วิธีเขียนจดหมายขอบคุณหลังสัมภาษณ์
อย่าปล่อยโอกาสทองในการเรียกคะแนนครั้งสุดท้ายของคุณไปโดยเปล่าประโยชน์ ปิดการสัมภาษณ์งานของคุณแบบมืออาชีพด้วยการเขียนจดหมายขอบคุณผู้สัมภาษณ์ทุกคน
หลายคนคิดว่า เราไม่จำเป็นต้องเขียนจดหมายหรืออีเมล์ขอบคุณผู้สัมภาษณ์ เสียเวลาและไม่ได้มีเครื่องการันตีว่าจะมีส่วนช่วยให้ได้งานที่สมัคร อย่างไรก็ตามการที่คุณไม่ทำอะไรเลยโอกาสที่ผู้สัมภาษณ์งานจะเปิดอ่านอีเมล์ประกอบการตัดสินใจรับคุณเข้าทำงานเท่ากับศูนย์ ในขณะเดียวกันถ้าคุณเขียนจดหมายและส่งมันออกไป โอกาสต้องมีมากกว่า 0 แน่นอนอยู่แล้ว และนี่คือเหตุผลว่าทำไม?
- เป็นมารยาทที่ดี
- ให้ผู้สัมภาษณ์จำเราได้
- เป็นประโยชน์ในการติดตามผล
- เพิ่มเติมสิ่งที่ไม่ได้พูดในการสัมภาษณ์งาน
- แสดงความกระตือรือร้นที่อาจเป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจว่าจ้าง
เลือกอ่านเฉพาะหัวข้อ
ในการเขียนจดหมายขอบคุณหลังสัมภาษณ์ ด้วยเวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดของผู้สัมภาษณ์ โปรดจำไว้ว่าต้องกระชับ สั้น ง่าย ได้ใจความ ไม่จำเป็นต้องเขียนให้ยืดยาวเหมือนเรียงความ และต้องส่งภายใน 24 ชั่วโมงหลังการสัมภาษณ์ เพราะในแต่ละวันพวกเขาต้องสัมภาษณ์แคนดิเดตหลายคน ยิ่งเวลาผ่านไปนาน ก็อาจลืมว่าเรา คือ ผู้สมัครคนไหนกันแน่
🔗 อ่านเพิ่ม เทคนิคการติดตามผลสัมภาษณ์
ส่วนที่ 1 หัวข้ออีเมล์
ใช้หัวข้ออีเมล์ที่ชัดเจน ตรงไปตรงมาอย่าง ‘ขอบคุณที่สละเวลาในการสัมภาษณ์งานวันนี้’ หรือถ้าอยากแสดงความเคารพโดยเฉพาะถ้าผู้สัมภาษณ์มีอายุมากกว่า ก็อาจเขียนได้ว่า ‘เป็นเกียรติที่ได้พบคุณ …… ในวันนี้’
ส่วนที่ 2 กล่าวทักทาย
ตามหลักสากล ในภาษาอังกฤษเริ่มต้นด้วยคำว่า ‘Dear’ แล้วตามด้วยนามสกุล ส่วนภาษาไทยมักเริ่มใช้คำว่า ‘เรียน’ แล้วตามด้วยชื่อจริง
ส่วนที่ 3 กล่าวขอบคุณ
เขียนขอบคุณด้วยการพูดถึงความรู้สึกที่ดีที่คุณมีต่อการสัมภาษณ์ และสิ่งที่ได้จากการพูดคุยกับผู้สัมภาษณ์ (คนที่คุณกำลังเขียนถึง) เช่น ตอนที่เขาอธิบายรายละเอียดงานหรือแสดงความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ต่อคุณ เป็นต้น ซึ่งคุณอาจขอบคุณรวมไปถึงการที่เขาสละเวลามาสัมภาษณ์ร่วมด้วย
ส่วนที่ 4 สิ่งที่คุณอยากบอก (ถ้ามี)
ถ้าในระหว่างการสัมภาษณ์งาน คุณมีสิ่งที่อยากพูดถึงแต่ไม่มีโอกาสได้พูดออกไป จงใช้โอกาสนี้ในการอธิบายสั้นๆ เพื่อให้พวกเขาได้เข้าใจคุณมากขึ้น – ถ้าไม่มีให้ข้ามตรงส่วนนี้ไปได้เลย
ส่วนที่ 5 ยืนยันความรู้สึกที่มี
เน้นย้ำความสนใจในตำแหน่งงานที่ยังเหมือนเดิมหรือมีเพิ่มมากขึ้นหลังการสัมภาษณ์ และส่งสัญญาณบอกผู้สัมภาษณ์ว่า คุณตั้งหน้าตั้งตารอการสัมภาษณ์ในรอบถัดไปแล้ว
ส่วนที่ 6 ทิ้งท้ายด้วยข้อมูลการติดต่อ
