การทำงานในองค์กร “ทีม” คือสิ่งสำคัญที่ช่วยให้งานก้าวไปข้างหน้าได้เร็วและ “การมอบหมายงาน” ก็คือหัวใจสำคัญที่ต้องใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์ของคนเป็นหัวหน้า แต่บางคนยังคิดว่าการมอบหมายงานเป็นแค่เรื่องง่าย ๆ ที่สั่งให้ลูกทีมทำงานตามต้องการก็พอ โดยไม่มองรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ ให้รอบด้าน ทำให้หลายครั้งงานผิดพลาดและไม่มีประสิทธิภาพมากพอ กลายเป็นต้องมาเสียเวลาซ้ำซ้อนกันทั้งหัวหน้าและลูกน้องเลยทีเดียว
ถ้าคุณกำลังเจอปัญหาเหล่านี้อยู่ วันนี้ เรามี 7 ขั้นตอนที่หัวหน้าทุกคนควรรู้ เพื่อจะได้มอบหมายงานให้กับทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นมาฝาก
1. คิดและวางแผนล่วงหน้า
คนเป็นหัวหน้าทีมควรทำงานบริหารจัดการเป็นหลัก เพื่อให้สามารถเห็นภาพรวมของงานทุกงานได้ครบถ้วน สิ่งสำคัญของขั้นตอนนี้คือการวางแผนว่าจะแบ่งงานให้กับลูกทีมแต่ละคนยังไง ด้วยการพิจารณาจากความสำคัญของแต่ละงานเป็นหลัก
2. เลือกคนให้เหมาะกับงาน
อย่าคิดง่าย ๆ แค่ว่าคนนี้มีเวลามากกว่าคนอื่นแล้วก็มอบหมายงานให้ทันที เพราะงานบางงาน สิ่งที่ต้องใช้มากกว่าเวลาก็คือทักษะ ความเชี่ยวชาญ และความเข้าใจในเนื้องานนั้น คนเป็นหัวหน้าต้องลองคิดว่าใครจะมีทักษะที่ตรงกับงานแต่ละงานบ้าง
3. บอกหน้าที่ให้ชัด
การมอบหมายงานแบบปากเปล่าสามารถก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย ทางที่ดีควรมอบหมายงานให้เป็นลายลักษณ์อักษรณ์ ซึ่งวิธีที่นิยมกันมากที่สุดก็คืออีเมล และเวลาแจกจ่ายงานก็ควรแจ้งรายละเอียดให้ครบถ้วนว่าลูกทีมแต่ละคนต้องทำอะไรบ้างเพื่อป้องกันความสับสน
4. เล่าความสำคัญให้เข้าใจ
แต่ละคนในทีมเป็นเหมือนฟันเฟืองที่เชื่อมโยงกัน ถ้าเราสามารถเล่าหรืออธิบายให้ลูกทีมเข้าใจได้ว่าหน้าที่ของพวกเขาสำคัญอย่างไร ทำไมเขาถึงเหมาะกับงานชิ้นนี้ จะทำให้พวกเขาเข้าใจความสำคัญของงานที่ได้รับมากขึ้น และจะเป็นโอกาสให้ลูกทีมได้เสนอแนวคิดหรือไอเดียดี ๆ อีกด้วย
5. มีเดดไลน์ให้กับลูกทีม
สิ่งที่ควรบอกตั้งแต่มอบหมายงานเลยก็คือเดดไลน์หรือวันกำหนดส่งงาน เพราะจะทำให้ลูกทีมของเราสามารถวางแผนจัดการตารางเวลาของตัวเองได้ และสิ่งสำคัญที่หัวหน้าทีมควรทำก็คืออธิบายให้ลูกทีมเห็นภาพรวมของทั้งหมดและผลกระทบที่จะเกิดขึ้น ถ้ามีใครส่งงานล่าช้ากว่ากำหนด
6. สนับสนุนลูกทีมอย่างเต็มที่
อย่าลืมว่าทุกครั้งที่มอบหมายงานใหม่ให้ลูกทีม พวกเขาก็ต้องการสิ่งที่จำเป็นในการทำงานไม่ว่าจะเป็น อุปกรณ์ต่าง ๆ และงบประมาณ นอกจากนี้ยังรวมถึงสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกและอำนาจในการสั่งการที่จะช่วยให้งานราบรื่นมากขึ้นด้วย ถ้าลูกทีมของเราท้อแท้ หัวหน้าก็ต้องคอยกระตุ้นให้กลับมาสู้กับงานอีกครั้ง แต่อย่าไปรับงานกลับมาทำเองเด็ดขาดเพราะมันไม่สร้างผลดีกับทั้งตัวเราเอง และลูกทีมก็จะเสียกำลังใจไปด้วย
