ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในงวดบัญชีปัจจุบันแล้ว แต่กิจการยังไม่ได้จ่ายเงิน ตัวอย่างเช่น
- บริษัทใช้ไฟฟ้าในเดือนธันวาคม แต่ใบแจ้งหนี้ค่าไฟฟ้าเดือนธันวาคมจะถูกส่งมาให้บริษัทในเดือนมกราคม ดังนั้นในเดือนธันวาคมที่ปิดงบการเงินบริษัทจะยังไม่ได้จ่ายค่าไฟฟ้า ค่าไฟฟ้าจึงถือเป็นค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
- บริษัทประกาศจ่ายเงินโบนัสพนักงาน 1 เดือน สำหรับการทำงานหนักในปี 2560 แต่จะจ่ายเงินโบนัสให้ในสิ้นเดือน มกราคม 2561 ดังนั้นในเดือนธันวาคมที่ปิดงบการเงินบริษัทเงินโบนัสดังกล่าวคือเป็นค่าใช้จ่ายค้างจ่าย เพราะยังไม่ได้จ่ายเงิน
ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายกับการวางแผนภาษี
สรรพากรกำหนดให้ใช้เกณฑ์สิทธิ์ในการคำนวนภาษีเงินได้นิติบุคคล หมายความว่า รายได้และค่าใช้จ่ายเกิดในรอบบัญชีใด ก็ให้ถือรายได้และค่าใช้จ่ายในรอบบัญชีนั้น โดยไม่ได้สนใจว่าจะได้รับเงินหรือจ่ายเงินในรอบบัญชีนั้นหรือไม่ เช่น ค่าไฟฟ้าของเดือนธันวาคม 2560 บริษัทจ่ายเงินค่าไฟฟ้าเดือน มกราคม 2561 สรรพากรจะให้ถือว่าค่าไฟฟ้าเป็นค่าใช้จ่ายของรอบปี 2560
และนอกจากนี้สรรพากรกำหนดให้นิติบุคคลจะต้องบันทึกค่าใช้จ่ายให้ตรงรอบบัญชีเท่านั้น หมายความว่าในการคำนวนภาษีเงินได้นิติบุคคลปี 2561 เราจะเอาค่าใช้จ่ายของปี 2560 หรือ 2562 มารวมในการคำนวนภาษีไม่ได้ ดังนั้นเราจะต้องบันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่ายให้ครบถ้วนก่อนปิดบัญชี
4.1.1 รายการปรับปรุงบัญชี (Adjusting Entries) ขั้นตอนในการบันทึกรายการทางบัญชี ที่เริ่มจากการบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไปหรือสมุดรายวันเฉพาะ ผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภททั่วไป และบัญชีแยกประเภทย่อยรายตัวลูกหนี้ รายตัวเจ้าหนี้ หายอดคงเหลือในบัญชีต่างๆ แล้วนำมาจัดทำงบทดลอง เพื่อเตรียมที่จะจัดทำงบแสดงฐานะการเงินต่อไปนั้น ในวันสิ้นงวดบัญชีมักจะมีบัญชีรายได้ ค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ หรือหนี้สินบางรายการที่ตัวเลขยังไม่เป็นปัจจุบันเนื่องจากการคาบเกี่ยวในการทำดำเนินงานระหว่างปีก่อน ปีปัจจุบันและปีหน้า เพราะฉะนั้นก่อนจัดทำงบแสดงฐานะการเงินต้องจัดทำรายการปรับปรุงบัญชี เพื่อให้ได้ตัวเลขที่ถูกต้องเป็นของงวดปัจจุบันจริงเท่านั้น
รายการปรับปรุงบัญชี (Adjusting Entries) หมายถึง การปรับรายการที่บันทึกในวันสิ้นงวดบัญชี เพื่อแก้ไขเปลี่ยนแปลงรายได้และค่าใช้จ่ายที่ได้บันทึกไว้ในระหว่างงวดบัญชีให้ถูกต้อง ก่อนที่จะนำยอดคงเหลือไปสรุปผลในงบกำไรขาดทุน ในการแก้ไขเปลี่ยนแปลงรายได้และค่าใช้จ่ายบางรายการมีผลกระทบต่อสินทรัพย์ และหนี้สินของกิจการด้วย
รายการปรับปรุงบัญชีจำแนกได้เป็น 2 ประเภท ได้แก่ การปรับปรุงบัญชีประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย และการปรับปรุงบัญชีประเภทสินทรัพย์ ดังนี้
1. การปรับปรุงบัญชีแยกประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย ได้แก่
1.1 ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses)1.2 ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expenses)1.3 รายได้ค้างรับ (Accrued Income)1.4 รายได้รับลวงหน้า (Deferred Income)
