บุคคลอ้างอิง สมัครงาน pantip

Highlight

• Reference Checks คือ หนึ่งในขั้นตอนการคัดเลือกพนักงาน เพื่อสร้างความมั่นใจว่าผู้สมัครให้ข้อมูลที่ถูกต้อง โดย HR ควรตรวจสอบบุคคลอ้างอิงในผู้สมัครทุกตำแหน่งแบบไม่มีข้อยกเว้น และจะต้องขออนุญาต (Consent) ก่อนเสมอ
• ช่วงเวลาที่ดีที่สุดในการทำ Reference Checks คือเกิดขึ้นทันทีหลังจากสัมภาษณ์รอบแรกหรือรอบสอง หรือก่อนต่อรองเงินเดือน เพื่อได้ข้อมูลเชิงลึกเชิงการทำงานให้ต้นสังกัดพิจารณาเพิ่มเติม
• เทคนิคการทำ Reference Checks แบบมืออาชีพ คือ 1. ข้อข้อมูลจากทีมสัมภาษณ์ก่อน 2. แนะนำตัวกับผู้อ้างอิงให้ชัดเจน 3. อธิบายลักษณะงานและความรับผิดชอบ และ 4. เน้นคำถามปลายเปิดที่เฉพาะเจาะจง
• ถึงเวลาแล้วที่ HR จะต้องเห็นความสำคัญของ Reference Check กันมากขึ้น เพราะผลลัพธ์กระบวนการนี้นำไปสู่ประโยชน์สูงสุดขององค์กร และช่วยให้เรามั่นใจได้ว่า คุณได้เลือกพนักงานที่เหมาะสมกับองค์กรแล้วจริง ๆ

เชื่อว่าใบสมัครงานของหลาย ๆ บริษัท จะมีช่องให้ผู้สมัครกรอกชื่อบุคคลอ้างอิงกันเป็นเรื่องปกติอยู่แล้ว ซึ่งหลายคนไม่ค่อยใส่ใจเท่าไหร่ ทั้ง ๆ ที่บุคคลอ้างอิงมีความสำคัญมากต่อกระบวนการคัดสรรพนักงานและการจ้างงานโดยตรง โดยเฉพาะฝ่าย HR หรือทรัพยากรบุคคลที่จะต้องทำ Reference Checks ให้แน่ใจก่อนเสนอการจ้างงานให้กับใคร

แล้ว Reference Checks คืออะไร?

วันนี้ HR NOTE.asia จะมาทำความรู้จักกระบวนการอ้างอิงบุคคลให้มากขึ้น พร้อมบอกความสำคัญ วิธีการตรวจสอบ รวมไปถึงวิธีการรับมือหาก HR ตรวจสอบเจอว่า ผู้สมัครงานมีความลับอะไรบางอย่างซ่อนอยู่!

Contents

• Reference Checks คืออะไร
• Reference Checks ทำตอนไหน
• ทำไมต้องทำ Reference Checks
• ประโยชน์ของ Reference Checks
• เทคนิคการทำ Reference Checks แบบมืออาชีพ
  • 1. ข้อข้อมูลจากทีมสัมภาษณ์ก่อน
  • 2. แนะนำตัวกับผู้อ้างอิงให้ชัดเจน
  • 3. อธิบายลักษณะงานและความรับผิดชอบ
  • 4. เน้นคำถามปลายเปิดที่เฉพาะเจาะจง
• 17 ตัวอย่างคำถาม Reference Checks
  • • HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้ 
• Reference Checks แล้วได้รับ Feedback ไม่ดี ควรทำอย่างไร
• บทสรุป

Reference Checks คืออะไร

การตรวจสอบบุคคลอ้างอิง หรือ Reference Checks คือ หนึ่งในขั้นตอนการคัดเลือกพนักงาน โดยใช้วิธีการตรวจสอบจากผู้จัดการ หัวหน้า เพื่อนร่วมงาน หรือแม้กระทั่งลูกน้องเดิมของผู้สมัคร (Candidate) เพื่อสร้างความมั่นใจว่าผู้สมัครให้ข้อมูลที่ถูกต้อง ไม่ได้โกหก หรือเติมแต่งเกินความเป็นจริง

