หลักและกระบวนการบริหาร
การบริหารและการประยุกต์ใช้แนวคิดทฤษฎีเพื่อการบริหารงาน
จากเอกสาร การบริหารงาน ของสำนักงานคณะกรรมการการประถมศึกษาแห่งชาติ ที่ใช้อบรมหัวฟหน้าฝ่ายทั่วประเทศได้นำเสนอ เรื่อง การบริการไว้ดังนี้ คำจำกัดความการบริหาร หมายถึง ศิลปะในการทำให้สิ่งต่าง ๆ ได้รับการกระทำจนเป็น ผลสำเร็จ กล่าวคือ ผู้บริหารไม่ใช้เป็นผู้ปฏิบัติ แต่เป็นผู้ใช้ศิลปะทำให้ผู้ปฏิบัติทำงานจนสำเร็จตามจุดมุ่งหมายที่ผู้บริหารตัดสินใจเลือกแล้ว (Simon) การบริหาร คือ กระบวนการทำงานร่วมกับผู้อื่นเพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ตามเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ (Sergiovanni) การบริหาร คือ การทำงานของคณะบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป ที่รวมปฏิบัติการให้บรรลุเป้าหมายร่วมกัน (Barnard)การบริหารเป็นกระบวนการทางสังคมที่สามารถมองเห็นได้ 3 ทางคือ
- ทางโครงสร้าง เป็นความสัมพันธ์ระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา ตามลำดับขั้นตอนของสายการบังคับบัญชา
- ทางหน้าที่ เป็นขั้นตอนของหน่วยงานที่ระบุหน้าที่ บทบาท ความรับผิดชอบและสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ เพื่อให้สำเร็จเป้าหมาย
- ทางปฏิบัติ เป็นกระบวนการที่บุคคลและบุคคลต้องการร่วมทำปฏิกิริยาซึ่งกันและกัน (Getzals & Guba)
- การบริหารต้องมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย
- ต้องอาศัยปัจจัยบุคคลเป็นองค์ประกอบสำคัญ
- ต้องใช้ทรัพยากรบริหารเป็นองค์ประกอบพื้นฐาน
- ต้องมีลักษณะการดำเนินการเป็นกระบวนการทางสังคม
- ต้องเป็นการดำเนินการร่วมกันระหว่างกลุ่มบุคคล 2 คนขึ้นไป
- ต้องอาศัยร่วมมือร่วมใจเพื่อให้ภารกิจบรรลุวัตถุประสงค์
- เป็นการร่วมมือดำเนินการอย่างมีเหตุผล
- มีลักษณะเป็นการตรวจสอบผลการปฏิบัติงานกับวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
- การบริหารไม่มีตัวตน แต่มีอิทธิพลต่อความเป็นอยู่ของมนุษย์
การบริหารเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์
การบริหารเป็นสาขาวิชาที่มีการจัดการระเบียบอย่างเป็นระบบ คือมีหลักเกณฑ์และทฤษฎีที่พึงเชื่อถือได้ อันเกิดจาการค้นคว้าเชิงวิทยาศาสตร์ เพื่อประโยชน์ในการบริหาร โดยลักษณะนี้ การบริหารจึงเป็นศาสตร์ (Science) เป็นศาสตร์สังคม ซึ่งอยู่กลุ่มเดียวกับวิชาจิตวิทยา สังคมวิทยา และรัฐศาสตร์ แต่ถ้าพิจารณาการบริหารในลักษณะของการปฏิบัติที่ต้องอาศัยความรู้ ความสามารถ ประสบการณ์และทักษะของผู้บริหารแต่ละคน ที่จะ ทำงานให้บรรลุเป้าหมาย ซึ่งเป็นการประยุกต์เอาความรู้ หลักการและทฤษฎีไปรับใช้ในการปฏิบัติงานเพื่อให้เหมาะสมกับสถานการณ์ และสิ่งแวดล้อม การบริหารก็จะมีลักษณะเป็นศิลป์ (Arts)ปัจจัยการบริหาร
ปัจจัยพื้นฐานทางการบริหารมี 4 อย่าง ที่เรียกว่า 4Ms ได้แก่- คน (Man)
- เงิน (Money)
- วัสดุสิ่งของ(Materials)
- การจัดการ (Management)
ข้อจำกัดทางการบริหาร
- สถานภาพทางภูมิศาสตร์
- ประชากร
- ทรัพยากร
- ลักษณะนิสัย และความสามารถของคนในชาติ
- ความเชื่อถือและความศรัทธา
- ขนมธรมเนียมและประเพณี
- ค่านิยมและอุดมการณ์ทางสังคม
ความหมายของทฤษฎีและทฤษฎีทางการบริหาร
ประโยชน์ของทฤษฎี
- ทำให้เกิดความรู้ ความคิดใหม่ ๆ เกิดความก้าวหน้าทางวิทยาการ คือถ้ามีทฤษฎีก็มีการพิสูจน์ค้นคว้า เพื่อทดสอบหรือพิสูจน์ทฤษฎีอื่น
