หลักการบริหารจัดการของแต่ละองค์กรนั้นมีความแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าองค์กรไหนจะเลือกหลักการอะไรมาใช้บริหารองค์กรของตน หนึ่งในหลักการที่นิยมนำมาใช้กับการบริหารจัดการองค์กรนั้นก็คือกระบวนการ POSDC ซึ่งเป็นหลักการบริหารจัดการในยุคเก่าแต่ยังคงเป็นหลักการที่คลาสสิกและใช้ได้ดีมาจนถึงทุกวันนี้ เป็นหนึ่งในหลักการที่มีประสิทธิภาพต่อการนำไปบริหารจัดการองค์กรอย่างยิ่ง
POSDC คืออะไร
หลักการนี้ประกอบไปด้วยกระบวนการบริหาร 5 ประการ ดังนี้
- P-Planning > การวางแผน
- O-Organizing > การจัดการองค์กร
- S-Staffing > การจัดสรรและบริหารบุคลากร
- D-Directing > การอำนวยการ
- C-Controlling > การควบคุม
P-Planning > การวางแผน
การวางแผนนั้นเริ่มตั้งแต่การกำหนดเป้าหมายขององค์กร โครงสร้าง นโยบาย ตลอดจนลำดับกระบวนการปฎิบัติการในส่วนต่างๆ ตั้งแต่ต้นจนจบ ไปจนถึงวิธีการดำเนินงานในส่วนต่างๆ ให้บรรลุผล การวางแผนนี้ยังต้องสามารถรับรู้ ติดตาม เข้าใจ ตลอดจนวิเคราะห์สถานการณ์ต่างๆ ได้ทั้งในและนอกองค์กรที่จะเป็นประโยชน์ต่อการบริหารองค์กรอีกด้วย
O-Organizing > การจัดการองค์กร
การจัดการองค์กรนี้เริ่มตั้งแต่การกำหนดโครงสร้างองค์กร กำหนดตำแหน่งงาน จัดสรรทรัพยากรบุคคลเพื่อลงในตำแหน่งงานต่างๆ รวมถึงจัดระบบระเบียบในการทำงานทั้งหมดด้วย สิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการจัดโครงสร้างองค์กรนั้นก็คือการแบ่งหน้าที่แต่ละส่วนให้ชัดเจน ไม่ทำงานทับซ้อนกัน และต้องทำงานประสานกันให้ราบรื่นได้ด้วย ครอบคลุมการทำงานทั้งหมดไม่ให้เกิดปัญหา ประเมินจำนวนพนักงานให้พอดี ไม่มากหรือน้อยจนเกินไป และต้องลำดับความสำคัญของตำแหน่ง เคลียร์บทบาทหน้าที่ให้ชัดเจน ตลอดจนให้อำนาจในการสั่งการที่เหมาะสมด้วย
S-Staffing > การจัดสรรและบริหารบุคลากร
การบริหารจัดการบุคลากรนั้นเริ่มตั้งแต่การคัดสรรบุคลากรที่มีคุณภาพและเหมาะสมเพื่อจัดสรรให้ทำงานในตำแหน่งต่างๆ ขององค์กร จากนั้นก็ต้องดูแลบุคลากรตลอดระยะเวลาจนกว่าบุคลากรจะออกจากองค์กร ตั้งแต่การบริหารงานบุคคล งานสวัสดิการ การพัฒนาทรัพยากรบุคคล การเลื่อนตำแหน่ง โยกย้าย เป็นต้น
D-Directing > การอำนวยการ
การอำนวยการก็คือบริหารจัดการตลอดจนดำเนินการทุกอย่างให้ปฎิบัติการได้อย่างราบรื่น จนบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ การอำนวยการนี้เกี่ยวเนื่องทั้งเรื่องของทรัพยากรมนุษย์และทรัพยากรอื่นๆ ไปพร้อมกันด้วย ให้สามารถทำงานร่วมกันได้ ตลอดจนอำนวยความสะดวกในการทำงาน การอำนวยการยังหมายถึงการสั่งการ อำนาจหน้าที่ และการปฎิบัติการให้สามารถทำงานได้ ตลอดจนการแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นด้วย ซึ่งหนึ่งในหัวใจสำคัญของการอำนวยการก็คือการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพด้วยนั่นเอง
C-Controlling > การควบคุม
การควบคุมนี้ก็คือการบริหารจัดการทุกอย่างให้ตรงตามแผนและระยะเวลาที่วางไว้ การควบคุมนี้ตั้งแต่การควบคุมทรัพยกร, เครื่องจักร, ไปจนถึงบุคลากร ให้การปฎิบัติการทักอย่างมีความราบรื่น และดำเนินการตามแผนการได้สำเร็จ ทั้งยังตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ด้วย การควบคุมนี้นอกจากการสั่งการ กำหนดการ บังคับการแล้ว ก็ยังรวมถึงการแนะนำ ช่วยเหลือ รายงานผล ตลอดจนประเมินผลการทำงานอย่างสม่ำเสมอเพื่อติดตามการทำงานทุกกระบวนการไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดใดๆ ด้วย