HR ควรตรวจสอบบุคคลอ้างอิงในผู้สมัครทุก ๆ ตำแหน่งแบบไม่มีข้อยกเว้น โดยจะต้องขออนุญาต (Consent) ก่อนเสมอ ไม่ว่าจะเป็นชื่อ นามสกุล ตำแหน่งงาน หน่วยงาน ที่อยู่ หรือเบอร์โทรศัพท์ของบุคคลอ้างอิง เพื่อขอติดต่อไปสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม

สิ่งสำคัญที่ทุกคนควรตระหนักไว้ก็คือ ข้อมูลของบุคคลอ้างอิงเหล่านี้ถือว่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Data) ที่ต้องขอความยินยอมก่อนเสมอตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือ PDPA ฉะนั้น HR จะต้องแจ้งและขออนุญาตผู้สมัครถึงการติดต่อไปยังบุคคลอ้างอิงนี้ด้วย

สำหรับ HR ที่ยังไม่วิธีการรับมือ PDPA สามารถอ่านได้จากบทความข้างล่างนี้เลย 

Reference Checks ทำตอนไหน

โดยทั่วไปแล้ว HR จะทำ Reference Checks ในขั้นตอนสุดท้ายของการคัดเลือกพนักงาน เพื่อตรวจสอบให้มั่นใจก่อนเสนอการจ้างงานจริง แต่บางครั้งต้นสังกัดหรือหัวหน้างานก็เป็นคนเลือกผู้สมัครที่ต้องการ ก่อนจะส่งรายชื่อให้ HR ตรวจสอบอีกที

เราจึงแนะนำว่า ช่วงเวลาที่ดีที่สุดในการทำ Reference Checks คือเกิดขึ้นทันทีหลังจากสัมภาษณ์รอบแรกหรือรอบสอง หรือก่อนต่อรองเงินเดือนเพื่อไม่ให้ต้นสังกัดเสียเวลาระหว่างรอการตรวจสอบมากเกินไป และได้ข้อมูลเชิงลึกเชิงการทำงาน (ที่ไม่ใช่ข้อมูลส่วนตัว) มาให้ต้นสังกัดพิจารณาเพิ่มเติม เช่น ถ้า HR พบสิ่งที่น่าสงสัยของผู้สมัคร ก็จะแจ้งต้นสังกัดได้ทันท่วงที

อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบต้องใช้เวลาสักระยะหนึ่ง โดยเฉพาะตำแหน่งสำคัญ ๆ ที่ต้องใช้เวลาขุดลึกมากกว่าปกติ ฉะนั้นต้นสังกัดจะต้องเข้าใจและให้เวลาฝ่าย HR ในการตรวจสอบนี้

Did You Know?

บุคคลที่มีศักยภาพในการอ้างอิงส่วนใหญ่จะเป็นอดีตผู้จัดการหรือหัวหน้างาน แต่ถ้าผู้สมัครเป็นระดับผู้จัดการก็สามารถตรวจสอบจากลูกน้องได้เช่นกัน ขณะที่นักศึกษาจบใหม่สามารถใช้บุคลากรจากสถานที่ฝึกงานเป็นบุคคลอ้างอิงได้ แต่ถ้าไม่เคยผ่านการฝึกงาน ก็แนะนำให้ใช้อาจารย์ที่ปรึกษามากกว่าเพื่อนหรือคนในครอบครัว

ทำไมต้องทำ Reference Checks

เพราะการเลือกพนักงานสักคนเข้ามาเสริมทัพองค์กรเป็นสิ่งสำคัญ ถ้าเราได้พนักงานที่ดี คุณสมบัติพร้อม ก็จะพาองค์กรเข้าใกล้ความสำเร็จมากขึ้น ในทางตรงกันข้าม หากได้พนักงานคนนั้นให้ข้อมูลเท็จ สกิลไม่มี ทักษะไม่ได้ อยู่ที่เก่าก็สร้างแต่ปัญหา การรับเข้ามาคงไม่ใช่เรื่องที่ดีแน่

Reference Checks จะช่วยให้ทรัพยากรมนุษย์ยืนยันความถูกต้องของข้อมูลที่ได้มา ไม่ว่าจะเป็นเรื่องระยะเวลาการทำงาน เงินเดือนที่ผู้สมัครแจ้งถูกต้องไหม การลาออกว่าถูกต้องตามระเบียบของบริษัทหรือไม่ รวมไปถึงข้อมูลเชิงลึกในเชิงทักษะ ความรู้ความสามารถ และพฤติกรรรมในการทำงานที่ไม่ใช่ข้อมูลเชิงลึกส่วนตัว