- สามารถใช้ประกอบการทำนายเหตุการณ์ พฤติกรรม และใช้แก้ไขปัญหาได้
- ทฤษฎีจะช่วยขยายประสิทธิภาพของการทำงาน กล่าวคือ ผู้บริหารที่รู้ทฤษฎีจะมีทางเลือก และเลือกทางที่เหมาะสมได้
- ทฤษฎีเป็นหลักยึดในการปฏิบัติ ดังนั้น ผู้ที่ทำงานแนวคิดหรือทฤษฎีก็จะเกิดความมั่นใจในการทำงานมากกว่าทำไป อย่างเลื่อนลอย ทฤษฎีจะช่วยชี้แนะนำการปฏิบัติ
ความสัมพันธ์ระหว่างทฤษฎีกับการปฏิบัติ
ในการบริหารการศึกษาความสัมพันธ์ระหว่างทฤษฎีและปฏิบัติ ยังไม่เป็นที่ยอมรับกันเท่าใดนัก ถึงแม้ว่าทฤษฎีจะเป็นตัวกำหนดกรอบ สำหรับผู้ปฏิบัติ และเป็นตัวกำหนดความรู้เพื่อช่วยให้การตัดสินใจกระทำไปอย่างมีเหตุผลและสามารถปฏิบัติได้จริงก็ตาม การปฏิบัติที่อยู่บนพื้นฐานของวิธีการได้ไตร่ตรองแล้วเท่านั้นจึงจะเป็นการปฏิบัติที่คล้ายคลึงกับทฤษฎีและวิจัยไม่ใช่เป็นการปฏิบัติที่เกิด จากการหยั่งรู้อคติ ความศรัทธาหรืออำนาจหน้าที่ นักทฤษฎีและนักวิจัย จะใช้วิธีการเชิงวิจัย จะใช้วิธีการเชิงวิทยาศาตร์ที่เข้มงวดกว่า นักปฏิบัติ เพื่อความมีหตุผล ส่วนนักปฏิบัติจะถูกบังคับโดยตำแหน่ง ความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ถึงแม้จะไม่ใช่วิธีการเชิงวิทยาศาตร์ ครบทุกขั้นตอน แต่ก็ยังถูกบังคับให้ปรับรับวิธีการให้เหมาะสม โดยมีการยืดหยุ่นได้มากขึ้น ทฤษฎีจะเป็นตัวกำหนดทิศทางสำหรับการวิจัย และการชี้แนะที่มีเหตุผลต่อการปฏิบัติ ทฤษฎีจะถูกทดสอบขัดเกลาโดยการวิจัย เมื่อทฤษฎีหหผ่านการวิจัยแล้ว จึงนำมาประยุกตืใช้กับการปฏิบัติ ไม่มีการปฎิบัติใด ๆ ที่ไม่ได้อยู่บนพื้นฐานของทฤษฎี ในเมื่อทฤษฎี อยู่บนพื้นฐานของตรรกวิทยามีเหตุผลมแม่นยำถูกต้องแล้ว การปฏิบัติก็จะมีเหตุผลและถูกต้องเช่นเดียวกัน การปฏิบัติจึงสร้างมาให้เห็น ทฤษฎีเป็นเหตุผลที่ว่าทำไมต้องศึกษาทฤษฎี การศึกษาทฤษฎีก็เพราะจะให้การปฏิบัติได้ผลจริงการบริหารเชิงสถานการณ์ (Situational Management Theory) หรือทฤษฎีอุบัติการณ์ (Contingencey Theory )
การบริหารใยุคนี้ค่อนข้างเป็นปัจจุบัน ปรัชญาของการบริหารเริ่มเปลี่ยนแปลงไปจากการมองการบริหารในเชิงปรัชญา ไปสู่การมอง การบริหารในเชิงสภาพข้อเท็จจริง เนื่องจากในปัจจุบันมนุษย์ต้องประสบกับปัญหาอยู่เสมอแนวความคิด
เนื่องจากปัจจุบันมนุษย์ต้องประสบกับปัญหาอยู่เสมอ การเลือกทางออกที่จะไปสู่การแก้ปัญหาทางการบริหารถือว่าไม่มีวิธีใดที่ดีที่สุด There is one best way สถานการณ์ต่างหากที่จะเป็นตัวกำหนดว่าควรจะใช้การบริการบริหารแบบใด การบริหารในยุคนี้มุ่งเน้น ความสัมพันธ์ระหว่าง องค์การกับสภาพแวดล้อมขององค์การ และเป็นส่วนขยายของทฤษฎีระบบว่า ทุก ๆ ส่วนจะต้องสัมพันธ์กัน สถาการณ์บางครั้งจะต้องใช้การตัดสินใจอย่างเฉียบขาด บางสถานการณ์ต้องอาศัยการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ บางครั้งก็ต้องคำนึงถึง หลักมนุษย์และแรงจูงใจ บางครั้งก็ต้องคำนึงถึงเป้าหมายหรือผลผลิตขององค์กรเป็นหลัก การบริหารจึงต้องอาศัยสถานการณ์เป็นตัวกำหนดในการตัดสินใจ หลักการของการบริหารโดยสถานการณ์- ถือว่าการบริหารจะดีหรือไม่ขึ้นอยู่กับสถานการณ์
- ผู้บริหารจะต้องพยายามวิเคราะห์สถานการณ์ให้ดีที่สุด
- เป็นการผสมผสานแนวคิดระหว่างระะบบปิดและระบบเปิด และยอมรับหลักการของทฤษฎีระหว่างทุกส่วนของระบบจะต้อง สัมพันธ์ และมีผลกระทบซึ่งกันและกัน