ปิดท้ายจดหมายขอบคุณด้วย การบอกแจ้งผู้สัมภาษณ์งานว่า สามารถติดต่อคุณได้ตลอดเวลา หากมีปัญหา ต้องการเอกสารหรือข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งพวกเขาจะสามารถติดต่อผ่านช่องทางอะไรได้บ้าง ก็อย่าลืมแนบข้อมูลการติดต่อไปด้วย
สิ่งสำคัญในการเขียนจดหมายขอบคุณผู้สัมภาษณ์ ไม่ใช่การเขียนตรงตามแพทเทิร์นแบบเป๊ะๆ แต่คือ ‘ความจริงใจ’ ในการเขียนต่างหาก อย่าคัดลอกข้อความมาจากอินเตอร์เน็ตหรือทำแบบขอไปที เพราะมันอาจส่งผลไปในทางตรงกันข้าม
แจกทิปส์ดีๆ วิธีปฏิเสธงานให้ดูเป็นมืออาชีพ
อาจมีบางครั้งที่เรามีโอกาสสัมภาษณ์ตำแหน่งงานหรือบริษัทที่ไม่เหมาะสมหรือไม่ต้องการ และหากเราไม่สนใจในตำแหน่งที่ได้รับการเสนอให้สัมภาษณ์นั้น สิ่งที่เราควรทำไม่ใช่การเพิกเฉยไปเลย แต่เราควรจะต้องปฏิเสธคำเชิญอย่างสุภาพ และอย่าทิ้งเวลานานจนเกินไป ซึ่งเราจะมีวิธีปฏิเสธงานอย่างไรให้ดูเป็นมืออาชีพ สาวๆ ไม่ต้องกังวลเพราะเรามี วิธีปฏิเสธสัมภาษณ์งาน อย่างสุภาพและเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีการตอบ เพื่อให้สาวๆ ได้นำไปใช้เพื่อปฏิเสธการสัมภาษณ์อย่างมีมารยาทกันค่ะ
แนะนำ วิธีปฏิเสธสัมภาษณ์งาน ให้ดูเป็นมืออาชีพ
อย่าตอบปฏิเสธเร็วเกินไป
โดยปกติเราจะมีเวลาอย่างน้อยหนึ่งวันในการตอบกลับด้วยการยอมรับหรือปฏิเสธ ดังนั้น ให้ใช้เวลานั้นในการพิจารณาให้ถี่ถ้วน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าคำตอบแรกของคุณคือการปฏิเสธโอกาสนั้นทันที หากเป็นการส่งอีเมลมาขอสัมภาษณ์งาน ลองใช้เวลาคิดอย่างน้อย 2-3 ชั่วโมง เพื่อพิจารณาโอกาสนั้นอย่างรอบคอบอีกครั้ง จนแน่ใจแล้วว่าเราไม่ต้องการงานนั้นจริงๆ จึงตอบอีเมลกลับไปปฏิเสธอย่างสุภาพ แต่หากเป็นการโทรศัพท์ติดต่อมาให้ขอเวลาพิจารณาภายในวันนั้น หรือไม่เกินหนึ่งวันจะดีที่สุด
ใช้คำพูดที่สุภาพและเป็นทางการ
วิธีปฏิเสธสัมภาษณ์งานที่ไม่ว่าจะตอบปฏิเสธทางอีเมลหรือโทรศัพท์ ก็ควรใช้คำที่สุภาพและเป็นทางการ เลือกใช้คำว่า ดิฉัน สำหรับผู้หญิง อย่าใช้คำว่า ฉัน เรา หรือหนู หากเป็นการตอบอีเมล ควรมีคำขึ้นต้นดและลงท้ายที่สุภาพ เช่น เรียนฝ่ายบุคคล และลงท้ายด้วย ขอแสดงความนับถือ เป็นต้น แต่หากเป็นการพูดคุยทางโทรศัพท์ ให้ใช้น้ำเสียงที่นุ่มนวล ใช้ถ้อยคำที่สุภาพ และกล่าวขอบคุณสำหรับโอกาส รวมถึงขอบคุณก่อนวางสายด้วย
ให้เหตุผลที่ดีในการปฏิเสธ
วิธีปฏิเสธสัมภาษณ์งานที่สุภาพ นอกจากการใช้คำที่ดีแล้วนั้น ยังควรให้เหตุผลที่ดีเพื่อให้เกียรติบริษัทที่เสนองานให้คุณด้วย แม้ว่าคุณจะไม่ชอบแค่ไหน แต่การให้เหตุผลและใช้คำพูดดีๆ จะทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพและมีมารยาท อย่าเสียมารยาทด้วยการตอบกลับแบบห้วนๆ หรือเหตุผลที่ฟังแล้วดูแย่ เหตุผลที่คุณควรใช้อาจจะไม่ได้เป็นความจริงทั้งหมดก็ได้ แต่ควรอ่านแล้วรู้สึกถึงความสุภาพ เช่น บอกว่าคุณมีงานที่มั่นคงทำอยู่แล้ว หรือคุณยังไม่คิดที่จะเปลี่ยนงานใหม่ หรือหากคุณกำลังหางานอาจจะตอบไปว่า คุณอยากลองหาโอกาสในการแสวงหางานอื่นๆ ที่ตรงกับความต้องการและความสามารถของคุณมากที่สุดก่อน และอวยพรให้ทางบริษัทพบผู้สมัครงานที่เหมาะสม อย่าลืมปิดท้ายด้วยคำขอบคุณอย่างจริงใจ