นอกจากนี้ HR ยังสามารถตรวจสอบประวัติอาชญากรรมกับสำนักงานตำรวจแห่งชาติได้อีกด้วย

ประโยชน์ของ Reference Checks

การตรวจสอบบุคคลอ้างอิงจะช่วยให้ทรัพยากรบุคคลตรวจสอบและถ่วงดุลเหตุผลในการจ้างงาน ไม่ใช่แค่ใช้อารมณ์ตัดสินระหว่างสัมภาษณ์งานเพียงอย่างเดียว ซึ่ง Reference Checks มีประโยชน์หลัก 5 ข้อ ดังนี้

• ยืนยันความถูกต้องของข้อมูลที่ผู้สมัครให้มา
• ตรวจสอบว่าผู้สมัครมีประวัติอาชญากรรมร้ายแรงหรือไม่
• ตรวจสอบทักษะผู้สมัครว่าตรงตามสายงานหรือเปล่า
• ระบุถึงพฤติกรรมของผู้สมัครในช่วงทำงานกับนายจ้างคนก่อน
• ทำนายความสำเร็จในการทำงานใหม่ครั้งนี้ 

นอกจากนี้ ประโยชน์ผลพลอยได้อื่น ๆ ยังทำให้เราทราบเพิ่มเติมอีก 3 ข้อ คือ

• ความเข้ากันทางวัฒนธรรมองค์กร (Cultural Fit) – Jobvite ศึกษาพบว่า 32% ของพนักงานมักลาออกจากงานภายใน 90 วันแรก เนื่องจากต้องเจอวัฒนธรรมองค์กรที่ย่ำแย่ สอดคล้องกับข้อมูลจากบริษัทจัดหางาน Robert Half ที่พบว่า 91% ของผู้จัดการในสหรัฐฯ ให้ความสำคัญกับวัฒนธรรมมากกว่าประสบการณ์และทักษะ HR จึงอาจถามถึงวัฒนธรรมองค์กรที่เหมาะสมกับผู้สมัครเพิ่มเติมได้
• ความเข้ากันทางบุคลิกส่วนตัว (Personality Fit) – ทุกคนมีสไตล์การทำงานที่แตกต่างกัน การล่วงรู้ว่านายจ้างแบบที่เหมาะสมหรือร่วมงานกันได้ดีกับผู้สมัคร ก็จะทำให้คาดเดาอนาคคการร่วมงานใหม่ในครั้งนี้
• ความเข้ากันทางการทำงานงาน (Performance Fit) – ไม่เฉพาะประเด็นประสิทธิภาพ แต่รวมถึงแรงจูงใจในการทำงานด้วย กระบวนการนี้จะทำให้เราทราบถึงวิธีร่วมงานกับผู้สมัครให้ราบลื่นที่สุด หรือวิธีการจัดการหากเกิดปัญหาในการทำงาน

เทคนิคการทำ Reference Checks แบบมืออาชีพ

ย้ำกันอีกสักรอบ ก่อนทำ Reference Checks ต้องขออนุญาตผู้สมัครว่าจะติดต่อบุคคลอ้างอิงก่อนเสมอนี่เป็นหลักการพื้นฐานที่ไม่ทำถือว่าผิดมหันต์ หลังจากนั้นก็เป็นขั้นตอนการติดต่อบุคคลอ้างอิงเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งแต่ไหนแต่ไร HR มักใช้วิธีการโทรศัพท์ติดต่อโดยตรง หรือโทรเข้าไปในฝ่าย HR ด้วยกันเองเพื่อโอนสายไปยังบุคคลอ้างอิง 

และนี่ก็คือเทคนิคที่จะทำให้คุณทำ Reference Checks แบบมืออาชีพ

1. ข้อข้อมูลจากทีมสัมภาษณ์ก่อน

ถึงแม้ต้นสังกัดหรือทีมสัมภาษณ์จะเลือกผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกมาแล้ว แต่การได้ข้อมูลเพิ่มเติมจากพวกเขา จะช่วยให้ HR กำหนดแนวทางในการตรวจสอบข้อมูลได้แม่นยำขึ้น เช่น ทีมสัมภาษณ์กังวลเรื่องทักษะในการทำงานบางอย่าง เราก็สามารถนำข้อกังวลนี้ไปถามบุคคลอ้างอิงเพื่อทราบให้แน่ชัดว่าผู้สมัครมีทักษะดังกล่าวหรือไม่?

