ระบบบัญชีมีกี่ระบบ อะไรบ้าง

            ปัจจุบันการเข้ามามีอิทธิพลของอินเตอร์ทำให้มีการรับ-จ่ายเงิน ผ่านระบบออนไลน์มีมากขึ้นทุกวันดังนั้นเพื่อให้ง่ายต่อการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ที่ส่วนมากจะมาในรูปแบบของอิเล็คทรอนิคจึงทำให้มีผู้พัฒนาซอฟแวร์ในการช่วยจัดเก็บและแยกประเภทงานในระบบบัญชีผู้ผลิตซอฟแวร์บางรายก็มีการสร้างซอฟแวร์เพื่อช่วยคิดบัญชีแทนมนุษย์ทำให้ลดขั้นตอนในการทำงานบัญชีตลอดจนลดต้นทุนในการจ้างพนักงานในฝ่ายบัญชีอีกทางนึงด้วย

ขั้นตอน
1. ดูงาน ณ สถานประกอบการของลูกค้า
2. ดูระบบเอกสาร รับเข้า – จ่ายออก
3. ระบบใบสำคัญ รับจ่าย
4. การควบคุม ต้นทุน
5. การจัดทำงบประมาณ รายรับ – รายจ่าย
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
1. สำรวจ วางแผนและวิเคราะห์งาน โครงสร้างเดิมทั้งหมด, เสนอความเห็นการปรับปรุงโครงสร้างเดิม และออกแบบกำหนดระบบบัญชี เพื่อให้เกิดความเหมาะสมและเพื่อความสอดคล้องกับโปรแกรม
2. จัดเตรียมความพร้อมพนักงานและกำหนดหน้าที่รับผิดชอบ
3. การวางระบบเบื้องต้นโดยโปรแกรม
4. การบันทึกข้อมูล
5. การเรียกดูข้อมูลและการนำข้อมูลสารสนเทศด้านบัญชีมาใช้ ภายใต้การทำงานของทีมผู้สอบบัญชีรับอนุญาต
ขอบเขตของงาน
1. บริการวางระบบบัญชี ด้วยโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปโปรแกรมเอ็กเพรส
2. บริการวางระบบและดูแล งานซื้อ-ขาย-งานผลิต
3. ขั้นตอนและทิศทางการเดินเอกสารภายใน ด้วยโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป
4. ขั้นตอนการทำงานของการวางระบบบัญชี
5. สำรวจ วางแผนและวิเคราะห์งาน โครงสร้างเดิมทั้งหมด
6. เสนอความเห็นการปรับปรุงโครงสร้างเดิม
7. ออกแบบกำหนดระบบบัญชี เพื่อให้เกิดความเหมาะสมและเพื่อความสอดคล้องกับโปรแกรม
8. จัดเตรียมความพร้อมพนักงานและกำหนดหน้าที่รับผิดชอบ
9. การวางระบบเบื้องต้นโดยโปรแกรม
การบันทึกข้อมูล
– การเรียกดูข้อมูลและการนำข้อมูลสารสนเทศด้านบัญชีมาใช้
– การจัดเก็บสำรองข้อมูล
– การแก้ไขปัญหาอันเกิดขึ้นในการใช้โปรแกรม
– ประเมินการทำงาน-ทดสอบและติดตามปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นภายหลังจากที่ได้ปรับปรุงโครงสร้าง

เงื่อนไขการชำระเงิน
ในวันทำสัญญาชำระ 70% ของอัตราค่าจ้าง ส่วนที่เหลือ 30% จะชำระในวันสุดท้าย

ระยะเวลาการทำงาน
จนกว่าจะวางระบบตามเป้าหมายเรียบร้อย แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความร่วมมือของบุคคลากรในหน่วยงานเป็นสำคัญ
เจ้าหน้าที่จะเข้าไปดำเนินงานทันที ภายใน 1 สัปดาห์

ลักษณะของการวางระบบบัญชีที่ดี
สำนักงานบัญชีสามารถใช้ข้อมูลที่แท้จริง และเที่ยงตรงในการดำเนินงาน โดยแสดงเป็นจำนวนเงินทุกรายการ
สำนักงานบัญชีสามารถเปรียบเทียบข้อมูลในอดีตกับปัจจุบันได้ง่ายและรวดเร็ว เพื่อประโยชน์ในการจัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายต่าง ๆ

