ตัวอย่าง การทุจริต เกี่ยวกับ เงินสด

จากข่าวเรื่องแคชเชียร์แสบฉกเงิน 2 ล้านเล่นพนัน จับได้เพราะซื้อรถขับอวดเจ้าของร้าน ทำให้เรารู้ได้เลยว่าในยุคนี้เราไม่สามารถไว้ใจใครได้ง่ายๆ แต่บางครั้งเราก็ไม่สามารถจะอยู่เฝ้าร้านได้ตลอดเวลา ดังนั้นเราจึงควรมีตัวช่วยดีๆที่จะเข้ามาช่วยงานส่วนนี้

โปรแกรมบริหารงานค้าปลีก-ค้าส่งสำเร็จรูป Business Plus  POS ได้ออกแบบมาเพื่อช่วยเจ้าของร้าน ตรวจสอบพฤติกรรมน่าสงสัยของแคชเชียร์ได้และป้องกันการโกงได้ทั้งแบบ

• กรณีร่วมกันโกงกับบุคคลภายนอก
• กรณีแคชเชียร์ทำการโกง โดยไม่มีบุคคลภายนอก

1.กรณีร่วมกันโกงกับบุคคลภายนอก ในกรณีนี้มักจะเกิดในกรณีที่แคชเชียร์ และบุคคลภายนอกอีกท่านหนึ่งร่วมกันโกง โดยทำเสมือนมาซื้อสินค้า

• บันทึกยอดขายไม่ตรงกับความเป็นจริง ตัวอย่างเช่น พนักงานบางคนอาจจะคิดเงินลูกค้าต่ำกว่าความเป็นจริง กรณีนี้เกิดขึ้นบ่อยกับสินค้าที่มีหลายขนาด หลายประเภท เพราะการตรวจนับสินค้าค่อนข้างยาก เนื่องจากจำนวนสินค้าเยอะ เช่น ถ้าลูกค้าสั่งเครื่องดื่มขนาดใหญ่ แต่พนักงานใส่ตัวเลขยอดขายในระบบเป็นขนาดกลาง แล้วก็เก็บส่วนต่างไป เมื่อสิ้นวันปิดบัญชีตัวเลขยอดขายกับเงินสดก็ถูกต้อง แต่ของในสต็อกกับไม่ตรงกับรายการที่ถูกขายออกไปกว่าจะตรวจพบ คนทำงานอาจลาออกไปแล้ว
• ให้ส่วนลด แถมสินค้า ปัญหานี้มักจะทำร่วมกับบุคคลภายนอก เช่น ให้ญาติพี่น้องมาซื้อแล้วแถมสินค้า หรือลดราคาให้เกินกว่ารายการที่ทางร้านกำหนดไว้

โดย Business Plus POS มีระบบป้องกัน เช่น

ไม่อนุญาตให้แคชเชียร์เปลี่ยนแปลง ราคาขายเอง

 ไม่อนุญาตให้แคชเชียร์ขายสินค้าที่ไม่มี บาร์โค้ด

 ไม่อนุญาตให้แคชเชียร์ ขายสินค้าไม่มีราคาขาย

ไม่อนุญาตให้แคชเชียร์บันทึกส่วนลดการขายเอง

 กำหนดให้แคชเชียร์ต้องสแกนอ่านราคาทุกชิ้นสินค้า แทนการบันทึกจำนวนชิ้น

 กำหนดราคาขายมาตรฐานของสินค้าแต่ละรายการได้ ป้องกันพนักงานขายราคาต่ำกว่าความเป็นจริง

 อนุญาตให้ทำการรับคืนโดยผ่านการอนุมัติ

กำหนดโปรโมชั่น ราคาส่วนลดอัตโนมัติ ป้องกันการให้ส่วนลดหรือของแถมเกินรายการที่กำหนด

