ใน Microsoft Excel นั้น เครื่องหมายต่าง ๆ ของการคำนวณ นั้น จะมี ลำดับ ที่แตกต่างกัน
โดยเครื่องหมาย คูณ (*) และ หาร (/) จะทำก่อน
ซึ่งลำดับจะเป็นดังนี้
- ทำในวงเล็บก่อน
- เครื่องหมาย %
- เครื่องหมาย ติดลบ
- เครื่องหมาย ยกกำลัง (^)
- เครื่องหมาย คูณ (*) หาร (/)
- เครื่องหมาย บวก (+) ลบ (-)
- เครื่องหมาย เชื่อม (&)
โดย Microsoft Excel จะทำการคำนวณให้ตามลำดับ แต่เราจำเป็นต้องมีความเข้าใจในแต่ละลำดับนั้น ๆ
ในข้อนี้คำตอบของ โจทย์ที่ว่า 18 / 6 x (4-1) ตอบว่า 1 หรือ 9 นั้น ก็ต้อง คำนวณ ในวงเล็บก่อน คือได้ 18 / 6 x 3 แล้วทำตามลำดับ จะได้ 3 x 3 ผลลัพธ์ คือ 9 ครับ
รูปแบบของสูตรคำนวณ
ตัวดำเนินการที่ใช้ในสูตร (Operator)
เครื่องหมายหรือตัวดำเนินการคือ องค์ประกอบหนึ่งในสูตรโดยจะระบุชนิดของการคำนวณที่ต้องการ ซึ่ง Excel จะแบ่งตัวดำเนินการออกเป็น 4 ประเภท คือ
คณิตศาสตร์ การเปรียบเทียบ ข้อความ และการอ้างอิง
ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic Operator)
ตัวดำเนินการทางคณิตสาสตร์ ใช้คำนวณด้วยวิธีทางคณิตศาสตร์ขั้นพื้นฐาน เช่น การบวก ลบ คูณ หาร การรวมตัวเลข การหาผลลัพธ์ต่าง ๆ
เครื่องหมาย | ความหมาย | ตัวอย่าง |
+ | การบวก | 5+3 |
- | การลบ | 9-4 หรือ -1 |
* | การคูณ | 5*6 |
/ | การหาร | 10/3 |
% | เปอร์เซ็นต์ | 2% |
^ | เลขชี้กำลัง | 2^2 (หรือ 2*2) |
ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ (Comparison Operator)
เราสามารถใช้ตัวดำเนินการเปรียบเทียบเพื่อการเปรียบค่าสองค่า โดยผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นค่าทางตรรกศาสตร์คือ True หรือ False
เครื่องหมาย | ความหมาย | ตัวอย่าง |
= | เท่ากับ | C5=D5 |
> | มากกว่า | C5>D5 |
< | น้อยกว่า | C5<D5 |
>= | มากกว่าหรือเท่ากับ | C5>=D5 |
<= | น้อยกว่าหรือเท่ากับ | C5<=D5 |
<> | ไม่เท่ากับ | C5<>D5 |
ตัวดำเนินการข้อความ (Text Concatenation Operator)
ตัวดำเนินการข้อความจะใช้เครื่องหมาย (&) ในการรวมข้อความหรือคำ 2 คำขึ้นไป เพื่อให้เป็นข้อความเดียวกัน
เครื่องหมาย | ความหมาย | ตัวอย่าง |
เชื่อมหรือนำคำ 2 คำมาต่อกัน | "Lampamg"&"Kanlayanee" |
ตัวดำเนินการสำหรับอ้างอิง (Reference Operator)
ตัวดำเนินการอ้างอิงถูกนำมาใช้เพื่อรวมช่วงของเซลล์สำหรับการคำนวณ
เครื่องหมาย | ความหมาย | ตัวอย่าง |
ตัวดำเนินการช่วง | ||
ตัวดำเนินการส่วนรวม ซึ่งเป็นตัวรวมการอ้างอิงหลาย ๆ ชุดเช้าด้วยกันเป็นการอ้างอิงหนึ่งชุด |
Formula หรือสูตรใน Microsoft Excel คืออะไร?