ตอบกลับด้วยวิธีเดียวกัน
วิธีปฏิเสธสัมภาษณ์งานอย่างมีมารยาทคือการตอบกลับด้วยวิธีเดียวกับที่บริษัทติดต่อมา เช่น มีการติดต่อสัมภาษณ์งานมาทางอีเมล ก็ควรตอบกลับทางอีเมล หรือหากมีการติดต่อมาทางโทรศัพท์ ก็ควรโทรกลับไปแจ้งปฏิเสธเช่นเดียวกัน ไม่ควรใช้วิธีที่แตกต่าง เช่น เลือกจะอีเมลไปแทนเพื่อเลี่ยงการพูดคุยทางโทรศัพท์ วิธีปฏิเสธงานแบบนี้เป็นวิธีที่เสียมารยาทมากๆ ค่ะ
ตอบให้สั้น สุภาพ และเรียบง่าย
การเขียนอีเมลที่กระชับและจริงใจซึ่งแสดงความเสียใจสำหรับความไม่สะดวกที่อาจเกิดขึ้นจากการตัดสินใจของคุณ เป็นวิธีปฏิเสธสัมภาษณ์งานที่ดี อาจให้เหตุผลในการปฏิเสธการสัมภาษณ์งานแบบที่ไม่ต้องเฉพาะเจาะจงนัก และควรหลีกเลี่ยงการวิพากษ์วิจารณ์บริษัท หรือพูดถึงการทำงานเป็นทีมของบริษัทที่คุณไม่ปลื้ม หรืออะไรก็ตามที่เป็นข้อเสียข้อด้อย เน้นการตอบให้กระชับและเรียบง่ายไม่ต้องลงรายละเอียด
ปฏิเสธการสัมภาษณ์ครั้งที่สอง
ในกรณีที่คุณผ่านการสัมภาษณ์รอบแรกแล้ว และคุณรู้สึกไม่เห็นด้วยกับบริษัทและตำแหน่งงาน หรือคําถามสอบสัมภาษณ์งานมีทัศนคติที่ไม่ตรงกัน รวมถึงได้พิจารณาข้อมูลทั้งหมดที่มีอย่างรอบคอบแล้วว่านี่ไม่ใช่โอกาสที่เหมาะสมสำหรับคุณ เมื่อแน่ใจ 100% ว่าต้องการปฏิเสธการสัมภาษณ์ครั้งที่สองควรรีบปฏิเสธในทันที และทำการติดต่อบริษัทด้วยอีเมลหรือทางโทรศัพท์ อย่าเพิกเฉยหรือปล่อยไปโดยไม่สนใจที่จะแจ้งกับบริษัทนั้นๆ เพราะหากคุณแจ้งว่าคุณรู้สึกว่างานนี้อาจยังไม่เหมาะสำหรับคุณจริงๆ ทางบริษัทจะได้ให้โอกาสผู้สมัครสำรองคนอื่นต่อไป
แนะนำผู้สมัครคนอื่น
วิธีที่ดีในการแสดงความคิดริเริ่มและคำนึงถึงบริษัท คือการแนะนำผู้สมัครอื่นที่เหมาะสมสำหรับงานนี้ หากคุณมีคนในใจที่มั่นใจว่าความสามารถของคนนั้นจะเหมาะสมกับงานนี้ ให้ปรึกษาเรื่องงานกับพวกเขาล่วงหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสนใจในโอกาสนั้นเช่นกัน คุณสามารถใส่ชื่อและข้อมูลติดต่อของพวกเขาในอีเมลตอบปฏิเสธงานของคุณได้ค่ะ
DIY INSPIRE NOW
ทำให้ฉันเป็นคนใหม่ที่ดีกว่าใช่ไหม ? หากสาวๆ คนไหนที่กำลังรองานใหม่อยู่ และยังไม่เจองานที่เหมาะสม อย่าลืมพัฒนาตนเองด้วยการทำตารางเวลาอ่านหนังสือ เพื่อเพิ่มพูนทักษะและความรู้ในระหว่างที่รอเรียกสัมภาษณ์งานด้วยนะคะ
อ้างอิงข้อมูลบางส่วนจาก : best-job-interview.com, indeed.com, thebalancecareers.com, job-hunt.org
diyinspirenow mindset การทำงาน Tips & Tricks คำถามสัมภาษณ์งาน วิธีปฏิเสธงาน วิธีปฏิเสธสัมภาษณ์งาน
หาข้อมูล-ลงมือเขียนและเรียบเรียงโดยทีมกองบรรณาธิการเว็บไซต์ DIY INSPIRE NOW