นอกจากนั้นยังมีโปรแกรมให้เจ้าหน้าที่เช็คเกอร์ทำการตรวจสอบจำนวนสินค้าก่อนออกจากร้าน เป็นต้น สำหรับกรณีที่ร้านค้าจำเป็นต้องอนุญาตให้ใช้คุณสมบัติดังกล่าว เพื่อป้องกันการทุจริต โปรแกรม Business Plus POS ยังสามารถเก็บรายละเอียดการกระทำข้างต้น ทั้งวันที่-เวลาที่กระทำ เพื่อใช้ในการตรวจสอบได้อีกด้วย

2.กรณีแคชเชียร์ทำการโกง โดยไม่มีบุคคลภายนอก ในกรณีเช่นนี้ แคชเชียร์มัก ทำการดังนี้

• ทำการขาย โดย ไม่ให้ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี กับลูกค้า
• ทิ้งบิลไม่เอาเงินเข้าลิ้นชัก บางร้านเจอพนักงานไม่บันทึกยอดขายเข้าร้าน เก็บเงินเข้ากระเป๋า แอบทิ้งบิล ลบรายการในบิล เพราะลูกค้าไม่ค่อยสนใจอยากได้บิลใบเสร็จรับเงิน ทำให้เป็นช่องโหว่ ให้พนักงานได้เงินลูกค้าไปแบบฟรีๆ
• ออกเอกสารใบกำกับไม่ครบถ้วน กรณีนี้พนักงานอาจจะทำการขาย จากนั้นทำการรวมยอด แล้วกดพักบิล ส่งเอกสารการพักบิลให้ลูกค้า เพื่อลูกค้าเข้าใจว่าเป็นใบกำกับ เก็บเงินลูกค้า แล้วมายกเลิกบิลภายหลังเพื่อเก็บเงินเข้ากระเป๋าตัวเอง
• ทำการส่งเงินเท่ายอดเงิน สรุปการขาย แล้วเก็บเงินผลต่าง
• ยกเลิกบิลเพื่อเก็บส่วนต่าง คือ พนักงานคิดเงินลูกค้าปกติ 6 ชิ้นเป็นเงิน 900 บาท แต่พอถึงเวลาเก็บเงินพนักงานอาจจะทำการ Void ออกไป 1 เมนู แล้วใส่เงินลงในลิ้นชักเพียงแค่ 700 บาท โดยเราก็ไม่มีทางรู้ว่าที่ยกเลิกไปนั้นเพราะ คิดเงินลูกค้าผิด  หรือลูกค้ายกเลิกรายการ โดยไม่ให้ใบกำกับภาษีอย่างย่อกับลูกค้า
• การรับส่วนลดเทียม แคชเชียร์ทำเองก็จะเลือกทำกับลูกค้าที่ไม่รอใบเสร็จรับเงิน เช่น จ่ายเงินพอดี ไม่รอเงินทอน หรืออาจะทำการแก้ไขรายการ โดยยกเลิกรายการเดิม แล้วทำรายการใหม่ แบบมีบัตรส่วนลดหลังลูกค้าออกจากร้านไปแล้ว พนักงานจะได้ส่วนต่างเก็บไว้เอง
• ขโมยเงินสดย่อย เงินสำรองไว้ทอน ทุกร้านที่เจ้าของร้านไม่ได้อยู่เฝ้าร้านเองตลอดเวลา จะมีการทิ้งเงินสดย่อยหรือเงินไว้ให้พนักงาน เผื่อใช้จ่ายในค่าใช้จ่ายจิปาถะที่ไม่เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายปกติ ซึ่งในหลายๆ ครั้งค่าใช้จ่ายเหล่านี้ มักจะไม่มีบิลหรือมีบิลออกมาในรูปแบบของบิลเงินสด ซึ่งพนักงานสามารถเมคขึ้นมาได้เอง ทำให้เป็นอีกช่องทางที่จะง่ายต่อการทุจริต
• เอาเงินในร้านไปหมุนก่อน อันนี้น่าจะเป็นปัญหาใหญ่และน่าจะเป็นปัญหาที่เจ้าของร้านหลายคนเคยเจอกับการที่ลูกน้องบางคนที่มีอำนาจในการเข้าถึงรายได้ของกิจการ โดยเฉพาะตำแหน่งแคชเชียร์ บัญชี บางคนมีหน้าที่ต้องสรุปยอดการขายในแต่ละวัน นำเงินเข้าบัญชี แต่หากเจอคนโกงเข้าไป การสรุปยอดนอกจากจะไม่ตรงกับที่ขาย รายได้ที่แท้จริงส่วนหนึ่งลูกน้องยักยอกเอาไปใช้ก่อน หรือบางทีก็เอาเงินก้อนดังกล่าวไปใช้ล่วงหน้า ด้วยหวังว่าเดี๋ยวจะหามาคืนภายในกำหนด แต่หลายครั้งที่ถึงกำหนดก็เอาเงินมาคืนไม่ได้ก็กลายเป็นความเสียหายของร้านนั้นๆ