2. การปรับปรุงบัญชีประเภทสินทรัพย์ ได้แก่
4.1.2 การปรับปรุงประเภทค่าใช้จ่าย2.1 ค่าเสื่อมราคา (Depreciation)
2.2 หนี้สงสัยจะสูญและค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful Accounts and Allowance for Doubtful Account)
2.3 วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป (Supplies Used)
ค่าใช้จ่ายของกิจการเมื่อถึงกำหนดการจ่ายค่าใช้จ่ายแล้ว แต่กิจการยังไม่ได้ไปจ่ายงินอาจจะเนื่องมาจากมีความไม่ลงตัวของเงื่อนไขการจ่ายเงิน เช่น ดอกเบี้ยจ่ายที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ถึงกำหนดจ่าย ณ วันที่กิจการปิดบัญชีปกติคือวันที่ 31 ธันวาคม ของทุกปีจึงถือเป็นดอกเบี้ยค้างจ่าย หรือค่าสาธารณูปโภคซึ่งกิจการใช้ประโยชน์แล้ว แต่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงินถือเป็นค่าสาธารณูปโภคค้างจ่าย ในวันสิ้นปีจึงต้องทำรายการปรับปรุงบัญชีโดยใช้หลักเกณฑ์พึงรับพึงจ่ายในการบันทึกบัญชี
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses) คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้วในงวดบัญชีปัจจุบันแต่ยังไม่ได้จ่ายเงิน กิจการจะจ่ายเงินในงวดบัญชีต่อไป ถือเป็นหนี้สินของกิจการในงวดบัญชีปัจจุบัน จะต้องบันทึกบัญชีโดยเดบิตค่าใช้จ่าย และเครดิตค่าใช้จ่ายค้างจ่ายค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses)
เดบิต ค่าใช้จ่าย..............................................XXเครดิต ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย...................................XX
ตัวอย่างที่ 1 การปรับปรุงค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
กู้เงินจากธนาคาร 80,000 บาท อัตราดอกเบี้ย 15 % ต่อปี เมื่อวันที่ 1 ต.ค. 25X6 กำหนดจ่ายดอกเบี้ยปีละ 2 ครั้ง คือวันที่ 31 มี.ค. และ 30 ก.ย.
ตัวอย่างที่ 2 กิจการยังไม่ได้จ่ายค่าโฆษณา 2 เดือนๆ ละ 2,000 บาท
ตัวอย่างที่ 3 ได้รับบิลค่าโทรศัพท์ประจำเดิอน ธ.ค. จำนวน 3,700 บาท กิจการยังไม่ได้ไปจ่าย
ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expenses) คือ ค่าใช้จ่ายที่จ่ายในงวดบัญชีปัจจุบันแต่ได้รวมค่าใช้จ่ายของงวดบัญชีปีหน้าส่วนหนึ่งไว้ด้วยจำนวนที่ใช้ประโยชน์ในปีปัจจุบันถือเป็นค่าใช้จ่าย อีกจำนวนหนึ่งจะใช้ประโยชน์ในงวดบัญชีปีหน้าถือเป็นสินทรัพย์เรียกว่า ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า การบันทึกบัญชีสามารถบันทึกได้ 2 กรณี ดังนี้ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expenses)
หลักการบันทึกบัญชีหลักการปรับปรุงบัญชี วิธีนี้ต้องปรับปรุงเป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้า (สินทรัพย์) และการนับระยะเวลาต้องเป็นของปีหน้า (1 ม.ค. ของปีหน้า - วันครบสัญญา)
เดบิต ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า....................................XXเครดิต ค่าใช้จ่าย.................................................XX
กรณีที่ 1 บันทึกบัญชีเป็นค่าใช้จ่าย
กิจการจ่ายค่าเช่าอาคารล่วงหน้า 6 เดือน เริ่มวันที่ 1 พ.ย. 25X6 เป็นเงิน 12,000 บาท กิจการบันทึกไว้ในบัญชีค่าเช่า