2. แนะนำตัวกับผู้อ้างอิงให้ชัดเจน

HR ต้องบอกชื่อ ตำแหน่ง และบริษัทของคุณแก่ผู้อ้างอิงให้ชัดเจน และแจ้งให้ทราบว่าคุณกำลังดำเนินการตรวจสอบการอ้างอิงสำหรับผู้สมัครดังกล่าว เพื่อนำข้อมูลไปพิจารณาสำหรับการจ้างงานต่อไป

3. อธิบายลักษณะงานและความรับผิดชอบ

ก่อนอื่นต้องอธิบายบริบทให้ชัดเจนเสียก่อนว่าเรากำลังจะรับผู้สมัครในตำแหน่งใด และการประสบความสำเร็จในตำแหน่งนั้นต้องการคุณสมบัติอะไรบ้าง ก่อนจะถามผู้อ้างอิงว่า ผู้สมัครมีคุณสมบัติตรงตามที่เราต้องการหรือเปล่า ดีกว่าการถามไปตรง ๆ ว่า “ผู้สมัครทำงานนี้ได้หรือไม่?”

4. เน้นคำถามปลายเปิดที่เฉพาะเจาะจง

การถามแบบ “ใช่หรือไม่?” ไม่ใช่คำถามที่ดีเท่าไหร่ เช่นเดียวกับการถามกว้างเกินไปว่า “ผู้สมัครเป็นอย่างไรบ้าง?”​ ก็ไม่ดีเหมือนกัน คำถามที่ดีต้องเฉพาะเจาะจง ยกตัวอย่างเช่น “ผู้สมัครเคยทำโปรเจกต์นี้กับคุณ ช่วยบอกเพิ่มเติมหน่อยว่าบทบาทของเขามีอะไรบ้าง” 

17 ตัวอย่างคำถาม Reference Checks

แต่ละองค์กร แต่ละตำแหน่งก็ต้องการพนักงานที่มีคุณสมบัติไม่เหมือนกัน ฉะนั้นตัวอย่างคำถามเหล่านี้จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากนำไปประยุกต์ใช้ให้เข้ากับสถานการณ์ของตัวเอง ซึ่งคำถามที่ดีที่เราคัดเลือกมีดังต่อไปนี้

1. ความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับผู้สมัครเป็นอย่างไร
2. ผู้สมัครทำงานกับคุณนานเท่าไหร่
3. บทบาทหรือความรับผิดชอบคืออะไร
4. เหตุผลที่ผู้สมัครเหมาะสมสำหรับงานเดิมคืออะไร
5. ผู้สมัครเคยได้รับการเลื่อนขั้นหรือตำแหน่งหรือไม่
6. จุดแข็งและจุดอ่อนของผู้สมัครคืออะไร
7. ผู้สมัครประสบปัญหาในการทำงานเรื่องอะไรบ้าง
8. ผู้สมัครมีวิธีการจัดการปัญหา แรงกดดัน หรือความขัดแย้งอย่างไร
9. ผู้สมัครเคยได้รับการตักเตือนทางวาจาหรือจดหมายหรือไม่
10. ตัวอย่างผลงานของผู้สมัครที่คุณประทับใจที่สุด
11. ความสัมพันธ์ระหว่างผู้สมัครกับพนักงานคนอื่นเป็นอย่างไรบ้าง
12. ผู้สมัครมีทัศนคติต่อการทำงานและพนักงานคนอื่นอย่างไร
13. เหตุผลที่ผู้สมัครลาออกจากบริษัทของคุณ
14. จากบริบทงานใหม่ คุณคิดว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติอะไรที่เหมาะสม
15. ขอคำแนะนำเพิ่มเติมในการจัดการผู้สมัครให้ประสบความสำเร็จ
16. มีอะไรอีกบ้างที่ต้องรู้แต่ยังไม่ได้ถามเกี่ยวกับผู้สมัคร
17. นอกจากคุณแล้ว มีใครอีกบ้างที่สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกของผู้สมัครในลักษณะที่แตกต่างกัน

HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้ 

ตอนนี้ทางฝ่ายหาคนเข้าบริษัทกำลังจะสร้าง policy ในการคัดกรองคนให้เป็นมาตรฐานมากขึ้น เนื่องจากบริษัทกำลังจะมีการวางแผนเข้าตลาดหลักทรัพย์ เลยทำให้มีการสร้างระบบทุกอย่างให้มีมาตรฐานมากยิ่งขึ้นครับ