Formula หรือ สูตร คือการสั่งให้ Excel คำนวณค่าบางอย่างที่เราใส่ลงไปก่อนที่จะแสดงผลลัพธ์ของการคำนวณออกมา โดยเราจะใส่ทุกอย่างหลังเครื่องหมายเท่ากับ (=)
เราสามารถสั่งให้มันคำนวณเลขธรรมดา เช่น =3+5 (จะแสดงผลการคำนวณออกมาเป็นเลข 8) หรือจะเป็นแนวอื่นเช่น อ้างอิงค่าจากช่องอื่น เช่น =B6 + B9 ก็ได้ นอกจากนี้ยังใส่อะไรลงไปได้อีกมากมาย ลองติดตามอ่านได้ครับ
รูปแบบของการใส่สูตรใน Microsoft Excel
การใส่สูตร (Formula) จะต้องขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) เพื่อบอก โปรแกรม Excel ว่าสิ่งที่จะพิมพ์ต่อไปไม่ใช่ข้อความหรือตัวเลขธรรมดาๆ ทื่อๆ แล้วนะ แต่มันคือสูตรซึ่งเป็นสิ่งที่ Excel ต้องทำการคำนวณผลลัพธ์ออกมานั่นเอง
การคำนวณโดยการใช้สูตรสำเร็จจากการแทรกฟังก์ชันนี้เป็นที่รวบรวมสูตรหรือฟังก์ชันประเภทต่าง ๆ ได้แก่ การเงินวันและเวลา คณิตศาสตร์และตรีโกณมิติ ทางสถิติ การค้นหาและการอ้างอิงฐานข้อมูล ข้อความ ตรรกศาสตร์ ข้อมูล เป็นต้น ดังนั้นการใช้ประโยชน์จากการแทรกฟังก์ชันของโปรแกรม Microsoft Excel นั้นมีอยู่อย่างมากแต่สิ่งสำคัญยิ่งในการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือนี้ก็คือความรู้และความเข้าใจในการใช้สูตรที่ต้องได้รับ การศึกษามาในแต่ละสาขาวิชาซึ่งมีความจำเป็นอย่างยิ่งในการนำไปใช้กรอกข้อมูล หรือสร้างตารางคำนวณได้ถูกต้องและตรงกับการนำไปใช้ในสูตรหรือฟังก์ชันนั้นโดยจะกล่าวถึงหลักการในการใช้สูตรหรือฟังก์ชัน ดังต่อไปนี้
การใส่สูตรคำนวณปกติ
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ตำแหน่งเซลล์อยู่ที่ D4
2. พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วตามด้วยตำแหน่งเซลล์ เช่น =D2*D3 เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter
3. ที่เซลล์ D4 จะแสดงผลลัพธ์ และที่ Formula bar จะแสดงสูตรคานวณที่กำหนดไว้
การคำนวณหาผลรวม
ถ้าต้องการหาผลรวมของตัวเลขหลายๆ ตำแหน่งให้คุณใช้ฟังก์ชันของการหาผลรวมเข้ามาช่วยมีขั้นตอนดังนี้
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์
2. ที่แท็บ Home คลิกปุ่ม
Sum
3. จะปรากฏสูตรคานวณ =SUM (B4:G4) ให้ดูช่วงข้อมูลตัวเลขที่จะคำนวณว่าถูกต้องหรือไม่สังเกตจาก