- สถานการณ์จะเป็นตัวกำหนดการตัดสินใจ และรูปแบบการบริหารที่เหมาะสม
- คำนึงถึงสิ่งแวดล้อมและความต้องการของบุคคลในหน่วยงานเป็นหลักมากกว่าที่จะแสวงหาวิธีการอันดีเลิศมาใช้ในการทำงาน โดยใช้ปัจจัยทางด้านจิตวิทยาในการพิจารณาด้วย
- เน้นให้ผู้บริหารรู้จักใช้การพิจารณาความแตกต่างที่มีอยู่ในหน่วยงาน เช่น
- ความแตกต่างระหว่างบุคคล
- ความแตกต่างระหว่างระเบียบกฎเกณฑ์ วิธีการ กระบวนการ และการควบคุมงาน เป็นต้น
- ความแตกต่างระหว่างความสัมพันธ์ของบุคคลในองค์กร
- ความแตกต่างระหว่างเป้าหมายการดำเนินงานขององค์การ เป็นต้น
ทฤษฎีระบบ
การเอาแนวความคิดเชิงระบบเข้ามาใช้ในการบริหา ก็ด้วยเหตุผลที่ว่าในปัจจับันองค์กรการขยายตัวสลับซับซ้อนมากขึ้น จึงเป็นการยากที่พิจารณาถึงพฤติกรรมขององค์กรได้หมดทุกแง่ทุกมุม นักทฤษฎีบริหารสมัยใหม่ จึงหันมาสนใจการศึกษาพฤติกรรมขององค์การ เพราะคนเป็นส่วนหนึ่งของระบบองค์การ องค์การเป็นส่วนหนึ่งของระบบสังคมความหมาย
ระบบในเชิงบริหารหมายถึงองค์กรประกอบหรือปัจจัยต่าง ๆ ที่มีความสัมพันธ์กันและมีส่วนกระทบต่อปัจจัยระหว่างกันในการดำเนินงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การองค์ประกอบพื้นฐานของทฤษฎีระบบ ได้แก่
- ปัจจัยการนำเข้า Input
- กระบวนการ Process
- ผลผลิต Output
- ผลกระทบ Impact
ทฤษฎีบริหารของ
McGreger
ทฤษฎี X(The Traditioal View of Direction and Control)
ทษฤฎีนี้เกิดข้อสมติฐานที่ว่า
- คนไม่อยากทำงาน และหสลีกเลี่ยงความรับผิดชอบ
- คนไม่ทะเยอทะยาน และไม่คิดริเริ่ม ชอบให้การสั่ง
- คนเห็นแก่ตนเองมากว่าองค์การ
- คนมักต่อต้านการเปลึ่ยนแปลง
- คนมักโง่ และหลอกง่าย
ทฤษฎีThe integration of Individual and Organization Goal)
ทฤษฎีข้อนี้เกิดจากข้อสมติฐานที่ว่า
- คนจะไม่ให้ความร่วมมือ สนับสนุน รับผิดชอบ ขยัน
- คนไม่เกียจคร้านและไว้วางใจได้
- คนมีความคิดริเริ่มทำงานถ้าได้รับการจูงใจอย่างถูกต้อง
- คนมักจะพัฒนาวิธีการทำงาน และพัฒนาตนเองอยู่เสมอ
ทฤษฎี Z (Z Theory) (William G. Ouchl) ศาสตราจารย์แห่งมหาวิทยาลัย UXLA (Iof California t Los Angeles) ทฤษฎีนี้รวมเอาหลักการของทฤษฎี X , Y เข้าด้วยกัน แนวความคิดก็คือ องค์การต้องมีหลักเกณฑ์ที่ควบคุมมนุษย์ แต่มนุษย์ก็รักความเป็นอิสระ และมีความต้องการหน้าที่ของผู้บริหารจึงต้องปรับเป้าหมายขององค์การให้สอดคล้องกับเป้าหมายของบุคคลในองค์การ ทฤษฎี มีองค์ประกอบที่สำคัญ 4 ประการคือ
- การทำให้ปรัชญาที่กหนดไว้บรรลุ
- การพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชาให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
- การให้ความไว้วางใจแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา
- การให้ผู้ใต้บังคับบัญชามีส่วนร่วมในการตัดสินใจ
ทฤษฎีนี้ใช้หลักการ 3 ประการ คือ
- คนในองค์กรต้องซื่อสัตย์ต่อกัน
- คนในองค์การต้องมีความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน
- คนในองค์การต้องมีความใกล้ชิดเป็นกันเอง
หลักการบริหารที่มีประสิทธิภาพ (Edgar L Morphet )
- การบริหารที่มีผู้บริหารเพียงคนเดียวในองค์การ (Division Of Labor)
- มีการกำหนดมาตรฐานทำงานที่ชัดเจน (Srandardization)
- มีเอกภภาพในการบังคับบัญชา (Untity of command)
- มีการกระจายอำนาจและความรับผิดชอบให้แก่ผู้ร่วมงาน (Delegation of Authority and Responsibility)
