สำนักงาน ก.พ. ได้ให้ความหมายของสมรรถนะไว้ดังนี้ “สมรรถนะ คือ คุณลักษณะเชิงพฤติกรรมที่เป็นผลมาจากความรู้ ทักษะ/ความสามารถ และคุณลักษณะอื่นๆ ที่ทำให้บุคคลสามารถสร้างผลงานได้โดดเด่นกว่าเพื่อนร่วมงานอื่นๆ ในองค์กร”
สมรรถนะแสดงออกในรูปของพฤติกรรมการทำงาน การประเมินสมรรถนะก็คือการประเมินพฤติกรรมการทำงาน ซึ่งเป็นพฤติกรรมที่แสดงออกเป็นประจำไม่ใช่การประเมินความสามารถสูงสุด สำนักงาน ก.พ. ได้เสนอกระบวนการประเมินสมรรถนะไว้ 4 ขั้นตอน
ดังนี้
1. กำหนดพฤติกรรที่จะประเมินและทำให้ทุกคนในหน่วยงานทราบว่า พวกเขาควรแสดงพฤติกรรมในการทำงานอย่างไร (หรืออาจเรียกว่าเป็นพฤติกรรมเป้าหมาย ซึ่งในที่นี้หมายถึงสมรรถนะที่กำหนดไว้สำหรับแต่ละสายงาน) ความเข้าใจและการยอมรับว่าพฤติกรรที่กำหนดนั้นมีความเหมาะสมในการประเมินเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีของการนำสมรรถนะไปใช้ในหน่วยงาน และควรให้คนจำนวนมากมีส่วนร่วมในการกำหนดพฤติกรรที่จะนำมาประเมินเพื่อทำให้เกิดการยอมรับมากขึ้น
2. การบันทึกพฤติกรรมเป้าหมายตลอดช่วงระยะเวลาประเมิน
การประเมินในภาคราชการพลเรือนนั้นประเมินกันทุก 6 เดือน ซึ่งเป็นช่วงที่ยาวเกินกว่าที่จะจำพฤติกรรมได้ ผู้ประเมินจึงควรมีการบันทึกพฤติกรรมเป้าหมายตลอดช่วงของการประเมิน
3. กรอกแบบประเมิน โดยเลือกใช้แบบประเมินให้เหมาะสม
4. การแจ้งผลการประเมิน และนำผลการประเมินที่ได้ไปใช้ในการบริหารผลงาน (กำหนดค่าตอบแทน) และการพัฒนารายบุคคล
จากคำนิยามข้างต้นอาจกล่าวได้ว่า สมรรถนะ คือ พฤติกรรมในการทำงานของแต่ละบุคคล การที่องค์กรต้องกำหนดให้มีสมรรถนะต่างๆ ก็เพื่อให้บุคลากรขององค์กรมีพฤติกรรมการทำงานในแบบที่องค์กรต้องการ เนื่องจากจะทำให้บุคคลากรขององค์กรมีผลการปฏิบัติงานที่ดี และส่งผลถึงองค์กรให้สามารถบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ในที่สุด ตัวอย่างเช่น การกำหนดให้การบริการที่ดีเป็นสมรรถนะของข้าราชการทุกคน เพราะหน้าที่หลักขององค์กรภาครัฐคือ การให้บริการแก่ประชาชน ถ้าข้าราชการทุกคนมีการให้การบริการที่ดีก็จะทำให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ คือ การทำให้เกิดประโยชน์สุขแก่ประชาชน
ถึงตอนนี้อาจมีผู้สงสัยว่า ความรู้ ทักษะต่างๆ ยังมีความสำคัญหรือไม่ คำตอบก็คือ ความรู้ และทักษะต่างๆ นั้นมีความสำคัญต่อการทำงานมาก เพราะเป็นส่วนที่ทำให้บุคคลสามารถทำงานได้ ความรู้และทักษะจึงเป็นพื้นฐานที่จะใช้ในการทำงานซึ่งจะขาดไม่ได้ เป็นสิ่งที่บุคคลากรทุกคนต้องมี นั่นคือ การที่บุคคลจะแสดงสมรรถนะได้จะต้องมีองค์ประกอบของความรู้ ทักษะ ความสามารถ และคุณลักษณะอื่นๆ เช่น สมรรถนะการบริการที่ดี หมายถึง สามารถให้บริการที่ผู้รับบริการต้องการได้นั้น ต้องอาศัยความรู้ในงาน หรือทักษะที่เกี่ยวข้อง เช่น ต้องรู้ว่าเป็นเรื่องอะไร และอาจต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการค้นหาข้อมูล ประกอบกับคุณลักษณะอื่นๆ คือ การเป็นคนใจเย็น อดทน ชอบช่วยเหลือผู้อื่น จึงจะทำให้บุคคลนั้นแสดงสมรรถนะการบริการที่ดีได้