เส้นประวิ่งรอบๆ ข้อมูลถ้าถูกต้องแล้วกดปุ่ม Enter ถ้าไม่ถูกต้อง drag คลุมช่วงข้อมูลใหม่แล้วกดปุ่ม Enter
เปิดเลือกสูตรที่ต้องการใช้
ให้คลิกที่หัวลูกศรดำ ๆ หลังชื่อสูตรที่เกิดขึ้นจะเป็นการเปิดรายการสูตรที่ถูกใช้เมื่อเร็ว ๆ นี้ 10 สูตร
และฟังก์ชันเพิ่มเติม... ให้คลิกเลือกสูตรที่ต้องการจะมีแผ่นกรอกข้อมูลที่ได้นำเซลล์ข้อมูลเข้าไปแล้ว หากต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลก็ให้ลบข้อมูลเดิมและคลิกเลือกเซลล์ใหม่ที่ต้องการแล้วคลิกปุ่มตกลง
แท็บสูตร
แท็บ Formula จะแสดงประเภทของสูตรคำนวณให้เลือกใช้ในที่นี้คลิกปุ่มลูกศรลงของ AutoSum
จะปรากฏสูตรคำนวณที่ใช้งานบ่อยๆ ให้เลือก
Average สูตรการหาค่าเฉลี่ย
Count Numbers สูตรการนับจำนวนข้อมูล
Max สูตรการหาค่าสูงสุด
Min สูตรการหาค่าต่าสุด
More Functions สูตรอื่นๆ
การคัดลอกสูตร
การคำนวณในตำแหน่งเซลล์อื่น ๆ แต่มีการใช้สูตรเดียวกันจำเป็นที่ต้องคัดลอกสูตรที่ทำแล้วนำไปใช้
แต่การคัดลอกอาจมีปัญหาบางประการเกิดขึ้นได้ ดังนั้นควรต้องทำความเข้าใจเกี่ยวกับ การคัดลอกสูตร
การอ้างอิงเซลล์ ผลลัพธ์ข้อความแปลก ๆ ดังต่อไปนี้
การคัดลอกสูตรและการอ้างอิงเซลล์
เมื่อเราคำนวณโดยการพิมพ์สูตรหรือการใช้ฟังก์ชันเสร็จเรียบร้อยแล้วก็ให้คัดลอกไปวางไว้ใน
เซลล์อื่น ๆ ได้โดยใช้การคัดลอกและวางจากเมนูหรือเครื่องมือตามที่ได้อธิบายไปแล้วหรือ
ให้ใช้ตัวเติมอัตโนมัติลากไป ในกรณีที่ข้อมูลอยู่ในแนวแถวและคอลัมน์เดียวกัน ดังนี้
การคัดลอกโดยใช้ตัวเติมอัตโนมัติในกรณีที่ข้อมูลในตารางที่ต้องการคัดลอกสูตรอยู่ในแนวแถวและคอลัมน์เดียวกันก็สามารถใช้ตัวเติมอัตโนมัติลากไปได้ตลอดซึ่งเซลล์ที่ถูกวางในลำดับต่อ ๆ ไปนั้นจะมีการอ้างอิงในสูตรเปลี่ยนแปลงตามไปด้วยตามลักษณะของแถวและคอลัมน์ เช่น การคัดลอกสูตรหาเงินภาษีของแต่ละคนจากตำแหน่งเซลล์ F3 ใช้สูตร =10%*E3 เมื่อคัดลอกโดยลากตัวเติมอัตโนมัติลงมาตามแนวคอลัมน์ของ F ในแต่ละแถวการอ้างอิงเซลล์ในสูตรจะเปลี่ยนไปตามแถวนั้น ๆคือที่ F4 จะเป็นสูตร =10%*E4 โดยที่คอลัมน์ไม่ได้ถูกเปลี่ยนเพราะลากลงมาในคอลัมน์เดียวกันหากแถวใดไม่มีข้อมูลเลยก็จะได้ผลลัพธ์เป็น 0 หรือ -