- มีการแบ่งฝ่ายงานและบุคลากรผู้รับผิดชอบให้แก่ผู้ร่วมงานให้เฉพาะเจาะจงขึ้น (Division of Labor)
- มีการกำหนดมาตรฐานการทำงาน ที่ชัดเจน (Span of control)
- มีการมอบหมายการควบคุมดูแลที่เหมาะสม (Stability)
- เปิดโอกาสให้มีการเปลี่ยนแปลงใหม่ ๆ ในองค์การได้ (Flexibility)
- สามารถทำให้คนในองค์การเกิดความรู้สึกอบอุ่นและปลอดภัย (Security)
- มีการยอมรับนโยบายส่วนบุคคลที่มีความสามารถ (Personnel Policy)
- มีการประเมินผลการปฏิบัติงานทั้งส่วนบุคคลและองค์การ (Evaluation)
บทบาทและสมรรถภาพของผู้บริหาร (Spepgen J . Knezevich แห่ง USC. 1984 )
- เป็นผู้กำหนดทิศทางการบริหาร (Direction Setter ) เช่น รู้เทคนิคต่าง ๆ ของการบริหาร PPBS .MBO QCC เป็นต้น
- มีความสามารถกระตุ้นคน (Leader Catalyst)
- ต้องเป็นนักวางแผน (Planner)
- ต้องเป็นผู้มีความสามารถในการตัดสินใจ (Decision Maker)
- ต้องมีความสามารถในการจัดองค์การ (Oraganizer)
- ต้องเป็นผู้ก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลง (Change Manager)
- ต้องเป็นผู้ให้ความร่วมมือ (Coordinator)
- ต้องเป็นผู้ติดต่อสื่อสารที่ดี(Communicatior)
- ต้องเป็นผู้แก้ปัญหาขัดแย้งในองค์การได้ (Conflict Manager)
- ต้องสามารถบริหารปัญหาต่าง ๆ ได้(Preblem Manager)
- ต้องรู้จักวิเคราะห์และจัดระบบงาน (System Manager)
- ต้องมีความสามารถในด้านวิชาการทั้งการเรียนและการสอน (Instructional Manager)
- ต้องมีความสามรถในการบริหารบุคคล (Personnel Managr)
- ต้องมีความสามารถในการบริหารทรัพยากร (Resource Manager)
- ต้องมีความสามารถในการประเมินผลงาน (Appraiser)
- ต้องมีความสามารถในการประชาสัมพันธ์ (Public Relator)
- ต้องสามารถเป็นผู้นำในสังคมได้ (Ceremonial Head)
การบริหารแบบมีส่วนร่วม
ความหมาย การบริหารแบบมีส่วนร่วมเป็นการจูงใจให้ผู้ร่วมปฏิบัติงานในองค์การได้มีส่วนร่วมในการตัดสินใจ ความรับผิดชอบ และร่วมมือใน องค์พัฒนาปฏิบัติด้วยความเต็มใจ แนวความคิดพื้นฐาน(Basic Assumption) จากทฤษฎี การจูงใจของ Molivation Theory เชื่อว่า- มนุษย์ย่อมมีความต้องการเหมือน ๆ กันตราบใดที่ไม่สามารถตอบสนองความต้องการได้แล้ว ก็จะเกิดปัญหาความต้องการอยู่เรื่อยไป แต่ถ้าความต้องการได้รับความตอบสนอง ก็จะเลิกสนใจ
- มนุษย์ตอบความสนองความต้องการแตกต่างกันทางด้านปริมาณ ความต้องการระดับต่ำค่อนข้างมีขอบเขตจำกัด แต่ความต้องการระดับสูงมักจะไม่มีขอบขีดจำกัด
- ความสำเร็จ
- การยกย่อง
- ความก้าวหน้า
- ลักษณะงาน
- ความรับผิดชอบ
- ความเจรฺญฟเติบโตส
เทคนิคการใช้บริหารแบบมีส่วนร่วม
- การใช้กลุ่มงานเฉพาะกิจและคณะกรรมการ (Special Task Forces and Committee)
- กรรมการให้คำแนะนำ
- การใช้แนวความของหมุดเชื่อมโยง (Linkeng Pin)
- การติดต่อสื่อสารแบบประตู
- การระดมความคิด
- การฝึกอบรมแบต่าง ๆ
- การบริหารโดยมีวัตถุประสงค์ (MBO)
วิธีการใช้การบริหารแบบมีส่วนร่วมสมัยใหม่ 1. ระดับบุคคล เป็นวิธีการพิจารณาและปรับปรุงบุคคลให้ได้ดีขึ้น 3 แบบ คือ 1.1 การฝึกอบรมให้มีความรู้สึกไว (Sensitivity Training ) เพื่อ
- ให้เข้าใจ และยอมรับธรรมชาติของมนุษย์
- ให้รู้จักยอมรับ และพัฒนาตนเอง
- ได้เข้าใจและยอมรับผู้อื่นให้มากขึ้น
- ให้มีมนุษย์สัมพันธ์ดีจึ้น
- เพื่อให้มีความสุข มีขวัญ และกำลังใจดีขึ้น
- เพื่อให้มีการงานดีขึ้น