1. สำนักงานบัญชีสามารถนำเสนองบการเงินเพื่อใช้ประโยชน์ในการบริหาร
2. การกู้ยืมเงินทุนมาดำเนินธุรกิจจากเจ้าหนี้
3. สำนักงานบัญชีสามารถใช้ควบคุมและป้องกันการรั่วไหล
4. การใช้เงินมากเกินความจำเป็น
5. ทั้งการลักขโมย และการปฏิบัติของพนักงานที่ผิดพลาด
6. สำนักงานบัญชีสามารถใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานเพื่อใช้ในการคำนวณภาษีที่ธุรกิจต้องชำระให้แก่สรรพากรตามกฎหมายประมวลรัษฎากร

บันทึกของระบบบัญชี
ระบบบัญชีของสำนักงานบัญชีจะต้องบันทึก ข้อมูลเพื่อใช้ภายในและภายนอกกิจการ สำหรับภายนอกกิจการผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น นายธนาคารที่ธุรกิจกู้ยืมเงินหรือเจ้าหนี้ จะสนใจดูเฉพาะงบการเงินอันประกอบด้วยงบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด จากสำนักงานบัญชี แต่สำหรับภายในกิจการการบันทึกข้อมูลจะมีรายละเอียดมากกว่านั้นเพื่อเป็น ประโยชน์ต่อการบริหารงานแต่ละด้าน บันทึกพื้นฐานของ ระบบบัญชีของสำนักงานบัญชี ประกอบด้วย
1. บัญชีแยกประเภทลูกหนี้ ใช้บันทึกยอดเงินที่ลูกค้ายังคงค้างชำระต่อธุรกิจ (ควรมีรายละเอียดลูกหนี้แต่ละรายด้วย)
2. บัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ ใช้บันทึกยอดเงินยังคงค้างชำระผู้ขายหรือเจ้าหนี้รายอื่น ๆ (ควรมีรายละเอียดเจ้าหนี้ทุกราย)
3. บัญชีควบคุมสินค้าคงคลัง ใช้บันทึกจำนวนรับ/จ่ายสินค้าคงคลัง จากธุรกิจทั้งหมด(ควรมีบัญชีคุมยอดแยกสินค้าคงเหลือแต่ละรายการ)
4. บัญชีเงินเดือน ใช้บันทึกค่าจ้างเงินเดือนของลูกจ้างพนักงาน และรายการหักภาษี ณ ที่จ่ายตลอดจนรายการที่จ่ายเข้ากองทุนประกันสังคม
5. สมุดเงินสด นิยมแยกเป็นสมุดเงินสดรับและสมุดเงินสดจ่าย เพื่อใช้บันทึกการรับจ่ายเงินสดของกิจการ
6. บัญชีสินทรัพย์ถาวรของธุรกิจ ใช้บันทึกราคาต้นทุนที่ซื้อสินทรัพย์เหล่านั้นมา และแสดงค่าเสื่อมราคาสะสมของสินทรัพย์แต่ละรายการ
7. บัญชีอื่น ๆ เช่น บัญชีค่าใช้จ่าย บัญชียอดขาย บัญชีต้นทุนขาย ฯลฯ การวางระบบการบันทึกข้อมูล หรือ วางระบบบัญชี ของสำนักงานบัญชี จำเป็นต่อธุรกิจ แม้ธุรกิจขนาดย่อมอาจมีผู้ประกอบการเพียงคนเดียวที่ดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ทั้งหมด หรือจำนวนเงินที่หมุนเวียนในการค้าเป็นจำนวนไม่มากนัก แต่การบันทึกของสำนักงานบัญชีโดยมี ระบบบัญชี ที่ดีจะคอยควบคุมและแสดงสถานภาพทางการเงิน ตลอดจนไว้วิเคราะห์สมรรถนะการดำเนินงานของธุรกิจได้เป็นอย่างดีสมกับคำที่ กล่าวว่า “บัญชีคือเครื่องมือการดำเนินธุรกิจ”