ซึ่งโปรแกรม Business Plus ได้มีตัวอย่างการป้องกันต่างๆ ดังนี้

 การไม่อนุญาตให้พักบิล

 การจำกัดจำนวนครั้งของการพักบิล

 การจำกัดเวลา การไม่อนุญาตให้ยกเลิกบิลย้อนหลัง หลังสิ้นสุดการขายไปแล้วกี่นาที

 การไม่อนุญาตให้ยกเลิกบิลย้อนหลัง หลังสิ้นสุดการขายแล้วกี่บิล

 การไม่อนุญาตให้เปิดลิ้นชัก หากไม่ได้ขายสินค้า

 การแจ้งเตือน กรณีไม่ปิดลิ้นชักหลังสิ้นสุดการขาย (เฉพาะเครื่องบางรุ่น)

 การไม่อนุญาตให้ปิดรอบขาย หากพบว่ามีบิลที่ไม่ได้ปิดซุกไว้

 กำหนดสิทธิ์ไม่ให้พิมพ์รายงาน ป้องกันการส่งยอดเท่ากับยอดขาย

 สามารถกำหนด Username ของพนักงานแต่ละคน ทำให้สามารถตรวจสอบพฤติกรรมของแต่ละคนได้ ฯลฯ

นอกจากนั้นยังมีโปรแกรมให้เจ้าหน้าที่เช็คเกอร์ทำการตรวจสอบจำนวนสินค้าก่อนออกจากร้าน เป็นต้น สำหรับกรณีที่ร้านค้าจำเป็นต้องอนุญาตให้ใช้คุณสมบัติดังกล่าว เพื่อป้องกันการทุจริต โปรแกรม Business Plus POS ยังสามารถเก็บรายละเอียดการกระทำข้างต้น ทั้งวันที่-เวลาที่กระทำ เพื่อใช้ในการตรวจสอบได้อีกด้วย

3.Business Plus POS ยังมีตัวอย่างรายงานต่างๆ ที่สามารถแสดงพฤติกรรมน่าสงสัยของแคชเชียร์ดังนี้

1. รายงานแสดงจำนวนครั้งของการยกเลิกรายการขายต่อรอบการขาย

2. รายงานแสดงจำนวนบิลที่ถูกยกเลิกต่อรอบการขาย

3. รายงานแสดงจำนวนบิลที่พักบิลต่อรอบการขาย

4. รายงานแสดงจำนวนครั้งที่พักบิลต่อรอบการขาย

5. รายงานแสดงจำนวนรายการ ที่ยกเลิกหลังการพักบิล

6. รายงานแสดงจำนวนครั้งที่เปิดลิ้นชักโดยไม่มีการขาย

7.สิ่งสำคัญ การส่งเงินหลังการขาย สามารถให้กำหนดวิธีการการส่ง โดยให้นับจำนวนธนบัตรแต่ละชนิด เหรียญแต่ละชนิด และคูปองแต่ละชนิด แทนการนับมูลค่า เพื่อไม่ให้แคชเชียร์ทราบผลต่างของยอดเงินที่นำส่ง กับที่สรุปยอดขาย ได้อีกด้วย  ป้องกันการชักเงินเกินเก็บไม่นำส่ง