ที่ไปที่มา
หลักการ POSDC นี้ถูกพัฒนามาจากรากฐานเดียวกันกับกระบวนการบริหารจัดการยุคคลาสสิกอื่นๆ โดยผู้ให้กำเนิดกระบวนการบริหารจัดการในรูปแบบนี้ก็คือ Harold D. Koontz (ค.ศ.1909-1984) ซึ่งเขาเป็นเป็นนักทฤษฎีองค์กรชาวอเมริกันชื่อดัง ตลอดจนเป็นศาสตราจารย์ด้านบริหารธุรกิจแห่ง University of California, Los Angeles (UCLA) ที่มีชื่อเสียงนั่นเอง นอกจากนี้เขายังเป็นที่ปรึกษาให้กับองค์กรธุรกิจยักษ์ใหญ่ของอเมริกาหลายๆ บริษัทอีกด้วย แล้วหนึ่งในผลงานที่โด่งดังของเขาก็คือการเขียนหนังสือ Principles of management; an analysis of managerial functions ร่วมกับ Cyril O’Donnell ที่ออกตีพิมพ์ครั้งแรกในปี ค.ศ.1972 ซึ่งเป็นที่มาของหลักการ POSDC นี้ด้วยนั่นเอง
ประโยชน์ของการนำเอากระบวนการ POSDC มาใช้บริหารจัดการองค์กร
- มีการวางเป้าหมายองค์กรที่ชัดเจน ส่งผลให้มีทิศทางในการปฎิบัติงาน และสามารถบรรลุเป้าหมายได้ง่ายขึ้น
- องค์กรมีการวางแผนที่ชัดเจน ครบกระบวนการ ทำให้การทำงานราบรื่น ดำเนินการไปด้วยดี
- องค์กรมีการใส่ใจเรื่องบุคลากรและกำลังคน ตลอดจนบริหารจัดการแรงงานให้สามารถทำงานได้ราบรื่น ไม่ติดขัด
- กระบวนการนี้มีการใส่ใจเรื่องการอำนวยการงานบุคลากร ตั้งแต่การจัดโครงสร้างองค์กร การแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบให้ครอบคลุม ไปจนถึงลำดับอำนาจการสั่งการ และให้อำนาจการสั่งการที่เหมาะสม เพื่อให้สามารถควบคุมการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- มีการใส่ใจบุคลากรตั้งแต่การคัดสรร การทำงาน สวัสดิการต่างๆ ไปจนกระทั่งการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ ตั้งแต่บุคลากรเข้ามาในองค์กร จนกระทั่งออกจากองค์กรไป ซึ่งทรัพยากรมนุษย์ถือเป็นหัวใจสำคัญขององค์กรเลยทีเดียว
- กระบวนการนี้มีการควบคุมตลอดทุกขั้นตอน มีการติดตาม แก้ไข และประเมินผล เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพ
- กระบวนการนี้ให้ความสำคัญกับการควบคุมและอำนวยการที่เกี่ยวเนื่องกับแผนการทำงาน ไปจนถึงระยะเวลาที่กำหนด ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพ สามารถปฎิบัติการตลอดจนผลิตผลผลิตได้ทันตามกำหนดเวลา ไม่เกิดความเสียหายในเรื่องความล่าช้า
- การใส่ใจทุกขั้นตอน ทุกกระบวนการ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานตั้งแต่ระดับย่อยไปจนถึงระดับองค์กร ทำให้ภาพรวมนั้นส่งเสริมให้องค์กรมีศักยภาพเพิ่มขึ้นได้อย่างยอดเยี่ยม
บทสรุป
หลักการบริหารจัดการองค์กร POSDC นี้ถือเป็นการะบวนการบริหารจัดการยุคคลาสสิกที่ยังคงถูกนำมาใช้กับการบริหารองค์กรในยุคปัจจุบันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งหลักการนี้มีการใส่ใจทุกรายละเอียดในองค์กร ตลอดจนทุกกระบวนการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ รวมถึงการบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างมีคุณภาพเพื่อให้เกิดความราบรื่นในการทำงานด้วย นอกจากนั้นยังคำนึงถึงการวางแผนงานทั้งระบบที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในการควบคุมการดำเนินงานให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี แล้วยังมีการใส่ใจเรื่องการดำเนินการตลอดจนการสั่งการ ควบคุม เพื่อให้การปฎิบัติการดำเนินไปตามแผนและกำหนดระยะเวลาที่วางไว้ ทำให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานที่ยอดเยี่ยม และสร้างศักยภาพให้กับองค์กรได้เป็นอย่างทีที่สุดทีเดียว