1.3 การนั่งสมาธิแบบควบคุมจิต (Trancendental Meditation) คือ การนั่งสมาธิเพื่อลดความเครียด และเพื่อความคิดสร้างสรรค์
2. ระดับกลุ่ม
- การรวมกลุ่มแบบครอบครัว (Family Grouping)
- การฝึกอบรมเพียงในนาม (Norminal Group Training ) หมายถึง บุคคลถูกรวมเข้าเป็นกลุ่ม แต่ไม่ได้สื่อสารด้วยวาจา จะเป็นการประชุมพร้อมกันที่โต๊ะเพื่อแก้ปัญหา ต้องการใช้คำถามที่เป็นลายลักษณ์อักษร สมาชิกจะใช้เวลาเขียนเพื่อแสดงความคิดเห็นโดยไม่พูดจากัน
- เทคนิค เดลไพ (SDelphi Technique)เป็นกระบวนการที่ผู้ตัดสินใจกำหนดกลุ่มที่ปรึกษาและกลุ่มผู้ตอบ แล้วสร้างแบบสอบถามส่งไปรษณีย์ ผู้ตอบมายังทีมที่ปรึกษา แล้วเอามาสรุปการตแบสอบถาม
ประโยชน์ของการบริหารแบบมีส่วนร่วม
- ช่วยสร้างความสามัคคี และการต่อต้านจากพนักงานระดับต่ำ
- ช่วยให้ทราบถึงความต้องการขององค์การทั้งหมด
- ช่วยเพิ่มพูนประสิทธิภาพการทำงานให้สูงขึ้น ลดความเฉื่อยชาในการทำงาน การย้ายงานและการหยุดงาน
- ช่วยลดความขัดแย้ง และการต่อต้านจากพนักงานระดับต่ำ
- ช่วยสร้างบรรยากาศในการทำงาน และทำให้สุขภาพจิตในองค์การดีขึ้น
- ช่วยเพิ่มผลผลิตในองค์กร
- สร้างหลักประชาธิปไตยให้เกิดขึ้นในองค์การ
- ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการบริหารงาน ใช้ทรัพยากรอย่างประหยัดและทะนุถนอม
- ทำให้พนักงานรู้สึกว่าเขาเป็นส่วนหนึ่งขององค์การ
- เป็นการแบ่งเบาภาระหน้าที่ของผู้บังคับบัญชา ในด้านการควบคุมงานให้ลดน้อยลง และทำให้ผลงานดีชึ้น
สาเหตุที่ทำให้บริหารล้มเหลว
- ความเล้วเหลวทางด้านความรู้(Knowledge Failurds) ความล้มเหลวในเรื่องต่าง ๆทั้งทางด้านนโยบายและวิธีการปฏิบัติ ความรู้ทางเนื้อหาวิชาที่จำเป็นต้องศึกษาไม่เข้าใจวัตถุประสงค์ของการศึกษาตลอดจนขาดความรู้ทางด้านกฏหมาย ระเบียบกฎเกณฑ์ต่าง ๆ
- ความล้มเหลวทางด้านส่วนบุคคล (Personality Faliures) ความล้มเหลวทางด้านบุคลิกภาพส่วนบุคคลมีความสำคัญพอ ๆ กับความล้มเหลวทางด้านความรู้ ความล้มเหลวทางด้านบุคลิกภาพมีสาเหตุมาจากขาดความเชื่อมั่นในตนเอง ทำให้ไม่มีความสามารถในการตัดสินใจ เพราะเกิดความกลัวว่าจะเกิดความผิดพลาด ผู้บริหารบางคนขาดความสามารถในการทำงานร่วมกับผู้อื่น ไม่กระจายความรับผิดชอบให้กับผู้ร่วมงานและไม่สามารถวิเคาระห์และประเมินผู้ร่วมงานได้
ปัญญหาของผู้บริหาร
ปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นกับบุคคลในองค์การไม่เพียงแต่จะเป็นผลต่อบุคคลข้างเคียงแล้ว และชุมชนด้วยปัญหาเหล่านี้ได้แก่- ปัญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติที่เป็นแบบอย่างของบุคลในองค์การ (Typical Problem)
- ปัญหาเกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่างผู้ร่วมงานในองค์การ (The Problem of interelationship)
- ปัญหาเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสาร ทั้งด้านเอกสารและคำพูดของบุคคลในองค์การ (The Problem of conmmunication)
- ปัญหาด้านการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ (The Problem of Change)
การสร้างทีมงาน (Team - Building
ความนำ (Introduction)