กรณีที่ 2 บันทึกบัญชีเป็นสินทรัพย์
หลักการปรับปรุงบัญชี วิธีนี้ต้องปรับปรุงเป็นค่าใช้จ่ายและระยะเวลานับปีปัจจุบัน (ตั้งแต่วันที่ทำสัญญา - วันสิ้นงวดบัญชี)เดบิต ค่าใช้จ่าย...............................................XXเครดิต ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า............................XX
4.1.3 การปรับปรุงบัญชีประเภทรายได้
เบญจมาศ อภิสิทธิ์ภิญโญ และคณะ (2550 : 130) ได้ให้ความหมายของรายได้ค้างรับ คือ รายได้ที่เกิดขึ้นแล้วในระหว่างงวดบัญชี แต่ยังไม่ได้รับเงิน
อดิศร เลาหวณิช และชนงกรณ์ กุณฑลบุตร (2552 : 86) ได้ให้ความหมายของรายได้ค้างรับ คือ รายการที่เกิดจากการที่กิจการให้บริการแก่ลูกค้าไปแล้ว แต่ลูกค้ายังไม่ได้จ่ายเงินจนถึงวันสิ้นงวดบัญชี
สรุป รายได้ค้างรับ (Accrued Income) คือ รายได้ของกิจการที่เกิดขึ้นในงวดบัญชีปัจจุบันแต่ยังไม่ได้รับเงิน จึงต้องปรับปรุงเป็นรายได้ค้างรับ ถือเป็นสินทรัพย์ในงวดบัญชีปัจจุบัน จะบันทึกบัญชีโดย
เดบิต รายได้ค้างรับ.........................................XXเครดิต รายได้...................................................XX
กิจการให้นายกนกกู้เงินไป 20,000 บาท อัตราดอกเบี้ย 12% ต่อปี เมื่อวันที่ 1 ก.ย. 25X6 ยังไม่ได้รับดอกเบี้ย
กิจการยังไม่ได้รับค่าเช่าตั้งแต่เดือน ต.ค. - ธ.ค. 25X6 เดือนละ 2,500 บาท
ซื้อพันธบัตรรัฐบาล เมื่อ 1 มี.ค. 25x6 จำนวน 30,000 บาท อัตราดอกเบี้ย 16% ต่อปี กำหนดรับดอกเบี้ยทุกวันที่ 30 มิถุนายน
รายได้รับล่วงหน้า (Deferred Income) คือ รายได้ที่ได้รับมาแล้วทั้งหมดในปีปัจจุบัน แต่ได้รวมรายได้ของปีหน้าไว้ด้วย จำนวนที่เกิดขึ้นตามส่วนในปีปัจจุบันถือเป็นรายได้ ส่วนอีกจำนวนหนึ่งจะเกิดขึ้นในปีหน้าถือเป็นหนี้สินของกิจการ เรียกว่า รายได้รับล่วงหน้า การบันทึกบัญชีสามารถบันทึกได้ 2 กรณี ดังนี้รายได้รับล่วงหน้า (Deferred Income)
กรณีที่ 1 บันทึกบัญชีเป็นรายได้
หลักการปรับปรุงบัญชี วิธีนี้ต้องปรับปรุงรายได้รับล่วงหน้านับระยะเวลาของปีหน้า ( 1 ม.ค. 25X7 - วันครบสัญญา )
เดบิต รายได้.....................................................XXเครดิต รายได้รับล่วงหน้า.......................................XX
ได้รับค่าเช่าอาคาร 1 ปี เริ่มวันที่ 1 ต.ค. 25X6 เป็นเงิน 18,000 บาท กิจการบันทึกไว้ในบัญชีรายได้ทั้งจำนวน
กรณีที่ 2 บันทึกบัญชีเป็นหนี้สิน
หลักการปรับปรุงบัญชี วิธีนี้ต้องปรับปรุงรายได้ที่เป็นของระยะเวลานับปีปัจจุบัน (ตั้งแต่วันที่ทำสัญญา - วันสิ้นงวดบัญชี)
เดบิต รายได้รับล่วงหน้า............................XXเครดิต รายได้.......................................XX
4.1.4 การกลับรายการบัญชี (Reversing Entries)
นิตยา งามแดน (2552 : 118) ได้ให้ความหมายของการกลับรายการ หมายถึง การบันทึกรายการที่ได้เคยบันทึกไว้ในด้านตรงกันข้าม ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อยกเลิกการบันทึกบัญชีที่เคยทำไว้ให้เกิดความสะดวกในการบันทึกรายการ
การกลับรายการบัญชี หมายถึง การโอนกลับรายการทางบัญชีที่ได้ปรับปรุงไว้แล้วในวันสิ้นงวดบัญชีกลับคืนไปเป็นรายได้และค่าใช้จ่ายของประเภทนั้นๆ เพื่อให้การบันทึกบัญชีของงวดบัญชีใหม่มีความสะดวก โดยไม่ต้องคำนึงว่ารายได้หรือค่าใช้จ่ายใดเป็นของงวดบัญชีใหม่ หรือส่วนใดเป็นของงวดบัญชีก่อน รายการที่ต้องมีการ
