ข้อมูลชนิดใดสามารถใช้คําสั่ง auto fill ได้

วันนี้จะมาแนะนำวิธีรันตัวเลขเรียงลำดับเลขแบบอัตโนมัติใน Microsoft Excel ด้วย Fill Series (ชุดข้อมูล) ซึ่งปกติการใช้งาน Excel หลายๆคนก็คงรู้กันอยู่แล้วว่าต้องใส่ตัวเลขที่ช่องเซลล์แรกและลำดับถัดมาที่ช่องเซลล์ล่าง เช่น ใส่เลข 1 ที่ช่อง A2 และเลข 2 ที่ช่อง A3 แล้วก็คลุมทั้งสองและก็ลากเม้าส์ยาวๆตามตัวเลขที่ต้องการ แต่ถ้าอยากได้เลขสัก 1 – 100 ก็คงต้องลากยาวหน่อย

แต่บทความนี้จะมาแนะนำเทคนิคอีกวิธีที่สามารถเรียงลำดับตัวเลขได้ง่ายในเพียบตาโดยการใช้ฟังก์ชั่น Fill Series (ชุดข้อมูล) มาช่วยสำหรับการเรียงลำดับตัวเลขแบบง่ายๆ รองรับทั้ง Excel 2010 , Excel 2013 และ Excel 2016 เดี๋ยวเรามาเริ่มกันเลย

วิธีเรียงลำดับเลขอัตโนมัติ Fill Series ใน Microsoft Excel

1. ที่หน้าเอกสาร Excel ให้ใส่หมายเลขเริ่มต้นที่ช่องเซลล์แรก จากตัวอย่างจะเริ่มเลข 1 จากเซลล์ A2

ADVERTISEMENT

1. แล้วให้คลิกเลือกที่ช่องเซลล์ที่ได้ระบุหมายเลขเริ่มต้นไว้

1. จากนั้นภายใต้เครื่องมือ แก้ไข (Editing) ให้คลิกเลือก เติม (Fill) > ชุดข้อมูล… (Series)

1. ที่หน้าต่างชุดข้อมูลให้เลือกตั้งค่าแล้วคลิก ตกลง (Ok)
   1. ชุดข้อมูลใน (Series in) เลือกว่าจะเรียงแนวนอน (แถว/Rows) หรือแนวตั้ง (คอลัมน์/Columns)
   2. ชนิด (Type) ให้เลือกเป็นแบบ เชิงเส้น (Linear)
   3. เปลี่ยนทีละ (Step Value) ให้ใส่เลข 1 เป็นการนับเพิ่มครั้งละ 1
   4. ค่าสิ้นสุด (Stop Value) ใส่ตัวเลขลำดับสุดท้ายที่ต้องการ จากตัวอย่างนับถึง 15

1. หลังจากคลิก Ok เราก็จะได้จำนวนลำดับเลขตามจำนวนที่ระบุไว้

1. และอีกวิธีคือการเรียงลำดับเลขตามที่ได้เลือกเซลล์ไว้ โดยให้คลิกลากคลุมเซลล์ที่ต้องการให้เรียงลำดับเลขไว้

1. จากนั้นภายใต้เครื่องมือ แก้ไข (Editing) ให้คลิกเลือก เติม (Fill) > ชุดข้อมูล… (Series)
2. เลือกเหมือนกับข้อ 4 แต่ให้เลือกถูกที่ช่อง (/) แนวโน้ม (Trend) แล้วคลิก Ok

1. เมื่อคลิก Ok ก็จะได้ลำดับเลขที่เรียงกันตามที่เราได้คลุมไว้ ซึ่งก็เหมือนกับการทำ Fill Handle

Tags: ExcelExcel 2010Excel 2013Excel 2016Microsoftวิธีใช้

การใช้ Fill Command & Auto Fill ใน Excelใน Editing menu ภายใต้ เมนู Home มีคำสั่งอัตโนมัติต่างๆ เช่น Auto Sum, Fill command, Clear และคำสั่งอื่นๆที่จะกล่าวถึงก็คือ คำสั่ง Fill command เป็นรูปลูกศร และ Clear ซึ่งเป็นรูปยางลบ

การทำงานของคำสั่งแต่ละตัวใน Fill Command

Down -Fill down คัดลอกข้อมูลลงด้านล่าง(Ctrl+D)Right -Fill right คัดลอกข้อมูลไปทางขวา(Ctrl+R)Up -Fill up คัดลอกข้อมูลไปทางเซลล์ด้านบน  Left -Fill left เติมข้อมูลที่เหมือนกันไปทางขวา 

การทำงานของ Fill Command มีความหลากหลายโดยจะแยกเป็นเรื่องๆ ดังนี้

Fill number, ใส่ตัวเลขจาก 1 ถึง 2000

1. เลือกเซลล์ใดๆ แล้วใส่เลข 1  
2. เข้าเมนู Editing เลือก Series (รูปข้างบน) 
3. ใต้หัวข้อ Series in เลือก columns, Type เลือก Linear
4. Step value ใส่ 1, Stop value ใส่ 2000 จากนั้น ok
5. ถ้าเลือก Series in เป็น Rows ตัวเลขจะถูกเพิ่ม (Fill) ไปทางขวาตามแถว

Fill Date เติมวันที่ด้วย Fill Command

1. เลือกเซลล์ใดๆ ใส่วันที่เริ่มต้น ตามรูป 
2. คลุมพื้นที่ที่ต้องการเพิ่ม(แนวคอลัมท์หรือแถวก็ได้ แล้วเข้า Fill Command
3. คลิกเครื่องหมายถูกที่ Trend จากนั้น ok
4. การทำงานส่วนหัวข้อ Date unit
   • Day - เรียงวันที่
   • Weekday - เรียงเฉพาะจันทร์-ศุกร์
   • Month - เรียงเดือน
   • Year - เรียงปี
5. ถ้าจะเปลี่ยน Date unit ทำโดยคลุมพื้นที่ของวันที่ทั้งหมดแล้วเข้า Fill Command อีกครั้ง จากนั้นเลือก Date unit ที่ต้องการ

Auto Fill เติมข้อมูลอัตโนมัติ

1. คลุมพื้นที่เซลล์ใดๆ ตั้งแต่เซลล์ที่มีข้อมูลตัวแรกในการเพิ่มข้อมูล (แนวคอลัมท์หรือแถวก็ได้แล้วเข้าคำสั่ง Fill Command ตามรูป 
2. ใต้ Type เลือก Auto Fill จากนั้น ok
3. Auto Fill ใช้ได้ทั้งสูตร, ตัวเลข, ตัวอักษร
4. คุณสมบัติเหมือนการคัดลอก

นอกจากนี้ใน Excel ก็สามารถใช้ auto fill ด้วยการลากเม้าส์ ตามแนวคอลัมท์(columns) หรือแถว(rows) ในแผ่นงาน(worksheet) Excel จะแสดงเครื่องหมาย Auto fill options (ในสี่เหลี่ยมสีแดง) ที่เซลล์ปลายทางเสมอ ซึ่งเราสามารถกำหนด options ต่างๆ ได้จากตรงนี้เช่นกัน

วีดีโอแสดงการใช้ Fill command เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น

การใช้คำสั่ง Auto Complete เป็นคำสั่งที่ใช้งานในด้านใด

Auto Fill หมายถึงอะไร

คําสั่ง Flash Fill ใช้ทําอะไร

ข้อใดคือหน้าที่การทำงานของคำสั่ง Auto Fill ในโปรแกรม Microsoft Excel