7. ให้ช่องทางการติดต่อเอาไว้
เพื่อให้ลูกทีมสามารถติดต่อเราได้ เมื่อประสบปัญหาจากการทำงานหรือต้องการคำแนะนำ ทางที่ดีก็ควรกำหนดให้มีประชุมสรุปงานสัปดาห์ละครั้ง เพื่อจะได้รู้ปัญหา ความคืบหน้าของงาน รวมถึงยังเป็นโอกาสดีที่เราจะได้ช่วยให้กำลังใจลูกทีม และระดมความคิดไปพร้อมกัน
ทักษะการทำงานเป็นทีม หมายถึง วิธีการที่จะทำให้คนหลายๆคนทำหน้าที่เดียวกัน ทำงานร่วมกัน เพื่อไปถึงเป้าหมาย ซึ่งจะจะช่วยให้สมาชิกแต่ละคนรู้ถึงข้อผิดพลาด และพัฒนาตัวเองได้ อย่างไรก็ตาม การทำงานเป็นทีม ก็ยากที่จะหลีกเลี่ยงความคิดที่ขัดแย้งกัน ซึ่งจะทำให้สมาชิกผิดใจกันได้ง่ายๆ ดังนั้น สมาชิกแต่ละคนต้องฝึกฝนทักษะการทำงานเป็นทีมเพื่อสร้างทีมที่ดีและมีความสนิทสนมกันภายในทีม
ฟังผู้อื่น
เมื่อคุณอยู่ในทีม คุณควรที่จะเคารพและฟังความคิดของผู้อื่น เพราะว่าไม่มีใครสมบูรณ์แบบ ไม่ว่าความคิดนั้นจะดีแค่ไหนก็ตาม ก็ยังสามารถที่จะมีข้อผิดพลาดได้ เราเป็นผู้ฟังที่ยอมรับความผิดพลาดนั้น และนำไปสู่การทำให้ความคิดนั้นดีขึ้นกว่าเดิม
การฟังจะช่วยให้สมาชิกในทีมรู้ถึงข้อด้อยและข้อเด่นของกันและกัน และให้คำแนะนำเพื่อปรับปรุงพัฒนามันไปด้วยกัน เพราะฉะนั้นเมื่อทำงานเป็นทีม คุณควรที่จะฝึกทักษะด้านการฟัง
ทักษะการมำงานองค์กร
ทัษะองค์กรเป็นความรับผิดชอบของหัวหน้าทีม หัวหน้าทีมจะต้องมีความสามารถในการกำหนดงาน แก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในทีมและให้ความเป็นธรรมระหว่างสมาชิกในกลุ่ม เพื่อให้งานดำเนินต่อไปได้ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น นอกจากทักษะสำหรับการทำงานเป็นทีมคือรู้จักวิธีในการจัดการงาน เป็นหน้าที่ที่สมาชิกทุกๆคนทำได้ดี เมื่อมีการกำหนดงาน สมาชิกทุกคนจะต้องรู้ว่าจะทำอย่างไรที่จะทำงานตามแนวทางทางวิทยาศาสตร์ อย่าทำงานช้ามากเกินไปเมื่อเทียบกับคนอื่นๆ และทำงานให้เสร็จให้ตรงตามกำหนดเวลา
ให้ความช่วยเหลือและเคารพผู้อื่น
ในทีมเดียวกัน สมาชิกแต่ละคนต้องช่วยเหลือกันและกัน สมมุติว่ามีสมาชิกที่เกิดปัญหาขึ้น คุณควรเข้าไปแชร์และข่วยเหลือปัญหส มันจะช่วยสร้างการติดต่อระหว่างสมาชิก
มากกว่านั้น สมาชิกแต่ละคนต้องเคารพกันและกัน คุณไม่ควรคิดว่าคุณดีกว่าคนอื่น หรือประเมินตนเองมากเกินไปหรือประเมินคนอื่นน้อยเกินไป การช่วยเหลือและเคารพกันและกันเป็นการทำให้งานก้าวหน้าไปได้มากที่สุดด้วยเป้าหมายเดียวกัน หลักการนี้ไม่ได้เหมาะกับงานบริษัทเอกชนอย่างเดียว แต่งานราชการอย่างงานครูนั้นก็สามารถนำไปใช้ได้
มีความรับผิดชอบต่อหน้าที่ของคุณ