1.ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย บันทึกกลับรายการเพื่อให้การบันทึกบัญชีในงวดบัญชีใหม่สะดวก เมื่อกิจการมีการจ่ายเงินเพื่อค่าใช้จ่ายจะบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทั้งจำนวน โดยไม่ต้องคำนึงว่าการจ่ายในนั้นส่วนใดเป็นค่าใช้จ่ายปีก่อนและส่วนใดเป็นค่าใช้จ่ายปีปัจจุบัน
2. ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (กรณีก่อนการปรับปรุงบันทึกไว้เป็นค่าใช้จ่าย) บันทึกกลับรายการโอนไปเป็นค่าใช้จ่ายตั้้งแต่ต้นงวดบัญชีปัจจุบัน เพื่อป้องกันการหลงลืมการบันทึกค่าใช้จ่าย
3. รายได้ค้างรับ บันทึกกลับรายการเพื่อให้การบันทึกบัญชีในงวดบัญชีใหม่สะดวกเมื่อกิจการมีการรับเงินรายได้ จะบันทึกเป็นรายได้ทั้งจำนวนโดยไม่ต้องคำนึงว่าการรัับเงินนั้นส่วนใดเป็นรายได้ปีก่อนและส่วนใดเป็นรายได้ปีปัจจุบัน
4. รายได้รับล่วงหน้า (กรณีก่อนการปรับปรุงบันทึกไว้เป็นรายได้) บันทึกกลับรายการโอนไปเป็นรายได้ตั้งแต่ต้นงวดบัญชีปัจจุบัน เพื่อป้องกันการหลงลืมการบันทึกรายได้
การโอนกลับรายการค่าใช้จ่ายค้างจ่ายจากตัวอย่างที่ 1 กู้เงินจากธนาคาร 80,000 บาท อัตราดอกเบี้ย 15% ต่อปี เมื่อวันที่ 1 ต.ค. 25X6 กำหนดจ่ายดอกเบี้ยปีละ 2 ครั้ง คือวันที่ 31 มี.ค. และ 31 ส.ค. การโอนกลับรายการจะเป็นดังนี้
จากรายการที่ปรากฏในบัญชีแยกประเภทจะเห็นได้ว่าเมื่อทำการโอนกลับรายการแล้ว ถ้ากิจการจ่ายดอกเบี้ยในปี 25X7 งวดแรกในวันที่ 31 มีนาคม ก็จะบันทึกบัญชีโดย
เมื่อนำรายการนี้ผ่านเข้าบัญชีแยกประเภทบัญชีดอกเบี้ยจ่ายซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายของงวดบัญชีที่แล้วก็จะหักล้างไป 3,000 บาท จะปรากฏเป็นค่าใช้จ่ายของงวดบัญชีนี้คงเหลือในบัญชีแยกประเภทเพียง 3,000 บาท (6,000 - 3,000)
จากตัวอย่างที่ 4 กิจการจ่ายค่าเช่าอาคารล่วงหน้า 6 เดือน เริ่มวันที่ 1 พ.ย. 25X6 เป็นเงิน 12,000 บาท กิจการบันทึกไว้ในบัญชีค่าเช่า การบันทึกรายการกลับรายการบัญชีจะเป็นดังนี้การโอนกลับรายการค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า กรณีบันทึกบัญชีไว้เป็นค่าใช้จ่าย
เมื่อบันทึกรายการกลับบัญชีในงวดต้นปี 25X7 แล้วผ่านไปบัญชีแยกประเภทค่าเช่ารับล่วงหน้าก็จะหักล้างออกทั้งหมด และไปแสดงเป็นรายได้ค่าเช่าของปีปัจจุบันจำนวน 13,500 บาท
ค่าน้ําค้างจ่าย หมวดไหน
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย อยู่หมวด 2 หนี้สินค่าใช้จ่ายอยู่ในหมวดไหน
หมวดที่ 5 หมวดค่าใช้จ่าย รหัสบัญชี คือ 5.ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายบันทึกยังไง
1. บันทึกไว้เป็นสินทรัพย์ เมื่อจ่ายเงินสดจะลงไว้ในบัญชีค่าใช้จ่ายล่วงหน้า เมื่อสิ้นงวดบัญชีให้โอนส่วนที่เป็นของงวดบัญชีปัจจุบันเป็นค่าใช้จ่าย 2. บันทึกไว้เป็นค่าใช้จ่าย เมื่อจ่ายเงินสดจะลงบัญชีไว้เป็นค่าใช้จ่ายทั้งจำนวน เมื่อสิ้นงวดบัญชีให้โอนส่วนที่เป็นของงวดบัญชีถัดไปเป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้า บทความโดย : softbizplus.com.รายได้รับล่วงหน้าอยู่หมวดใด
รายได้รับล่วงหน้า อยู่หมวด 2 หนี้สิน