Google form จํากัดจํานวนคน

Google Forms

วิธีตั้งค่า Google Forms ให้ผู้ใช้งานตอบได้คนละครั้งเท่านั้น

บน Google Forms ในการจะตั้งค่าจำกัดให้ผู้ใช้สามารถกรอกแบบฟอร์มได้คนละหนึ่งครั้งสามารถทำได้ง่าย ๆ ดังนี้

1. เปิด Google Forms 
2. สร้างใหม่หรือเลือก Forms ที่มีอยู่แล้ว เพื่อตั้งค่า
3. เมื่อเลือก Forms แล้ว คลิกตรงตั้งค่า (ไอคอนรูปฟันเฟือง)

  4. จากนั้นติ๊กเครื่องหมายถูกที่ “จำกัดให้ตอบกลับได้เพียง 1 ครั้ง” (Limit to 1 response) 
*ผู้ที่กรอกฟอร์มจะต้องลงชื่อเข้าสู่ระบบ Google เสียก่อน

ซึ่งการตั้งค่าแบบนี้จะทำให้ผู้ใช้ที่เข้ามากรอกฟอร์มอีกรอบด้วยบัญชี Google เดิม จะพบว่าไม่สามารถกรอกได้แล้วนั่นเอง

วิธีตั้งค่า Google Forms ให้สามารถแก้ไขได้ใหม่เมื่อกรอกข้อมูลผิด

ผู้กรอกฟอร์มสามารถแก้ไขข้อมูลเมื่อกรอกข้อมูลในฟอร์มผิดได้ โดยไม่ต้องกรอกใหม่ หากผู้สร้างฟอร์มตั้งค่าดังนี้

1. สร้างใหม่หรือเลือก Forms ที่มีอยู่แล้ว
2. คลิกตรงตั้งค่า (ไอคอนรูปฟันเฟือง)

  3. ตรง “ผู้ตอบสามารถ” (Respondents can) ให้ติ๊กเครื่องหมายถูกที่ “แก้ไขหลังจากส่ง” (Edit after submit)

  4. หลังกดส่งฟอร์ม ผู้ใช้จะสามารถแก้ไขได้ โดยคลิก “แก้ไขการตอบกลับของคุณ” (Edit your response)

*ผู้ใช้จำเป็นที่จะต้องเก็บลิงก์สำหรับแก้ไขนี้ไว้ หลังจากส่งฟอร์ม.

  5. แต่เพื่อความสะดวกยิ่งขึ้น สามารถตั้งค่าให้ฟอร์มส่งลิงก์แก้ไขไปยังอีเมลผู้กรอกได้ โดยต้องเปิดการตั้งค่า “รวบรวมอีเมล” (Collect emails) ให้เลือกติ๊ก “อีเมลแจ้งการตอบกลับ”  (Response receipts) และติ๊ก “ทุกครั้ง” (Always)

  6. เมื่อกรอกฟอร์มและกดส่งเรียบร้อย จะมีอีเมลแจ้งเตือนไปยังอีเมลที่กรอกไว้ จากนั้นจะสามารถแก้ไขข้อมูลในฟอร์มได้

วิธีตั้งค่า Google Forms ให้กรอกได้เฉพาะคนในองค์กรเท่านั้น

สำหรับการตั้งค่า Google Forms ให้เฉพาะคนในองค์กรมีสิทธิ์กรอกเท่านั้น ยกตัวอย่างเช่น ผู้ที่มีอีเมลโดเมนองค์กรเดียวกัน โรงเรียน มหาวิทยาลัย เป็นต้น สามารถตั้งค่าตามได้ดังนี้
*ถ้าหากใครที่ไม่ได้อยู่ในโดเมนหรือองค์กรจะไม่สามารถกรอกฟอร์มได้

1. คลิกตรงตั้งค่า (ไอคอนรูปฟันเฟือง)
2. ตรง “ใบตอบรับ” (Requires sign in) ให้ติ๊ก “จำกัดเฉพาะผู้ใช้ขององค์กรเท่านั้น”

สำหรับการตั้งค่าด้านบนสามารถเปิดได้พร้อมกัน หากจำกัดให้สามารถกรอกได้คนละครั้ง และเปิดให้แก้ไขได้ เมื่อเข้าฟอร์มจะแสดงลิงก์ให้สามารถแก้ไขได้เลย

แล้วถ้าลืมตั้งค่าใน Google Forms ล่ะ? แก้ไขอย่างไร?

Google Sheets

ในกรณีที่ฟอร์มมีการกรอกข้อมูลไปแล้ว คุณสามารถลบรายการที่ซ้ำกันในไฟล์ผลการตอบกลับ Google Sheets (Responses) ได้ง่าย ๆ ดังนี้

วิธีลบรายการที่ซ้ำใน Google Sheets

1. เข้าไปที่ไฟล์ผลตอบกลับ Google Sheets (Responses)
2. ทำสำเนา (Duplicate) ชีตอีกอันขึ้นมา เพื่อให้การแก้ไขข้อมูลไม่กระทบกับต้นฉบับ โดยในแท็บชีต คลิกตรงลูกศร > ทำสำเนา (Duplicate)

    3. เมื่อได้ไฟล์สำเนามาแล้ว คลิกที่มุมบนซ้ายเพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมด

    4. จากนั้นไปที่เมนู “ข้อมูล” (Data) และเลือก “นำรายการที่ซ้ำออก” (Remove Duplicates)

ติ๊ก “ข้อมูลมีแถวส่วนหัว” (Data has header row) และติ๊กเฉพาะคอลัมน์ที่ไม่ต้องการให้มีข้อมูลซ้ำ กด “นำรายการที่ซ้ำออก” (Remove Duplicates) และกด “ตกลง”