การคัดลอกโดยใช้เมนูเครื่องมือและเมาส์ลาก เป็นการคัดลอกไปใช้ในตำแหน่งเซลล์ที่ไม่อยู่ในแถวและคอลัมน์เดียวกันหรืออยู่แต่เป็นการอ้างอิงไม่เหมือนกันจากตัวอย่างเช่นการหาผลรวมที่เซลล์ C6 ใช้สูตรผลรวม =SUM (D6,E6) แล้วคัดลอกมาวางที่ตำแหน่ง เซลล์ G6 จะได้สูตรผลรวม =SUM (H6,I6) ซึ่งเป็นการอ้างอิงเลื่อนลำดับคอลัมน์ไปตามต้นฉบับที่มี 2 เซลล์ แต่ในข้อมูลตำแหน่งว่างมีข้อมูลถึง 3 เซลล์ จึงได้สูตรและผลลัพธ์ไม่ถูกต้อง ต้องแก้ไขสูตรใหม่ให้เป็น =SUM (H6:J6) ดังนั้นการคัดลอกมาวางในตำแหน่งอื่น ๆ ต้องระวังว่าเซลล์ต้นฉบับกับเซลล์ปลายทางนั้นมีความสอดคล้องเหมือนกันหรือไม่ถ้าไม่เหมือนกันต้องแก้ไขการอ้างอิงให้ถูกต้องด้วย
ข้อความแสดงความผิดพลาดจากสูตรคำนวณ
การที่เราใช้งานสูตรคำนวณนั้นบางครั้งอาจเกิดการผิดพลาดได้ซึ่ง Microsoft Excel 2007 มีข้อความแสดงความผิดพลาดให้เราทราบดังต่อไปนี้
ผลลัพธ์ที่เกิด | สาเหตุที่เกิด | แนวทางการแก้ไข |
##### | จะเกิดขึ้นเมื่อตัวเลขในเซลล์ยาวกว่าขนาดกว้างของเซลล์ | แก้ไขได้โดยการขยายขนาดความกว้างของเซลล์ |
#VALUE | จะเกิดเมื่อเราใช้สูตรผิดหลักไวยากรณ์ของสูตรเช่นนำตัวเลขไปบวกกับตัวอักษรเป็นต้น | แก้ไขได้โดยการสำรวจดูว่าประเภทของข้อมูลถูกต้องตามหลักคณิตศาสตร์หรือไม่ |
#DIV/0! | จะเกิดเมื่อเราใช้ 0 เป็นตัวหารเช่น 10/0ซึ่งทำไม่ได้โดยเด็ดขาด | แก้ไขโดยใช้ตัวเลขอื่น ๆ เป็นตัวหารแทน |
#NAME? | จะเกิดเมื่อในสูตรมีข้อความที่ Excel ไม่สามารถบอกได้ว่าคืออะไรเช่น A21+วัสดุโดยที่คำว่าวัสดุไม่ได้เกี่ยวข้องอะไรเลยในแผ่นงานนั้น | แก้ไขโดยการตรวจสอบสูตรดูว่ามีข้อความอะไรแปลกปลอมเข้าไป หรือไม่ |
#N/A | จะเกิดขึ้นเมื่อโปรแกรมไม่สามารถค้นหาตำแหน่งอ้างอิงเซลล์ที่ใช้ในสูตรได้มักพบเมื่ออ้างอิงเซลล์ข้ามแผ่นงานหรือข้ามสมุดงาน | แก้ไขโดยการตรวจสอบว่าประเภทตัวแปรของฟังก์ชันคืออะไรแล้ว เปลี่ยนให้ถูกต้อง |
#REF! | จะเกิดขึ้นเมื่อโปรแกรมไม่สามารถค้นหาตำแหน่งอ้างอิงเซลล์ที่ใช้ในสูตรได้มักพบเมื่ออ้างอิงเซลล์ข้ามแผ่นงานหรือข้ามสมุดงาน | แก้ไขโดยการตรวจสอบตำแหน่งอ้างอิงเซลล์ที่อาจจะหายไป |
#NULL! | จะเกิดขึ้นเมื่อเรากำหนดพื้นที่เซลล์สองเซลล์ที่ไม่ได้มีส่วนใดต่อกันแต่ลืมแบ่งแยกด้วยเครื่องหมายคั่น (,) เช่น SUM (A1:B2, C2:D5) เขียนผิดเป็นSUM (A1:B2 C2:D5) เป็นต้น | แก้ไขโดยการใส่เครื่องหมายคั่นให้ถูกต้อง |