 การบันทึกบัญชีหรือการลงบัญชีนั้น ตามที่ทราบกันไปแล้วว่าแบ่งเป็น 2 ระบบด้วยกัน คือ ระบบบัญชีเดี่ยวและระบบบัญชีคู่ สำหรับธุรกิจขนาดย่อมขึ้นไปนิยมใช้ระบบบัญชีคู่ เพื่อป้องกันปัญหาในการรวบรวมข้อมูล การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทางบัญชี และการจัดทำงบการเงิน

          ระบบบัญชีคู่ เป็นวิธีการที่ใช้ปฏิบัติในการลงบัญชีต่างๆ ประกอบด้วย รายการในสมุดรายวันทั่วไป รายการในสมุดบัญชีแยกประเภท ตลอดจนเอกสารหลักฐาน การบันทึกเหล่านี้มีวัตถุประสงค์ในการเสนอรายงานทางการเงินได้อย่างถูกต้องและทันต่อเหตุการณ์ โดยแต่ละรายการจะเกี่ยวข้องกับบัญชีสองด้าน คือบันทึกด้านเดบิตและบันทึกด้านเครดิต ซึ่งจะมีผลทำให้เกิดดุลขึ้นในตัวเอง ก็คือผลรวมของยอดบัญชีทั้งสองเป็นศูนย์นั่นเอง นั่นก็คือผลรวมของยอดดุลเดบิตเท่ากับผลรวมยอดดุลเครดิต และการจัดทำรายละเอียดของยอดบัญชีต่างๆ ประกอบกันเป็นยอดรวมทั้งสิ้นเรียกว่างบทดลอง

          การบันทึกบัญชีตามระบบบัญชีคู่ของแต่ละหมวดบัญชี มีดังต่อไปนี้

   : หมวดบัญชีสินทรัพย์ รายการค้าใดที่มีผลทำให้สินทรัพย์เพิ่มขึ้นจะบันทึกไว้ทางด้านเดบิต ส่วนรายการค้าใดที่มีผลทำให้สินทรัพย์ลดลงจะบันทึกไว้ทางด้านเครดิต

   : หมวดบัญชีหนี้สิน รายการค้าใดที่มีผลทำให้หนี้สินเพิ่มขึ้นจะบันทึกไว้ทางด้านเครดิต ส่วนรายการค้าใดที่มีผลทำให้หนี้สินลดลงจะบันทึกไว้ทางด้านเดบิต

   : หมวดบัญชีทุน รายการค้าใดที่มีผลทำให้ทุนเพิ่มขึ้นจะบันทึกบัญชีไว้ทางด้านเครดิตส่วนรายการค้าใดที่มีผลทำให้ทุนลดลงจะบันทึกไว้ทางด้านเดบิต

   : หมวดบัญชีรายได้ ถ้ารายได้เพิ่มขึ้นจะบันทึกบัญชีด้านเครดิต ถ้ารายได้ลดลงจะบันทึกบัญชี ทางด้านเดบิต

   : หมวดบัญชีค่าใช้จ่าย ถ้าค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นจะบันทึกทางด้านเดบิตถ้าค่าใช้จ่ายลดลงจะบันทึกทางด้านเครดิต

          การลงบัญชีไม่เพียงแต่จะทำให้ทราบถึงกำไรขาดทุนของธุรกิจเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวเนื่องกับการปฏิบัติตามกฎหมายทั้งในแง่ของการยื่นแบบต่อกรมสรรพากรและระเบียบต่างๆ ที่ต้องจัดทำเมื่อดำเนินธุรกิจอีกด้วย ดังนั้นผู้ประกอบธุรกิจต่างๆ จึงควรศึกษาความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการบัญชีเพื่อจะได้นำไปใช้ประโยชน์ต่อไป

แนะนำบทความที่เกี่ยวข้อง

การบันทึกบัญชีเมื่อมีการตีราคาใหม่ : //www.amtaudit.com/view_news.php?id=176

การบันทึกบัญชี และการจัดทำงบการเงิน : ธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง : //www.amtaudit.com/view_news.php?id=203