การนำงานเป็นทีมมักจะพบเห็นกันอยู่ทั่วไปที่เริ่มตั้งแต่ในครอบครัวหรือหน่วยงานของเอกชน รัฐบาล รัฐวิสาหกิจ ทีมงานที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ ดังนั้นการสร้างทีม จึงจำเป็นสิ่งที่สมาชิกในทีมจะต้องเรียนรู้ถึงว่า ทำอย่างไรจะทำงานร่วมกันได้อย่างดีนั้น รวมทั้งนักบริการสามารถสร้างความพร้อมของการทำงานเป็นทีให้เกิดขึ้นหน่วยงานได้อย่างไร ซึ่งย่อมจะทำให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้นความหมายและความสำคัญในการสร้างทีม ทีมงาน หมายถึง กลุ่มคนที่ช่วยเหลือซึ่งกันและกันเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน
A team may be simply definde as any group of people who mast significant by relte with each other the order to accomplish shared ofjectives ในเรื่องทีม Hall ให้ข้อคิดเกี่ยวกับเรื่องกลุ่มว่า กลุ่มนั้นมีส่วนประกอบ 2 ทาง- กลุ่มได้ช่วยเหลือสมาชิกกันเองในการแก้ปัญหาต่าง ๆ
- สมาชิกเองก็ช่วยเหลือกันและกัน ในการสร้างและรักษาไว้ซึ่งโครงสร้างขององค์การ Edgar Schrin ให้ความหมายของกลุ่มหรือกลุ่มไว้ว่า จำนวนใด ๆ ของคนที่
- เกี่ยวข้องกับบุคคลอื่น
- มีความตระหนักทางด้านจิตใจถึงบุคคลอื่น
- รับรู้เกี่ยวกับพวกเขาว่าเป็นกลุ่ม ๆ หนึ่ง
อาจกล่าวโดยสรุป ทีม คือ กลุ่มของบุคคลทีมีการเกี่ยวข้องซึ่งกันและกัน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่แน่นอน การสร้างทีมงานในหน่วยงาน หมายถึง การปรับความสัมพันธ์ต่าง ๆ ในการทำงานให้ดีขึ้น ซึ่งความสัมพันธ์เหล่านี้จะมีผลโดยตรงต่อการทำงานให้สำเร็จตามเป้าหมาย ความสำคัญในการสร้างทีมมีดังนี้
- มีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างความไว้วางใจในหมู่สมาชิกของทีม
- คนเราจะทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นเมื่อมีการเปิดเผยและจริงใจต่อการกันโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีปัญหาหรืออุปสรรคที่จะต้อง แก้ไขร่วมกัน
- การทำงานเป็นทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อสมาชิกได้ช่วยกันเสริมสร้างทักษะความเชี่ยวชาญให้เพิ่มพูนมากขึ้น ซึ่งเป็นการใช้ทรัพยากรบุคคลใช้ทรัพยากรบุคคลที่มีอยู่ในทีมอย่างเต็มที่
- ประสิทธิภาพของการทำงานจะลดต่ำลง และความตึงเครียดจะเพิ่มสูงขึ้น หากหลีกเลี่ยงการป้อนข้อมูลย้อนกลับ และวิพากษ์วิจารณ์ซึ่งกันและกันอย่างสร้างสรรค์ ดังนั้นการแสดงความคิดเห็นในลักษณะข้อมูลป้อนกลับจึงเป็นสิ่งจำเป็นและเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการพัฒนาทีมงาน
- สนับสนุนการเรียนรู้ ที่จะรับฟังความคิดเห็นและข้อมูลข่าวสารของผู้อื่นอย่างตั้งใจ และให้เกียรติซึ่งกันและกัน
- เป็นการพัฒนาทักษะในการแก้ปัญหาร่วมกัน
- เป็นการลดความขัดแย้งระหว่างบุคคล เนื่องจากสมาชิกทีมได้เรียนรู้ถึงทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลมากขึ้นมีความพร้อมที่จะปฏิบัติงานร่วมกันมากขึ้น
- ส่งเสริมความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ในหมู่สมาชิกทีม
แนวความคิดและทักษะในการสร้างทีม (Skills and approach of the competent teambuilding)
ทีมงานที่มีประสิทธิภาพนั้นขึ้นอยู่กับความสามารถของบุคคลในหน่วยงานดังนั้นการเตรียมบุคคล จึงเป็นสิ่งที่จะช่วยให้เกิดความพร้อมในการสร้างทีม ซึ่งประกอบด้วยความรู้ ทักษะและแสดงออกถึงความสามารถของทีม- ความรู้ทักษะในการสร้างทีม (The Knowledge and skills of the team building)
- ความรู้เกี่ยวกับทฤษฎีการสร้างทีม (Background reading ingteam buildint theory) จึงมีประโยชน์ในเรื่องเทคนิคการสร้างทีม การเรียนรู้เกี่ยวกับทฤษฎีจะทำให้เกิดความเชื่อมั่นและเข้าใจถึงกระบวนการสร้างทีมมากขึ้น