ไม่ว่าคุณจะทำงานส่วนตัวหรือทำงานเป็นทีม คุณต้องฝึกฝนทักษะเกี่ยวกับความรับผิดชอบในสำหรับการทำงาน เมื่อคุณทำงานส่วนตัว หากผลลัพธ์ออกมาไม่ดี คุณจะเป็นเพียงคนเดียวที่รับผิดชอบต่อมัน แต่หากการทำงานเป็นทีมนั้นต่างกัน ถ้าหากคุณไปขึ้นอยู่กับคนอื่นหรือไม่ทำงานให้สำเร็จในหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย มันหมายถึงว่า การกระทำของคุณส่งผลกระทบต่อทั้งทีม จากนั้นความไว้วางที่เคยได้รับ ก็จะเปลี่ยนไป นอกจากนั้นผลลัพธ์สุดท้ายยังเป็นตัวชี้วัดที่สำคัญมากของงาน ไม่ใช่ความสำเร็จของหน้าที่
การส่งเสริมและการพัฒนาบุคคล
นี่เป็นทักษะสำหรับหัวหน้าทีม หัวหน้าทีมมีสิ่งที่บริษัทต้องการและมีความสามารถที่จะส่งเสริม สร้างแรงจูงใจ สร้างเงื่อนไขกับสมาชิกทุกคนในทีมเพื่อให้มีพัฒนาการของแต่ละบุคคล เมื่อสมาชิกแต่ละคนได้รับการสนับสนุนและมีโอกาสที่จะพัฒนา ซึ่งเป็นแรงกระตุ้นในการทำงานทำให้พวกเขาจะสามารถตระหนักได้ถึงคุณค่าของพวกเขาได้มากขึ้น
การมีการติดต่อสื่อสารกัน
คุณควรรู้ถึงแนวทางที่จะทำให้คุณติดต่อสื่อสารกับสมาชิกคนอื่นได้ ไม่เช่นนั้น คุณจะรู้สึกโดดเดี่ยว บางเวลาคุณรู้สึกว่าคุณไม่ค่อยมีค่าในทีม แต่นั่นก็เป็นเพียงแค่ความคิดของคุณ คุณควรที่จะเรียนรู้การใกล้ชิดกับผู้คน การติดต่อสื่อสารกับผู้อื่นนั้นจะทำให้เกิดทีมที่ยอดเยี่ยม เพราะว่าสมาชิกทุกๆคนจะเข้ากับคนอื่นได้ง่ายขึ้นจากการแบ่งปันและช่วยเหลือกันในงานและชีวิตจริง
สร้างความเป็นหนึ่งเดียว
หากคุณไม่มีทักษะในการทำงานเป็นทีม มันจะเป็นการง่ายมากที่จะสร้างความแตกต่าง เพราะว่ามีหลากหลายความคิดเห็นระหว่างสมาชิกแต่ละคนในทีม จากที่กล่าวมา การรวมกันเป็นหนึ่งเดียวระหว่างสมาชิกทุกคนเป็นสิ่งที่สำคัญมากที่จะทำให้ทีมก้าวหน้าไปได้ในผลประโยชน์เดียวกัน นี่ไม่ใช่ทักษะที่ง่ายในการรวมกันเป็นหนึ่งเดียว สมาชิกไม่เพียงแต่ให้ความคิดเห็นของพวกเขา แต่รวมถึงการที่จะต้องฟังและเคารพความคิดของผู้อื่น รู้วิธีการวิเคราะห์ว่าสิ่งนั้นถูกหรือผิดและการโน้มน้าวใจคนในทีม
มีความเป็นธรรมและตรงไปตรงมา
เมื่อมีการทำงานในทีม คุณจะต้องปฏิเสธความเห็นแก่ตัวของคุณ ความไม่พอใจในสิ่งเล็กๆน้อยๆ ความอิจฉาสมาชิกในทีมและหลีกเลี่ยงความขัดแย้งกับสมาชิกคนอื่น ถ้าหากคุณมีความรุ้สึกว่าสถานการณ์หนึ่งๆไม่มีเหตุผล คุณควรจะจะให้คำแนะนำอย่างตรงไปตรงมาทันที หากคุณสามารถทำเช่นนั้นได้ คุณจะทำให้สมาชิกคนอื่นยอมรับและเชื่อถือในตัวคุณ ในเวลาเดียวกัน ก็นังนำไปสู่การสร้างความเป็นหนึ่งเดียวในทีมและสร้างแรงจูงใจที่จะทำให้ทีมก้าวไปข้างหน้าได้
เมื่อมีหลากหลายคนลงมติเอกฉันท์ในเรื่องบางอย่าง แน่นอนว่าผลลัพธ์จะต้องเป็นผลลัพธ์ที่ดีกว่าผลลัพธ์ของคนๆเดียว เป็นสมาชิกที่มีความกระตือรือร้น มีความรับผิดชอบที่จะนำทีมไปสู่เป้าหมายที่ดีที่สุดได้ อย่าใส่ไปใส่ใจกับความไม่พอใจเล็กๆน้อยๆ เพราะว่ามันจะทำให้คุณและผู้อื่นไม่สนิทใจกัน คุณควรจำไว้ว่า "เมื่อร่วมมือกัน เราสามารถเปลี่ยนโลกได้" อยู่ด้วยกันและแบ่งปันกันเป็นทักษะที่สำคัญที่สุดสำหรับการทำงานเป็นทีมที่คุณต้องจำให้ขึ้นใจเอาไว้