A: การทำ References Checks สำหรับพนักงานทั่วไปโดยปกติคือ

• การตรวจสอบและยืนยันถึงทักษะ ความสามารถ และผลงานที่เกิดขึ้นว่าจริงหรือไม่
• ขอความเห็น มุมมองในแง่ของทัศนคติ บุคลิกของผู้สมัคร จาก Reference
• สาเหตุที่รับและสาเหตุที่ออกแบบไม่เปิดเผยข้อมูลเชิงลึก
• References Check ไม่ควรมีการสอบถามข้อมูลส่วนตัว

Reference Checks แล้วได้รับ Feedback ไม่ดี ควรทำอย่างไร

ปกติผู้สมัครมักจะเลือกบุคคลอ้างอิงที่มีความสัมพันธ์และทัศนคติที่ดีต่อกันอยู่แล้ว แต่บางครั้ง HR ก็เจอประสบการณ์ Reference Checks ที่ไม่ดีกลับมาบ้าง เพราะไม่ใช่ทุกคนที่จบลงด้วยดีกับที่ทำงานเก่าเสมอไป แล้วถ้าเกิดเหตุการณ์แบบนี้ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะต้องรับมืออย่างไร

แน่นอนทุกคนจะมีคำถามป๊อปอัพขึ้นมาในหัวทันทีว่า จะบอกผู้สมัครดีไหมนะ? ทางที่ดีคือไม่ควรบอก เพราะข้อมูลจากอ้างอิงถือว่าเป็นความลับ และบุคคลอ้างอิงก็คาดหวังว่าเราจะไม่บอกเรื่องนี้แก่ผู้สมัครด้วย

แต่ถ้าข้อมูลอ้างอิงดังกล่าวส่งผลต่อการปฏิเสธการจ้างงาน เราก็ควรอธิบายให้ผู้สมัครฟังง่าย ๆ ว่า “หนึ่งในผู้อ้างอิงของคุณให้ข้อเสนอแนะเชิงลบมา” แต่ห้ามบอกว่าเป็นใคร

และเป็นเรื่องดีหาก HR เปิดโอกาสให้ผู้สมัครได้แบ่งปันมุมมองของเขาอีกครั้งว่า ปัญหาดังกล่าวมีสาเหตุมาจากอะไรกันแน่ แล้วนำมาเหตุผลของทั้งสองฝ่ายมาช่างน้ำหนักความเชื่อถือเพื่อพิจารณาต่อการจ้างงานอีกครั้ง

บทสรุป

ปัจจุบันหลายองค์กรมองว่า Reference Checks เป็นกระบวนการที่ล้าสมัยแล้ว แต่ขณะเดียวกัน บางองค์กรก็ยังต้องพึ่งพากระบวนการนี้เพื่อมั่นใจว่าเฟ้นหาพนักงานใหม่ที่เหมาะสมที่สุด

เหมือนดั่งที่ เดวิด รีสเชอร์ (David Reischer) ทนายความและ CEO ของ LegalAdvice.com ที่บอกว่า “การตรวจสอบบุคคลอ้างอิงควรใช้ในขั้นตอนสุดท้ายของการยืนยัน และควรเป็นวิธีการที่ได้รับข้อมูลเชิงลึกหรือข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประสิทธิภาพหรือทักษะความสามารถในการทำงานของผู้สมัคร”

ถึงเวลาแล้วที่ HR จะต้องเห็นความสำคัญของ Reference Checks กันมากขึ้น เพราะผลลัพธ์กระบวนการนี้นำไปสู่ประโยชน์สูงสุดขององค์กร และช่วยให้เรามั่นใจได้ว่า คุณได้เลือกพนักงานที่เหมาะสมกับองค์กรแล้วจริง ๆ

คุณมีปัญหาหรือคำถามที่ต้องการหาคำตอบใช่หรือเปล่า?

หากคุณรู้สึกว่าได้รับเทคนิคดี ๆ จากบทความนี้และอยากได้รับความช่วยเหลือเพิ่มเติมอีก

สามารถตั้งคำถามได้ในชุมชนของเรา ! แล้วคุณจะได้รับคำตอบมืออาชีพจากผู้เชี่ยวชาญ

ที่มา

• go2hr
• talentlyft
• checkster
• forbes
• smartrecruiters
• tamrecruiting