- ความรู้เกี่ยวกับการเจริญเติบโต (Theory of team )จะเป็นขั้นการพัฒนาทีมงาน ให้สามารถเตรียมการและการวางแผนการสร้างทีมได้ดีขึ้น
- การอธิบายหรือสรุปสั้น ๆ (Repertorie of lecturettes ) เป็นวิถีทางหนึ่งที่จะช่วยในการสร้างทีมได้ด้วยการพูดคุยหรืออธิบายจุดที่สำคัญในการสร้างทีมจะช่วยแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ด้วยการพูดคุยหรืออธิบายจุดที่สำคัญในการสร้างทีมจะช่วยทำให้แก้ปัญหาที่เกิดขึ้นได้
- ประสบการณ์ที่มีความหมาย (Availabilitu of structured experiences) การทำให้ฝึกฝนทำโครงการ กิจกรรมอยู่บ่อย ๆ ทำให้เกิดการเรียนรู้ สมาชิกในทีมที่ผ่านประสบการณ์มาแล้วจะมีบทบาทมาก ในการช่วยเหลือกลุ่มเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น+
- ทักษะการป้อนข้อมูลย้อนกลับ (Skill in process feedback) เปรียบเสมือนกับกระจกที่คอยสะท้อนถึงพฤติกรรมที่เกิดขึ้น การสังเกตและเก็บข้อมูลอย่างระมัดระวังจะช่วยทำให้การเสนอข้อมูลต่อเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นมา
- การยอมรับสภาพของบุคคล (Personal acceptability ) จะช่วยทำให้การสร้างทีมสำเร็จ เป็นการนับถือความสามารถและยอมรับซึ่งกันและกันจะก่อให้เกิดการไว้วางใจในกลุ่มทำงานขึ้น
- การให้ความช่วยเหลือ (Co - facilitating experience) ทักษะที่เกิดขึ้นได้เมื่อมีการฝึกฝน ทำงานร่วมกับผู้อื่นอยู่เสมอ ทีมที่มีความสามารถจะนำเอาสิ่งที่แปลกใหม่เข้าไปแนะนำในทีม จะทำให้เกิดทักษะการทำงาน เพื่อเป็นการพัฒนาบุคคลให้มีคุณภาพมากขึ้น
- การเปิดเผย (Persona Opennes) เป็นสิ่งสำคัญในการสร้างทีมในบางครั้งสมาชิกในทีมจะต้องยอมรับข้อมูลย้อนกลับที่ ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมต้องมีการเผชิญหน้ากันระหว่างกันในสมาชิกทีมงาน เพื่อเป็นการพัฒนากลุ่มให้มีคุณภาพมากขึ้น
- การแสดงออกถึงความสามารถของทีม (The Approach of the Competent teambuilding) ลักษณะของทีมจะดูได้จาก
- การยอมรับของหน่วยงาน (Organizational acceptance)ซึ่งจะดูจากหน่วยงานให้การสนับสนุนทรัพยากรต่าง ๆ ในการทำงานของทีม
- การยืดหยุ่นและการยอมรับอย่างเปิดเผย (Adopt a flexible and opem approach ) ยอมรับข่าวสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับทีม
- เป้าหมายชัดเจน (Clarify goals carefully )
- มีเหตุผลความเป็นจริง (Be realistic) ยอมรับความช่วยเหลือจากภายนอก
- ได้รับอนุญาตให้ทำงาน (Get permission to work )ในการทำงานของผู้ผูกพันมาจากความเข้าใจ สมาชิกไม่ถูกบังคับให้เปลี่ยนแปลงทัศนคติ ไม่ถูกบังคับให้ต้องซื่อสัตย์สมาชิกยินดีทำด้วยความเต็มใจ
- มองเห็นความสำคัญของงานประจำวัน (Make ralevant to everyday work) ตรวจสอบการแบ่งงานและการตัดสินใจ
- การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีให้กับกลุ่มอื่น (Build good conduct with other teams)
- ทบทวนความสามารถของกลุ่ม ( Regi;ar review you comptence) ด้วยวิธีการต่าง ๆ เช่น ยอมรับเมื่อทำผิด
ทักษะความสามารถของการสร้างทีมจะถูกนำมาเชื่อมโยงกันในแผนภูมิสรุปได้ดังนี้
ลักษณะของทีมที่มีประสิทธิภาพ
ลักษณะของการทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพตามทัศนะของ เสนอแนวความคิดว่า การทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพนั้น จะต้องประกอบคุณลักษณะดังต่อไปนี้- ความกระจ่างชัดในวัตถุประสงค์ และเห็นด้วยกับเป้าหมาย (Clear Objectives and agreed goals) สมาชิกทุกคนของทีมจะต้องมีความเข้าใจในเป้าหมายอย่างเด่นชัด และเต็มใจที่จะผูกพัน เพื่อให้เกิดความสำเร็จในเป้าหมายที่ตั้งไว้
- การเปิดเผยและการเผชิญหน้ากัน (Openess and confrontation) สมาชิกในทีมงานมีความสัมพันธ์กันอย่างเปิดเผย ซื่อสัตย์ ตรงไปตรงมา กล้าเผชิญหน้าเพื่อแก้ปัญหาการทำงานร่วมกัน
- การสนับสนุนและการจริงใจต่อกัน (Support and trust) สมาชิกในทีมช่วยเหลือซึ่งกันและกัน เข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างงานของตนกับเองของผู้อื่น และพร้อมที่จะรับและให้ความช่วยเหลือด้วยความจริงใจ
- ความร่วมมือและความขัดแย้ง (Co-operation and conflict) สมาชิกในทีมงานอุทิศตนในการปฏิบัติงานให้เสร็จไปด้วยดี จะมีการประสานประโยชน์ในเรื่องของความรู้ความสามารถ ตลอดจนความแตกต่างของแต่ละบุคคลให้ได้ผลร่วมกันอย่างสูงสุด และเป็นลักษณะที่เปิดโอกาสให้สมาชิกได้มีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ในการทำงาน ซึ่งอาจมีการขัดแย้งเกิดขึ้นภายในทีม ก็จะเป็นในทางสร้างสรรค์
- การปฏิบัติงานที่ชัดเจน (Sound procedure) สมาชิกในทีมจะอาศัยข้อเท็จจริงเป็นหลักและการตัดสินใจจากข้อมูลที่สมบูรณ์ที่สุด ซึ่งมาจาการติดต่อสื่อสารที่ชัดเจน มีการพูด การเขียน และการทำงานในสิ่งที่ถูกต้องในการแก้ปัญหาจะทำให้ทีมงานมีประสิทธิภาพได้
- ภาวะที่เหมาะสม (Appropriate leadership) หัวหน้าทีมจะต้องมีบทบาทผู้นำที่ดี เป็นมาตรฐานในการปฏิบัติทุกอย่าง ไม่ผูกขาดเป็นผู้นำคนเดียวของกลุ่ม แต่ภาวะผู้นำจะกระจายไปทั่วกลุ่ม ตามสถานการณ์ที่เหมาะสม
- ทบทวนการทำงานอย่างสมำเสมอ (Regular review) ทีมงานจะต้องใช้เวลาในการประเมินพฤติกรรม และเรียนรู้ถึงการผิดพลาดในการทำงาน ของกลุ่มซึ่งจะทบทวนอย่างสม่ำเสมอ เพื่อจะได้แก้ไขข้อบกพร่องในการทำงาน อาจทบทวนระหว่างการทำงานหรือหลังจากทำงานเสร็จแล้ว
- การพัฒนาบุคคล (Individual development) สมาชิกในกลุ่มจะได้รับการพัฒนาอย่างที่แผนตามความชำนาญของแต่ละบุคคล ซึ่งจะให้การทำงานเป็นทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- สัมพันธ์ระหว่างกลุ่มที่ดี (Sound intergroup ralations) นอกเหนือจากความสัมพันธ์อันดีระหว่างกลุ่มแล้วจะต้องให้กลุ่มอื่นเข้าใจและยอมรับ ตลอดจนยื่นมือเข้าช่วยเหลือเมื่อจำเป็น ด้วยความเข้าใจ และปราศจาการแข่งขัน
- ได้ผลงานสำเร็จตามเป้าหมาย
- สามารถบริหารและจัดการเองได้ภายในทีม
- มีการพัฒนประสิทธิภาพของกลุ่มอยู่เสมอ
- ทุกคนในกลุ่มมีส่วนร่วม
5. ขั้นตอนการพัฒนาทีม (Stages of team development)
การพัฒนาทีม คือ ความพยายามอย่างมีแผน เพื่อเปลี่ยนแปลงทีมงานให้เป็นทีมที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งจะต้องดำเนินการอย่างมีระบบ แบ่งออกเป็น 5 ระยะ ดังนี้ระยะปรับตัว (Ritual sniffing)
- สมาชิกไม่ไว้วางใจตัวใครตัวมัน
- การสื่อสารไม่ทั่วถึง
- จุดประสงค์ในการทำงานไม่เด่นชัด
- การบริหารอยู่ที่ส่วนกลาง
- การปฏิบัติงานมีขั้นตอนมากมายยุ่งยาก
- สมาชิกไม่มีโอกาสเเรียนรความผิดพลาดและปรับปรุงให้ดีขึ้น
- ปฏิเสธหรือไม่สนใจความช่วยเหลือและวิทยาการใหม่ ๆ จากภายนอกฃ
ร