค์การที่ง่ายซึ่งสามารถแยกออกตามหน้าที่ทางธุรกิจโดยทั่วไปคือ การปฏิบัติการ การตลาด การเงิน ทรัพยากรมนุษย์ และการวิจัยและพัฒนา เนื่องจากไม่ซับซ้อนและสามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างกว้างขวางโดยการวิเคราะห์จะทำให้ทราบถึงสถานการณ์ในการดำเนินงานในแต่ละหน้าที่ขององค์กาเพื่อนจะนำมาปรับปรุง แก้ไข และพัฒนาให้มีประสิทธิภาพได้ต่อไป